例文まとめ
ビジネスメールの例文まとめ
依頼・お礼・お詫び・連絡・季節の挨拶
ビジネスメールは、目的ごとに書く順番がほぼ決まっています。このページは、目的別の例文の記事への入口です。件名の付け方と、そのまま使える本文の例文を各記事にまとめています。
更新: 2026-11-04読了：約23分PRODUCER AGENT 編集部
メールの基本（件名・添付・返信）
| 記事 | 内容 |
|---|---|
| ビジネスメールの基本の構成 | ビジネスメールは件名のあと、宛名→挨拶→名乗り→要件→結び→署名の順に書く。要件は結論を先に書き、詳しい内容は後ろに回す。書き出しと結びの言葉は相手との関係で選び、署名には連絡先を入れる。 |
| メールの件名の付け方 | 件名は「用件＋具体的な対象（案件名・日付）＋必要なら社名や名前」。受信一覧で開かずに用件が分かる長さにまとめ、急ぎや確認依頼は【】で頭に示す。返信では件名を変えずにやり取りをまとめる。 |
| メールで添付ファイルを送る方法 | 添付ファイルは、①名前で中身と版が分かるようにし ②容量と受け取り方法を確かめ ③本文に「何を・いくつ・どの形式で」と問い合わせ先を書き ④送る前に開いて確かめる。容量の上限やパスワードの扱いは会社の決まり・メールソフトの仕様に従う。 |
| メール転送の一言と例文 | 転送するときは、本文の一番上に「誰からの、何のメールで、相手に何をしてほしいか（期限つき）」を一言書く。元のメールは書き換えずに付け、社外への転送や個人情報を含むメールは、送り主の了解と会社の決まりを確かめてから回す。 |
| 引用返信のマナー | 引用返信のマナーは、引用部分を書き換えない、引用符で自分の文と分ける、件名のRe:は残す、インライン返信は冒頭で断る、の四つ。流れを残すなら全文引用、一文に答えるなら部分引用、質問が複数ならインライン返信を使い、形は相手のやり方に合わせる。 |
| メールの「Re:」は消す？返信の件名マナーと場面別の例文 | 返信の「Re:」は消さずに残すのが基本。重なったら一つにまとめてよいが、元の件名の文字は変えない。決まったことは末尾に【】で一言足し、話題が変わったら新しい件名で送る。 |
| CCの人への返信と全員返信の使い分け | CCが入ったメールへの返信は「全員に返信」が基本。関係者全員が同じ経緯を把握できる。送り手だけに伝えたい内容や、CCの人に関係のない細かいやり取りは「返信」に切り替える。CCを外す・加えるときは本文で一言断る。 |
| メールの改行の目安は何文字？空行のルールと良い例・悪い例 | 改行は一文ごと（句点のあと）、空行は話題が変わるところに一つ。並ぶ情報は箇条書き。文字数で折るなら、メールの形式を定めた RFC 5322 が一行を半角78文字以下にすべきとしており、等幅表示で全角39字分にあたる。ただし表示の幅は相手の画面で変わるため、文字数より意味の切れ目を優先する。 |
| 長いメールを短くするコツ | 長いメールは「最初の数行に用件と相手にしてほしいことを書く」「日時・数量・条件など並ぶ情報は箇条書きにする」「経緯や言い訳は必要な分だけ後ろへ」の三つで短くなる。削るのは丁寧さではなく、同じことの繰り返しと前置き。 |
| メールで日時・場所を伝える書き方 | 日時と場所は本文に埋め込まず、「■日時」「■場所」のように行を分けて書く。日付には曜日を添え、時刻は開始と終了を「14:00〜15:00」の形で。場所は名称・住所・階数・部屋名まで書き、オンラインならURLの送り方を決めておく。 |
| 依頼メールの期限の書き方 | 期限は「◯月◯日（◯）◯時まで」と日付・曜日・時刻で書き、理由を一言添える。「至急」「なるべく早く」「今週中」は人によって受け取り方が違うので、具体的な日時に置き換える。期限に余裕がないときは、お詫びと、間に合わない場合の相談先を書く。 |
| メールの返信はいつまでにする？目安と一報の例文 | 返信の期限は、相手が書いた期限、会社の決まり、相手との約束があればそれに従う。決まりがなければ、自分で目安を決めておく。すぐに答えられないときは、受け取ったことと、いつまでに回答するかを先に一報で伝える。 |
| メールの署名の書き方と例 | 署名は「会社名・部署・名前・連絡先」を数行にまとめ、区切り線で本文と分ける。社外向けは住所・電話・URLまで、社内向けは部署・名前・内線程度。返信の往復が続くときは簡略版を使う。 |
