メール
展示会のお礼メール例文
件名・確度別の文面・一斉送信
すぐ使いたい方は、次の基本の文面をコピーして◯◯を埋めてください。そのあとで、相談をくれた人・資料を求めた人・確度が分からない人・名刺交換だけの人・既存の取引先・会えなかった相手の場面別に、件名と本文の例を並べています。全員に同じ文面を送ると、具体的な相談をくれた人にも定型文が届いてしまうので、名刺を先に分けてから文面を選ぶのがこのページの使い方です。会期前の招待状は展示会のご案内 例文集、準備の日程は展示会出展の準備スケジュールにまとめています。
結論
展示会のお礼メールは件名に展示会名と自社名、本文に「来場のお礼」「話した内容か見ていた製品」「次の一手（資料・候補日・質問）」を入れます。相談をくれた人には個別に当日か翌営業日、それ以外は一斉送信で会期後なるべく早く送り、送ったあとに次の連絡の予定まで決めておきます。
まず使える基本の文面（コピー用）
相手の確度が分からないときにも使える、いちばん基本の形です。◯◯の部分を埋めれば送れます。
件名：【御礼】◯◯展 弊社ブースへのご来場ありがとうございました（株式会社◯◯）
◯◯株式会社
◯◯部 ◯◯様
お世話になっております。株式会社◯◯の◯◯です。
先日は◯◯展の弊社ブースにお立ち寄りいただき、誠にありがとうございました。
当日ご覧いただいた「◯◯」の資料を、下記からお読みいただけます。
（資料のURL）
自社の場合はどう使えるか、費用はどのくらいかといったご質問があれば、このメールにそのままご返信ください。担当の◯◯からご連絡いたします。
今後とも、どうぞよろしくお願いいたします。
――――――――
株式会社◯◯ ◯◯部 ◯◯（氏名）
電話：◯◯ メール：◯◯
（会社のURL）
注意
署名の作り方はメールの署名の書き方にあります。
お礼メールの基本構成（6つの部品）
どの例文も、次の6つの部品でできています。自分で文面を作るときは、この順に埋めてください。
| 部品 | 書くこと | よくある抜け |
|---|---|---|
| 件名 | 【御礼】＋展示会名＋自社名 | 「先日はありがとうございました」だけで、どこからか分からない |
| 宛名 | 会社名・部署・氏名（名刺のとおり） | 「ご来場者様各位」のまま、名前がない |
| 名乗りとお礼 | 自社名・氏名、ブースに来てくれたお礼 | 社名だけで、誰が送ったか分からない |
| 思い出してもらう一文 | 話した内容・見ていた製品・デモの名前 | 定型文だけで、どのブースか思い出せない |
| 次の一手 | 資料のURL・候補日・質問への返信のお願いのどれか一つ | お礼だけで終わり、相手が何をすればよいか分からない |
| 署名 | 社名・部署・氏名・連絡先 | 一斉送信の配信停止の案内がない（下の注意を参照） |
Point
「次の一手」は一通に一つに絞ります。 資料も見てほしい、日程もほしい、アンケートにも答えてほしい、と並べると、どれも選ばれにくくなります。
送る前に名刺を分ける（確度と送るもの）
会期中にブースで名刺の裏やアンケートに記号と一言メモを書いておくと、会期後の仕分けがすぐ終わります（アンケートの作り方は展示会アンケートの項目と例）。
| 分け方 | 相手の状態 | 使う例文 | 送る早さの目安 |
|---|---|---|---|
| A：相談あり | 課題・時期・予算の話が出た | 個別のお礼＋打ち合わせの候補日 | 当日〜翌営業日 |
| B：興味あり | 資料を求めた、デモを長く見た | 個別に近いお礼＋資料 | 会期後なるべく早く |
| ？：確度不明 | 話はしたが、関心の度合いがつかめない | 質問を一つ添えたお礼 | 会期後なるべく早く |
| C：名刺交換のみ | 通りがかり、ノベルティ目的など | 一斉送信のお礼 | 会期後なるべく早く |
| 既存取引先 | 来場してくれた取引先 | 担当営業からの個別のお礼 | 当日〜翌営業日 |
| 会えなかった相手 | 名刺だけ置いていった、招待したが来なかった | 不在のおわび・資料のご案内 | 会期後なるべく早く |
Point
Aランクだけは一斉送信に混ぜないでください。 話した内容に触れた個別のメールが届くかどうかで、次の打ち合わせにつながるかが変わります。
件名の例（場面別）
会期後は多くの出展社から似たメールが届きます。件名だけで「どの展示会の、どの会社か」が分かるようにします。
