メール
取引終了のご連絡 例文
契約終了・更新しないことを伝えるメール
取引や契約を終えることを伝えるメールは、送る前の確認が文面より大切です。契約書に定めた終了の申し入れの時期と方法（書面が必要かどうかなど）を確かめ、社内の決裁を済ませてから送ります。長く付き合いのある相手には、先に電話や面談で伝えてから、メールで内容を残すと角が立ちにくくなります。本文に書くのは「終了日」「対象の取引・契約」「理由は簡潔に」「残りの手続き」「窓口」「これまでのお礼」です。まずはそのまま使える短い例文です。
結論
件名：◯◯業務の契約終了のご連絡（株式会社△△）
株式会社◯◯
◯◯様
いつもお世話になっております。株式会社△△の□□です。
先日お電話でお伝えしたとおり、◯◯業務の契約を◯月◯日（◯）をもって終了させていただきたく、ご連絡いたしました。
社内の体制を見直した結果、◯◯を自社で行うことになったためです。
最終の納品と請求の手続きは、改めてご相談させてください。
これまで長くお力添えいただき、心より感謝申し上げます。
送る前に確かめること
- 契約書に定めた終了の申し入れの時期と方法（書面・通知先など）
- 社内の決裁が済んでいるか（誰が決めて、誰の名前で伝えるか）
- 終了日と、その日までに終える業務
- 残りの手続き（最終の納品・検収・請求・支払い・貸与品やデータの返却）
- 先に電話や面談で伝えるべき相手か
- 理由をどこまで伝えるか（社内で揃えておく）
Point
終了の申し入れの時期や方法、残りの代金の扱いは、契約書の定めと会社の決まりに従います。メールだけで足りるのか、書面での通知が必要なのかは契約によって違います。判断に迷うときは、メールを送る前に社内の法務や契約の担当者に確認してください。
注意
相手が従業員を使わない個人の事業者（フリーランス）の場合は、法律の決まりにも注意します。特定受託事業者に係る取引の適正化等に関する法律の第十六条は、継続的業務委託に係る契約の解除（契約期間の満了後に更新しない場合を含む）をしようとするときは、相手に対し「少なくとも三十日前までに」予告しなければならないと定めています（災害その他やむを得ない事由などの例外があります）。対象の取引にあたるかどうかは、社内の法務の担当者に確認してください。
件名の付け方
件名には何の取引・契約が終わるのかを具体的に書きます。「ご連絡」「お知らせ」だけでは、相手が開くまで重要な連絡だと分かりません。
| 場面 | 件名の例 |
|---|---|
| 契約を終える | ◯◯業務の契約終了のご連絡（株式会社△△） |
| 契約を更新しない | ◯◯契約の更新についてのご連絡（株式会社△△） |
| 自社のサービス・事業を終える | ◯◯サービス終了に伴うお取引終了のお知らせ（株式会社△△） |
| 一部の取引だけ終える | ◯◯のお取引の一部終了について（株式会社△△） |
| 相手からの申し出を受ける | Re：◯◯契約終了のお申し出について |
| 終了日を訂正する | 【訂正】◯◯業務の契約終了日について（株式会社△△） |
本文に書く項目
| 項目 | 書くこと | 例 |
|---|---|---|
| お礼 | これまでの取引への感謝 | 長年にわたりお力添えいただき、ありがとうございました。 |
| 結論 | 何を、いつ終えるか | ◯◯業務の契約を◯月◯日をもって終了いたします。 |
| 理由 | 一文で簡潔に。相手を責めない | 社内の体制を見直した結果、◯◯を自社で行うことになりました。 |
| 残りの手続き | 納品・検収・請求・支払い・返却 | 最終の納品は◯月◯日、請求書は◯月◯日までにお送りください。 |
| 窓口 | 手続きの連絡先 | 手続きについては、私□□までご連絡ください。 |
| 結び | 今後への一言 | 貴社のますますのご発展をお祈り申し上げます。 |
注意