| イベントの一斉メールとBCC | BCCは人の注意力に依存する。参加者が増えたら配信ツールに移すのが設計。 |
英語のビジネスメール
| 記事 | 内容 |
|---|---|
| 英語メールの書き出し例文 | 書き出しは「宛名→一文目→用件」の順。初めての相手や目上の相手には「Dear Mr./Ms.＋姓,」、相手が名前で呼んでくるなら「Hi＋名,」。一文目は名乗り・返信のお礼・用件のどれかで始め、日本語の「お世話になっております」は訳さない。 |
| 英語メールの結び一覧 | 迷ったら「Best regards,」。改まった書面や初めての相手には「Sincerely,」や「Kind regards,」、やり取りが続く相手には「Best,」「Thanks,」。結びの言葉の前に、相手にしてほしいことかお礼を一文置き、返信では相手の結びの調子に合わせる。 |
| 英語のお礼メール例文 | 英語のお礼メールは「Thank you for ＋名詞／動詞の ing 形」で始め、何が助かったかを一文、次の行動を一文添えて結ぶ。謝罪やあいまいな決まり文句で埋めず、短く具体的に書くのが基本。 |
| 英語のお詫びメール例文 | 英語のお詫びの基本は「I apologize for ＋名詞／動詞の ing 形」。一度はっきり謝り、何が起きたか・今の対応・再発防止を短く書く。軽いものは sorry、仕事上のミスは apologize、会社として重く受け止める問題は regret や sincere apologies を使う。 |
| 英語で依頼するメール | 英語の依頼は「Could you 〜?」が基本で、より丁寧にするなら「I would appreciate it if you could 〜.」。何を・いつまでに・なぜを短く書き、最後にお礼を添える。命令形の Please 〜 だけで済ませず、相手に選ぶ余地を残す言い方が無難。 |
| 英語メールで日程調整 | 英語の日程調整は、目的と所要時間を1〜2文で伝え、候補を箇条書きで2〜3つ出し、日付は曜日と月の英単語で、時刻にはタイムゾーンを添える（例：Tuesday, November 10, 3:00 p.m. JST）。相手の時間帯に換算した時刻も並べると親切。決まったら日時・形式・場所やリンクを一通にまとめて確定の連絡をする。 |
| 英語で催促・リマインドするメール | 英語の催促は「I'm just following up on my email from 〜」や「Just a gentle reminder that 〜」で、責めずに確認する形で切り出す。前のメールの日付と用件、新しい期限を書き、「見落としなら」と相手に逃げ道を残すのが無難。回数を重ねるほど具体的に、短く書く。 |
| 英語メールの添付の言い方 | 英語メールの添付は「Please find attached 〜.」か「I've attached 〜.」が基本。前者は改まった印象、後者は自然でやわらかい印象とされることが多い。何を添付したか、相手に何をしてほしいか（確認・記入・返送）を一文で書き、ファイル名は中身が分かる英語にする。 |
| 英語の自己紹介・担当者変更メール | 英語の自己紹介メールは「名前と所属→なぜ連絡したか→これから何をするか→結び」の順で短く書く。担当者変更なら、誰から誰に、いつから変わるかを最初の段落に書く。「よろしくお願いします」は I look forward to working with you. が無難。 |
| 英語の問い合わせ返信メール例文 | 英語の問い合わせ返信は「お礼を一文→答え→補足→次にしてほしいこと→結び」の順。書き出しは Thank you for contacting us. が基本で、答えは最初の段落に書く。すぐ答えられないときは、いつまでに返事をするかを書いた一次返信を先に送る。 |
| 英語のオンライン会議フレーズ | 英語のオンライン会議は、始めに音声の確認と目的・終了時刻を言い、話したいときは Can I add something? と一言断ってから話す。聞き取れなければ Sorry, could you say that again? と聞き返してよい。終わりは決まったことと次の予定を確認して閉じる。 |
| 英語の招待メール例文 | 英語の招待メールは「招待の一文→イベントの内容→日時（JST つき）・場所→出欠の返事の期限と方法→結び」の順。件名は Invitation: から始めてイベント名と日付を入れる。日付は月を英語でつづり、招待の後のリマインドや当日の案内も、件名にイベント名と日付を入れ続けると相手が迷わない。 |
