メール
メールの改行の目安は何文字？
空行・箇条書きのルールと例文
結論：メールの改行は「一文ごと（句点のあと）」、空行は「話題が変わるところに一つ」が目安です。日時・場所・依頼事項のように並ぶ情報は、文に埋めずに箇条書きにします。
「何文字で改行するか」を決めたい場合、メールの形式を定めた技術文書 RFC 5322 は、一行を半角78文字以下にすべきとしています。等幅の文字で表示すると全角39字分です。一文がこれを超えそうなら、読点の位置ではなく意味の切れ目で折るか、文を二つに分けます。
そのまま使える形はこれです。
「お世話になっております。
株式会社△△の□□です。
◯月◯日の打ち合わせの件でご連絡いたしました。
当日の進め方が決まりましたので、お知らせいたします。
■日時：◯月◯日（◯）◯時〜
■場所：弊社◯階 会議室
ご不明な点がございましたら、お知らせください。
よろしくお願いいたします。」
このページでは、目安の早見表、相手の画面別の考え方、宛名から署名までの改行位置、悪い例と良い例、場面別の例文、よくある失敗を並べました。メール全体の組み立てはビジネスメールの基本の構成を見てください。
結論
メールの改行は、相手が画面で読むときに、どこで意味が切れるかを見せるための区切りです。一行の長さは相手のパソコンやスマートフォンの画面幅、使っているメールソフトの仕様によって変わり、送った側の見た目どおりには表示されません。RFC 5322 の78文字はメールのデータとしての一行の長さの推奨で、画面に何文字並べるかを決めたものではありません。そのため、文字数は「長すぎないかの確認」に使い、改行そのものは句点や意味の切れ目で入れるほうが、どの画面でも崩れにくくなります。社内で書式の決まりがある場合はそれに従ってください。
改行の目安の早見表
| 項目 | 目安 | 補足 |
|---|---|---|
| 改行する位置 | 句点（。）のあと | 一文ずつ目で追えるようにする |
| 一行の長さ | 等幅表示で全角39字分（半角78文字）以内 | RFC 5322 の推奨。超えそうなら意味の切れ目で折るか文を分ける |
| 技術上の上限 | 半角998文字 | RFC 5322 の上限。普通の文章で問題になることはまずない長さ |
| 空行を入れる位置 | 話題が変わるところ | 挨拶・要件・詳細・結び・署名の間 |
| 空行の数 | 一行にそろえる | 重ねると続きがあるのか分かりにくい |
| 一つの段落 | 話題は一つ | 二つ目の話題が出たら段落を分ける |
| 並ぶ情報 | 箇条書き（■・など） | 日時・場所・金額・持ち物・依頼事項 |
| 依頼や質問 | 番号（(1)(2)） | 返信で「(1)は〜」と答えやすい |
注意
RFC 5322 は、インターネットのメールの形式を定めた技術文書です。原文は「Each line of characters MUST be no more than 998 characters, and SHOULD be no more than 78 characters, excluding the CRLF.」（改行コードを除き、一行は998文字以下でなければならず、78文字以下にすべき）です。ここでの文字はデータ上の文字で、日本語の画面表示の字数を直接決めたものではありません。全角39字分は、等幅の文字で全角1字が半角2文字分の幅になることから出した目安です。
相手の画面別の考え方（パソコン・スマートフォン）
| 主に読まれる環境 | 改行の入れ方 | 注意すること |
|---|---|---|
| パソコン | 句点ごとに改行し、長い一文は意味の切れ目で折る | 横に長い行が続くと、目で行頭に戻りにくい |
| スマートフォン | 句点ごとの改行と空行は入れる。文の途中では折らない | 画面幅が狭く自動で折り返されるため、途中で折った行が不揃いになる |
| どちらか分からない | 句点と意味の切れ目だけで改行する | どちらで読まれても崩れにくい |
「スマートフォン向けなら改行しないほうがよい」と言われることがありますが、改行しないでよいのは文の途中の折り返しです。句点ごとの改行や話題ごとの空行は、スマートフォンでも読みやすさにつながります。
