会社の謝罪文の例文
取引先・お客様・お知らせ別の書き方

まず決める：誰に、何で、誰の名前で出すか

誰の名前で出すか、どこまで公表するかは会社の決まりに従います。広報・法務・経営層の確認が要る会社もあるので、文面を作る人は早めに社内の承認の流れを確かめておきます。

謝罪文の構成（個別あて・お知らせ共通）

③の事実は、いつ・どこで・誰が・何を・なぜ・どのようにを一つずつ埋めると抜けが出ません。分からない項目は空けずに「確認中」と書きます。

取引先・お客様へ会社として送る謝罪文の例文

取引先へのメール（納品物の誤り）

件名：◯◯の数量誤りのお詫び（株式会社◯◯）

株式会社◯◯
◯◯部　◯◯様

いつもお世話になっております。株式会社◯◯の◯◯でございます。
先ほどはお電話にて失礼いたしました。

このたびは、◯月◯日にお届けいたしました◯◯につきまして、数量に誤りがございました。
ご注文◯個のところ、◯個のみのお届けとなっておりました。
◯◯様には多大なご迷惑をおかけしましたことを、深くお詫び申し上げます。

不足分の◯個は本日◯時に発送し、明日◯時までにお届けいたします。
原因は、出荷時の数量確認を一人で行っていたことにございました。
本日より、出荷前の確認を二人で行う手順に改めております。

このたびは誠に申し訳ございませんでした。
今後このようなことのないよう努めてまいりますので、引き続きよろしくお願い申し上げます。

取引先へのメール（請求書の誤り）

件名：◯月分ご請求書の金額誤りのお詫びと再発行について

株式会社◯◯
経理部　◯◯様

いつもお世話になっております。株式会社◯◯の◯◯でございます。
◯月◯日にお送りいたしました◯月分のご請求書におきまして、金額に誤りがございました。
お手数をおかけし、誠に申し訳ございません。

正しいご請求金額は◯◯円でございます。訂正したご請求書を本メールに添付いたしました。
先にお送りしたご請求書は、お手数ですが破棄してくださいますようお願いいたします。

今後は、発行前に担当者以外の者が金額を確認するよう改めてまいります。
このたびは大変失礼いたしました。

お客様への個別のお詫び（お預かりした品の破損）

◯◯様

このたびは、お預かりしておりました◯◯を、弊社の取り扱いの不注意により破損してしまいました。
大切なお品物をお預かりしながら、このような事態を招きましたことを、心よりお詫び申し上げます。

今後の対応につきましては、修理、または同等の品のご用意のいずれかにて対応させていただきたく存じます。
ご希望をお聞かせいただけましたら、担当の◯◯が改めてご連絡いたします。

弊社では、お預かり品の受け渡しの際に、状態を確認する手順を加えました。
重ねまして、このたびは誠に申し訳ございませんでした。

株式会社◯◯　◯◯店　店長　◯◯

弁償や補償の内容は、社内で決まってから書きます。決まる前に「全額お支払いします」などと書くと、後で変えられません。決まっていない段階では「対応についてご相談させてください」とします。

取引先への封書の詫び状（大きな迷惑をかけたとき）

拝啓　このたびは、弊社の◯◯により、貴社に多大なるご迷惑をおかけいたしましたことを、心より深くお詫び申し上げます。

◯月◯日に納品いたしました◯◯におきまして、◯◯の不備がございました。貴社の◯◯のご予定にまで影響を及ぼしましたことは、弊社の管理の不行き届きによるものであり、その責任を重く受け止めております。

現在、該当の◯◯はすべて回収し、◯月◯日までに再納品いたします。あわせて、社内の確認の手順を見直し、出荷前の検査を責任者が行う体制に改めました。

本来であれば拝眉のうえお詫び申し上げるべきところ、まずは書中にてお詫び申し上げます。
今後とも変わらぬご高配を賜りますよう、伏してお願い申し上げます。
敬具

令和◯年◯月◯日
株式会社◯◯
代表取締役　◯◯

株式会社◯◯
代表取締役　◯◯様

部署を代表してのお詫び（担当者のミス）

株式会社◯◯
◯◯部　◯◯様

いつも大変お世話になっております。株式会社◯◯　◯◯部長の◯◯でございます。
このたびは、弊社◯◯部の◯◯が◯◯の件でご迷惑をおかけしましたことを、部を代表して深くお詫び申し上げます。