| 英語の電話の取り次ぎフレーズ | 英語の電話は「名乗る→名前を聞く→待ってもらう→つなぐ／不在を伝える」の順。困ったら「One moment, please.」と保留にして、英語が話せる人に代わってよい。 |
依頼・日程調整
| 記事 | 内容 |
|---|---|
| 依頼メールの例文18選 | 依頼メールは「何を・いつまでに・なぜ」を最初の3行で。件名に依頼と期限、締めのお願いは一度だけ。 |
| アポイントメールの例文 | アポイントのメールは「誰が・何のために・どれくらいの時間・いつ」を最初に。候補日は複数、所要時間は必ず書く。 |
| 日程候補のメール例文 | 日程候補のメールは「候補を複数・曜日と開始〜終了時刻つき・番号を振る・所要時間と場所を明記・合わない場合のお願いを添える」。これで一往復で決まる。 |
| 会議の招集メール例文14選 | 招集メールは「目的・日時・場所・議題・資料・出欠の締切」を■で並べる。件名は会議名と日時。相手が上がるほど「判断してほしいこと」と資料の量を先に書く。 |
| オンライン会議の招待メール例文16選 | 招待メールは先頭に「日時・目的・URL・つながらないときの連絡先」。件名に日時と社名、自動の招待文は下に貼る。例文16本。 |
| リマインドメールの例文 | リマインドメールは「念のため」の一文で始め、日時・場所（URL）・期限・連絡先を本文の上にまとめる。会議は前営業日、期限ものは数日前に送る。 |
| 見積依頼メールの例文 | 見積依頼メールは「何を・どれだけ・いつ・どこで・いつまでに回答」を一通に揃える。条件が揃うほど、会社ごとの見積を同じ物差しで比べられる。 |
| 会食の誘い方メール例文 | 会食に誘うメールは「目的→候補日（複数・曜日つき）→苦手な食べ物の確認→返信の期限」の順で書く。日時と店を先に決め打ちせず、相手に選んでもらう。 |
| 面接案内メール 例文（企業側） | 面接案内メールは「結果・候補日時・所要時間・場所・持ち物・返信期限」を一通に。確定後は日時を書き直して送る。 |
| 忘年会の出欠アンケート例文 | 出欠アンケートには日時・場所・会費・締め切りと、選ぶだけで返せる返信欄を入れる。日程が決まる前は候補日の○△×だけを聞き、催促は未回答の人にだけ送る。 |
見積・発注・納品・請求
| 記事 | 内容 |
|---|---|
| 見積書の送付メール例文 | 見積書は件名に「お見積書」と案件名・会社名、本文に案件名・添付の名前と形式・有効期限・前提条件・問い合わせ先を書き、結びは「ご査収のほど、よろしくお願いいたします」。金額と条件の正式な内容は見積書に書き、メールは案内役にする。 |
| 発注メール 例文 | 発注メールは「発注いたします」の一文と、品名・数量・金額・納期・納品先・支払条件を箇条書きで書き、発注書を添付して受領の連絡をお願いする。メールでも契約は成立し得るが、相手や取引によっては取引条件の明示が法律で求められ、メールで受け渡した注文書は電子データのまま保存する。 |
| 受注のお礼メール例文 | 受注のお礼は発注を受けたその日のうちに、入金前でも送ってよい。お礼の一言、受注した内容（品名・数量・金額・納期）の復唱、今後の進め方と担当者を書く。内容の確認に時間がかかるなら、お礼だけ先に送る。 |
| 納品のご連絡メール 例文 | 納品のご連絡は納品した当日に送る。何を・いつ・どこへ・どれだけ納めたかと、納品書の有無、確認してほしいこと（検収）とその連絡先を書く。 |
| 請求書の送付メール例文 | 請求書のメールは件名に「請求書」と対象月・案件名・会社名、本文に対象の取引・支払期日・添付の名前・原本郵送の有無・問い合わせ先を書く。メール送付でよいか、原本や押印が要るかは事前に相手に確かめる。 |
| 契約書の送付メール 例文 | 契約書の送付メールは、何の契約書を・どの方法で送るか、相手にしてほしいこと（署名・押印・返送、電子契約での署名）と期限を書く。締結後はお礼のメールを送る。 |
| 会議資料の事前送付メール例文18選 | 会議資料の事前送付メールは、件名に会議の日付と名前、本文に資料の一覧・事前に見てほしい箇所・返信の要不要を書く。相手が目を通せる余裕をもって送り、直前なら見る箇所を絞る。 |
| 議事録の送付メール 例文 | 議事録は会議の当日か翌営業日までに送るのが目安。本文に決定事項とToDoを短く書き、内容に相違がないか確かめてほしいことと、その期限を添える。 |
