お詫び
数量違いのお詫びメール 例文
数量不足・過剰・すぐ送れない・同封漏れ
届けた数が足りない、多すぎる、付属品や書類を入れ忘れた。どれも品物そのものは正しいのに、相手の手元で数を数え直したり、問い合わせたりする手間を生みます。お詫びのメールでは、注文の数と届いた数を並べて書き、足りない分をいつ届けるか、多い分をどう扱うかをはっきり示します。相手から指摘された場合は、確かめてくれたことへのお礼から入ります。このページでは件名の例、チェックリスト、不足・過剰・付属品・書類の入れ忘れなど場面別の例文を並べました。違う品を送った場合は誤発送・誤配送のお詫びを見てください。
結論
数量違い・同封漏れのお詫びは①お詫び ②注文の数と届いた数（または、入っていなかった物） ③不足分・漏れた物を届ける日と方法 ④多い分の扱い（返送か、そのままか） ⑤再発防止の一言で書きます。相手に数え直しや返送をお願いするときは、手間と費用をこちらで持つ形にします。
結論：いつ・どの手段で・何を書くか
| 項目 | 目安 |
|---|---|
| いつ | 気づいた日、または指摘を受けた日のうちに |
| どの手段で | 取引先で作業に影響する場合は電話のあとメール。通販のお客様はメール |
| 謝罪 | 数の誤り・入れ忘れへのお詫びを冒頭に |
| 事実 | 品名ごとに「注文数」と「届いた数」、または入っていなかった物 |
| 原因 | 「梱包時の確認不足により」など一文で |
| 対応 | 不足分の発送日、多い分の扱い、書類の再送方法 |
| 再発防止 | 梱包時の数量確認・同封物の確認をどう改めるか |
場面ごとに、本文の中心に置くことが変わります。
| 場面 | 本文の中心に置くこと | 例文 |
|---|---|---|
| 数が足りない（すぐ送れる） | 不足数と、発送日・届く見込み | 通販のお客様へ／初めての取引先へ |
| 数が足りない（すぐ送れない） | 届けられる日と、それまでの代わりの案 | 納期の猶予をお願いする |
| 原因が分からない | 受け取りとお詫び、確認の結果を伝える日 | 原因を調べている間の第一報 |
| 数が多い（取引先） | 引き取りの日と、請求はご注文数どおりであること | 継続取引の相手へ |
| 数が多い（通販のお客様） | 着払いでの返送のお願いと返送先 | 返送をお願いする |
| 付属品・書類の入れ忘れ | 入っていなかった物と、届ける方法 | 付属品／納品書 |
そのまま送れる短い例文です。
件名：【お詫び】ご注文商品の数量不足について（ご注文番号◯◯）
◯◯様
◯◯ショップの□□でございます。
ご注文いただいた「◯◯」は三個のところ、二個しかお入れしておりませんでした。誠に申し訳ございません。
不足している一個を本日発送いたします。追加の送料はかかりません。
梱包時の数量確認を改め、再発防止に努めます。
件名の付け方
| 場面 | 件名の例 |
|---|---|
| 数量が足りない | 【お詫び】ご注文商品の数量不足について（ご注文番号◯◯） |
| 数量が多い | 【お詫び】◯月◯日納品分の数量相違について |
| 付属品の入れ忘れ | 【お詫び】◯◯の付属品同封漏れと追加発送のご連絡 |
| 納品書・請求書の入れ忘れ | 【お詫び】納品書の同封漏れについて |
| 指摘を受けて返信する | Re: 数量について／【お詫び】数量不足の件 |
| 急ぎ | 【至急・お詫び】◯◯の不足分を本日お届けします |
相手からのメールに返信する場合は、相手の件名を残したまま返すと、やり取りがまとまって追いやすくなります。
書く項目のチェックリスト
- 品名ごとに注文数と届いた数を並べて書いたか
- 不足分の発送日・届く見込み・送料はこちら負担を書いたか
- 多く送った場合、返送をお願いするのか、そのままでよいのかを書いたか
- 返送をお願いする場合、返送方法（着払い・引き取り）を書いたか
- 入れ忘れた物が付属品・説明書・書類のどれかを具体的に書いたか
- 書類の入れ忘れは、PDFで先に送れるかを確かめたか
- 指摘を受けた場合、確かめてくれたことへのお礼を書いたか
