英語の電話を受けたときの取り次ぎフレーズ
簡単な定型句と日本語訳

取り次ぎの流れ

1. 01

   名乗る

   Thank you for calling ◯◯. This is □□ speaking.（お電話ありがとうございます。◯◯社の□□です）

2. 02

   名前を聞く

   May I have your name, please?（お名前を伺えますか）

3. 03

   誰あてか聞く

   Who would you like to speak to?（どなたあてのお電話でしょうか）

4. 04

   待ってもらう

   One moment, please.（少々お待ちください）

5. 05

   つなぐ／不在を伝える

   I'll put you through. ／ I'm afraid he is not available right now.（おつなぎします／あいにく今は電話に出られません）

6. 06

   切る

   Thank you for calling. Goodbye.（お電話ありがとうございました。失礼いたします）

電話に出たときの名乗り方は、日本語と同じく会社の決まりに従います。英語の電話が多い部署なら、決まった名乗りの一文を電話のそばに貼っておくと慌てずに済みます。

場面別の定型句と日本語訳

相手の名前・会社名を聞く

待ってもらう・つなぐ

担当者が出られないとき

伝言・折り返し

聞き取れない・英語に自信がないとき

場面別の会話例

担当者が在席していて、そのままつなぐ

You: Thank you for calling ABC Company. This is Tanaka speaking.
（お電話ありがとうございます。ABC社の田中です）
Caller: Hello, this is John Smith from XYZ. May I speak to Mr. Sato?
（XYZ社のジョン・スミスです。佐藤さんをお願いできますか）
You: Certainly. One moment, please. I'll put you through.
（かしこまりました。少々お待ちください。おつなぎします）

相手の名前が聞き取れなかった

Caller: This is ◯◯ from ◯◯.
You: I'm sorry, I didn't catch your name. Could you spell it, please?
（すみません、お名前が聞き取れませんでした。つづりを教えていただけますか）
Caller: S-M-I-T-H.
You: Thank you, Mr. Smith.
（ありがとうございます、スミス様）

担当者が会議中

Caller: May I speak to Ms. Suzuki?
You: I'm afraid she is in a meeting right now. Would you like to leave a message?
（あいにく鈴木はただいま会議中です。ご伝言を承りましょうか）
Caller: Yes, please ask her to call me back.
You: Sure. May I have your phone number, please?
（かしこまりました。お電話番号を伺えますか）

担当者が外出していて、戻る時間を伝える

You: He is out of the office now. He will be back at ◯ o'clock.
（ただいま外出しております。◯時に戻る予定です）
Caller: OK, I'll call back later.
You: Thank you. I'll tell him you called.
（ありがとうございます。お電話があったことを伝えておきます）

伝言を受けて復唱する

You: Let me repeat that. Your name is John Smith from XYZ, and your number is ◯◯◯. You'd like Mr. Sato to call you back. Is that correct?
（復唱します。XYZ社のジョン・スミス様、お電話番号は◯◯◯、佐藤から折り返しのお電話をご希望ですね。お間違いありませんか）
Caller: Yes, that's right.
You: Thank you. I'll make sure he gets your message.
（ありがとうございます。必ず申し伝えます）

英語が続かず、話せる人に代わる

You: I'm sorry, my English is not very good. One moment, please. I'll get someone who speaks English.
（申し訳ありません、英語が得意ではありません。少々お待ちください。英語の話せる者に代わります）

話せる人がいないので、メールをお願いする

You: I'm sorry, no one who speaks English is available right now. Could you send us an email, please? Our address is ◯◯.
（申し訳ありません、ただいま英語の話せる者がおりません。メールでお送りいただけますか。アドレスは◯◯です）

メモ・確認の項目

• 相手の名前のつづり（聞き取れなければスペルを聞く）
• 相手の会社名と、どの国・地域からの電話か（時差がある場合の折り返しのため）
• 誰あての電話か
• 用件（わからなければ「about ◯◯」の単語だけでも書き取る）
• 折り返し先の電話番号（国番号から）とメールアドレス
• 数字・つづりを復唱して確かめたか

数字やアルファベットは、言い間違い・聞き間違いが起きやすいところです。メモは英語のまま書き、担当者に渡すときに日本語の要点を添えると、伝言の内容がずれにくくなります。伝言メモの形は電話の取り次ぎ 例文を使ってください。

避けたい言い方

完璧な英語でなくても、please を付け、ゆっくり話すだけで丁寧な印象になります。わからないまま推測で返事をするより、聞き返すほうが間違いが起きません。

電話の後のフォロー

担当者が折り返すとき、電話で聞き取った内容をメールで確かめておくと安心です。担当者がメールで送る場合の短い文例です。

Dear Mr. Smith,

Thank you for calling us today.
（本日はお電話をありがとうございました）
I'm sorry I missed your call.
（電話に出られず失礼いたしました）
Regarding ◯◯, ◯◯.
（◯◯の件について、◯◯）

Best regards,
Taro Sato

電話に出られなかったときのお詫びの考え方は、日本語の電話に出られなかったときの折り返しと同じです。英語のビジネスメッセージの例はクリスマスメッセージ例文（ビジネス）にもあります。