営業・交渉・支払い
| 記事 | 内容 |
|---|---|
| 新規営業メールの例文 | 新規営業メールは「なぜこの会社に送ったのか」と「相手にとって何が役に立つのか」を最初の数行に。件名は用件と社名、本文は短く、次の一歩（資料を見る・話を聞く）を一つだけ示す。 |
| 紹介のお願いメール 例文 | 紹介のお願いは「誰を・何のために・紹介者に何をしてほしいか」を一通で分かるように。紹介者がそのまま転送できる短い自己紹介文を添え、断ってもよいと一言書く。 |
| 紹介のお礼メール 例文 | 紹介を受けたら、その日のうちに紹介者へお礼、続けて紹介先へ初回連絡（二通は別々に）。会ったあと・結果が出たときにも紹介者へ報告し、うまくいかなかったときも黙らずに伝える。 |
| 新商品・新サービスの案内メール 例文 | 新商品・新サービスの案内は「何が・いつから・相手にとって何が変わるか」を冒頭に。件名に商品名と「ご案内」、本文は短く、詳しい内容は資料やURLに任せる。 |
| 値下げ交渉メールの例文 | 値下げのお願いは「お礼・理由・希望条件・こちらが譲れる点・回答期限」の五つを書き、決めつけず「ご相談」の形で送る。金額だけでなく数量・期間・仕様・納期・支払条件のどれかを交換材料に出すとまとまりやすい。 |
| 値下げの断りメール例文 | 値下げを断るときは、相談へのお礼 → 応じられない結論 → 理由 → 代わりにできること → 今後もよろしく、の順で書く。結論はぼかさず、理由は自社側の事情にとどめ、相手が選べる代案を添える。 |
| 支払い期日の延長のお願いメール 例文 | 支払いの延長は、期日が来る前に、理由と新しい支払日をはっきり書いてお願いする。約束した日は必ず守り、払い終えたらお礼を送る。 |
| 支払い遅延のお詫びメール 例文 | 支払いの遅れに気づいたら、その日のうちにお詫びと支払日を伝える。理由は短く、支払日は日付で、再発を防ぐ一言を添える。 |
お礼
| 記事 | 内容 |
|---|---|
| 打ち合わせのお礼メール例文15選 | 打ち合わせのお礼メールは「お礼・印象に残った点・決まったこと・次にやること」。当日中に送り、合意内容の記録を兼ねる。 |
| イベントのお礼メール例文 | 場面別の早見表と最短の基本形、そのまま使える「具体的な一言」とカジュアルな言い換え、相手別の全文例文（式典・社内イベント・懇親会を含む）、件名、送る時期、協賛社への速報、敬語の間違い、返信の書き方。 |
| イベント後のフォロー設計 | 時系列のフォロー設計。参加者の温度分け、追客メールの文例、アンケート回収と商談化の導線、振り返り。 |
| 講師へのお礼メール 例文 | 講師へのお礼メールは当日中か翌日の午前に。件名にイベント名を入れ、印象に残った話と参加者の反応を一つずつ書く。 |
| 展示会のお礼メール例文 | 展示会のお礼メールは、名刺を確度で分けて文面と送る早さを変える。件名に展示会名と自社名、本文に話した内容と次の一手を入れる。 |
| 会食のお礼メール 例文 | 会食のお礼メールは翌日の午前中に「お礼→印象に残った話を一つ→今後もよろしく」の三段で短く送る。招いた側・ごちそうになった側のどちらからも送る。 |
| 接待のお礼メール 例文 | 接待されたら翌日の午前中に「ごちそうになったお礼→印象に残った話を一つ→準備への感謝→今後もよろしく」。同席者全員の名前を入れ、値段やお店の格には触れない。 |
| 忘年会のお礼メール例文 | 忘年会のお礼は翌日の午前中に、短く。件名に「お礼」と名前、本文に具体的な一言。ごちそうになったなら、そのお礼は必ず入れる。 |
場面別のお礼
| 記事 | 内容 |
|---|---|
| 差し入れのお礼 例文 | 差し入れのお礼は、受け取ったその日のうちに。社内はチャットかメール、取引先はメールで「お礼・皆で喜んだこと・今後」を短く書く。 |
| お土産のお礼メール例文 | お土産のお礼は受け取った日のうちに。社内は口頭かチャット、取引先はメール。「お礼・感想・今後」の3点を短く伝える。 |
| お見舞いのお礼メール 例文 | お見舞いのお礼は、復帰した日か落ち着いたときに早めに。社内はメールかチャット、取引先は復帰報告を兼ねたメールで「お礼・回復の報告・休んだ間のお礼・今後」を短く。病状は詳しく書かない。お返しは会社や地域の慣習に合わせる。 |
