メール
契約書の送付メール 例文
締結のお礼・電子契約の案内・返送のお願い
契約書を送るメールでは、何の契約書を、どの方法で送るかと、相手にしてほしいこと（署名・押印のうえ返送、または電子契約での署名）とその期限を書きます。短く送るなら、次の形で足ります。
「◯◯に関する業務委託契約書をお送りいたします。内容をご確認のうえ、ご署名をお願いいたします。」
このページでは、件名の付け方、書く項目のチェックリスト、郵送・PDF・電子契約の場面別の例文、避けたい言い方、締結のお礼とお詫びまでを並べました。郵送で同封する送付状は送付状の書き方を見てください。
結論
契約書の送付メールは①契約書の名前（何に関する契約か） ②送る方法（郵送・PDF・電子契約サービス） ③相手にしてほしいこと ④期限 ⑤問い合わせ先で構成します。署名・押印の方法、契約書の部数や保管、電子契約を使うかどうかは契約の取り決めや会社の決まりに従ってください。契約の内容そのものに不安があるときは、法務担当や専門家に確認します。
結論：送るタイミングと短い例文
| 項目 | 書き方 |
|---|---|
| 送るタイミング | 内容の合意ができたらすぐ。郵送なら発送した日に予告のメールを送る |
| 必ず書くこと | 契約書の名前、送る方法、相手にしてほしいこと、期限 |
| あると親切なこと | 返送用封筒の同封の有無、電子契約のメールの差出人名、問い合わせ先 |
件名：【契約書送付】◯◯に関する業務委託契約書（株式会社△△）
株式会社◯◯
◯◯様
お世話になっております。株式会社△△の□□です。
先日ご確認いただきました、◯◯に関する業務委託契約書をお送りいたします。
内容をご確認のうえ、ご署名をお願いいたします。
ご不明な点がございましたら、□□までお知らせください。
件名の付け方
| 場面 | 件名の例 |
|---|---|
| 契約書を送る | 【契約書送付】◯◯に関する業務委託契約書（株式会社△△） |
| 郵送したことを知らせる | 【郵送のご連絡】◯◯契約書をお送りしました |
| 内容を事前に確認してほしい | 【ご確認のお願い】◯◯契約書（案） |
| 電子契約で署名を頼む | 【電子契約のご案内】◯◯契約書のご署名のお願い |
| 返送をお願いする | 【ご返送のお願い】◯◯契約書（◯月◯日まで） |
| 締結のお礼 | 契約締結のお礼（株式会社△△） |
件名には契約書の名前を入れます。契約書は相手の社内で法務や上司の確認を経ることが多く、件名だけで何の契約か分かると、転送された人にも伝わります。
書く項目のチェックリスト
- 契約書の名前（何に関する契約か）を、契約書の表題と同じ表記で書いたか
- 送る方法（郵送・PDF添付・電子契約サービス）を書いたか
- 相手にしてほしいこと（署名・押印・返送、または電子契約での署名）を書いたか
- 期限を書いたか（相手の社内の確認にかかる時間を考えて余裕をもたせる）
- 郵送なら部数と返送用封筒の有無を書いたか
- 電子契約なら署名依頼のメールがどの差出人名で届くかを書いたか
- 相手と合意した最新の版を送っているか（ファイル名・日付で確かめる）
Point
送る前に、合意した最終版かどうかを必ず確かめてください。やり取りの途中で何度も修正した契約書は、ファイル名が似ていて古い版を送ってしまうことがあります。押印や署名の言葉の違いは押印・捺印・署名・記名の違いにまとめています。
場面別の例文
初めて取引する相手に契約書を郵送するとき
件名：【郵送のご連絡】◯◯に関する契約書をお送りしました
株式会社◯◯
◯◯部 ◯◯様
お世話になっております。株式会社△△の□□です。
このたびは、◯◯のご依頼をいただき、誠にありがとうございます。
本日、◯◯に関する業務委託契約書を郵送いたしました。
送付物：業務委託契約書 ◯部
同封物：返信用封筒
お手数ですが、内容をご確認のうえ、ご署名・ご捺印をいただき、◯部をご返送くださいますようお願いいたします。
恐れ入りますが、◯月◯日（◯）までにご返送いただけますと幸いです。
注意
郵送のときも、発送した日にメールで知らせておくと、相手は届くのを待って受け取れます。部数や返送の方法は、相手と取り決めた形に合わせてください。
契約書の案をPDFで送り、内容を確認してもらうとき
件名：【ご確認のお願い】◯◯契約書（案）
◯◯様
お世話になっております。株式会社△△の□□です。
先日のお打ち合わせでご相談した内容をもとに、◯◯契約書の案を作成いたしました。
PDFを添付いたしますので、ご確認いただけますでしょうか。
修正のご要望がございましたら、◯月◯日（◯）までにお知らせいただけますと幸いです。
内容が固まりましたら、正式な契約書をお送りいたします。
電子契約サービスで署名をお願いするとき
件名：【電子契約のご案内】◯◯契約書のご署名のお願い
株式会社◯◯
◯◯様
お世話になっております。株式会社△△の□□です。
◯◯に関する契約書につきまして、電子契約サービス「◯◯」から署名のご依頼をお送りいたしました。
・差出人：◯◯（電子契約サービス）
・件名：◯◯
