例文
オンライン会議の招待メール 例文
件名・Zoom・Teams・社外向け
ZoomやTeamsの会議を作ると、参加URLやミーティングIDの入った招待文が自動で作られます。ただ、それをそのまま送ると、相手は「何の会議で、いつで、どこを押せばよいか」を探すことになります。このページでは、件名の付け方と、自動の招待文の上に置く本文の例文を、社外・商談・初めての相手・複数社への一斉案内・社内・URLを変えたとき・前日と当日・招待への返信に分けて並べました。どれもコピーして◯◯を埋めれば使えます。会議全体の案内の書き方は会議の招集メール 例文にあります。
結論
オンライン会議の招待メールは、件名に「オンライン会議のご案内・日時・社名」を入れ、本文の先頭に①日時（開始と終了） ②目的と議題 ③参加URL（ミーティングID・パスコード） ④つながらないときの連絡先を書きます。会議ツールの自動の招待文は、その下に「参加情報」として貼ります。
結論：この形で送れば足ります
件名：【オンライン会議のご案内】◯月◯日（◯）14:00〜／◯◯の件／株式会社◯◯
◯◯様
いつもお世話になっております。株式会社◯◯の◯◯です。
◯月◯日のお打ち合わせの参加方法をお送りします。
■日時：◯月◯日（◯）14:00〜15:00
■議題：◯◯
■参加URL：◯◯（ミーティングID：◯◯／パスコード：◯◯）
■当日の連絡先：◯◯（電話：◯◯）
どうぞよろしくお願いいたします。
――以下、参加情報（ツールの招待文）――
この骨組みに、相手や場面に合わせて「弊社参加者」「事前資料」「ツールが使えない場合の代わり」を足していきます。場面ごとの完成形は下の例文を使ってください。
| 相手・場面 | 足すもの | 例文 |
|---|---|---|
| 取引先（既存） | 弊社参加者、議題 | 社外向け（Zoom・Teams） |
| 商談・問い合わせの相手 | 事前資料、電話への切り替え | 商談・お問い合わせの相手 |
| 初めて・不慣れな相手 | 参加の手順、接続テストの提案 | 初めての相手 |
| 複数の会社にまとめて | Bccで送ること、申し込んだ人の名前の書き方 | 複数社への一斉案内 |
| 社内・上司 | 予定表の招待、判断してほしい点 | 社内向け |
| 送った後 | URL変更、当日の連絡、返信 | 再送・当日・返信 |
招待メールに入れること
| 項目 | 書き方の例 | なぜ必要か |
|---|---|---|
| 日時 | ◯月◯日（◯）14:00〜15:00 | 相手が予定表に入れるため |
| 目的・議題 | ◯◯の進め方のご相談（議題は下記） | 何の会議か分かるようにするため |
| 参加URL | URL、ミーティングID、パスコード | ここだけ見れば入れるようにするため |
| 使うツール | Zoom／Microsoft Teams など | 相手の会社でツールが制限されていないか確かめてもらうため |
| 連絡先 | 当日つながらない場合の電話番号 | 入れないときに相手が困らないように |
| 参加者 | 弊社からの参加者 | 相手が出席者を合わせやすいように |
| 事前資料 | 添付ファイル名、または共有リンク | 当日までに目を通してもらい、話を早く進めるため |
| 参加環境のお願い | 画面共有がある場合はパソコンでの参加を、など | スマートフォンで入って資料が見えない、を防ぐため |
| 録画の有無 | 記録のため録画させていただきます | 録画するなら事前に了承を得るため |
Point
当日の連絡先（電話番号）は必ず書いてください。 URLが開けない、音が出ないといったときに、相手が連絡する手段がないと、待ち続けることになります。初めての相手には、こちらからかけられるよう相手の電話番号も伺っておくと確実です。
件名の付け方と例
招待メールは、当日になって相手が受信箱から探すメールです。件名だけで「どの会議の、いつのURLか」が分かるようにします。宛先の社名を末尾に入れておくと、相手が社内に転送したときや、自分が送信済みを探すときにも見つけやすくなります。
| 避けたい件名 | 伝わる件名 |
|---|---|
| お打ち合わせの件 | 【オンライン会議のご案内】◯月◯日（◯）14:00〜／◯◯の件 |