Point
相手から「足りない」と連絡を受けたときは、こちらの記録を確かめる前に疑う書き方をしないようにします。「当方では正しく梱包したはずですが」と書くと、相手を疑っているように受け取られます。確認に時間がかかるときは、まず受け取りとお詫びを返し、確認の結果を改めて伝えます。
場面別の例文
通販のお客様へ（数量不足・相手からの指摘に返信）
件名：Re: 届いた商品の数について
◯◯様
◯◯ショップの□□でございます。
ご連絡いただき、誠にありがとうございます。確認いたしましたところ、ご注文の「◯◯」五個のうち、四個しかお入れしておりませんでした。ご不便をおかけし、誠に申し訳ございません。
不足している一個を本日発送いたしました。◯月◯日頃にお届けの予定です。送料はかかりません。
お手数をおかけしたうえに、ご確認までいただき、ありがとうございました。
数を確かめて知らせてくれたことへのお礼の言い方はご指摘ありがとうございますにまとめています。
初めて取引する相手へ（数量不足）
件名：【お詫び】◯月◯日納品分の数量不足について
株式会社◯◯
◯◯部 ◯◯様
このたびは初めてのご発注をいただき、誠にありがとうございます。株式会社△△の□□と申します。
◯月◯日に納品いたしました品のうち、「◯◯」の数量が不足しておりました。初めてのお取引でご迷惑をおかけし、誠に申し訳ございません。
・ご注文数：◯◯個
・納品数：◯◯個
・不足数：◯◯個
不足分は◯月◯日午前中にお届けいたします。不足分の納品書は、その際に同封いたします。
梱包時に数量を二人で確かめる手順に改め、再発を防ぎます。
不足分をすぐに送れないとき（取引先へ・納期の猶予をお願いする）
件名：【お詫び】◯月◯日納品分の数量不足と不足分の納品日について
株式会社◯◯
◯◯部 ◯◯様
いつもお世話になっております。株式会社△△の□□です。
◯月◯日に納品いたしました「◯◯」が、ご注文の数に◯個足りておりませんでした。誠に申し訳ございません。
不足分をすぐにお届けしたいところですが、在庫を切らしており、次の入荷が◯月◯日の予定です。入荷しだい発送し、◯月◯日までにお届けいたします。
恐れ入りますが、それまでお待ちいただけますでしょうか。
お急ぎの場合は、手元にある分を先にお届けする方法や、代わりの品のご提案もいたします。ご都合をお聞かせいただけますと幸いです。
すぐに送れないときは、「いつ届けられるか」と「待てない場合の案」を一緒に出します。待つかどうかを決めるのは相手なので、「お待ちいただけますでしょうか」と問いかける形にします。
不足分をすぐに送れないとき（通販のお客様へ）
件名：【お詫び】ご注文商品の不足分のお届けについて（ご注文番号◯◯）
◯◯様
◯◯ショップの□□でございます。
ご注文の「◯◯」が◯個足りない状態でお届けしておりました。誠に申し訳ございません。
不足分は現在在庫がなく、◯月◯日頃の入荷後すぐに発送いたします。送料はかかりません。
お待ちいただくのが難しい場合は、不足分のご返金にも対応いたします。ご希望をこのメールへのご返信でお知らせください。
返金で対応できるかどうか、その手続きは会社の決まりに従ってください。案として示せない場合は、この一文を外します。
原因がまだ分からないとき（第一報）
件名：Re: 納品数について
◯◯様
お世話になっております。株式会社△△の□□です。
「◯◯」の数が足りないとのご連絡をいただき、ありがとうございます。ご不便をおかけし、申し訳ございません。
ただいま出荷の記録と倉庫の在庫を確認しております。◯月◯日◯時までに、確認の結果と今後のご対応をご連絡いたします。
お急ぎでご入用の場合は、確認の結果を待たずに不足分をお届けすることもできますので、お申し付けください。
原因が分からないうちは、どちらの誤りかを書かず、確認の結果を伝える日時を約束します。相手の作業を止めないよう、先に届ける選択肢も示します。
継続して取引している相手へ（数量が多かった）
件名：【お詫び】◯月◯日納品分の数量相違について
◯◯様
いつもお世話になっております。株式会社△△の□□です。