| 香典・供花のお礼メール 例文 | 香典・供花のお礼は、出社した日に口頭で伝え、メールでも短く送る。「お礼・葬儀を終えた報告・今後」を書き、身内に尊敬語を使わない。香典返しや忌明けの時期は家族や地域の慣習、会社の決まりに合わせる。 |
| 送別会のお礼 例文 | 送別会のお礼は、会の翌営業日まで（最終日が先に来るなら最終出社日まで）に、社内メールかチャットで。「会を開いてもらったお礼」「会で印象に残ったこと」「これから（新しい職場・部署でも頑張る）」の三つを書く。 |
| 歓迎会のお礼 例文 | 歓迎会のお礼は会の翌営業日の朝に、社内メールかチャットで。「会を開いてもらったお礼」「会で教わったこと・うれしかったこと」「これから早く力になりたいこと」の三つを書く。 |
| 昇進・異動祝いのお礼 例文 | 昇進・異動祝いのお礼は、受け取ったその日か翌営業日までに。社内はメールかチャット、取引先はメール（改まった相手には手紙も）。「お祝いへのお礼」「何をもらい、どううれしかったか」「新しい立場での抱負」の三つを書く。 |
| 退職祝い・記念品のお礼 例文 | 退職祝いのお礼は、会社の連絡手段が使えるうちに（できれば受け取った当日か翌営業日、遅くとも最終出社日まで）。「お祝いへのお礼」「品物にどう触れたか・どう使うか」「在職中のお礼と今後」の三つを書く。 |
| 他部署へのお礼メール例文 | 他部署へのお礼は、協力してもらった当日か翌営業日に、チャットかメールで「何をしてもらったか→おかげでどうなったか→今後」を書く。例：「◯◯のデータをご提供いただき、ありがとうございました。おかげで本日の会議に間に合いました」。 |
| プロジェクト完了のお礼メール 例文 | プロジェクト完了のお礼は、完了（納品・公開）から数日以内に、メールで「完了の報告→お礼と具体的に良かった点→今後」を書く。例：「◯◯プロジェクトが本日完了しました。◯◯様に◯◯していただいたおかげで、予定どおり公開できました」。 |
| 一年のお礼を伝える社内メール 例文 | 一年のお礼は、仕事納めの数日前から当日までに、メールかチャットで「一年のお礼→その人（チーム）の具体的に良かった点→来年」を書く。例：「今年一年、ありがとうございました。◯◯の立ち上げを皆さんが支えてくれたおかげで、無事に軌道に乗りました」。 |
| お礼の返信への返信 例文 | お礼に返信が来たら、目上・社外の相手には当日か翌営業日に短い一通を返して終えるのが目安。例：「ご丁寧にご返信いただき、ありがとうございます。今後ともよろしくお願いいたします。なお、本メールへのご返信には及びません」。 |
| お礼メールのサンプル | お礼メールは当日中に、件名で用件が分かる形で送る。本文は「何へのお礼か・具体的に助かった点・今後どうするか」の三点で足りる。資料やサンプルを受け取ったときは、検討結果を後日あらためて伝える。 |
| 工場見学のお礼メール 例文 | 見学のお礼は当日中か翌営業日の午前にメールで。案内してくれた人の名前を挙げ、印象に残った工程や設備を一つ具体的に書き、今後どう生かすかで締める。 |
| 取材のお礼メール例文 | 取材のお礼は当日中、遅くとも翌営業日の午前までにメールで。印象に残った話を一つ具体的に挙げ、取材した側は原稿確認・公開の予定を、取材を受けた側は掲載への感謝と次につながる一言を書く。返事が要らないお礼には「ご返信には及びません」を添える。 |
| アンケート回答のお礼文 例文 | アンケートのお礼は、回答した直後（完了画面・自動返信）と、締め切り後（結果や謝礼の連絡）の二回で考える。回答の使い道と、結果をいつ知らせるかを書く。 |
| 記念品のお礼メール 例文 | 記念品のお礼は、届いた日（遅くとも翌営業日）にメールで。①届いたお礼 ②品物の具体的に良かった点 ③今後もよろしくの三点を短く。周年記念品なら、お祝いの一言を先に添える。 |
| 年賀状のお礼メール 例文 | 年賀状をメールで返すなら、届いたら早めに。①年賀状へのお礼 ②書き添えてあった一言への返事 ③今年もよろしくの三点。出していないことの言い訳は書かない。 |
| 誕生日を祝ってもらったお礼 例文 | 誕生日のお礼は、その日のうちに、もらった場所（チャットならチャット）で返す。①お礼 ②うれしかったこと・もらった物の感想 ③これからもよろしくの三点を短く。 |
| 推薦状のお礼メール 例文 | 推薦状のお礼は「受け取った日に一度、結果が出た日にもう一度」。①書いてもらったお礼 ②具体的に助かった点 ③結果は改めて報告する、の三点を短く書き、結果は良くても残念でも必ず報告します。 |