| Zoom URL | 【Zoom】◯◯ご相談のお打ち合わせ（◯月◯日 14:00〜）／株式会社◯◯ |
| ご案内 | 【Teams会議のご案内】◯◯プロジェクト定例（◯月◯日 10:00〜） |
| Re: Re: 日程の件 | 【参加URLのご案内】◯月◯日 15:00〜 オンライン面談／◯◯様 |
注意
日程調整のやり取りに返信する形で送ると、件名が「Re:」のまま埋もれます。URLを送るときは件名を付け直すか、新しいメールにしてください。
社外向けの招待メール 例文（Zoom・Teams）
取引先へのZoom会議の招待
件名：【オンライン会議のご案内】◯◯の件（◯月◯日 14:00〜）／株式会社◯◯
株式会社◯◯
◯◯様
いつもお世話になっております。株式会社◯◯の◯◯です。
◯月◯日のお打ち合わせは、Zoomで行わせていただきます。参加方法をお送りします。
■日時：◯月◯日（◯）14:00〜15:00
■議題：◯◯の進め方のご確認、今後のスケジュール
■参加URL：◯◯
ミーティングID：◯◯／パスコード：◯◯
■弊社参加者：◯◯、◯◯
■当日の連絡先：◯◯（携帯：◯◯）
開始の数分前から入室いただけます。当日つながらない場合は、上記の携帯までお電話ください。
どうぞよろしくお願いいたします。
社外の方へのTeams会議の招待
件名：【Teams会議のご案内】◯◯のお打ち合わせ（◯月◯日 10:00〜）
◯◯株式会社
◯◯様
いつもお世話になっております。株式会社◯◯の◯◯です。
◯月◯日のお打ち合わせは、Microsoft Teamsで行います。
別途、予定表の招待もお送りしておりますので、そちらからもご参加いただけます。
■日時：◯月◯日（◯）10:00〜11:00
■議題：◯◯について
■参加リンク：◯◯
■当日の連絡先：◯◯（電話：◯◯）
貴社の環境でTeamsのご利用が難しい場合は、別の方法をご用意しますので、お気軽にお知らせください。
よろしくお願いいたします。
相手の会議ツールに合わせると伝えるとき
件名：◯月◯日 お打ち合わせの参加方法について
◯◯様
いつもお世話になっております。株式会社◯◯の◯◯です。
◯月◯日のお打ち合わせは、弊社のZoomでご用意しております（参加URLは下記のとおりです）。
貴社でお使いの会議ツールがございましたら、そちらに合わせますので、ご遠慮なくお知らせください。
■日時：◯月◯日（◯）14:00〜15:00
■参加URL：◯◯
■当日の連絡先：◯◯（電話：◯◯）
よろしくお願いいたします。
注意
相手の会社によっては、セキュリティの設定で使える会議ツールが決まっていることがあります。初めての相手には「ご利用が難しい場合はお知らせください」と一言添えておくと、当日になって入れないということを防げます。
商談・お問い合わせの相手への招待（資料を添えて）
既にやり取りのある相手へ
件名：【オンラインお打ち合わせのご案内】◯月◯日（◯）11:00〜／◯◯のご提案／株式会社◯◯
株式会社◯◯
◯◯様
いつもお世話になっております。株式会社◯◯の◯◯です。
先日はお電話でお時間をいただき、ありがとうございました。
お約束のお打ち合わせについて、参加方法をお送りします。
■日時：◯月◯日（◯）11:00〜12:00
■内容：◯◯のご提案と、お見積りの考え方のご説明
■参加URL：◯◯（ミーティングID：◯◯／パスコード：◯◯）
■事前資料：ご提案資料（添付）、導入事例（◯◯）
■当日の連絡先：◯◯（携帯：◯◯）
資料はお時間のあるときにご覧いただければ十分です。当日は画面でもお見せしながらご説明します。
どうぞよろしくお願いいたします。
Webからお問い合わせをいただいた、初めての相手へ
件名：【オンライン相談のご案内】◯月◯日（◯）15:00〜／株式会社◯◯
◯◯株式会社
◯◯様
はじめまして。株式会社◯◯の◯◯と申します。
このたびは弊社サイトよりご相談をお申し込みいただき、誠にありがとうございます。
ご希望の日時で、オンラインでのご相談をご用意しました。
■日時：◯月◯日（◯）15:00〜15:45
■内容：現在のご状況のお伺いと、◯◯のご紹介
■参加URL：◯◯
アプリがなくても、ブラウザから参加できる設定にしております。
■ご参考資料：サービス概要（◯◯）
■当日の連絡先：◯◯（電話：◯◯）