◯月◯日に納品した「◯◯」を、ご注文より多くお届けしておりました。お手元で数が合わず、ご確認のお手間をおかけしたことと存じます。大変申し訳ございません。
・ご注文数：◯◯個
・納品数：◯◯個（◯個多く納品）
多くお届けした分は、◯月◯日の次回納品の際に引き取らせてください。それまでは保管していただけますと幸いです。ご請求はご注文数どおりの金額でお送りいたします。
多く送った分の扱いは、返送か引き取りか、相手の保管が負担にならないかを考えて決めます。請求をどうするかも一言書いておくと、相手の経理が迷いません。
通販のお客様へ（数量が多かった・返送をお願いする）
件名：【お詫び】ご注文商品の数量相違と返送のお願い（ご注文番号◯◯）
◯◯様
◯◯ショップの□□でございます。
◯月◯日にお送りした「◯◯」を、ご注文より◯個多くお入れしておりました。お手元で数が合わず、ご確認のお手間をおかけし、誠に申し訳ございません。
お手数をおかけして恐縮ですが、多くお届けした分を着払いでご返送いただけますでしょうか。送料はこちらで負担いたします。代金はご注文数の分のみ頂戴します。
【返送先】
〒◯◯◯-◯◯◯◯ ◯◯県◯◯市◯◯
◯◯ショップ 返品係（担当：□□）
電話：◯◯-◯◯◯◯-◯◯◯◯
ご返送が難しい場合は、集荷の手配もいたしますので、お知らせください。
付属品・説明書を入れ忘れたとき
件名：【お詫び】◯◯の付属品同封漏れと追加発送のご連絡
◯◯様
◯◯ショップの□□でございます。
◯月◯日にお送りした「◯◯」に、付属の「専用ケーブル」をお入れしておりませんでした。これがないとお使いいただけず、大変ご不便をおかけしております。誠に申し訳ございません。
専用ケーブルを本日発送いたしました。◯月◯日頃にお届けの予定です。
取扱説明書は、こちらのページからもご覧いただけます。
◯◯（説明書のページの案内）
納品書・請求書を入れ忘れたとき
件名：【お詫び】納品書の同封漏れについて
◯◯様
お世話になっております。株式会社△△の□□です。
◯月◯日にお届けした荷物に、納品書を同封しておりませんでした。ご確認のお手間をおかけし、申し訳ございません。
納品書をPDFで本メールに添付いたします。原本は本日郵送いたしますので、◯月◯日頃にお手元に届く予定です。
原本が必要ない場合は、お知らせいただけますと幸いです。
注意
請求書の金額や宛名そのものに誤りがあった場合は請求書の間違いのお詫びの書き方を使います。書類の送付状は送付状の書き方を参考にしてください。
急ぎの品が足りなかったとき
件名：【至急・お詫び】◯◯の不足分を本日お届けします
◯◯様
お世話になっております。株式会社△△の□□です。
お電話でもお伝えいたしましたが、明日の会場設営でお使いになる「◯◯」が、ご注文より◯個少なく届いておりました。直前の時期にご心配をおかけし、誠に申し訳ございません。
不足分は本日◯時ごろ会場へお持ちいたします。搬入口と受け取りの方のお名前をお知らせいただけますでしょうか。到着が遅れそうな場合は、その時点でお電話いたします。
前のお詫びで伝えた数を訂正するとき
件名：【訂正】先ほどお送りした不足数について
◯◯様
株式会社△△の□□です。
先ほどのメールで、不足数を「二個」とお伝えいたしましたが、正しくは「三個」でした。重ね重ね申し訳ございません。
不足している三個はすべて、本日発送いたします。
書面で送る詫び状の例
取引先に、不足分と一緒に書面を添える場合の例です。メールでのお詫びを済ませたうえで、品物に同封します。
拝啓 時下ますますご清栄のこととお慶び申し上げます。平素は格別のお引き立てを賜り、厚く御礼申し上げます。
さて、◯月◯日に納品いたしました「◯◯」につきまして、弊社の梱包時の確認不足により、ご注文の数量に◯個不足しておりました。貴社にご迷惑をおかけしましたことを、深くお詫び申し上げます。
つきましては、不足分の◯個を本便にてお届けいたしますので、ご査収くださいますようお願い申し上げます。
今後は出荷前の数量確認を改め、同様の誤りを起こさぬよう努めてまいります。何とぞ今後とも変わらぬお引き立てを賜りますよう、お願い申し上げます。
