お詫び
打ち合わせを失念・欠席してしまったお詫びメール
すっぽかし・日時の勘違いの例文
打ち合わせの約束を忘れて欠席してしまったら、気づいた時点ですぐに電話でお詫びし、そのあとメールでも改めてお詫びします。遅刻と違い、相手は時間を空けて待っていたうえ、何も進まなかったので、言い訳をせず、自分の落ち度として認めることが何より大切です。書くことは①約束を失念していたことへのお詫び ②相手にかけた迷惑への言及 ③改めての日程のお願い（こちらから候補を出す） ④今後の防止策です。そのまま送れる短い例文はこちらです。
「本日◯時からのお打ち合わせを、私の不注意により失念しておりました。お時間を空けてお待ちいただいたにもかかわらず、大変申し訳ございません。改めてお時間をいただけるようでしたら、◯◯様のご都合に合わせて伺います。」
前もって出られないと分かっている場合の連絡は会議の欠席メール、遅れそうなときの当日の連絡は遅刻の連絡の例文を見てください。
結論
「失念」はうっかり忘れることで、「忘れていました」を改まった場で言うときの言葉です。お詫びでは「失念しておりました」「私の不注意で失念しておりました」と使います。すっぽかしてしまったお詫びは、電話で第一報→メールで改めてのお詫びと日程の候補の二段構えにすると、誠意が伝わりやすくなります。
気づいたらまずすること
| 順番 | やること | ポイント |
|---|---|---|
| ①電話でお詫び | 相手に直接電話し、失念していたことを詫びる | 言い訳をせず、まずお詫びだけを伝える |
| ②上司に報告 | 社外の約束なら、すぐに上司へ報告する | 相手の会社へのお詫びの仕方は上司と相談する |
| ③メールでお詫び | 電話の内容を改めて文字でも伝える | 改めての日程の候補を添える |
| ④日程を決め直す | 相手の都合に合わせて決める | 場所もこちらから伺う形にする |
Point
電話がつながらなかったときは、メールを先に送り、あとで電話をかけ直します。相手が待っている最中に気づいた場合は、メールの返事を待たずに、相手の会社の代表番号にかけて伝言をお願いするなど、早く伝わる方法を選びます。
件名の付け方
| 場面 | 件名の例 |
|---|---|
| 約束を失念していた（社外） | 本日のお打ち合わせを失念しておりましたことのお詫び |
| 電話のあとに改めて送る | 先ほどのお電話の件 改めてのお詫び（株式会社△△ □□） |
| 日時を勘違いしていた | ◯月◯日のお打ち合わせの日時を誤っておりましたことのお詫び |
| 改めての日程をお願いする | お打ち合わせの再設定のお願いとお詫び |
| 相手からの連絡に返信する | Re：（元の件名のまま） |
注意
件名は何についてのお詫びかが一目で分かるように書きます。「お詫び」だけの件名では、相手が後から探すときに見つけにくくなります。
書く項目のチェックリスト
- 冒頭で約束を失念していたことをはっきり認めたか
- 相手が時間を空けて待っていたことに触れたか
- 理由は自分の落ち度として短く書いたか
- 改めての日程をこちらから複数の候補で出したか
- 場所は相手の都合に合わせると書いたか
- 同じことを防ぐ手立て（予定の登録の仕方など）を一言添えたか
- 上司に報告し、誰の名前でお詫びするかを確かめたか
場面別の例文
相手が来社したのに、自分が不在だった
件名：本日のお打ち合わせを失念しておりましたことのお詫び
株式会社◯◯
◯◯様
株式会社△△の□□です。
先ほどはお電話にて失礼いたしました。改めてお詫び申し上げます。
本日◯時からお約束していたお打ち合わせを、私の不注意により失念しており、ご足労いただいたにもかかわらず、お目にかかることができませんでした。
お忙しい中お時間を割いてお越しいただきましたのに、誠に申し訳ございません。
大変勝手なお願いではございますが、改めてお時間をいただけますでしょうか。