オンラインでの接続が難しい場合は、お電話でのご相談にも切り替えられます。その際は、当日お手元に上記の資料をご用意いただけると、同じ画面を見ながらお話しできます。
当日お話しできるのを楽しみにしております。
注意
資料を先に送っておくと、相手は当日までに検討を進められ、ツールがつながらず電話に切り替えたときも同じ資料を見ながら話せます。ブラウザ参加の可否は会議ツールの設定によるため、書く前に自分の設定を確かめてください。
初めての相手・オンラインに不慣れな相手へ
件名：オンライン面談のご案内（◯月◯日 15:00〜）
◯◯様
はじめまして。株式会社◯◯の◯◯と申します。
このたびはお時間をいただき、ありがとうございます。当日はオンラインでお話しできればと存じます。
■日時：◯月◯日（◯）15:00〜15:45
■参加方法：下記のURLを開くと参加できます。アプリをお持ちでない場合も、画面の案内に沿ってブラウザから参加できることがあります。
URL：◯◯
■当日の連絡先：◯◯（電話：◯◯）
事前に接続を試したい場合は、お気軽にお申し付けください。
当日お話しできるのを楽しみにしております。
不慣れな相手には、前日に一度、接続を試す時間を提案すると安心してもらえます。提案するときの文面は次のとおりです。
接続テストを提案するとき
件名：【接続確認のご提案】◯月◯日 オンライン面談の前に
◯◯様
いつもお世話になっております。株式会社◯◯の◯◯です。
◯月◯日のオンライン面談に先立ち、よろしければ事前に接続の確認をいたしませんか。
当日と同じURLに入っていただき、音声と画面が届くかを一緒に確かめます。
■候補：◯月◯日（◯）の11:00〜、または16:00〜（いずれも5分ほど）
■URL：当日と同じです（◯◯）
ご不要でしたら、ご返信には及びません。
どうぞよろしくお願いいたします。
複数の会社・参加者にまとめて案内するとき（説明会・勉強会）
件名：【オンライン説明会のご案内】◯月◯日（◯）14:00〜／◯◯について／株式会社◯◯
お申し込みいただいた皆さま
株式会社◯◯の◯◯です。
このたびは◯◯のオンライン説明会にお申し込みいただき、ありがとうございます。
当日の参加方法をお送りします。
■日時：◯月◯日（◯）14:00〜15:00（入室は13:50から）
■内容：◯◯のご紹介、質疑応答
■参加URL：◯◯（ミーティングID：◯◯／パスコード：◯◯）
■当日の連絡先：◯◯（電話：◯◯）
当日はカメラ・マイクをオフのままご参加いただけます。ご質問はチャット欄にお書きください。
このメールはお申し込みいただいた方へ一斉にお送りしています。
どうぞよろしくお願いいたします。
注意
社外の複数の方へ送るときは、宛先をBccにして、ほかの参加者のメールアドレスが見えないようにします。一斉送信だと宛名を一人ずつ書けないため、件名に会議名と日時を入れ、本文で「一斉にお送りしています」と断っておくと、受け取った人が戸惑いません。
社内向けの招待メール・予定表の招待
件名：【オンライン】◯◯プロジェクト週次ミーティング（毎週◯曜 10:00〜）
関係者各位
お疲れさまです。◯◯です。
◯◯プロジェクトの週次ミーティングを、今週から毎週◯曜日10:00〜10:30にオンラインで行います。予定表の招待もお送りしていますので、承諾をお願いします。
■参加URL：予定表の招待に記載（毎回同じURLです）
■議題：毎回前日までに共有シートに書き込んでください
■事前資料：共有フォルダ「◯◯／週次」
カメラは任意です。発言しないときはマイクをオフにしてください。
件名：【オンライン】◯◯の件 打ち合わせ（◯月◯日 16:00〜）
◯◯部長
お疲れさまです。◯◯です。
◯◯の件で、ご相談の時間をいただきたく、オンラインの打ち合わせをご用意しました。
■日時：◯月◯日（◯）16:00〜16:30
■ご相談したいこと：◯◯の進め方（判断をいただきたい点は資料の◯ページです）
■参加URL：予定表の招待に記載しております
ご都合が合わない場合は、別の時間をご指示いただければ調整いたします。
注意
社内なら、予定表の招待（Outlookやカレンダーの招待）にURLと議題を書いておけば、メールを別に送らなくても足ります。定例の進め方は定例会議の進め方にあります。
URL・日時を変えたときの再送 例文
件名：【URL変更】◯月◯日（◯）14:00〜 お打ち合わせの参加URLにつきまして
◯◯様
