運営
イベント運営マニュアルのテンプレート
目次構成と役割別ページの作り方
結論：イベントの運営マニュアルは「共通情報・役割別ページ・緊急時対応・資料編」の4部で作り、役割別ページは1人1枚に収めます。当日のスタッフが見るのは自分の担当ページ1枚と、緊急時のページだけだからです。書く項目は、イベント概要・会場図・連絡体制図（組織図）・タイムテーブル・役割ごとの作業・サインと配布物・備品・スタッフ注意事項・緊急時の連絡先・マニュアル自体の取り扱いです。この記事では、項目ごとの記入例、作る手順、コピーして使える目次テンプレート、受付・誘導・救護の記入例、スタッフがそのまま使える声かけ例文、設営・撤収のページの作り方を示します。時刻ごとの進行表は香盤表、準備の抜け漏れ確認はイベント運営チェックリストと役割を分けています。
結論
イベント運営マニュアルとは、当日のスタッフが自分の持ち場で判断できるようにするための文書です。①共通情報 ②役割別ページ ③緊急時対応 ④資料編の4部構成とし、役割別ページは1人1枚に収めます。時間軸で進行を管理する香盤表とは別の文書で、登壇者や複数の担当がかかわる規模では両方を用意します。マニュアルがあると、スタッフが事務局に聞かずに動けるようになり、作業の抜けが減り、次回に引き継げる記録にもなります。
運営マニュアルに書く項目一覧と記入例
まず、何を書けばよいかの一覧です。「どの部に入れるか」まで決めておくと、目次がそのまま組めます。記入例の◯◯を自分のイベントに置き換えてください。
| 項目 | 書く内容 | 記入例 | 入れる部 |
|---|---|---|---|
| イベント概要 | 名称、日時、会場、主催、対象、想定来場者数、目的 | 「◯◯フォーラム／◯月◯日（◯）◯時開演／◯◯ホール／主催：◯◯／対象：取引先の担当者／目的：新サービスの理解と商談のきっかけづくり」 | 第1部 |
| 会場情報 | 住所、最寄り駅からの道順、搬入口、会場側の担当者と連絡先 | 「搬入口は建物の裏手。会場担当：◯◯様（防災センター内線◯◯）」 | 第1部 |
| 連絡体制図（組織図） | 統括・各リーダー・各担当の関係、報告の流れ、無線の呼び名 | 「受付・誘導 → 会場リーダー（◯◯）→ 統括（◯◯）。無線の呼び名は役割名で呼ぶ」 | 第1部 |
| 全体スケジュール | 設営から撤収までの大きな区切り。細かい進行は香盤表へ | 「◯時 集合・朝礼／◯時 受付開始／◯時 開演／◯時 閉会／◯時 撤収完了」 | 第1部 |
| 会場図・スタッフ配置図 | 部屋名、動線、スタッフの立ち位置、控室、備品置き場、非常口 | 会場図に役割名の印と矢印（参加者・スタッフ・搬入の動線を色分け） | 第1部・第2部 |
| 役割ごとの作業 | 持ち場、時間別の動き、使う道具、想定質問と答え、連絡先 | 下の「役割別ページの作り方」の受付・誘導・救護の例 | 第2部 |
| サイン・制作物 | 案内サインの種類と設置場所、看板やバナーの完成イメージ | 「受付前にスタンド看板（完成イメージは資料編に掲載）」 | 第4部 |
| 配布物・備品 | 品名、数量、保管場所、持ち込みと返却の担当 | 「配布資料：受付で手渡し、予備は本部」 | 第4部 |
| スタッフ注意事項 | 集合、服装、休憩、撮影・SNS、答えてよい範囲、衛生面の決まり | 下の「共通ルールの記入例」 | 第1部 |
| 緊急時対応・緊急連絡先 | 事象ごとの最初の行動、第一報の窓口、判断者、会場側の窓口 | 「何が起きても第一報は◯◯（携帯◯◯）へ」 | 第3部 |
| マニュアルの取り扱い | 持ち出しの可否、紛失時の連絡、終了後の回収 | 「本冊子は会場外に持ち出さない。終了後に受付へ返却」 | 表紙 |
イベント概要ページの記入例