次回は私から御社へ伺います。下記の日程でご都合のよい日時がございましたら、お知らせいただけますと幸いです。
・◯月◯日（◯）◯時以降
・◯月◯日（◯）終日
・◯月◯日（◯）◯時まで
今後は予定の管理を見直し、同じことのないよう努めてまいります。
注意
相手に足を運ばせたうえで会えなかった場合は、次は必ずこちらから伺う形にします。移動の手間を相手にもう一度かけさせないためです。
訪問の約束を忘れていた（相手が待っていた）
件名：本日の訪問のお約束を失念しておりましたことのお詫び
株式会社◯◯
◯◯様
株式会社△△の□□です。
本日◯時に御社へ伺うお約束を、私の確認不足により失念しておりました。
お時間を空けてお待ちいただいていたにもかかわらず、大変申し訳ございません。
◯◯様のご予定を無駄にしてしまいましたこと、心よりお詫び申し上げます。
改めて伺う日程について、◯◯様のご都合を伺えますでしょうか。
どの日時でも合わせますので、ご都合のよい日をお知らせいただけますと幸いです。
オンライン会議に入らなかった
件名：本日のオンライン会議に参加できなかったことのお詫び
株式会社◯◯
◯◯様
お世話になっております。株式会社△△の□□です。
本日◯時からのオンライン会議を失念しており、参加いたしませんでした。
ご準備いただき、お待ちいただいていたにもかかわらず、誠に申し訳ございません。
改めて会議の日程を設定し直してもよろしいでしょうか。
下記の候補のうち、ご都合のよい日時をお知らせください。招待のご案内は私からお送りいたします。
・◯月◯日（◯）◯時〜◯時
・◯月◯日（◯）◯時〜◯時
注意
オンライン会議は招待の通知が予定表に入っていないことで忘れやすくなります。受け取った招待は、その場で自分の予定表に登録しておくと防げます。前日の確認の連絡はリマインドメールの形も参考になります。
日時を勘違いしていた
件名：◯月◯日のお打ち合わせの日時を誤っておりましたことのお詫び
株式会社◯◯
◯◯様
お世話になっております。株式会社△△の□□です。
本日◯時からのお打ち合わせについて、私が日付を翌日と思い違いをしており、伺うことができませんでした。
お待ちいただいていたにもかかわらず、大変申し訳ございません。
いただいたメールを確認せずに予定表へ書き写していたことが原因です。
今後は日時をいただいた際に、復唱して確認するようにいたします。
改めてのお打ち合わせについて、◯◯様のご都合のよい日時をお知らせいただけますでしょうか。
勘違いの場合も「勘違いでした」で済ませず、自分の確認が足りなかったと書きます。原因を一言書き、それに見合った防止策を添えると、同じことが起きない理由が相手に伝わります。
相手からの「お待ちしておりましたが」という連絡で気づいた
件名：Re：本日のお打ち合わせについて
株式会社◯◯
◯◯様
お世話になっております。株式会社△△の□□です。
ご連絡いただき、ありがとうございます。
本日のお打ち合わせを失念しており、大変申し訳ございません。
お時間を空けてお待ちいただいたにもかかわらず、ご迷惑をおかけしました。
先ほどお電話を差し上げましたが、ご不在とのことでしたので、取り急ぎメールにてお詫び申し上げます。
改めてお電話いたします。
注意
相手から連絡をもらって気づいた場合は、知らせてもらったことへのお礼を先に置き、すぐにお詫びします。メールだけで済ませず、電話でもお詫びします。
急ぎ：待ち合わせの時刻を過ぎてから気づいた（第一報）
件名：【お詫び】本日◯時のお打ち合わせについて（株式会社△△ □□）
◯◯様
株式会社△△の□□です。
本日◯時からのお打ち合わせを失念しておりました。大変申し訳ございません。
今からでしたら◯時ごろに伺えますが、ご都合が悪いようでしたら、改めて日程をご相談させてください。
お電話もいたしましたがつながらなかったため、取り急ぎメールにて失礼いたします。