| 場面 | 件名の例 |
|---|---|
| 基本（一斉送信） | 【御礼】◯◯展 ご来場ありがとうございました（株式会社◯◯） |
| 資料を送る | 【◯◯展】ご要望の◯◯資料をお送りします／株式会社◯◯ |
| 打ち合わせの打診 | ◯◯展でのご相談の件 打ち合わせ日程のご相談（株式会社◯◯ ◯◯） |
| デモ・製品名を出す | ◯◯展でご覧いただいた「◯◯」の詳細資料（株式会社◯◯） |
| 既存取引先 | ◯◯展へのご来場、誠にありがとうございました（株式会社◯◯ ◯◯） |
| 会えなかった相手 | ◯◯展でお会いできなかったお詫びと資料のご案内（株式会社◯◯） |
| 2通目（反応がない） | 【◯◯展のご来場者様へ】◯◯の導入事例をまとめました（株式会社◯◯） |
注意
個別メールの件名には送り主の氏名も入れると、一斉送信と区別されやすくなります。
確度別の個別メール例文
A：相談をもらった相手（候補日を出す）
◯◯株式会社 ◯◯様
本日は◯◯展の弊社ブースにお越しいただき、ありがとうございました。株式会社◯◯の◯◯です。
お話の中で、◯◯の作業に時間がかかっていて、◯月までに見直したいと伺いました。同じような課題をお持ちだった会社での進め方を、具体的にご紹介できればと思います。
一度、詳しくご説明するお時間をいただけないでしょうか。下記の日程はいかがでしょうか。
・◯月◯日（◯）◯時〜
・◯月◯日（◯）◯時〜
・◯月◯日（◯）◯時〜
ご都合が合わなければ、ご希望の日時をお知らせください。オンラインでも伺えます。
A：決める人が別にいる相手（社内で回しやすくする）
◯◯株式会社 ◯◯様
◯◯展ではお時間をいただき、ありがとうございました。株式会社◯◯の◯◯です。
「上の者にも見せたい」とおっしゃっていたので、当日の説明を一枚にまとめた資料をお送りします。
（資料のURL）
ご検討の際に、ご判断される方もご一緒に、改めてご説明する場を設けることもできます。必要でしたら、ご都合のよい日をお知らせください。
B：資料を求められた相手
◯◯株式会社 ◯◯様
◯◯展では弊社ブースにお立ち寄りいただき、ありがとうございました。株式会社◯◯の◯◯です。
ご要望いただいた◯◯の資料をお送りします。当日デモでご覧いただいた◯◯の機能は、資料の◯ページに詳しく載せています。
資料だけでは分かりにくい点もあるかと思います。ご質問があれば、お気軽にご返信ください。
B：デモ・見積を求められた相手
◯◯株式会社 ◯◯様
先日は◯◯展でデモをご覧いただき、ありがとうございました。株式会社◯◯の◯◯です。
お見積りをお出しするにあたり、次の点を教えていただけますでしょうか。
・お使いになる人数・部署
・ご利用を始めたい時期
・いまお使いの仕組みがあれば、その名前
このメールへのご返信で構いません。いただいた内容をもとに、お見積りをお送りいたします。
？：確度が分からない相手（質問を一つ添える）
◯◯株式会社 ◯◯様
◯◯展では弊社ブースにお立ち寄りいただき、ありがとうございました。株式会社◯◯の◯◯です。
当日は短い時間でしたので、十分にご説明できなかったかもしれません。
差し支えなければ、いま◯◯について気になっていることを一つだけ教えていただけますか。いただいた内容に合わせて、参考になる資料や事例をお送りします。
ご返信はお手すきの際で構いません。
注意
話した内容を一文入れるだけで、相手は「あのブースの人」と思い出します。会期中のメモは課題と時期だけでも書き残してください。ブースの写真や当日の資料を添えるときは、重い添付ファイルではなくダウンロードのURLにすると受け取りやすくなります。日程の出し方は日程調整メールの例文も参考になります。
一斉送信のお礼メール（名刺交換のみの相手）
基本の一斉送信
◯◯株式会社 ◯◯様
お世話になっております。株式会社◯◯の◯◯です。
このたびはご多用のなか、◯◯展の弊社ブースにお立ち寄りいただき、誠にありがとうございました。
当日ご紹介した「◯◯」の資料を、下記からご覧いただけます。
（資料のURL）
導入のご相談や、自社の場合はどうなるかといったご質問があれば、このメールにご返信ください。担当者からご連絡いたします。
今後とも、どうぞよろしくお願いいたします。
来場者向けの案内を添える一斉送信
◯◯株式会社 ◯◯様
株式会社◯◯の◯◯です。先日は◯◯展の弊社ブースにお越しいただき、ありがとうございました。
