メール
メールの署名の書き方と例
社外・社内・シンプル・イベント担当
メールの署名は、会社名・部署・名前・連絡先を本文の最後にまとめたものです。社外向けには住所・電話番号・メールアドレス・URLまで、社内向けには部署・名前・内線番号程度で足ります。本文と区別できるよう、上下を区切り線で囲むと見やすくなります。このページでは、社外向け・社内向け・シンプル・イベント担当者の署名をコピーして使える形で並べ、入れる項目や返信時の簡略版の使い分けをまとめました。署名の手前に書く結びの言葉はメールの締めの言葉を見てください。
結論
署名は①会社名 ②部署・役職 ③名前 ④住所 ⑤電話番号 ⑥メールアドレス ⑦URLの順に並べるのが基本の形です。相手がメールから電話をかける、郵送する、会社を調べるときに必要な情報を、一か所にまとめておくのが目的です。社外向け・社内向け・返信用の簡略版など、いくつか用意して使い分けると便利です。
署名に入れる項目
| 項目 | 社外向け | 社内向け | 書き方のポイント |
|---|---|---|---|
| 会社名 | 入れる | 省いてよい | 正式名称で。「株式会社」を略さない |
| 部署・役職 | 入れる | 入れる | 相手が宛名を書くときに使う |
| 名前 | 入れる | 入れる | 読みにくい名前はふりがなかローマ字を添える |
| 住所 | 入れる | 省いてよい | 郵便番号から。ビル名・階数まで |
| 電話番号 | 入れる | 内線番号 | 代表番号か直通かを書き分ける |
| メールアドレス | 入れる | 省いてよい | 転送されたときにも連絡先が分かる |
| URL | 入れる | 省いてよい | 会社のサイトか、担当サービスのページ |
Point
携帯電話の番号は、相手に知らせてよい番号かを確認してから入れます。署名は一度送ると相手のメールに残り、転送されて他の人にも届きます。会社支給の携帯なら社内のルールに従い、個人の携帯番号は、必要な相手にだけ本文で伝える方法もあります。
社外向けの署名の例
基本の形
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株式会社△△
営業部 第二課
□□ □□（◯◯ ◯◯）
〒◯◯◯-◯◯◯◯
東京都◯◯区◯◯ ◯-◯-◯ ◯◯ビル◯階
TEL：◯◯-◯◯◯◯-◯◯◯◯（代表）
直通：◯◯-◯◯◯◯-◯◯◯◯
Mail：◯◯◯@◯◯◯.co.jp
URL：https://www.◯◯◯.co.jp/
――――――――――――――――――――
役職のある人の署名
――――――――――――――――――――
株式会社△△
営業部 部長
□□ □□
〒◯◯◯-◯◯◯◯ 東京都◯◯区◯◯ ◯-◯-◯
TEL：◯◯-◯◯◯◯-◯◯◯◯ Mail：◯◯◯@◯◯◯.co.jp
――――――――――――――――――――
注意
住所と電話番号を1行にまとめると、項目を減らさずに行数を抑えられます。名前のふりがなは、読み間違えられやすい名前の場合に入れると、電話のときに相手が迷いません。
社内向けの署名の例
――――――――――
総務部 □□ □□
内線：◯◯◯◯
――――――――――
――――――――――
◯◯支店 営業課
□□ □□
内線：◯◯◯◯ 携帯（社用）：◯◯◯-◯◯◯◯-◯◯◯◯
――――――――――
社内のメールでは、会社名や住所は不要です。部署と名前、内線番号があれば足ります。拠点が複数ある会社では、支店名や所在地を一言入れておくと、どこの誰かがすぐ分かります。
シンプルな署名・返信用の簡略版
――
株式会社△△ 営業部 □□
TEL：◯◯-◯◯◯◯-◯◯◯◯
株式会社△△ □□（◯◯-◯◯◯◯-◯◯◯◯）
同じ相手と何度も返信をやり取りするときは、毎回フルの署名を付けると、引用部分に署名が何度も重なって読みにくくなります。最初のメールはフルの署名、往復が続く返信は簡略版と使い分けると、すっきりします。
| 場面 | 使う署名 |
|---|---|
| 初めての相手・新しい用件の最初のメール | フルの署名 |
| 同じ相手との返信の往復 | 簡略版 |
| 社内のやり取り | 社内向け |
| スマートフォンから送る返信 | 簡略版（会社名・名前・電話番号） |
イベント担当者の署名の例
展示会やセミナー、社外向けのイベントを担当している期間は、署名にイベント名・日程・会場・告知ページのURLを添えておくと、メールのたびに告知ができます。