不足分のお届けにあわせ、書面にてお詫び申し上げます。
敬具
頭語と結語、時候の挨拶の組み合わせはお詫びの言葉の使い分けもあわせて確かめてください。
言ってはいけない・避けたい言い方
| 避けたい言い方 | 理由 | 言い換え |
|---|---|---|
| 当方では正しく梱包したはずですが | 相手を疑っているように聞こえる | 確認いたしますので、少しお時間をいただけますでしょうか |
| たった一個のことで | 相手の不便を小さく扱っている | （書かない） |
| 多い分は差し上げますので | 相手の在庫や経理の処理を考えていない | 多くお届けした分は、引き取りに伺います。そのままお使いいただく場合はお知らせください |
| ご確認させていただいたところ | 自分の動作に「させていただく」を重ねてくどい | 確認いたしましたところ |
| 不足分は追ってお送りします | いつ届くのかが分からない | 不足分を本日発送し、◯月◯日頃にお届けの予定です |
| お詫びとして今回は値引きいたします | 数の誤りを直す前に値引きで済ませようとしているように見える | 不足分を◯月◯日にお届けします（値引きなどは社内で決めてから別に相談） |
Point
値引きやお詫びの品は、先に出さないようにします。相手がまず知りたいのは、正しい数がいつ揃うかです。埋め合わせをするかどうかは会社の決まりに従って決め、伝える場合も、数の誤りへの対応を書いたあとにします。
お詫びの言葉の強さの選び方はお詫びの言葉の使い分けにまとめています。
後日のフォロー（お礼・お詫び）
不足分が届いたころに
◯◯様
◯◯ショップの□□でございます。
不足していた「◯◯」は、お手元に届きましたでしょうか。このたびはご不便をおかけし、誠に申し訳ございませんでした。
何かございましたら、お気軽にお申し付けください。
多い分の返送を受け取ったとき
◯◯様
多くお届けしていた「◯◯」を、本日受け取りました。保管とご返送のお手間をおかけし、誠にありがとうございました。
今後は梱包時の確認を徹底いたします。引き続きよろしくお願いいたします。
この記事の要点
- 数量違いは品名ごとに注文数と届いた数を並べて書く。
- 不足分は発送日と届く見込みを示し、送料はこちらで持つ。
- 多く送った分は引き取りか返送か、請求の扱いもあわせて書く。
- 書類の入れ忘れはPDFで先に送り、原本を郵送する。
- 指摘を受けたら相手を疑わず、お礼から入る。
FAQ
よくある質問
まず連絡へのお礼と、ご不便へのお詫びを返し、「確認いたしますので少しお時間をいただけますでしょうか」と伝えます。相手を疑う書き方は避けます。確認の結果、こちらに誤りがなかった場合の伝え方や、不足分を送るかどうかは、会社の決まりに従って決めてください。
相手にとっては在庫や経理の処理が増えることもあるため、勝手に「差し上げます」とせず、引き取りや返送の段取りを示します。そのまま使ってもらうかどうか、その場合の請求の扱いは、会社の決まりに従い、相手の了承を得てから決めます。
取引先で作業や納期に影響が出る場合は、まず電話で伝え、内容をメールで残します。通販のお客様には、注文のやり取りに使っているメールで連絡します。どちらの場合も、数と対応を文字で残しておくと、後の行き違いを防げます。
届けられる日を示し、「お待ちいただけますでしょうか」と相手の了承を求めます。待てない場合の案（手元の分を先に届ける、代わりの品、不足分の返金など）を、会社として出せる範囲で添えます。
必ず要るものではありません。取引先で、誤りが重なった場合や相手の業務に影響が出た場合は、不足分に書面の詫び状を同封すると、改めてお詫びの気持ちが伝わります。
最も早く届く方法で付属品を送り、届く日時を伝えます。説明書の入れ忘れなら、ウェブで見られるページがあれば先に案内します。急ぎの事情がある取引先には、電話で状況を聞いてから対応を決めます。
相手が原本を必要とするかどうかによります。PDFを先に送り、「原本が必要ない場合はお知らせください」と添えて、相手の希望に合わせるのが確実です。