ご来場いただいた方に、当日の展示内容をまとめた資料と、◯月◯日に開くオンライン説明会のご案内をお送りします。
・展示内容のまとめ資料：（URL）
・オンライン説明会のお申し込み：（URL）
会場で聞きそびれたことがあれば、説明会の質問の時間にもお答えします。
注意
宛名は差し込みで一人ずつ入れてください。 差し込みができずに一斉に送る場合は、アドレスをBCCに入れることを送信前に必ず確認します。宛先の欄に全員のアドレスが並ぶと、来場者の情報が他の来場者に見えてしまいます。
Point
広告や宣伝のためのメールには表示の決まりがあります。 特定電子メール法第4条は、送信者の氏名又は名称と、配信停止の通知を受けるためのメールアドレス等を正しく表示することなどを求めています（ほかに省令で定める事項もあります）。また第3条第3項で、送信しないよう求められたら、その意思に反して送ってはいけません。説明会や新製品の案内を載せる一斉送信には、署名の下に送信者名と配信停止の宛先を入れてください。名刺交換した相手に送ってよいかなど個別の判断は、会社の決まりを確認し、必要なら所管の総務省・消費者庁や弁護士に相談してください。
既存取引先・会えなかった相手・協力先へのお礼
既存の取引先
◯◯株式会社 ◯◯様
いつも大変お世話になっております。株式会社◯◯の◯◯です。
本日はお忙しいなか、◯◯展の弊社ブースまでお越しいただき、誠にありがとうございました。直接お会いしてお話しできたこと、大変うれしく思っております。
当日お話しした◯◯の件は、社内で確認のうえ、◯日までにご連絡いたします。
引き続き、どうぞよろしくお願いいたします。
注意
取引先へのお礼は、展示会の担当ではなく普段の担当営業の名前で送るのが自然です。
ブースで担当が不在だった・名刺だけ置いていった相手
◯◯株式会社 ◯◯様
株式会社◯◯の◯◯です。◯◯展では弊社ブースにお立ち寄りいただき、ありがとうございました。
お越しいただいた際に私が席を外しており、直接ご挨拶できず失礼いたしました。
お名刺をお預かりしましたので、当日の展示内容の資料をお送りします。
（資料のURL）
改めてご説明の機会をいただけるようでしたら、ご都合をお知らせください。
招待したが来場できなかった相手
◯◯株式会社 ◯◯様
いつもお世話になっております。株式会社◯◯の◯◯です。
先日ご案内した◯◯展は、おかげさまで無事に終了いたしました。
当日ご紹介した内容を資料にまとめましたので、お時間のあるときにご覧ください。
（資料のURL）
実物をご覧になりたい場合は、御社に伺ってご説明することもできます。
共同出展の協力会社・主催者の担当者
◯◯株式会社 ◯◯様
お世話になっております。株式会社◯◯の◯◯です。
◯◯展では、準備から当日の運営まで大変お世話になり、ありがとうございました。おかげさまで、多くの方にブースへお越しいただけました。
会期中にいただいたご助言は、次回の出展にも生かしてまいります。
今後とも、どうぞよろしくお願いいたします。
反応がないときの2通目と、その後のフォロー
お礼メールに返信がなくても、同じ文面の催促は送りません。 2通目は新しい情報を持って送ります。
◯◯株式会社 ◯◯様
株式会社◯◯の◯◯です。先日の◯◯展では、弊社ブースにお越しいただきありがとうございました。
当日「◯◯」についてご質問をいただいた方が多かったため、導入した会社での使い方を事例にまとめました。
（事例のURL）
ご関心がなければ、このメールへの対応は不要です。
電話でフォローする場合の話し方は展示会後のフォロー電話に、返信がない相手への再確認の文面は返信がない相手への再確認メールにあります。
お礼メールを受け取った側の返信
来場した側が、一斉送信のお礼メールに返信する必要は基本的にありません。個別に書かれたメールや、打ち合わせの打診には返信します。
打ち合わせを受ける
株式会社◯◯ ◯◯様
ご丁寧にご連絡いただき、ありがとうございます。◯◯株式会社の◯◯です。
展示会では詳しくご説明いただき、大変参考になりました。
いただいた候補日のうち、◯月◯日（◯）◯時からでお願いできますでしょうか。
当日を楽しみにしております。
いまは検討しない
株式会社◯◯ ◯◯様
資料をお送りいただき、ありがとうございます。社内で検討し、必要になりましたら改めてご連絡いたします。
取り急ぎ、御礼まで。
今後の案内を断る
株式会社◯◯ ◯◯様
ご連絡ありがとうございます。◯◯株式会社の◯◯です。