理由は一文で足ります。詳しく書くほど、相手に反論や交渉の余地を感じさせたり、相手の不備を責めているように読めたりします。理由を伝えにくい場合は「社内の事情により」とだけ書くこともあります。
場面別の例文
契約期間の満了で更新しない
件名：◯◯契約の更新についてのご連絡（株式会社△△）
株式会社◯◯
◯◯様
いつもお世話になっております。株式会社△△の□□です。
現在お願いしている◯◯契約は、◯月◯日（◯）に期間が満了いたします。
社内で検討を重ねた結果、誠に恐縮ながら、今回は更新を見送ることといたしました。
契約期間の終わりまでは、これまでどおりよろしくお願いいたします。
最終月のご請求の手続きについては、改めてご連絡いたします。
これまで丁寧にご対応いただき、心より感謝申し上げます。
長年の取引先に、先に電話で伝えたうえで送る
件名：◯◯業務のお取引終了について（株式会社△△ □□）
株式会社◯◯
◯◯様
いつもお世話になっております。株式会社△△の□□です。
本日はお電話でお時間をいただき、ありがとうございました。
お伝えした内容を、改めてメールでお送りいたします。
■対象：◯◯業務のお取引
■終了日：◯月◯日（◯）
■最終の納品：◯月◯日（◯）
■ご請求：◯月◯日（◯）までに請求書をお送りください
長年にわたり、弊社の◯◯を支えていただきましたこと、心より御礼申し上げます。
残りの期間も、どうぞよろしくお願いいたします。
電話や面談で伝えた後のメールは、話した内容を項目に分けて残す役割を持たせます。言った・言わないの行き違いを防げます。
自社のサービス・事業を終えるため、取引を終える
件名：◯◯サービス終了に伴うお取引終了のお知らせ（株式会社△△）
株式会社◯◯
◯◯様
平素より大変お世話になっております。株式会社△△の□□です。
弊社では、◯月◯日（◯）をもって◯◯サービスを終了することとなりました。
これに伴い、貴社にお願いしている◯◯のお取引も、同日をもって終了とさせていただきたく存じます。
急なご連絡となり、ご迷惑をおかけいたしますことを深くお詫び申し上げます。
今後の手続きについては、改めてご相談のお時間をいただけますでしょうか。
これまでのご協力に、心より感謝申し上げます。
取引の一部だけを終える
件名：◯◯のお取引の一部終了について（株式会社△△）
株式会社◯◯
◯◯様
いつもお世話になっております。株式会社△△の□□です。
現在お願いしている業務のうち、◯◯については、◯月◯日（◯）をもって終了させていただきたく、ご連絡いたしました。
なお、◯◯と◯◯については、これまでどおり引き続きお願いいたします。
ご不明な点がございましたら、私までお知らせください。
今後ともどうぞよろしくお願いいたします。
注意
一部だけ終える場合は、終える業務と続ける業務の両方を書きます。終える業務だけを書くと、相手は取引全体が終わるのかと受け取ることがあります。
相手から終了の申し出を受けたときの返信
件名：Re：◯◯契約終了のお申し出について
株式会社◯◯
◯◯様
お世話になっております。株式会社△△の□□です。
ご連絡いただき、ありがとうございます。
◯◯契約を◯月◯日（◯）をもって終了とする旨、承知いたしました。
最終の納品とご請求の手続きについては、◯月◯日（◯）までに改めてご案内いたします。
これまで長くお引き立ていただき、誠にありがとうございました。
早めの終了を相談したいとき
件名：◯◯業務の契約期間についてのご相談（株式会社△△）
株式会社◯◯
◯◯様
いつもお世話になっております。株式会社△△の□□です。
弊社の事情で大変恐縮ですが、◯◯業務の契約を、予定より早い◯月◯日（◯）で終えられないかご相談させてください。
契約書の定めに沿って進めたいと考えております。
一度お打ち合わせのお時間をいただけますでしょうか。
ご都合のよい日時をお知らせいただけますと幸いです。
契約期間の途中で終えたいときは、一方的に決めた形で知らせず、相談として切り出します。どう進めるかは契約書の定めに従い、社内の担当者とも相談してください。