いつもお世話になっております。株式会社◯◯の◯◯です。
先日お送りした◯月◯日のお打ち合わせについて、参加URLを変更いたしました。
お手数をおかけし申し訳ございませんが、下記の新しいURLからご参加ください。
■日時：◯月◯日（◯）14:00〜15:00（変更なし）
■新しい参加URL：◯◯
ミーティングID：◯◯／パスコード：◯◯
※以前お送りしたURLは使用できません。
どうぞよろしくお願いいたします。
変えた項目を件名と本文の両方に書き、変えていない項目には「変更なし」と添えると、相手が古いメールと見比べずに済みます。日程そのものを変えてもらうお詫びは日程変更のお詫びメールを参照してください。
送る時期と、前日・当日の連絡
| 時期 | 送るもの | ポイント |
|---|---|---|
| 日程が決まったとき | 招待メール（この記事の例文）＋予定表の招待 | URLが決まっていればこの時点で入れる |
| 日程が先の場合、その間 | 資料や事例の共有（短いメール） | 約束から日が空くと関心が薄れるため、当日までに一度接点をつくる |
| 前日 | リマインド（URLを再掲） | 相手が招待メールを探さずに済む |
| 当日、開始直前 | 入れていない相手への電話・メール | 数分過ぎても入室がなければこちらから連絡 |
| 終了後 | お礼と、決まったことの共有 | 資料や録画を共有する場合はそのリンクも |
日程が先の会議ほど、相手の記憶から抜けやすくなります。前日のリマインドの文面はリマインドメールの例文、終わった後のお礼は打ち合わせのお礼メールにあります。
前日のリマインド（短く）
件名：【明日14:00〜】オンラインお打ち合わせのご確認／株式会社◯◯
◯◯様
いつもお世話になっております。株式会社◯◯の◯◯です。
明日のお打ち合わせについて、念のため参加方法を再掲いたします。
■日時：◯月◯日（◯）14:00〜15:00
■参加URL：◯◯（ミーティングID：◯◯／パスコード：◯◯）
■当日の連絡先：◯◯（携帯：◯◯）
明日はどうぞよろしくお願いいたします。
開始時刻を過ぎても相手が入室しないとき
件名：本日14:00〜のお打ち合わせにつきまして
◯◯様
株式会社◯◯の◯◯です。
本日14:00からのお打ち合わせの件で、ご連絡いたしました。
ただいまオンラインの会議に入ってお待ちしております。念のため参加URLを再度お送りしますので、下記からお入りください。
■参加URL：◯◯（ミーティングID：◯◯／パスコード：◯◯）
うまく入れない場合は、◯◯（携帯：◯◯）までお電話いただくか、お電話番号をお知らせいただければこちらからおかけします。
メールだけでは気づかれないこともあるため、あわせて電話もかけると確実です。相手を責める言い方にせず、「お待ちしております」と書きます。
つながらず電話に切り替えるとき
◯◯様
先ほどは接続がうまくいかず、失礼いたしました。
このあとはお電話でお話しさせていただければと存じます。◯◯（携帯：◯◯）から、◯◯様のお電話におかけしてもよろしいでしょうか。
資料は、先日お送りしたファイルの◯ページからご説明します。
招待メールを受け取ったときの返信 例文
件名：Re:【オンライン会議のご案内】◯月◯日（◯）14:00〜／◯◯の件
株式会社◯◯
◯◯様
いつもお世話になっております。株式会社◯◯の◯◯です。
参加方法のご案内をいただき、ありがとうございます。
◯月◯日（◯）14:00より、弊社からは◯◯と私の2名で参加いたします。
当日、接続に問題があった場合は、◯◯（携帯：◯◯）までご連絡ください。
どうぞよろしくお願いいたします。
受け取った側は、日時と参加人数、自分側の連絡先を返すと、主催者が準備しやすくなります。ツールが社内で使えない場合は、この返信で早めに伝えます。
そのまま足せる一言（場面別）
| 伝えたいこと | 一言の例 |
|---|---|
| カメラは任意 | カメラはオフのままでも差し支えございません。 |
| 待機室がある | 入室後、こちらから順にお入れしますので、少々お待ちください。 |
| 録画する | 議事の記録のため、録画させていただいてもよろしいでしょうか。 |
| 画面共有がある | 資料を画面に映しながらご説明しますので、パソコンでのご参加をおすすめします。 |
