メール
議事録の送付メール 例文
確認依頼・社外・社内・修正版
議事録を送るメールは、会議の当日か翌営業日までを目安に送ります。書くことはどの会議の議事録か、決定事項とToDoの要点、内容に相違がないかの確認のお願いの三つです。短く送るなら、次の形で足ります。
「本日のお打ち合わせの議事録をお送りいたします。内容に相違がございましたら、◯月◯日（◯）までにお知らせいただけますでしょうか。」
このページでは、件名の付け方、書く項目のチェックリスト、場面別の例文、避けたい言い方、修正の指摘を受けたときのお礼とお詫びまでを並べました。議事録そのものの書き方は議事録の書き方とテンプレートを見てください。
結論
議事録の送付メールは①会議の名前と日時 ②決定事項とToDo（担当・期限）の要点 ③議事録の添付または保存場所 ④内容の確認のお願いと、相違を知らせてもらう期限で構成します。本文に要点を書いておくと、相手は添付を開かなくても何が決まったかが分かります。社内の議事録の保存場所や承認の手順は会社の決まりに従ってください。
結論：送るタイミングと短い例文
| 項目 | 書き方 |
|---|---|
| 送るタイミング | 会議の当日か翌営業日までが目安。社内で決まりがあればそれに従う |
| 必ず書くこと | 会議の名前と日時、決定事項とToDoの要点、確認のお願いと期限 |
| あると親切なこと | 相違がなければ返信は不要かどうか、次回の日程 |
件名：【議事録送付】◯月◯日（◯）◯◯お打ち合わせ（株式会社△△）
株式会社◯◯
◯◯様
お世話になっております。株式会社△△の□□です。
本日はありがとうございました。
お打ち合わせの議事録をお送りいたします。
内容に相違がございましたら、◯月◯日（◯）までにお知らせいただけますでしょうか。
相違がなければ、ご返信には及びません。
件名の付け方
| 場面 | 件名の例 |
|---|---|
| 社外の打ち合わせ | 【議事録送付】◯月◯日（◯）◯◯お打ち合わせ（株式会社△△） |
| 社内の会議 | 【議事録】◯月◯日 ◯◯会議 |
| 確認をお願いしたい | 【ご確認のお願い】◯月◯日 ◯◯会議 議事録（◯月◯日まで） |
| 修正版を送る | 【修正版】◯月◯日 ◯◯会議 議事録 |
| 欠席者に共有する | 【共有】◯月◯日 ◯◯会議の議事録（ご欠席の方へ） |
件名には会議の日付と名前を入れます。定例会議では同じ件名の形を続けると、あとで過去の議事録を探しやすくなります。
書く項目のチェックリスト
- 会議の名前・日時を書いたか
- 本文に決定事項とToDo（担当・期限）の要点を書いたか
- 議事録を添付したか、保存場所のURLを書いたか
- 相違を知らせてもらう期限と、相違がなければ返信不要かどうかを書いたか
- 出席者全員と、共有が必要な欠席者を宛先に入れたか
- 社外に送る議事録に社内だけの話や個人的なメモが残っていないか
- 人名・社名・数字・日付を資料や名刺と照らし合わせたか
Point
社外に送る議事録は、送る前に上司や同席した人に目を通してもらうと安心です。会議中の雑談や、社内向けに話した内容が残っていると、相手に誤解を与えることがあります。誰の確認を経て送るかは、会社の決まりに従ってください。
場面別の例文
初めて打ち合わせをした社外の相手へ
件名：【議事録送付】◯月◯日（◯）◯◯のお打ち合わせ（株式会社△△）
株式会社◯◯
◯◯部 ◯◯様
お世話になっております。株式会社△△の□□です。
本日はお忙しいところ、お打ち合わせのお時間をいただき、誠にありがとうございました。
本日の議事録をお送りいたします。
■決定事項
・◯◯は◯◯の方向で進める
■今後の対応
・弊社：◯月◯日（◯）までに◯◯をお送りする
・貴社：◯月◯日（◯）までに◯◯をご確認いただく
内容に相違がございましたら、◯月◯日（◯）までにお知らせいただけますでしょうか。
引き続き、どうぞよろしくお願いいたします。
注意
社外の相手には、ToDoを「弊社」「貴社」に分けて書くと、どちらが何をするかが一目で分かります。打ち合わせのお礼を中心にしたメールは打ち合わせのお礼メールにまとめています。
継続して打ち合わせをしている相手へ
件名：【議事録送付】◯月◯日（◯）定例お打ち合わせ
◯◯様
いつもお世話になっております。株式会社△△の□□です。
本日の定例お打ち合わせの議事録を添付いたします。
決定事項は◯◯の◯点です。次回は◯月◯日（◯）◯時からを予定しております。
相違がございましたら、お知らせください。
社内の定例会議の議事録を共有するとき
件名：【議事録】◯月◯日 ◯◯定例会議