担当者任せにしていた確認を、今後は私も行うことといたしました。
今後の窓口は引き続き◯◯が務めますが、何かございましたら私にも直接ご連絡くださいますようお願い申し上げます。

重ねてお詫び申し上げます。

社内向けの短いお詫び（上司・他部署へ）

◯◯部長

本日の◯◯の件、私の確認不足により、◯◯部の皆様にご迷惑をおかけしました。申し訳ございません。
先方へは◯時に電話でお詫びし、不足分は本日発送する手配を済ませました。
今後は出荷前に◯◯さんと二人で確認いたします。
経緯をまとめたものを明日の午前中にお送りします。

上司へのお詫びは、謝罪と同じくらい「もう手を打ったこと」と「次の報告の時期」を入れると、相手が判断しやすくなります。詳しくは上司への謝罪にまとめています。

ホームページ・店頭に出すお詫びのお知らせの例文

第一報（原因が分かっていないとき）

◯◯に関するお詫びとお知らせ

このたび、弊社が提供する◯◯におきまして、◯◯が発生していることを確認いたしました。
お客様には多大なご迷惑とご心配をおかけしておりますことを、深くお詫び申し上げます。

■発生を確認した日：◯月◯日
■影響の範囲：◯◯をご利用のお客様の一部（現在確認中）
■お客様へのお願い：◯◯をお控えくださいますようお願いいたします。

原因と影響の範囲は現在調査中です。判明しだい、本ページにてお知らせいたします。

令和◯年◯月◯日
株式会社◯◯

商品の不具合と交換のお知らせ

◯◯（品番◯◯）の不具合に関するお詫びと交換のお知らせ

平素より弊社製品をご愛用いただき、誠にありがとうございます。
このたび、弊社が◯月◯日から◯月◯日までに販売いたしました◯◯の一部に、◯◯の不具合があることが判明いたしました。
お客様には多大なご迷惑とご心配をおかけしておりますことを、深くお詫び申し上げます。

■対象商品：◯◯（品番◯◯、製造番号◯◯〜◯◯）
■対象商品の見分け方：本体裏面の製造番号をご確認ください。
■お客様へのお願い：対象商品をお持ちのお客様は、ご使用を中止し、下記窓口までご連絡ください。新しい商品と無償で交換いたします。
■原因：製造工程における◯◯の確認が不十分であったことによるものです。
■今後の対策：出荷前の検査項目に◯◯を加え、全数を確認する体制に改めました。

【お問い合わせ窓口】◯◯お客様窓口　電話：◯◯　受付時間：◯時〜◯時（◯曜日を除く）

令和◯年◯月◯日
株式会社◯◯

価格や内容の表示の誤り

◯◯の価格表示の誤りについてのお詫び

弊社ウェブサイトにおいて、◯月◯日から◯月◯日まで、◯◯の価格を誤って表示しておりました。
ご利用のお客様にご迷惑をおかけしましたことを、深くお詫び申し上げます。

■誤って表示していた内容：◯◯
■正しい内容：◯◯
■該当期間にご注文いただいたお客様へ：ご注文の扱いについて、◯月◯日までに個別にご連絡いたします。

掲載前の確認手順を見直し、再発の防止に努めてまいります。

誤った表示で注文を受けていた場合、その注文をどう扱うかは会社の決まりと個別の事情で変わります。お知らせでは扱いを断定せず、「個別にご連絡いたします」として、窓口で一件ずつ対応する形が無難です。

配送の遅れ（一斉のお知らせ）

◯◯の配送遅延についてのお詫び

◯月◯日以降にご注文いただいた◯◯につきまして、出荷作業が遅れており、お届けまでにお時間をいただいております。
お待ちいただいているお客様には、大変ご迷惑をおかけしておりますことを、心よりお詫び申し上げます。

現在、◯月◯日までにご注文いただいた分の出荷を進めております。出荷の際には、発送のお知らせをメールでお送りいたします。
ご注文のキャンセルをご希望の場合は、下記窓口までご連絡ください。

従業員の不適切な対応

弊社店舗における不適切な対応についてのお詫び

◯月◯日、弊社◯◯店において、従業員がお客様に対して不適切な対応を行ったことが判明いたしました。
ご迷惑をおかけしたお客様、ならびにご心配をおかけした皆様に、深くお詫び申し上げます。