終了日を間違えて伝えたときの訂正
件名：【訂正】◯◯業務の契約終了日について（株式会社△△）
株式会社◯◯
◯◯様
お世話になっております。株式会社△△の□□です。
先日お送りした契約終了のご連絡で、終了日に誤りがございました。
（誤）◯月◯日（◯）
（正）◯月◯日（◯）
ご確認の手間をおかけし、誠に申し訳ございません。
何卒よろしくお願いいたします。
避けたい言い方・書き方
| 避けたい書き方 | 理由 | こう書く |
|---|---|---|
| 「貴社の対応に問題があったため」 | 相手を責める形になり、関係がこじれる | 社内で検討を重ねた結果／社内の事情により |
| 「しばらくストップします」 | 終わるのか一時停止なのかが分からない | ◯月◯日をもって終了いたします |
| 「終了させていただきたく、ご了承させていただきたく…」 | 「させていただく」が重なって読みにくい | 一文に一度までにして、ほかは「いたします」 |
| 終了日だけで、手続きに触れない | 請求や返却をどうするか相手が迷う | 最終の納品・請求・返却の予定を添える |
| 件名が「ご連絡」だけ | 重要な連絡だと気づかれにくい | ◯◯業務の契約終了のご連絡 |
相手の不備がきっかけでも、終了の連絡では理由の言い争いをしないほうが、残りの手続きが滞りなく進みます。不備について話し合う必要があるなら、メールではなく打ち合わせの場を設けます。取引を始める前の段階で断る場合はお断りメールの例文を参考にしてください。
後日のフォロー
最後の取引が終わったときのお礼
件名：これまでのお取引の御礼（株式会社△△ □□）
株式会社◯◯
◯◯様
お世話になっております。株式会社△△の□□です。
本日、◯◯の最終の納品を確かに受け取りました。
これまで長きにわたり、丁寧にご対応いただき、誠にありがとうございました。
また機会がございましたら、その際はどうぞよろしくお願いいたします。
貴社のますますのご発展をお祈り申し上げます。
急な終了で迷惑をかけたときのお詫び
◯◯様
株式会社△△の□□です。
このたびは弊社の事情により、急なお取引の終了となり、多大なご迷惑をおかけいたしました。
最後まで丁寧にご対応いただきましたこと、心より感謝申し上げます。
自分が担当を外れるだけで取引は続く場合は担当変更の挨拶メール、退職で取引先と縁が切れる場合は退職の挨拶の形を使います。
この記事の要点
- 送る前に契約書の定めと社内の決裁を確かめる。
- 長い付き合いの相手には電話や面談で先に伝え、メールで内容を残す。
- 書くのは終了日・対象・簡潔な理由・残りの手続き・窓口・お礼。
- 理由は一文で。相手を責める書き方をしない。
- 一部だけ終えるときは続ける業務も書く。
FAQ
よくある質問
契約書で書面による通知が求められている場合は、メールだけでは足りないことがあります。まず契約書の定めを確かめ、迷う場合は社内の法務や契約の担当者に確認してください。相手がフリーランスの場合は、法律で予告の時期が定められていることもあります。長い付き合いの相手には、電話や面談で先に伝えてからメールで内容を残すと丁寧です。
一文で簡潔に書けば足ります。「社内の体制を見直した結果」「社内の事情により」などとし、相手の不備を並べることは避けます。理由の伝え方は、社内で揃えてから送ってください。
こちらの都合で終えることへの遠慮を表す言い方として使われます。ただし一通の中で何度も使うとくどくなるので、ほかの箇所は「終了いたします」「ご連絡いたします」とします。
まずお礼を述べ、「◯月◯日をもって終了とする旨、承知いたしました」と内容を受け取ったことを示します。続けて、最終の納品や請求など残りの手続きをどう進めるかを書きます。
最後の納品や支払いが済んだところで、これまでのお礼を一通送ると、関係を気持ちよく締めくくれます。「また機会がございましたら」と添えておくと、将来の取引の余地も残せます。