イベント会社の選び方
失敗しない7つの基準と評価表

結論：イベント会社を選ぶ7つの基準（早見表）

候補を比べるときは、次の7つを同じ物差しで確認します。どれも「聞けば分かる」項目です。提案書の見栄えより、質問への答え方で差が出ます。

依頼するメリットと、頼む・頼まないの判断

イベント会社に頼む価値は、手配の代行よりも「経験の差が出る工程」を任せられることにあります。逆に、経験の差が出にくい工程まで外に出すと、管理費だけが乗ります。

イベントの種類別：向いている依頼先

依頼したほうがよいケース／自社で足りるケース

自社でやる場合とのコスト比較は内製と外注の判断に、依頼時の費用の内訳は運営代行の料金の内訳にまとめています。

イベント会社の種類（5類型）と向き不向き

「イベント会社」と一括りにされがちですが、実態は成り立ちも収益構造も異なる複数の業態の集まりです。どの工程で利益を出している会社かを理解すると、提案の傾向も費用の構造も読めるようになります。

規模別の発注構成の例

任せる範囲を先に決める

候補を探す前に、どの工程を外に出すかを決めてください。ここが曖昧なまま声をかけると、各社の見積が違う前提で作られ、比較できなくなります。

相談する前に整理すること・問い合わせ文例

相談前の整理シート

次の項目が埋まっていれば、初回の打ち合わせから具体的な話ができます。未定の項目は「未定」と書いて渡して構いません。未定であること自体が、相手にとって重要な前提条件です。

• 目的（誰に、何を感じて、何をしてもらうためのイベントか）
• 成功の基準（申込数、来場数、商談数、満足度など、何で測るか）
• 日程の候補と、動かせるかどうか
• 想定人数と参加者の属性（社内・取引先・一般）
• 開催形式（会場のみ／オンライン／ハイブリッド）
• 会場の状況（決定済み・候補あり・未定）
• 予算の上限、またはおおよその幅
• 任せたい工程と、自社で行う工程
• 社内の決裁者と、決裁に必要な期間
• 過去の開催資料（進行表、見積、アンケート結果）の有無

問い合わせ文例①：初回の相談（全社に同じ内容で送る）

問い合わせ文例②：予算がまだ決まっていない場合

問い合わせ文例③：一部の工程だけ頼みたい場合

問い合わせ文例④：オンライン・ハイブリッド開催の場合

問い合わせ文例⑤：提案コンペへの参加をお願いする場合

相談するタイミングの考え方

相談の時期は「何か月前」と一律には決められません。開催日から逆算して、いちばん早く押さえる必要があるものが何かで決まります。多くの案件では、それは会場です。

会場の探し方は会場の選び方、全体の段取りはイベントのスケジュールを参照してください。

候補の集め方と一次スクリーニング

候補の探し方

• 会場からの紹介：その会場での施工経験がある会社が出てくる。搬入条件や指定業者の事情に明るい
• 同業・社内の他部署からの紹介：実際の仕事ぶりを聞けるため、情報の質が最も高い
• 過去の取引実績：与信と相性が既知。ただし比較相手がいないと相場から離れやすい
• 検索・業界メディア：母数は増えるが、掲載順は広告出稿の影響を受けることがあり、実力の順とは限らない
• 展示会・自社が参加したイベント：良いと感じた運営の裏側を尋ねると、担当会社が分かることがある

声をかける社数

3社前後が扱いやすい数です。2社だと差が出たときにどちらが標準的か判断しにくく、5社を超えると評価と連絡の工数が大きく増えます。各社に企画提案を求める場合は、相手にも相応の作業が発生します。実際に発注し得る相手だけに絞ってください。

一次スクリーニングの質問

• 同規模・同形式のイベントの実績はあるか（規模と形式の両方が近いか）
• その実績で、御社はどの工程を担当したか（統括か、一部か）
• 今回の担当予定者は誰で、当日現場に立つのは誰か
• 自社が主体的に行う工程と、再委託する工程はどこか
• 同時期に抱える案件の状況はどうか
• 見積に含まない前提（実費・追加費用の発生条件）を明示できるか
• 中止・延期になった場合の費用の考え方はあるか

相見積の取り方

相見積は「安い会社を選ぶため」ではなく、費用の構造と各社の得意領域を読むために取ります。総額だけを並べても判断材料になりません。

1. 01

   条件を文書で揃える

   日時、会場、想定人数、必要な要素、予算のレンジ、納期。全社に同じ文書を渡すことが前提です。口頭で個別に説明すると、伝わり方が変わって比較できなくなります。

2. 02

   見積のフォーマットを指定する

   費目・数量・単価・小計を分けて記載するよう依頼します。「イベント運営一式」でまとめられると、どこが高いのか分かりません。

3. 03

   ディレクション費と実費を分けてもらう

   会場費や機材費などの実費と、会社が受け取る制作費・管理費を分けて出してもらうと、価格差の理由が見えます。

4. 04

   含まないものを書いてもらう

   追加費用が発生する条件、想定している前提（搬入時間、人員数、回線の有無など）を明記してもらいます。

5. 05

   金額差の理由を説明してもらう

   並べたうえで、高い会社には「どこに厚みがあるのか」、安い会社には「何を前提にしているのか」を確認します。

返ってきた見積を並べて読む手順はイベント会社の見積書を比較するポイントにまとめています。

評価表テンプレート：3社を同じ物差しで採点する

提案と見積がそろったら、冒頭の7つの基準で採点します。重みは提案を受け取る前に決めておくのが要点です。提案を見てから重みを決めると、気に入った会社に合わせて物差しが動きます。

• 重みの付け方：初めての形式なら②と⑦、社外の来賓が多いなら④、社内決裁が厳しいなら⑤を重くします
• 金額は点数に混ぜない：総額は別行に置き、点数の差と金額の差を並べて「その差額で何が得られるか」で判断します
• 採点は複数人で：担当者だけでなく、当日現場に関わる人と決裁者にも付けてもらい、点が割れた基準を話し合います

ヒアリングで踏み込む質問

• 「近い案件で、うまくいかなかったことは何でしたか」失敗を具体的に語れる会社は、経験と振り返りがあります
• 「当日、予定と変わった点はありましたか。どう対応しましたか」
• 「その案件の担当者は、今回も担当できますか」
• 「発注者はどこまで自分で行い、どこからを御社が行いましたか」
• 「効果はどのように測りましたか」

イベント会社選びでよくある失敗と防ぎ方

契約前の確認事項

• 業務範囲（どこからどこまでを行うか、行わないことは何か）
• 成果物の一覧と納期（台本、図面、進行表、報告書など）
• 体制図（統括、現場責任者、当日の人数、再委託先）
• 変更が発生したときの手続きと、追加費用の決め方
• キャンセル料の発生時期と料率、不可抗力時の扱い
• 支払条件（着手金の有無、支払時期、分割の可否）
• 制作物の権利（二次利用、撮影データ、映像の再利用）
• 保険の加入状況と、事故時の責任範囲
• 再委託の可否と、再委託先の管理責任の所在
• 秘密保持の範囲と期間

各条項の考え方はイベント制作の契約を、職種別の協力会社の選定はイベント協力会社の選び方を参照してください。選ばなかった会社への連絡は見積辞退・お断りのメールに文例があります。