お詫び・お断り
| 記事 | 内容 |
|---|---|
| お詫びメールの例文19選 | お詫びメールは「お詫び→事実→原因→対応（期限つき）→再発防止→結び」。言い訳より先に、何が起きて、いつまでに何をするかを書く。 |
| クレーム返信メール例文 | クレームへの返信は「お礼→お詫び→事実と原因→対応→締め」。非がないときも不快な思いには謝る。結論が出ない日は、いつ返すかを書いた一次返信を早く送る。 |
| メール誤送信のお詫び 例文 | 誤送信のお詫びは「件名で何の件か示す→誤送信の事実→お詫び→削除のお願い→正しい内容」を短く、すぐ。個人情報や機密が含まれていたら、お詫びより先に上司と社内の担当部署へ報告し、相手には電話で連絡する。 |
| お断りメールの例文 | お断りメールは「お礼→結論→理由は一文→代わりの案→結び」。結論はぼかさず、件名で何への返事かを示し、決まったらすぐ送る。 |
| 相見積もりのお断りメール例文 | お礼→今回は見送る→理由は項目だけ→今後の一言→結び。件名は「お見積りの検討結果について」。他社の金額・社名は書かない。 |
| 忘年会の断り方 | 忘年会の断り方は「早く・お礼が先・理由は簡潔に・次につなぐ」。理由は「所用」「家庭の都合」で十分。「行けたら行く」と保留せず、出欠の締切より前に返事をする。当日の欠席は電話かチャットですぐ幹事へ。 |
| 会議の欠席メール例文 | 欠席メールは「欠席の旨・理由一言・担当議題の扱い・共有のお願い」。分かった時点ですぐ送り、当日はチャットか電話も。 |
| 不採用通知メール例文12選 | 不採用通知は「お礼→結果→書類の扱い→結び→署名」。件名は「選考結果のご連絡」、理由は書かず、伝えた期日までに送る。 |
場面別のお詫び
| 記事 | 内容 |
|---|---|
| 返信が遅れたお詫びメール 例文 | 返信が遅れたら、気づいた時点ですぐ返す。書き出しで「返信が遅くなり、申し訳ございません」と一言詫び、すぐ本題（回答）に入る。理由は一言で足り、長い言い訳は書かない。 |
| 報告・連絡が遅れたお詫び 例文 | 報告・連絡が遅れたら、まず遅れた事実を認めて詫び、いま伝えるべき内容を先に書く。原因は短く、次からどうするかを一言添える。 |
| 電話に出られなかったときの折り返し | 不在着信に気づいたら、できるだけ早く折り返す。第一声は「◯◯の□□です。先ほどはお電話をいただいたのに出られず、失礼いたしました」。つながらなければ伝言やメールで、折り返したことを残す。 |
| 途中経過の報告メール例文 | 途中経過のメールは、最初の一文で「予定どおりか・遅れているか」を答え、済んだこと・残っていること・次に報告する日を続ける。遅れるときは期限が来る前に送り、新しい目安を日付で書く。 |
| 対応の不手際のお詫び 例文 | 対応の不手際へのお詫びは、気づいた・指摘を受けたその日のうちに、①お詫び ②確認した事実 ③原因 ④これからの対応 ⑤再発防止 の順で短く伝え、最後にもう一度お詫びとお礼で締める。「不手際」は自分側の落ち度にだけ使い、相手の受け取り方を疑う言い方は入れない。 |
| 上司へのお詫び 例文 | 上司へのお詫びは、対応が一段落したらその日か翌朝に、まず口頭で。お詫びとお礼を伝え、原因と自分で決めた再発防止策を短く添える。記録が要る場合はメールでも送る。 |
| 謝罪訪問のアポイントの取り方 | 謝罪訪問のアポは、まず電話でお詫びしたうえで「直接お詫びに伺いたい」と申し出る。日時は相手の都合を最優先し、誰が伺うかを伝える。決まったらメールで確認を送り、断られたら無理に押しかけず、書面やメールでお詫びする。申し出る前に、起きたことと社内の対応方針を固めておく。 |
| お詫びの品の選び方 | お詫びの品は、日持ちして個包装で分けやすく、落ち着いた包装の菓子折りが基本。渡すのはお詫びを伝え、相手が話を受け止めてくれてから。品物はお詫びの代わりではないので、言葉と今後の対応を先に示す。 |
| 誤発送・誤配送のお詫び 例文 | 誤発送に気づいたら、その日のうちに電話かメールで連絡。「お詫び→何が違ったか→正しい品をいつ送るか→違う品の返送方法（送料はこちら負担）→再発防止」を一通で書く。 |
| 欠品のお詫びメール例文 | 欠品が分かったらすぐ連絡し、「お詫び→欠品の品と数量→入荷の見込み→相手に選んでもらうこと（入荷待ち・キャンセル・代替品）→返事の期限」を書く。決めるのは相手、選びやすく並べるのはこちら。 |