改行と段落のルール一覧
| ルール | やり方 | 理由 |
|---|---|---|
| 句点で改行する | 「。」のあとで行を変える | 一文ずつ目で追えるようになる |
| 文の途中で細かく折らない | 折るなら意味のまとまりの切れ目で | 相手の画面の自動の折り返しと重なると、行の長さが不揃いになる |
| 話題ごとに空行を入れる | 挨拶・要件・詳細・結びの間に空行を一つ | どこからどこまでが一つの話か分かる |
| 空行を重ねすぎない | 段落の間は空行一つにそろえる | メールが終わったのか続きがあるのか分かりにくくなる |
| 並ぶ情報は箇条書き | 日時・場所・持ち物・依頼事項を一行ずつ | 必要な情報だけを拾い読みできる |
| 見出しは記号でそろえる | 「【】」は見出し、「■」は項目、「・」は中身、のように役割を決める | 記号の役割がばらばらだと、どれが見出しか分からない |
| 罫線は区切りに限る | 本文と補足、本文と署名の境目などに使う | 多用すると、どこが大事なのか分からなくなる |
| 機種依存文字を避ける | 丸数字や絵文字の代わりに「(1)」「(2)」などを使う | 相手の環境で表示が崩れることがある |
| 行頭に空白を入れない | 字下げはしない | 相手の環境で空白の幅が変わり、ずれて見えることがある |
宛名から署名まで：どこで改行するか
| 部分 | 改行・空行の入れ方 | 例 |
|---|---|---|
| 宛名 | 会社名・部署名・名前をそれぞれ改行。長い場合は会社名と部署名で分ける | 株式会社◯◯ ◯◯部 ◯◯様 |
| 挨拶と名乗り | 宛名のあとに空行。挨拶と名乗りは一行ずつ（短ければ一行にまとめてもよい） | お世話になっております。 株式会社△△の□□です。 |
| 要件 | 挨拶のあとに空行。最初に何の連絡かを一文で | ◯◯の件でご連絡いたしました。 |
| 詳細 | 要件のあとに空行。並ぶ情報は箇条書き | ■日時：◯月◯日（◯）◯時〜 |
| お願い・締め切り | 詳細のあとに空行。相手にしてほしいことを独立させる | ◯月◯日までにご返信いただけますでしょうか。 |
| 結び | 空行のあとに一行 | よろしくお願いいたします。 |
| 署名 | 結びのあとに空行か罫線 | 名前・会社名・連絡先を一行ずつ |
悪い例と良い例
悪い例：改行も空行もなく詰め込んでいる
お世話になっております。株式会社△△の□□です。先日はお打ち合わせのお時間をいただきありがとうございました。打ち合わせでお話しした◯◯の件ですが、社内で確認したところ◯月◯日の◯時から弊社の会議室で行うことになりましたのでご出席いただけるかお知らせいただけますでしょうか。また当日は◯◯の資料をお持ちいただけますと助かります。よろしくお願いいたします。
内容は正しくても、日時・場所・お願いが一つの段落に埋もれているため、相手は何度も読み返すことになります。
良い例：一文ごとに改行し、情報を箇条書きにした
お世話になっております。
株式会社△△の□□です。
先日はお打ち合わせのお時間をいただき、ありがとうございました。
お打ち合わせでお話しした◯◯の件、日程が決まりましたのでお知らせいたします。
■日時：◯月◯日（◯）◯時〜
■場所：弊社◯階 会議室
お手数ですが、ご出席いただけるかどうか、◯月◯日までにお知らせいただけますでしょうか。
また、当日は◯◯の資料をお持ちいただけますと幸いです。
よろしくお願いいたします。
悪い例：文の途中で細かく折り返している
先日お送りした◯◯の
資料について、一部
修正がございましたので
改めてお送りいたします。
送る側の画面で行の長さをそろえても、相手の画面幅が狭いと自動の折り返しと重なり、短い行と長い行が交互に並ぶことがあります。
良い例：意味の切れ目で改行した
先日お送りした◯◯の資料について、一部修正がございました。
改めてお送りいたしますので、ご確認ください。
悪い例：空行を何行も重ねている
段落の間に空行を二行、三行と入れると、スマートフォンでは一画面に一段落しか入らず、続きがあることに気づかれないことがあります。段落の間は空行一つにそろえます。