大変申し訳ありませんが、現在は導入の予定がないため、今後のご案内は控えていただけますでしょうか。
展示会ではご丁寧にご説明いただき、ありがとうございました。
よくある失敗と直し方
| 失敗 | 起きること | 直し方 |
|---|---|---|
| 全員に同じ定型文を送る | 相談をくれた人が「話を覚えていない」と感じる | Aランクは個別に、話した内容を一文入れる |
| 宛先欄に全員のアドレスを入れる | 来場者のアドレスが他の来場者に見える | 差し込みで一人ずつ送るか、BCCを送信前に確認する |
| 件名に展示会名がない | どこからのメールか分からず開かれない | 【御礼】＋展示会名＋自社名を入れる |
| 資料を重い添付ファイルで送る | 受信側で止められる・開くのに手間がかかる | ダウンロードのURLにする |
| お礼だけで次の一手がない | 相手は返信のしようがない | 資料・候補日・質問のどれか一つを入れる |
| 担当者が決まらない名刺が残る | Aランクへの連絡が遅れる | 会期の最終日に全名刺の担当と期限を決める |
| 案内メールに配信停止の宛先がない | 送信者の表示の決まりを満たさない | 署名の下に送信者名と配信停止の宛先を入れる |
名刺フォローの手順と送信前チェックリスト
- 01
会期中
名刺の裏かアンケートに、ランクと話した内容（課題・時期）を書く。毎日の終わりに枚数とランクを数える。
- 02
会期の最終日
Aランクと既存取引先の個別メールを担当者に割り振る。担当が決まらない名刺を残さない。
- 03
会期後すぐ
名刺をデータにして、一斉送信のお礼を出す。個別メールが出たかを確認する。
- 04
その後
反応がない相手には新しい情報を持って2通目を送る。Cランクには説明会やメールマガジンの案内で関係を続ける。
- 件名に展示会名と自社名（個別なら送り主の氏名）が入っている
- 宛名が名刺のとおり（会社名・部署・氏名）になっている
- Aランクの相手が一斉送信のリストに入っていない
- 話した内容か見ていた製品の一文が入っている
- 次の一手（資料・候補日・質問）を一つに絞った
- 資料はURLで、リンクが開けることを確かめた
- 一斉送信は差し込みかBCCを確認した
- 案内を含むメールに送信者名と配信停止の宛先がある
- 次に連絡する予定を管理表に入れた
注意
名刺の情報を社内で使うときの考え方は展示会の名刺交換と個人情報に、名刺の一覧の作り方は展示会の名刺管理とリスト化にあります。展示会以外のイベントのフォローはイベント後のお礼メールとフォローへ。
この記事の要点
- 件名は【御礼】＋展示会名＋自社名。
- 本文はお礼・話した内容・次の一手（一つ）・署名の順。
- 送る前に名刺を確度で分け、相談をくれた人には当日〜翌営業日に個別で送る。
- 一斉送信は差し込みかBCCを確認し、案内を含むなら送信者名と配信停止の宛先を入れる。
- 返信がなければ、催促ではなく新しい情報を持って2通目を送る。
FAQ
よくある質問
具体的な相談をもらった相手と既存の取引先には、当日か翌営業日に個別で送ります。名刺交換だけの相手への一斉送信も、会期が終わったらなるべく早く送ります。時間がたつほど、どのブースだったか思い出してもらいにくくなります。
「【御礼】◯◯展 ご来場ありがとうございました（株式会社◯◯）」のように、展示会名と自社名を入れます。個別に送るメールは、送り主の氏名も入れると一斉送信と区別されやすくなります。
宛名を差し込みで一人ずつ入れるか、差し込みができない場合はアドレスを必ずBCCに入れます。説明会や新製品の案内など広告や宣伝を含む場合は、送信者名と配信停止の宛先を表示します。相談をくれた相手は一斉送信に混ぜません。
名刺やアンケートで分かる「見ていた製品」や「来場した日」に触れ、質問を一つ添えて、関心のあることを教えてもらう形にします。分からないことを無理に書くより、相手に選んでもらうほうが失礼になりません。
同じ文面で催促せず、導入事例や説明会の案内など新しい情報を持って2通目を送ります。それでも反応がなければ、メールマガジンなどの定期的な案内に切り替えます。
一斉送信のお礼メールには、基本的に返信しなくて構いません。個別に書かれたメールや、打ち合わせの候補日をもらった場合は、日程の返事か「検討して改めて連絡します」とお礼を返します。今後の案内が不要なら、その旨を丁寧に伝えます。