第一報は短く、すぐに送ります。今から向かえるかどうかを添えると、相手が判断しやすくなります。くわしいお詫びは、あとで改めて送ります。
社内の会議を失念していた（上司へ）
件名：本日の◯◯会議を欠席してしまったことのお詫び
◯◯部長
お疲れさまです。□□です。
本日◯時からの◯◯会議を失念しており、出席できませんでした。申し訳ございません。
会議で決まったことは、議事録で確認いたします。
私に関わる宿題がございましたら、ご指示いただけますと幸いです。
今後は予定表の通知を設定し、同じことのないよう気をつけます。
社内の会議では、自分の欠席で止まっている仕事がないかを確かめる一言を入れます。議事録の読み方や書き方は議事録の書き方にまとめています。
避けたい言い方
| 避けたい言い方 | 理由 | 言い換え |
|---|---|---|
| バタバタしていて忘れていました | 忙しさを理由にすると、相手を軽く見ていたように聞こえる | 私の不注意により失念しておりました |
| うっかりしていました | 軽く聞こえ、お詫びの重さが伝わらない | 失念しておりました。誠に申し訳ございません |
| ご都合のよい日をお教えください（候補なし） | 相手にもう一度日程を考える手間をかける | 下記の日程でご都合のよい日時はございますか |
| 事前にリマインドいただければ | 相手のせいにしている | （書かない） |
| 改めてお伺いさせていただきます | 敬語を重ねすぎている | 改めて伺います |
事実でない理由（急な体調不良など）を書くのはやめましょう。あとで分かったときに、すっぽかし以上に信頼を失います。お詫びの言葉の重さの選び方はお詫びの言い換え一覧を参考にしてください。
後日のフォロー
改めての日程が決まったとき
◯◯様
お世話になっております。株式会社△△の□□です。
改めてお時間をいただき、ありがとうございます。
◯月◯日（◯）◯時に、御社へ伺います。
先日は大変失礼いたしました。当日はどうぞよろしくお願いいたします。
改めての打ち合わせの当日
当日は約束の時刻より早めに着き、最初の挨拶で短くお詫びしてから本題に入ります。前日に「明日◯時に伺います」と一言確認の連絡を入れておくと、相手も安心できます。
打ち合わせのあとのお礼
◯◯様
本日はお時間をいただき、ありがとうございました。
先日はご迷惑をおかけしたにもかかわらず、改めてお話の機会をいただき、感謝申し上げます。
本日のお話をもとに、◯月◯日（◯）までに◯◯をお送りいたします。
この記事の要点
- 約束を忘れていたら、まず電話、そのあとメールでお詫びする。
- 言い訳をせず「私の不注意により失念しておりました」と認める。
- 改めての日程はこちらから候補を出し、場所も相手に合わせる。
- 相手に足を運ばせたなら、次はこちらから伺う。
- 原因に見合った防止策を一言添え、上司にも報告する。
FAQ
よくある質問
うっかり忘れることです。「忘れていました」を改まった場で言うときの言葉で、お詫びでは「失念しておりました」と使います。相手の行動に対して「ご失念」と使うと、相手を責める響きになるので、自分のことに使います。
まず電話で直接お詫びし、そのあとメールでも改めて送るのが丁寧です。電話がつながらないときは、先にメールを送り、あとで電話をかけ直します。
相手との関係や影響の大きさによって違います。自分だけで決めず、上司に相談してください。訪問するかどうか、誰が同行するかは、会社の決まりに従います。
提案するのがよいでしょう。日程を考える手間を相手にかけないよう、複数の候補を出し、「どの日時でも合わせます」と添えます。場所も相手の都合に合わせ、こちらから伺う形にします。
主催者や上司には一言伝えておくと丁寧です。メールでもチャットでも構いませんが、会議で決まったことを議事録で確認し、自分の担当になったことがないかを確かめる一言を添えます。