コピーして使える型
件名：【◯◯】◯◯の件（株式会社△△）
株式会社◯◯
◯◯部 ◯◯様
お世話になっております。
株式会社△△の□□です。
◯◯の件でご連絡いたしました。
（要件を一文で）
■◯◯：
■◯◯：
■◯◯：
（相手にしてほしいこと・期限）
よろしくお願いいたします。
――――――――
（署名）
要件・詳細・お願いを別々の段落にしておくと、内容が変わっても形が崩れません。
場面別の例文
依頼のメール（社外）
件名：◯◯資料ご提供のお願い（株式会社△△）
株式会社◯◯
◯◯部 ◯◯様
お世話になっております。株式会社△△の□□です。
◯◯の準備にあたり、資料のご提供をお願いしたくご連絡いたしました。
【お願いしたい資料】
(1) ◯◯の仕様書
(2) ◯◯の写真データ
【ご提出の期限】
◯月◯日（◯）まで
お忙しいところ恐れ入りますが、ご検討のほど、よろしくお願いいたします。
報告のメール（社内・上司へ）
件名：【報告】◯◯社との打ち合わせ結果
◯◯課長
お疲れさまです。□□です。
本日の◯◯社との打ち合わせについて、ご報告いたします。
■決まったこと
・◯◯は◯月◯日に納品
・費用はお見積りどおり
■持ち帰りの課題
・◯◯の仕様は先方が◯日までに回答
詳しくは、添付の議事録をご確認ください。
以上、よろしくお願いいたします。
日程調整のメール
件名：お打ち合わせ日程のご相談（◯◯の件）
◯◯様
お世話になっております。株式会社△△の□□です。
◯◯の件で、お打ち合わせのお時間をいただけますでしょうか。
下記の日程でご都合のよい日時をお知らせください。
・◯月◯日（◯）◯時〜◯時
・◯月◯日（◯）◯時〜◯時
ご都合が合わない場合は、ご希望の日時をお知らせいただけますと幸いです。
よろしくお願いいたします。
お礼のメール
件名：本日のお打ち合わせのお礼（株式会社△△）
◯◯様
お世話になっております。株式会社△△の□□です。
本日はお忙しいところ、お時間をいただきありがとうございました。
いただいたご意見をもとに、◯◯の案を見直します。
修正した案は、◯月◯日までにお送りいたします。
引き続き、よろしくお願いいたします。
返事が来ていないときの確認
件名：【ご確認】◯◯のお見積りの件（株式会社△△）
◯◯様
お世話になっております。株式会社△△の□□です。
◯月◯日にお送りした◯◯のお見積りについて、ご確認いただけましたでしょうか。
行き違いでしたら、ご容赦ください。
社内の手配の都合上、◯月◯日までにご意向をお知らせいただけますと助かります。
よろしくお願いいたします。
質問に一つずつ答える返信
件名：Re: ◯◯についてのご質問
◯◯様
お世話になっております。株式会社△△の□□です。
ご質問いただいた点について、お答えいたします。
(1) 納期について
◯月◯日にお届けできます。
(2) 支払い方法について
銀行振込でお願いしております。
ほかにご不明な点がございましたら、お知らせください。
社内への一斉連絡
件名：【全員確認】◯◯の提出期限について
各位
お疲れさまです。総務の□□です。
◯◯の提出について、お知らせします。
■提出物：◯◯
■期限：◯月◯日（◯）
■提出先：◯◯のフォルダ
期限を過ぎる場合は、□□まで事前にご連絡ください。
よろしくお願いします。
お詫びのメール
件名：◯◯の納品遅れのお詫び（株式会社△△）
◯◯様
お世話になっております。株式会社△△の□□です。
◯月◯日にお届けする予定だった◯◯が、まだお手元に届いていないことを確認いたしました。
ご迷惑をおかけし、誠に申し訳ございません。
原因は、弊社での発送手配の漏れでした。
本日発送し、◯月◯日にお届けいたします。
今後は発送前の確認を徹底いたします。
重ねてお詫び申し上げます。
注意
お詫びのメールは、お詫び・原因・対応・今後を段落で分けると、言い訳が混ざって見えるのを防げます。組み立てはお詫びメールの例文にまとめています。
スマートフォンで読まれやすい短い連絡
件名：明日の集合場所の変更（◯◯の件）
◯◯様
お世話になっております。□□です。
明日の集合場所が変わりましたので、お知らせいたします。
