メール
アポイントメールの例文
件名・初めての相手・返信
アポイントのメールを受け取った相手が考えるのは、会う価値があるかとどれくらい時間を取られるかです。用件がぼんやりしていたり、所要時間が書いていなかったりすると、返事は後回しにされます。このページでは、相手との関係ごとに、そのまま使えるアポイントのメールと、受け取った側の返信の例文を並べました。日程の候補の出し方は日程候補のメール 例文に詳しくまとめています。
結論
アポイントのメールは①名乗り ②どこで知ったか・きっかけ ③会いたい目的 ④所要時間と方法（訪問・来社・オンライン） ⑤候補日 ⑥結びの順で書きます。件名は「◯◯のご相談のお願い（株式会社△△）」「◯◯についてお打ち合わせのお願い」のように、目的と会社名を入れます。
アポイントメールの型と件名
| 書くこと | 例 |
|---|---|
| 名乗り | 株式会社△△で◯◯を担当しております、□□と申します。 |
| きっかけ | 先日の◯◯展で名刺を交換させていただきました。 |
| 目的 | ◯◯の進め方について、ご意見をお伺いしたく存じます。 |
| 所要時間と方法 | 30分ほど、オンラインまたは貴社へお伺いする形で |
| 候補日 | ◯月◯日（◯）◯時〜◯時／◯月◯日（◯）◯時以降 |
| 結び | ご多忙のところ恐縮ですが、ご検討いただけますと幸いです。 |
件名は、目的と会社名が入っていれば十分です。「ご挨拶」「お願い」だけの件名は、初めての相手には営業メールと見分けがつかず、読まれにくくなります。
Point
所要時間は必ず書いてください。「少しお時間を」では、相手は予定に入れられません。「30分ほど」「1時間程度」と書き、その時間内に終える準備をしておきます。
初めての相手へのアポイントメール
接点がない相手に送る
件名：◯◯についてご相談のお願い（株式会社△△）
株式会社◯◯
◯◯部 ◯◯様
突然のご連絡失礼いたします。
株式会社△△で◯◯を担当しております、□□と申します。
貴社の◯◯の取り組みをウェブサイトで拝見し、ご連絡いたしました。
弊社では◯◯を手がけており、貴社の◯◯にお役に立てる点があるのではないかと考えております。
一度、30分ほどオンラインでお話をお伺いする機会をいただけないでしょうか。
ご都合がよろしければ、下記の日程でご検討いただけますと幸いです。
・◯月◯日（◯）◯時〜◯時
・◯月◯日（◯）◯時〜◯時
・◯月◯日（◯）終日
上記以外でも調整いたしますので、お気軽にお知らせください。
ご多忙のところ恐縮ですが、ご検討のほどよろしくお願い申し上げます。
展示会・セミナーで名刺交換した相手に送る
件名：◯◯展でのお礼と、お打ち合わせのお願い
株式会社◯◯
◯◯様
先日の◯◯展では、弊社のブースにお立ち寄りいただき、ありがとうございました。
株式会社△△の□□です。
その際にお話しいただいた◯◯の件について、もう少し詳しくご説明できればと思い、ご連絡いたしました。
30分ほど、オンラインまたは貴社へお伺いする形でお時間をいただけないでしょうか。
◯月◯日（◯）から◯日（◯）の間で、ご都合のよい日時をお知らせいただけますと幸いです。
どうぞよろしくお願いいたします。
紹介を受けた相手に送る
件名：◯◯様よりご紹介いただきました（株式会社△△ □□）
株式会社◯◯
◯◯様
はじめまして。株式会社△△の□□と申します。
株式会社◯◯の◯◯様からご紹介をいただき、ご連絡いたしました。
◯◯の件でご経験が豊富だと伺い、ぜひ一度お話をお聞かせいただきたく存じます。
1時間ほど、ご都合のよい日にお時間をいただけないでしょうか。
こちらから貴社へお伺いいたします。
ご検討いただけますと幸いです。
注意