| 数量違いのお詫びメール例文 | 数量違いは「お詫び→注文数と届いた数→不足分をいつ送るか／多い分をどうするか→再発防止」。同封漏れは、何が入っていなかったかと、追加で送る方法を書く。 |
| 二重請求のお詫びと返金のご案内 例文 | 二重請求は「お詫び→いつ・いくら・何が重なったか→返金の方法と時期→相手にお願いすること→返金後の連絡」。カード番号や暗証番号はメールで尋ねない。 |
| 打ち合わせ遅刻のお詫びメール例文 | 遅れると分かった時点でまず電話、話せなければメールやチャットで一報。打ち合わせが終わったら、その日のうちにお詫びメールを送る。お詫び→時間をいただいたお礼→理由は一言→要点と次の予定→今後気をつける一言、の順。 |
| 打ち合わせを失念したお詫びメール 例文 | 約束を忘れていたと気づいたら、まず電話でお詫びし、メールでも改めて送る。言い訳をせず「失念しておりました」と認め、改めての日程はこちらから候補を出して相手に合わせる。 |
| 確認不足のお詫び 例文 | 確認不足のお詫びは、何を確かめなかったのかを具体的に書き、正しい内容と再発防止策を添える。「確認不足でした」だけで終えない。 |
| 説明不足のお詫びメール例文 | 説明不足のお詫びメールは、相手が誤解したと書かず「私の説明が足りず」と原因をこちらに置き、正しい内容を箇条書きで伝え直す。原因の説明は一、二文にとどめ、再発防止は具体的な手順で書く。 |
| 会社の謝罪文の例文 | 会社の謝罪文は「お詫び→事実→対応→原因→再発防止→結びのお詫び」の順。相手が分かっていればメールや封書で個別に、相手が多ければお知らせで。分かっていることだけを書き、調査中のことは「判明しだいお知らせします」とする。 |
| 再発防止策の書き方と例文 | 再発防止策は「原因（仕組みの穴）→何を変えるか→誰が→いつから→どう確かめるか」を書く。「注意します」は決意で対策ではない。心がけより手順、手順より道具で防ぐほうが強い。決まっていない対策は約束しない。 |
| お詫びメールへの返信 例文 | お詫びメールへの返信は、その日のうちに短く。「ご丁寧にご連絡いただき、ありがとうございます」と受け止め、対応への評価か、まだ必要なことを書き、今後もよろしくと結ぶ。 |
| お詫びの電話のかけ方 | お詫びの電話は、分かった時点ですぐに担当者へ。名乗り→都合の確認→お詫び→事実→対応→（原因と再発防止は短く）→改めてお詫びの順に話し、電話の後にメールで同じ内容を送る。 |
連絡・返信
| 記事 | 内容 |
|---|---|
| 受領メールの例文 | 受領メールは「お礼＋何を受け取ったか＋次にどうするか」の三点を、受け取った時点ですぐ短く。中身をまだ見ていないなら「確認しました」とは書かない。不備は受領の連絡と一緒に伝える。 |
| 「承知しました」メール例文20選 | 目上・社外には「承知いたしました」。そのあとに、何を承知したか（復唱）と次に何をするかを一行ずつ。これが「承知しました」メールの型。 |
| 資料送付メールの例文 | 資料送付メールは「何の資料を・何のために・どこを見てほしいか」。ファイル名と送り方も本文に書く。 |
| 業務連絡メールの書き方と例文 | 業務連絡メールは「件名で用件、本文の一行目で結論、最後に期限とお願い」。挨拶は一行でよい。 |
| 問い合わせ返信メールの例文 | 問い合わせへの返信は「お礼→名乗り→結論→補足→窓口→署名」。すぐ答えられないときは、受け付けたことと回答する日を先に返す。場面別の例文をそのまま使える形で掲載。 |
| 催促メールの例文19選 | 催促メールは「確認のお願い」として書く。前回の日付と用件、新しい期限と理由、行き違いへの配慮の一文を入れ、段階に応じて強さと連絡手段を変える。 |
| 不在連絡メールの例文13選 | 不在の連絡は「いつからいつまで・代わりの窓口・急ぎの連絡方法・返信できる日」の4点。事前の連絡と自動返信の両方で伝える。 |
| 人を紹介するメール 例文 | 紹介メールは、両方の了承を取ってから、二人を同じメールの宛先に入れて送る。件名で誰と誰の紹介かを示し、一人ずつの紹介文と、二人をつなぐ理由を一文ずつ書き、あとは当人同士に任せる。 |
| 担当変更の挨拶メール例文 | 担当変更の連絡は前任者から先に、変更日の前に。書くのは「変更日・後任の名前と連絡先・進行中の案件の扱い・お礼」。後任者は前任の連絡があったかで書き出しを変える。 |