◯◯会議の出席者各位
お疲れさまです。◯◯部の□□です。
本日の◯◯定例会議の議事録を共有します。
保存場所：共有フォルダ ＞ ◯◯ ＞ 議事録
■決定事項
・◯◯
■ToDo
・◯◯（担当：□□、期限：◯月◯日）
修正が必要な点があれば、◯月◯日（◯）までにお知らせください。
欠席した人に共有するとき
件名：【共有】◯月◯日 ◯◯会議の議事録（ご欠席の方へ）
◯◯さん
お疲れさまです。□□です。
◯月◯日の◯◯会議の議事録を共有します。
◯◯さんに関わるところでは、◯◯の担当を◯◯さんにお願いすることになりました。期限は◯月◯日です。
分からない点があれば、気軽に聞いてください。
欠席者には、議事録を送るだけでなくその人に関わる決定やToDoを本文で先に伝えます。欠席を伝える側のメールは会議の欠席メールにまとめています。
取り急ぎ要点だけ先に送るとき
件名：【要点のご共有】◯月◯日（◯）お打ち合わせ
◯◯様
お世話になっております。株式会社△△の□□です。
本日の議事録は◯月◯日（◯）にお送りする予定ですが、決定事項のみ先にお知らせいたします。
・◯◯は◯◯の方向で進める
・次回は◯月◯日（◯）
詳しい議事録は、あらためてお送りいたします。
修正版を送るとき
件名：【修正版】◯月◯日（◯）◯◯お打ち合わせ 議事録
◯◯様
お世話になっております。株式会社△△の□□です。
ご指摘いただいた箇所を修正し、議事録をお送りいたします。
修正箇所：決定事項の◯◯（誤：◯◯ 正：◯◯）
ご確認いただき、ありがとうございました。前にお送りしたものは破棄していただけますでしょうか。
注意
修正版はどこを直したかを本文に書き、ファイル名にも「修正版」や日付を入れます。前の版を消してもらうよう一言添えると、二つの版が残りにくくなります。
避けたい言い方
| 避けたい言い方 | 理由 | 言い換え |
|---|---|---|
| 議事録を送付させていただきます | 相手の許可を得る場面ではなく、回りくどくなる | 議事録をお送りいたします |
| 間違いがあったら直してください | 相手に修正の作業を求める言い方で、くだけた印象にもなる | 相違がございましたら、お知らせいただけますでしょうか |
| ご確認してください | 「ご〜する」は自分の動作に使う形 | ご確認ください |
| 必ず返信してください | 強い印象を与える | 恐れ入りますが、◯月◯日までにご返信いただけますと幸いです |
確認を頼む言い方は「ご確認のほど」の使い方にまとめています。
送ったあとのフォロー（お礼・お詫び）
相違の指摘を受けたときのお礼
◯◯様
お世話になっております。株式会社△△の□□です。
議事録をご確認いただき、ありがとうございます。
ご指摘の箇所を修正し、本日中にあらためてお送りいたします。
議事録の内容に大きな誤りがあったときのお詫び
件名：【訂正】◯月◯日お打ち合わせ議事録の誤りについて
◯◯様
お世話になっております。株式会社△△の□□です。
先日お送りした議事録に誤りがございました。
決定事項の◯◯は、正しくは◯◯です。
修正版を添付いたします。ご確認のお手間をおかけし、申し訳ございません。
注意
宛先を間違えて送ったときは、誤送信のお詫びメールの手順で対応します。
この記事の要点
- 議事録は会議の当日か翌営業日までを目安に送る。
- 件名に会議の日付と名前を入れる。
- 本文に決定事項とToDoの要点を書き、添付を開かなくても分かるようにする。
- 相違を知らせてもらう期限と、相違がなければ返信不要かどうかを書く。
- 社外に送る前に社内向けのメモが残っていないかを確かめる。
FAQ
よくある質問
会議の当日か翌営業日までを目安にすると、出席者の記憶があるうちに確認してもらえます。社内で決まりがある場合は、それに従ってください。すぐにまとめられない場合は、決定事項だけ先に送る方法もあります。
短い議事録なら本文に貼り付けると、相手はすぐに読めます。長い場合や保存しておく必要がある場合は、添付や共有フォルダにし、本文には決定事項とToDoの要点だけを書きます。
取引先との打ち合わせでは、決まったことを双方で確かめるために、確認をお願いすることがよくあります。「相違がございましたら、◯月◯日までにお知らせいただけますでしょうか」と、期限と、相違がなければ返信不要であることを書くと、相手の負担が減ります。
相違がなければ「議事録をお送りいただき、ありがとうございます。内容を確認いたしました」と短く返します。相違があれば、どこがどう違うかを具体的に書きます。返信不要と書かれていれば、返信しなくても構いません。