業務連絡メールの書き方と例文
社内・一斉送信・返信

業務連絡メールの基本の型

件名：【連絡】◯月◯日の部内会議の会場変更について

営業部各位

お疲れさまです。営業部の◯◯です。
◯月◯日（◯）の部内会議の会場が、第一会議室から第三会議室に変わりました。

・日時：◯月◯日（◯）◯時〜（変更なし）
・会場：第三会議室（◯階）
・資料：前日までに共有フォルダに置きます

返信は不要です。よろしくお願いします。

上司・同僚・他部署への業務連絡 例文

上司への報告

件名：【報告】◯◯株式会社の見積もり提出について

◯◯部長

お疲れさまです。◯◯です。
◯◯株式会社への見積書を、本日先方に提出しました。
先方からは、◯月◯日までに社内で検討して回答するとのことです。
回答があり次第、改めてご報告します。

他部署への依頼

件名：【依頼】社員総会の参加者名簿のご提出について（◯月◯日まで）

人事部 ◯◯さん

お疲れさまです。総務部の◯◯です。
◯月◯日の社員総会の準備にあたり、参加者名簿のご提出をお願いできますでしょうか。

・内容：部署ごとの在籍者の氏名（座席表の作成に使います）
・期限：◯月◯日（◯）◯時まで
・形式：表計算ファイルで、このメールへの返信に添付

お忙しいところ恐れ入りますが、よろしくお願いします。

期限を過ぎても返事がないときの文例は催促メールの例文、前日の念押しはリマインドメールの例文にまとめています。

部署内・全社への一斉連絡 例文

件名：【全社連絡】◯月◯日（◯）停電に伴うサーバー停止について

社員各位

お疲れさまです。情報システム部の◯◯です。
ビルの電気設備点検による停電のため、下記の時間帯は社内サーバーが使えません。

・日時：◯月◯日（◯）◯時〜◯時
・影響：共有フォルダ、社内システム全般
・お願い：前日の退社前に、作業中のファイルを保存して閉じてください

当日の問い合わせは、情報システム部 ◯◯（携帯：◯◯）までお願いします。

担当変更・不在・急ぎの連絡 例文

不在の連絡

件名：【連絡】◯月◯日〜◯日 不在のお知らせ

◯◯課の皆さん

お疲れさまです。◯◯です。
◯月◯日（◯）から◯日（◯）まで、出張のため不在にします。
不在中の◯◯株式会社の件は、◯◯さんに対応をお願いしています。急ぎの場合は携帯（◯◯）にご連絡ください。

担当変更の連絡（社内）

件名：【連絡】◯◯株式会社の担当変更について（◯月◯日から）

営業部各位

お疲れさまです。◯◯です。
◯月◯日（◯）から、◯◯株式会社の担当が私から◯◯さんに代わります。

・引き継ぎ済み：進行中の◯◯の件（◯月◯日の打ち合わせ内容まで）
・先方への連絡：◯月◯日に私と◯◯さんの連名でご挨拶のメールを送ります
・今後の問い合わせ先：◯◯さん（内線◯◯）

返信は不要です。よろしくお願いします。

急ぎの連絡

件名：【至急】本日◯時の来客の時間変更について

◯◯さん

お疲れさまです。◯◯です。
本日◯時にお越しの予定だった◯◯株式会社の◯◯様から、到着が◯時になると連絡がありました。
受付と会議室の予約時間の変更をお願いできますか。お手数ですが、対応できるかだけ返信をください。

本当に急ぐ連絡は、メールだけに頼らず電話やチャットでも一言伝えます。社外への不在の連絡や自動返信の文面は不在・休暇の連絡メールにまとめています。社外の取引先に担当変更を知らせる場合は担当変更の挨拶メールを参照してください。

業務連絡への返信と締めの言葉

返信の例文

• 承知しました。◯月◯日の会議は第三会議室に伺います。
• ご連絡ありがとうございます。名簿は◯月◯日（◯）までにお送りします。
• 確認しました。一点だけ、◯◯は◯◯という理解でよろしいでしょうか。
• ご連絡ありがとうございます。申し訳ありませんが、期限までの対応が難しいため、◯月◯日（◯）まで延ばしていただけますか。

締めの言葉

• よろしくお願いします。
• 返信は不要です。
• ご不明な点があれば、◯◯までお知らせください。
• お忙しいところ恐れ入りますが、ご対応をお願いします。

社外向けの丁寧な結びはメールの締めの言葉にまとめています。

• 件名に【連絡】【依頼】などの性質と、具体的な用件がある
• 本文の一行目で結論が分かる
• 期限に曜日まで書いた
• 返信の要否を書いた
• 宛先（To・CC・BCC）を見直した
• 添付ファイルを付け忘れていない