| 参加者を増やしてよい | ほかにご参加の方がいらっしゃいましたら、このURLをそのままお伝えください。 |
| URLの転送を控えてほしい | 参加URLは、ご参加の方以外への転送はお控えいただけますと幸いです。 |
| 時間を延ばしたくない | 恐れ入りますが、15:00で終了させていただきます。 |
よくある失敗
| 失敗 | 起きること | 防ぎ方 |
|---|---|---|
| 自動の招待文だけを送る | 何の会議か分からず、後回しにされる | 先頭に日時・目的を自分の言葉で書く |
| 日程調整の「Re:」のままURLを送る | 当日、相手がURLを探せない | 件名を付け直す |
| パスコードを書き忘れる | 相手が入室できず、開始が遅れる | URLとIDとパスコードを一か所にまとめる |
| 待機室の設定を伝えていない | 相手が入れていないと思い込む | 「待機室から順にお入れします」と書く |
| 社外の参加を許可していない | 相手が入れない | 送る前に別のアカウントで試す |
| 複数社に宛先（To）で一斉送信 | ほかの参加者のアドレスが見えてしまう | Bccで送る |
| 録画を当日いきなり始める | 相手が戸惑う | 招待メールか冒頭で了承を得る |
| 当日の連絡先がない | つながらないまま時間が過ぎる | 電話番号を本文に入れる |
送る前の確認チェックリスト
- 件名に「オンライン会議のご案内」と日時が入っている
- 本文の先頭に日時・目的・URL・連絡先がある
- URLを自分で開いて、正しい会議に入れることを確かめた
- 日時が予定表の招待と一致している
- パスコードや待機室の設定を相手に伝えている
- 社外の相手が参加できるよう、外部の参加を許可する設定になっている
- 事前資料を添付するか、共有リンクにするか決めた
- ツールが使えない場合の代わり（電話など）を書いた
- 複数社へ送るときは宛先をBccにした
- 録画する場合は、そのことを書いた
当日の会議の準備（音声・画面共有・録画の扱いなど）は会議の準備チェックリストにまとめています。
この記事の要点
- 件名に「オンライン会議のご案内」・日時・社名を入れる。
- 複数社へはBccで送り、「一斉にお送りしています」と添える。
- 自動の招待文の上に、日時・目的・URL・連絡先を自分の言葉で書く。
- 当日つながらないときの電話番号を必ず入れる。
- 社外には「ツールのご利用が難しい場合はお知らせください」と一言。商談は資料も添える。
- URLを変えたら件名に【URL変更】と書いて再送し、送る前にURLを自分で開いて確かめる。
FAQ
よくある質問
「【オンライン会議のご案内】◯月◯日（◯）14:00〜／◯◯の件／株式会社◯◯」のように、案内であること・日時・用件・社名を入れます。当日に相手が受信箱から探しやすくなります。
「◯月◯日のお打ち合わせは、Zoomで行わせていただきます。参加方法をお送りします」と書き出し、日時・議題・参加URL・ミーティングIDとパスコード・弊社参加者・当日の連絡先を箇条書きにします。最後に「当日つながらない場合は、上記の携帯までお電話ください」と添えます。
日時・議題・参加リンク・当日の連絡先を書き、「貴社の環境でTeamsのご利用が難しい場合は、別の方法をご用意しますので、お気軽にお知らせください」と添えます。社外の参加が許可されているかは、自社の設定も確認しておきます。
送れますが、本文の先頭に日時・目的・URL・連絡先を自分の言葉で書いておくほうが伝わります。自動の招待文は、その下に「参加情報」として貼ってください。
日程が決まったらすぐに送り、前日にリマインドを送ります。URLは前日のリマインドにも書いておくと、相手が探さずに済みます。
宛先をBccにして、ほかの参加者のアドレスが見えないようにします。宛名は「お申し込みいただいた皆さま」などとし、本文に「一斉にお送りしています」と書き添えます。
返信します。「ご案内ありがとうございます。◯月◯日14:00より、弊社からは2名で参加いたします」と日時と人数を伝え、当日の自分側の連絡先も書いておくと、主催者が準備しやすくなります。
件名に【URL変更】と日時を入れて新しいメールで送り、本文に新しいURLと「以前お送りしたURLは使用できません」を書きます。日時が変わっていなければ「変更なし」と添えます。