■変更前：◯◯駅 東口
■変更後：◯◯駅 西口
時間は変わりません。
よろしくお願いいたします。
長い一文を分けた例
（直す前）
先日ご依頼いただいた◯◯の件につきまして、社内で検討いたしましたところ、ご希望の日程での対応が難しいことが分かりましたので、代わりの日程をご提案させていただきたく存じます。
（直したあと）
先日ご依頼いただいた◯◯の件について、社内で検討いたしました。
ご希望の日程での対応は難しく、申し訳ございません。
代わりに、下記の日程をご提案いたします。
一文が長いと、どこで改行しても読みにくくなります。改行で整える前に、文を短く分けるほうが効きます。
よくある失敗と直し方
| 失敗 | 起きること | 直し方 |
|---|---|---|
| 文字数をそろえて途中で折る | 相手の画面で行が不揃いになる | 句点と意味の切れ目だけで改行する |
| 長い一文を改行でごまかす | 折っても読みにくいまま | 文を二つ三つに分ける |
| 空行を重ねる | 続きがあると気づかれない | 段落の間は空行一つ |
| 日時を文中に書く | 相手が読み落とす・探し直す | 箇条書きに出す |
| 質問を一段落にまとめる | 返信で答え漏れが出る | 番号を付けて一つずつ |
| 記号を混ぜて使う | 見出しと項目の区別がつかない | 記号ごとの役割を決めてそろえる |
| 一通に話題を詰め込む | 返信や転送で扱いにくい | 話題が別ならメールを分けるか見出しで区切る |
送る前のチェックリスト
- 改行が句点か意味の切れ目で入っているか
- 全角39字分を大きく超える長い一文が残っていないか
- 一つの段落に二つ以上の話題が入っていないか
- 日時・場所・金額などが文の中に埋もれていないか
- 依頼や質問に番号を付けたか
- 空行の数がそろっているか
- 記号（■・【】など）の使い方がメールの中でそろっているか
- 機種依存文字を使っていないか
- 自分あてに送るか、スマートフォンで開いて行が不揃いになっていないか
この記事の要点
- 改行は句点のあと、空行は話題が変わるところに一つ。
- 文字数の根拠は RFC 5322 の半角78文字（等幅で全角39字分）。画面の表示字数を決めたものではない。
- スマートフォン向けに避けるのは文の途中の折り返し。句点の改行と空行は残す。
- 日時・場所・依頼事項は箇条書き、質問には番号。
- 長い一文は改行より文を分ける。送る前に見え方を確認する。
FAQ
よくある質問
画面の表示字数を決めた公式の基準はありません。メールの形式を定めた RFC 5322 は一行を半角78文字以下にすべきとしており、等幅表示で全角39字分です。ただし表示の幅は相手の画面で変わるため、改行は句点や意味の切れ目で入れ、字数は長すぎないかの確認に使うのが崩れにくい方法です。社内に書式の決まりがあればそれに従ってください。
一行の空行で、話の切れ目は伝わります。空行を何行も重ねると、メールが終わったのか続きがあるのか分かりにくくなるので、段落の間の空行はそろえておきます。
避けたいのは文の途中で折る改行です。スマートフォンは画面幅に合わせて自動で折り返すため、途中で折ると行が不揃いになります。句点ごとの改行と話題ごとの空行は、スマートフォンでも読みやすくなります。
一文ごとの改行は読みやすくしますが、文の途中で細かく折ると、かえって読みにくくなります。改行するのは句点と意味の切れ目、空行を入れるのは話題が変わるところ、と分けて考えると整います。
「・」「■」「【】」などがよく使われますが、決まりはありません。見出し・項目・中身のように記号の役割を決め、一通の中でそろえることが大切です。丸数字は環境によって表示が崩れることがあるため、心配なら「(1)」「(2)」を使います。
どちらでも、句点や意味の切れ目で改行し、話題ごとに空行を入れる考え方は同じです。どちらの形式で送るかは、使っているメールソフトの設定や会社の決まりに従ってください。
合わせる必要はありません。返信では、読みやすい改行と段落で書けば失礼にはなりません。質問が並んでいる場合は、番号を付けて一つずつ答えると、答え漏れを防げます。