メール
メールの返信はいつまでにするか
目安の決め方と、すぐ答えられないときの一報
ビジネスメールの返信をいつまでにするかに、すべての会社に共通する決まりはありません。まず①相手がメールに書いた期限 ②会社やチームの決まり ③相手との約束を確かめ、それに従います。決まりがない場合は、自分で目安を決めておくと迷いません。
そして、すぐに答えられないときは、内容の回答より先に「受け取ったこと」と「いつまでに回答するか」を短く伝えます。そのまま使える一報は次のとおりです。
「ご連絡ありがとうございます。◯◯の件、承りました。確認のうえ、11月13日（金）までにご回答いたします。」
このページでは、返信の目安の決め方、一報の良い例・悪い例、場面別の例文を並べます。返信が遅れてしまった後のお詫びは返信が遅れたお詫びメール、約束の期日に回答が間に合わないときは途中経過メールを見てください。
結論
ここでいう「一報」は、内容への回答の前に送る、受け取りの連絡と回答予定日の知らせです。相手にとっては「届いているか」「いつ答えが来るか」が分かるだけで、次の予定を立てられます。返信をどのくらいの早さですべきかは、業種・職種・相手との関係、会社の決まりで大きく変わるため、このページでは一律の時間を示さず、決め方を説明します。
返信の目安の決め方
| 確かめること | どうするか | 例 |
|---|---|---|
| 相手が書いた期限 | 書いてあれば、その期限に間に合うように返す | 「◯日までにご回答ください」とあれば、その日まで |
| 会社・チームの決まり | 社内で返信の目安が決まっていれば従う | 問い合わせ窓口の対応基準など |
| 相手との約束 | 取引の契約や、これまでの約束があれば従う | 「受け取ったら当日中に連絡」と約束している場合 |
| 内容の急ぎ具合 | 相手の予定や作業が止まる内容は早めに返す | 当日の集合場所の確認、締切前の確認など |
| すぐに答えられるか | 答えられるなら回答を、答えられないなら一報を返す | 社内確認が必要なら一報で回答予定日を伝える |
| 決まりがないとき | 自分で目安を決め、それを守る | 例：受け取った日のうちに、回答か一報のどちらかを返す |
注意
表の最後の「例」は、決まりがないときに自分で決める目安の一例です。一般的な基準として示すものではありません。働き方や相手に合わせて決めてください。
Point
迷ったら「一報だけでも先に返す」と考えると、返信が遅れることを防ぎやすくなります。一報は短くて構いません。
すぐ答えられないとき：悪い例・良い例
悪い例1：答えがそろうまで何も返さない
内容を調べている間に何日も経つと、相手は「届いていないのでは」「忘れられているのでは」と不安になり、確認の連絡をすることになります。
悪い例2：回答の時期を書かない一報
確認して、また連絡します。
受け取ったことは伝わりますが、いつ連絡が来るのかが分からず、相手は予定を立てられません。社外には言葉づかいも軽く感じられます。
良い例
ご連絡ありがとうございます。
◯◯の件、承りました。社内で確認のうえ、11月13日（金）までにご回答いたします。
取り急ぎ、受領のご連絡を申し上げます。
良い例には、受け取ったこと・これから何をするか・いつ回答するかが入っています。回答予定日は、確実に守れる日を書きます。
場面別の例文
調べてから回答する（社外）
件名：Re: ◯◯についてのお問い合わせ
株式会社◯◯
◯◯様
お世話になっております。株式会社△△の□□です。
お問い合わせいただき、ありがとうございます。
◯◯の件、詳しく確認したうえでご回答いたします。
11月13日（金）までにご連絡いたしますので、少しお時間をいただけますでしょうか。
どうぞよろしくお願いいたします。
社内の確認を待っている
件名：Re: ◯◯のお見積りのお願い
◯◯様
お世話になっております。株式会社△△の□□です。
ご依頼ありがとうございます。
お見積りの作成にあたり、社内で◯◯の可否を確認しております。
11月16日（月）中に、お見積りか、確認の状況のどちらかをお送りいたします。
どうぞよろしくお願いいたします。
回答予定日に間に合わなくなりそうなときは、その日が来る前に状況を伝えます。書き方は回答が遅れるときの途中経過メールにまとめています。
上司からの依頼に一報を返す（社内）
件名：Re: ◯◯の資料作成の件
◯◯課長
お疲れさまです。□□です。
資料作成の件、承知しました。
11月18日（水）の午前中に、下書きをお送りします。
途中で確認したいことが出てきたら、ご相談させてください。
「承知しました」の返信の書き方は「承知しました」メールの例文を見てください。
休み明けに返信する
件名：Re: ◯◯の件
◯◯様
お世話になっております。株式会社△△の□□です。
休暇をいただいており、ご返信が本日になりました。お待たせして申し訳ございません。
◯◯の件、内容を拝見しました。
◯◯については対応可能です。◯◯については確認のうえ、11月19日（木）までにご連絡いたします。
休みに入る前に分かっているときは、不在の連絡や自動返信で知らせておく方法があります。不在・休暇の連絡メールにまとめています。
夜間・休日にメールを受け取った
件名：Re: ◯◯のご相談
◯◯様
お世話になっております。株式会社△△の□□です。
週末にご連絡をいただき、ありがとうございました。
◯◯のご相談の件、拝見しました。
（以下、回答）
夜間や休日に受け取ったメールに、その時間内に返すかどうかは、会社の決まりや自分の働き方に従ってください。返す場合も、相手に同じ時間帯の返信を求める書き方は避けます。送信予約の機能があるかは、使っているメールソフトの仕様によるので確かめてください。
返信が要らないと伝えたいとき（自分から送る側）
資料をお送りいたします。内容に問題がなければ、ご返信は不要です。
修正が必要な点がございましたら、11月20日（金）までにお知らせください。
返信が要るかどうかを最初に書いておくと、相手が返信の時期に迷わずに済みます。やり取りの終え方はお礼の返信への返信にまとめています。
この記事の要点
- 返信の期限は相手の指定・会社の決まり・相手との約束の順に確かめる。
- 決まりがなければ自分で目安を決めて守る。
- すぐ答えられないときは受け取ったことと回答予定日を一報で伝える。
- 回答予定日は確実に守れる日を書き、間に合わないときはその前に知らせる。
- 自分が送る側なら、返信が要るか・いつまでかを最初に書く。
FAQ
よくある質問
すべての職場に共通する決まりはありません。相手が期限を書いていればそれに従い、会社やチームに決まりがあればそれを守ります。決まりがない場合は、自分なりの目安を決めておき、すぐに答えられない内容には一報だけ先に返すと、相手を待たせずに済みます。
予定日が来る前に、状況と新しい回答予定日を伝えます。遅れが分かった時点で知らせるほど、相手は予定を組み直しやすくなります。例文は途中経過メールを見てください。
「取り急ぎ、受領のご連絡を申し上げます」のように、受け取りの連絡であることが分かる形なら使えます。気になる相手には「まずは受領のご連絡を差し上げます」と言い換えることもできます。詳しくは「取り急ぎ」の意味と使い方を見てください。
CCは「共有のために送っている」という意味で使われることが多く、必ずしも返信は求められていません。ただし、自分に向けた質問や依頼が書かれている場合は返信します。社内でCCの扱いに決まりがあればそれに従ってください。詳しくはCCの人への返信と全員返信を見てください。
書き出しで遅れたことをお詫びし、そのあと用件に入ります。言い訳を長く書く必要はありません。例文は返信が遅れたお詫びメールにまとめています。