該当のお客様には、個別にお詫びを申し上げております。
弊社では、全従業員を対象に接客の指導を改めて行うとともに、お客様からのご意見を店長がその日のうちに確認する仕組みを設けました。
今後、このようなことがないよう、従業員一同、信頼の回復に努めてまいります。

従業員の個人名や処分の内容は、お知らせに書くかどうかを会社の決まりに従って判断します。お知らせの目的はお詫びと再発防止の説明なので、個人を責める書き方は避けます。

お客様の情報を含むメールの誤送付

お客様情報を含むメールの誤送付についてのお詫び

◯月◯日、弊社からお送りした◯◯のご案内メールにおいて、送信の設定に誤りがあり、一部のお客様のメールアドレスが、ほかの受信者に表示される状態で送信されていたことが判明いたしました。
お客様の大切な情報をお預かりする立場でありながら、このような事態を招きましたことを、深くお詫び申し上げます。

■対象：◯月◯日◯時ごろに送信した「◯◯のご案内」を受け取ったお客様
■表示された情報：メールアドレス（お名前・ご住所などは含まれておりません）
■お願い：該当のメールを受け取られた方は、お手数ですが削除してくださいますようお願いいたします。

今後は、一斉送信の際に送信前の確認を二人で行う手順に改め、再発の防止に努めてまいります。

個人情報が関わる場合、法令上の報告や本人への通知が必要になることがあります。お知らせを出す前に、社内の担当部署や専門家に確認してください。一斉送信の宛先の設定についてはメール誤送信のお詫びも参考になります。

続報（調査結果のご報告）

【続報】◯◯に関するお詫びとお知らせ（調査結果のご報告）

◯月◯日にお知らせいたしました◯◯につきまして、調査の結果をご報告いたします。
改めまして、お客様には多大なご迷惑とご心配をおかけしましたことを、深くお詫び申し上げます。

■原因：◯◯
■影響の範囲：◯◯
■対応の状況：対象のお客様へのご連絡を◯月◯日までに終えました。
■再発防止策：◯◯

本件に関するお問い合わせは、引き続き下記窓口にて承ります。

店頭に掲示する短いお詫び

お客様各位

本日、◯◯の不具合のため、◯◯の販売を休止しております。
ご来店いただいたお客様には、大変ご迷惑をおかけし、誠に申し訳ございません。
再開の日程は、決まりしだい店頭とホームページでお知らせいたします。

◯◯店　店長

結びの一文の例（文書別）

結びはお詫びを一回、今後の姿勢を一回にすると締まります。お詫びの言葉を何度も重ねるより、対応と再発防止を具体的に書くほうが伝わります。お詫びの言い回しの言い換えはお詫びの言葉の言い換えにまとめています。

件名・タイトルの付け方

件名には何についてのお詫びかを必ず入れます。「お詫び」「重要なお知らせ」だけでは、自分に関係があるかどうか読む人が判断できません。続報には【続報】や「第二報」と付け、前のお知らせと並べたときに順番が分かるようにします。

避けたい言い方とよくある失敗

送る前・公表する前のチェックリスト

• 一文目で謝っているか（経緯の説明から始めていないか）
• いつ・どこで・何が・どの範囲で起きたかが分かるか
• 相手にしてほしいことと会社がすることが具体的に書いてあるか
• 確認できた事実と、調査中のことを分けて書いているか
• 原因を他社・相手・従業員個人のせいにする書き方になっていないか
• 再発防止が「何をどう変えるか」まで書いてあるか
• 連絡先・担当者名（お知らせなら受付時間）が書いてあるか
• 宛名・社名・敬称・日付に誤りがないか
• 補償や返金に触れる場合、社内で決まった内容だけを書いているか
• 法令上の届出や本人への通知が必要かどうかを担当部署・専門家に確認したか
• 社内の承認を経たか（誰の名前で出すかは会社の決まりに従う）
• 社内で問い合わせへの答え方をそろえたか

出したあとのフォロー

◯◯に関する対応完了のお知らせ

◯月◯日にお知らせいたしました◯◯につきまして、対象のお客様への交換の対応を終了いたしました。
ご不便をおかけしたお客様、ならびにご協力いただいた皆様に、心より感謝申し上げます。
改めまして、このたびは多大なご迷惑をおかけし、誠に申し訳ございませんでした。

再発防止策の書き方は再発防止策の書き方、相手からお詫びへの返信が届いたときの返し方はお詫びメールへの返信にまとめています。