| 内定通知メール 例文 | 件名は「【会社名】選考結果（内定）のご連絡」。本文は「お祝い・内定の内容・手続き・返事の期限と方法・問い合わせ先」。電話で先に伝え、詳細はメールで。 |
| 担当者不在時の代理返信メール 例文 | 代理で返信するときは「自分の名前」「誰に代わって返信しているか」「担当者がいつ戻るか」「自分がどこまで対応するか」を書く。担当者は社外に対して呼び捨てにし、「申し伝えます」で引き継ぐ。 |
| 返信がない相手への再確認メール 例文 | 返信がないときの再確認は、相手を責めず「届いているか」を尋ねる形にする。前回の日付と用件、行き違いへの一言を添え、相手が一言で返せる聞き方にする。 |
| 夏季休業のお知らせメール例文 | 夏季休業のお知らせは、休業に入る前に余裕をもって送る。必ず書くのは「休業期間」「営業開始日」「休業中の問い合わせの扱い」の三つと、影響があれば「発送・納品の締め切り」。 |
| 取引終了のご連絡 例文 | 取引終了の連絡は、契約書の定め（申し入れの時期と方法）と社内の決裁を確かめてから送る。書くのは「終了日」「対象」「理由は簡潔に」「残りの手続き」「窓口」「これまでのお礼」。 |
季節・節目の挨拶
| 記事 | 内容 |
|---|---|
| 年末の挨拶メール 例文 | 年末の挨拶メールは「今年のお礼（具体的な出来事を1つ）＋休業の案内＋来年もよろしく」。件名に会社名と氏名を入れ、相手の最終営業日より前に、できれば1通ずつ送る。 |
| 新年の挨拶メール 取引先への例文 | 件名は「新年のご挨拶（会社名・氏名）」。本文は賀詞→昨年のお礼→今年の抱負とお願い→結びの順で短く。仕事始めの日のうちに送り、主要な取引先には具体的な一文を足す。 |
| 年度末の挨拶メール例文18選 | 年度末の挨拶メールは「今年度のお礼・具体的な一件・新年度もよろしく」の三つで短く書く。年度の最終週に送り、件名に用件と名前を入れ、忙しい相手には返信不要と添える。 |
| 新年度の挨拶メール例文20選 | 新年度の挨拶メールは「昨年度のお礼・新年度もよろしく・変わる点」の三つで短く書く。年度の最初の一〜二週に送り、訪問したいなら候補日を添えて相手に選んでもらう。 |
| 異動の挨拶メール 例文 | 異動の挨拶は「お礼・異動日と異動先・今後もよろしく」。取引先には後任と連絡先、異動先には着任日と前の担当を書く。 |
| お悔やみメール ビジネス例文 | 件名は「お悔やみ申し上げます（会社名 氏名）」、本文はお悔やみ→気遣い→「ご返信には及びません」の3要素。前置き・死因の質問・業務の催促は入れない。 |
| お見舞いメールの例文（ビジネス） | お見舞いメールは「短く・病状を聞かず・仕事の心配をさせず・返信不要と添える」。この四つを守れば、相手が取引先でも上司でも失礼にならない。 |
| 移転祝いの立札の書き方 | 立札は上に「祝 御移転」、下に「株式会社◯◯ 代表取締役 ◯◯◯◯」。連名は役職が上の人を右に、文字は注文前に書面で確認。 |
| 仕事始めの社内一斉メール 例文 | 仕事始めの社内一斉メールは、新年の挨拶・昨年のお礼・今年もよろしく、の三つに、年始の連絡事項を添えて短く送る。宛先が多いので「返信は不要です」と一言書いておくと、受け取る側の手間が減る。 |
| 年末の挨拶回りのアポ取りメール 例文 | 年末の挨拶回りのアポ取りメールは、「年末のご挨拶に伺いたく存じます」と目的を書き、短時間で失礼すること、同行者、候補日時を添えて相手の都合を聞く。年末は相手も忙しいので、訪問が難しければメールでの挨拶に切り替えられるよう、断りやすい一文も入れておく。 |
| 年始の挨拶回りのアポ取りメール 例文 | 年始の挨拶回りのアポ取りは、年内に送るなら「年明けに、新年のご挨拶に伺いたく存じます」、年明けに送るなら冒頭に新年の挨拶を入れてから「年始のご挨拶に伺いたく存じます」と書く。年始は相手の仕事始めも忙しいので、短時間で失礼することと候補日時を添える。 |
この記事の要点
- 場面ごとに134本の例文の記事をまとめている。
- どの文例も、相手と場面に合わせて言葉を少し変えて使う。
- 案内文や名札・席札などは、無料ツールで作って印刷できる（無料ツール一覧）。
FAQ
よくある質問
01この一覧の例文はそのまま使えますか？
どの例文も、そのまま読める形で書いていますが、◯の部分を自分の会に合わせて埋め、相手との関係に合わせて言葉を少し変えて使ってください。会社や地域の慣習がある場合は、それに合わせてください。