メールに記載のURLから内容をご確認のうえ、ご署名をお願いいたします。
迷惑メールのフォルダに振り分けられている場合もございますので、届いていないときは□□までお知らせください。
注意
電子契約で締結してよいかどうかは、相手の会社の決まりによります。初めての相手には、契約書を送る前に「今回は電子契約での締結をお願いしてもよろしいでしょうか」と確かめておくと、行き違いが起きません。
継続して取引のある相手に更新の契約書を送るとき
件名：【契約書送付】◯◯契約の更新について
◯◯様
いつもお世話になっております。株式会社△△の□□です。
◯◯契約の更新にあたり、契約書をお送りいたします。
前回の契約からの変更点は、◯◯の一点です。
お手数ですが、ご確認のうえ、◯月◯日（◯）までにご署名いただけますでしょうか。
返送の期限が近いとき（急ぎ）
件名：【ご返送のお願い】◯◯契約書（◯月◯日まで）
◯◯様
お世話になっております。株式会社△△の□□です。
◯月◯日にお送りした◯◯契約書の件でご連絡いたしました。
◯月◯日（◯）から作業を始める予定のため、恐れ入りますが、それまでにご返送いただけますと幸いです。
すでにご返送いただいている場合は、行き違いとなり失礼いたしました。
送った契約書に誤りがあり、差し替えるとき
件名：【差し替え】◯◯契約書（◯月◯日版）
◯◯様
お世話になっております。株式会社△△の□□です。
先日お送りした◯◯契約書に誤りがございました。
誤りの箇所：第◯条の◯◯
訂正した契約書を添付いたしますので、こちらに差し替えていただけますでしょうか。
前にお送りしたものは、お手数ですが破棄をお願いいたします。
ご迷惑をおかけし、申し訳ございません。
すでに署名・押印をいただいたあとに誤りが分かった場合の扱いは、法務担当に相談してから相手に連絡してください。
避けたい言い方
| 避けたい言い方 | 理由 | 言い換え |
|---|---|---|
| 契約書を送付させていただきます | 相手の許可を得る場面ではなく、回りくどくなる | 契約書をお送りいたします |
| 印鑑を押して返してください | 社外の相手には直接的すぎる | ご署名・ご捺印のうえ、ご返送くださいますようお願いいたします |
| 至急返送してください | 相手の事情を考えていない印象を与える | 恐れ入りますが、◯月◯日までにご返送いただけますと幸いです |
| ご署名してください | 「ご〜する」は自分の動作に使う形 | ご署名ください／ご署名をお願いいたします |
「お送りします」「ご送付いたします」の使い分けは送るの敬語にまとめています。
締結後のフォロー（お礼・お詫び）
契約締結のお礼
件名：契約締結のお礼（株式会社△△）
株式会社◯◯
◯◯様
お世話になっております。株式会社△△の□□です。
このたびは、◯◯に関するご契約をいただき、誠にありがとうございます。
ご返送いただいた契約書を、本日拝受いたしました。
今後は◯◯の日程に沿って進めてまいります。
引き続き、どうぞよろしくお願い申し上げます。
電子契約の締結が完了したときのお礼
◯◯様
お世話になっております。株式会社△△の□□です。
◯◯契約書へのご署名をいただき、ありがとうございました。
締結が完了したことを確認いたしました。
締結済みの契約書の受け取り方は、電子契約サービスからのご案内をご確認ください。
今後とも、どうぞよろしくお願いいたします。
手続きで相手に手間をかけたときのお詫び
◯◯様
お世話になっております。株式会社△△の□□です。
このたびは、契約書の差し替えでお手数をおかけし、大変申し訳ございませんでした。
今後は送付前の確認を徹底いたします。
引き続き、どうぞよろしくお願いいたします。
注意
契約の条項の考え方は業務委託契約書の構成、郵送するときの封筒の書き方は封筒の宛名ツールも参考にしてください。
この記事の要点
- 件名に契約書の名前を入れる。
- 本文には送る方法・相手にしてほしいこと・期限を書く。
- 郵送なら発送した日にメールで予告し、部数と返送用封筒の有無を書く。
- 電子契約なら署名依頼のメールの差出人名を伝え、使ってよいかを先に確かめる。
- 締結したらお礼のメールで受け取ったことと次の予定を伝える。
FAQ
よくある質問
内容の確認のために案をPDFで送るのはよくあることです。正式な締結を、紙に署名・押印して郵送で行うか、電子契約で行うかは、相手との取り決めと会社の決まりに従ってください。
手書きで名前を書いてもらうなら「ご署名」、印字された名前に印を押してもらうなら「ご記名・ご捺印」が合います。契約書の署名欄がどちらの形になっているかに合わせて書きます。
決まりではありませんが、契約書を受け取ったことを相手に伝える意味もあるので、送っておくと安心です。受け取った日と、今後の進め方を一言添えると、次のやり取りにもつなげやすくなります。
期限を過ぎても届かない場合は、「◯月◯日にお送りした契約書の件ですが、ご確認の状況はいかがでしょうか」と状況を尋ねます。すでに発送されている場合もあるので、「行き違いの際はご容赦ください」と添えます。やんわり確かめる言い方は催促メールの例文にまとめています。