――――――――――――――――――――
株式会社△△
マーケティング部 イベント担当
□□ □□
TEL：◯◯-◯◯◯◯-◯◯◯◯ Mail：◯◯◯@◯◯◯.co.jp
【開催のお知らせ】◯◯セミナー2026
日時：◯月◯日（◯）◯時から 会場：◯◯ホール
お申し込み：https://www.◯◯◯.co.jp/event/
――――――――――――――――――――
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◯◯展示会 運営事務局（株式会社△△内）
担当：□□ □□
TEL：◯◯-◯◯◯◯-◯◯◯◯（平日◯時〜◯時）
Mail：◯◯◯@◯◯◯.co.jp
――――――――――――――――――――
注意
イベントが終わったら、告知の行は外します。終わったイベントの案内が署名に残っていると、古い情報を案内し続けることになります。事務局として外部とやり取りするときは、受付時間を書いておくと問い合わせの時間帯がそろいます。
休業のお知らせを署名に入れるとき
――――――――――――――――――――
株式会社△△ 営業部 □□ □□
TEL：◯◯-◯◯◯◯-◯◯◯◯ Mail：◯◯◯@◯◯◯.co.jp
※年末年始は◯月◯日（◯）から◯月◯日（◯）まで休業いたします。
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休業の前の期間だけ、署名の最後に一行加える方法です。日付に曜日を添えるときは、カレンダーで確認してください。休業案内そのものの文面は年末年始の休業案内 例文、休暇中の自動返信は不在・休暇の連絡メールにまとめています。
広告宣伝メールを送るときの表示
メールマガジンなど、広告や宣伝のためのメールを送る場合は、特定電子メール法第4条で、送信者の氏名又は名称と、配信停止の通知を受けるためのメールアドレス等を正しく表示することなどが求められています（ほかに省令で定める事項もあります）。普段の署名とは別に、配信用のフッターとして用意しておくと漏れがありません。
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発行：株式会社△△ マーケティング部
〒◯◯◯-◯◯◯◯ 東京都◯◯区◯◯ ◯-◯-◯
配信停止はこちら：◯◯◯@◯◯◯.co.jp
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署名を作るときの確認
- 会社名・部署名は正式名称で書いたか
- 電話番号が代表か直通か分かるか
- 異動・移転のあと、部署名や住所を更新したか
- 終わったイベントや休業のお知らせが残っていないか
- スマートフォンでも崩れずに読める長さか（区切り線を長くしすぎない）
- 記号や機種によって表示が崩れる文字を使っていないか
異動や担当変更で署名が変わるときは、相手への挨拶も合わせて送ります。文面は異動の挨拶メール、担当変更の挨拶メールを参考にしてください。
この記事の要点
- 署名は会社名・部署・名前・連絡先を数行にまとめ、区切り線で本文と分ける。
- 社外向けは住所・電話・メール・URLまで、社内向けは部署・名前・内線。
- 返信の往復が続くときは簡略版を使う。
- イベントの告知行は終わったら外す。
- 広告宣伝メールは送信者名と配信停止の宛先を表示する。
FAQ
よくある質問
社外向けなら、会社名・部署・役職・名前・住所・電話番号・メールアドレス・URLが基本です。社内向けなら、部署・名前・内線番号程度で足ります。
付けるのが基本ですが、同じ相手と返信の往復が続くときは、会社名・名前・電話番号だけの簡略版にすると読みやすくなります。新しい用件で最初に送るメールには、フルの署名を付けてください。
「――」や「＝＝」「＊＊」など、本文と区別できるものなら構いません。機種によって表示が崩れる記号は避け、スマートフォンの画面で折り返さない程度の長さにしておくと見やすくなります。
会社支給の携帯で、社外に知らせてよい番号なら入れても構いません。署名は転送されて他の人にも届くので、個人の携帯番号は必要な相手にだけ本文で伝える方法もあります。社内にルールがあればそれに従ってください。
必須ではありません。読み間違えられやすい名前や、海外の相手ともやり取りする場合は、ふりがなやローマ字を添えると、電話や宛名書きのときに相手が迷いません。