紹介を受けた場合は、件名に紹介者の名前を入れると、相手はすぐに誰の話か分かります。紹介する側のメールの書き方は人を紹介するメールを参照してください。
既存の取引先へのアポイントメール
件名：◯◯のご報告とお打ち合わせのお願い
◯◯様
いつもお世話になっております。株式会社△△の□□です。
◯◯の進捗がまとまりましたので、一度ご報告とご相談のお時間をいただけないでしょうか。
1時間ほどを予定しており、貴社へお伺いするか、オンラインのどちらでも構いません。
候補日は下記のとおりです。
・◯月◯日（◯）◯時〜
・◯月◯日（◯）◯時〜
ご都合が合わない場合は、ご希望の日時をお知らせください。
よろしくお願いいたします。
付き合いのある相手でも、何を話すかを一言書いておくと、相手は必要な人を同席させたり、資料を用意したりできます。日程が決まったら、前日に確認のメールを送ると安心です。書き方はリマインドメールの例文にあります。
アポイントの依頼に返信する
受けるとき
□□様
ご連絡ありがとうございます。株式会社◯◯の◯◯です。
お打ち合わせの件、承知いたしました。
ご提示いただいた日程のうち、◯月◯日（◯）◯時からでお願いできますでしょうか。
当日はオンラインでお願いいたします。URLをお送りいただけますと幸いです。
よろしくお願いいたします。
候補日が合わないとき
□□様
ご連絡ありがとうございます。
あいにくご提示いただいた日程はいずれも予定が入っております。
◯月◯日（◯）の午後、または◯月◯日（◯）の午前でしたら対応できますが、いかがでしょうか。
お手数ですが、ご調整をお願いいたします。
お会いするのを断るとき
□□様
ご連絡ありがとうございます。株式会社◯◯の◯◯です。
ご案内いただいた◯◯につきまして、現在は検討の予定がないため、今回のお打ち合わせは見送らせていただきます。
せっかくお声がけいただきましたのに申し訳ございません。
必要になりました際には、こちらからご連絡いたします。
断るときの書き方はお断りメールの例文に、場面別に詳しくまとめています。
送る前のチェックリスト
- 件名に目的と会社名が入っているか
- 最初の数行で誰が・何のために会いたいかが分かるか
- 所要時間と方法（訪問・来社・オンライン）が書いてあるか
- 候補日は複数で、曜日と時間帯が正しいか
- 候補日以外でも調整できることを書いたか
- 会ったあとのお礼メールの準備（打ち合わせのお礼メール）
この記事の要点
- アポイントのメールは誰が・何のために・どれくらい・いつを最初に。
- 件名には目的と会社名を入れる。紹介なら紹介者の名前も。
- 所要時間は必ず書き、その時間で終える。
- 候補日は複数出し、ほかの日でも調整できると添える。
- 返信は日時を一つに決めて返すと、やりとりが早く終わる。
FAQ
よくある質問
「◯◯についてご相談のお願い（株式会社△△）」のように、目的と会社名を入れます。紹介を受けた場合は「◯◯様よりご紹介いただきました」と紹介者の名前を件名に入れると、相手がすぐに用件を理解できます。
数日たっても返信がない場合は、前のメールを引用して「お忙しいところ恐れ入ります。先日お送りしたお打ち合わせの件、いかがでしょうか」と一度だけ確認します。初めての相手の場合、返信がないこと自体が返事であることもあるので、何度も送らないようにします。催促の文例は催促メールの記事にまとめています。
初めての相手や、相手の予定が見えないときはメールのほうが、相手は都合のよいときに読んで返せます。急ぎの場合や、付き合いが長く電話で話すことが多い相手なら、電話で日時を決めてから、確認のメールを送る形でも構いません。
三つ前後が目安です。少なすぎると合わない可能性が高く、多すぎると相手が選びにくくなります。あわせて「上記以外でも調整いたします」と書いておくと、相手は別の日を提案しやすくなります。