第1部の最初のページです。初日だけ入る外部スタッフがほかのページを開かなくても「何の催しで、自分はいつどこに行けばよいか」を答えられることを基準に書きます。
- イベント名：◯◯◯◯（正式名称。略称を使う場合は併記）
- 日時：◯月◯日（◯）開場◯時◯分／開演◯時／終了◯時（スタッフ集合◯時、撤収完了◯時）
- 会場：◯◯ビル◯階 ◯◯ホール（スタッフ控室は◯階◯◯室）
- 主催・運営：主催 ◯◯／運営事務局 ◯◯（責任者 ◯◯）
- 参加者：◯◯の方、事前申込制、想定◯名
- 目的：◯◯（迷ったときは、この目的に沿うほうを選ぶ）
- 今回とくに気をつけること：来賓の到着時刻、撮影不可のセッションなど、今回だけの事情
注意
「その作業は◯◯さんが知っている」という項目が残っていたら、書き足す合図です。手順を紙に起こし、各役割に交代できる人を1人ずつ書いておくと、当日に誰かが来られなくても穴が開きません。
運営マニュアルの作り方：7つの手順
白紙から書き始めると、書きやすい共通情報ばかりが厚くなり、肝心の役割別ページが薄くなります。役割を先に洗い出し、役割ごとのページから作るのが崩れない順番です。
- 01
目的と範囲を決める
このマニュアルで扱うのは当日だけか、前日設営や事前準備も含むか。誰が読むか（社内スタッフのみか、アルバイト・派遣・協力会社も含むか）もここで決めます。外部の人が読むなら、社内の略称は使えません。
- 02
役割を洗い出す
受付、誘導、進行、音響映像、控室、救護、記録、統括など。役割名を先に確定し、香盤表や連絡体制図でも同じ呼び名を使います。人数の考え方はイベントスタッフの人数と配置を参照してください。
- 03
全体の流れと時刻を決める
設営から撤収までの大きな区切りを決め、香盤表の主要な時刻と合わせます。時刻はタイムテーブル作成ツールで組んでおくと、変更のたびに書き直さずに済みます。
- 04
役割別ページを1枚ずつ作る
下の共通フォーマット（持ち場・時間別の動き・使う道具・想定質問・連絡先）で埋めます。各担当者に下書きを見せ、自分の動きと合っているか確認してもらいます。
- 05
緊急時対応ページを作る
急病・地震・火災・機材トラブル・天候・クレームについて、最初の行動と判断する人を書きます。会場側の窓口も確認します。
- 06
共通情報と資料編で前後を埋める
目的、会場図、連絡体制図、共通ルール、連絡先一覧、備品リスト。最後に目次とページ番号を付けます。
- 07
読み合わせをして改訂する
1週間前に確定版を配り、役割ごとに読み合わせます。出た指摘を反映し、以後は差分だけを配ります。
注意
マニュアルを作る前に、会場の下見でスタッフ用の通路・備品置き場・非常口の位置を確認しておくと、会場図と緊急時ページが一度で書けます。確認項目は会場下見のチェックリストにまとめています。
目次の標準構成
まず全体の構成です。冊子にする場合は、A4片面印刷を想定します。
| 部 | 内容 | ページ数の目安 | 誰が読むか |
|---|---|---|---|
| 第1部：共通情報 | イベント概要、会場図、連絡体制、当日の基本ルール | 4〜6 | 全員 |
| 第2部：役割別ページ | 受付、誘導、進行、音響映像、控室対応など役割ごとに1枚 | 役割数×1〜2 | 担当者のみ |
| 第3部：緊急時対応 | 急病、地震・火災、機材トラブル、天候、クレーム | 4〜6 | 全員（事前に一読） |
| 第4部：資料編 | 連絡先一覧、設営・撤収、サイン・配布物・備品リスト、参加者リスト、フロア詳細図 | 5〜15 | 必要な人のみ |
第1部に入れるもの
- イベントの目的：3行以内。判断に迷ったときの基準になる
- 当日の全体スケジュール：設営から撤収まで、大きな区切りだけ
- 会場全体図：部屋名と、スタッフ用の通路・控室・備品置き場を明示
- 連絡体制図：誰が誰に報告するか。無線の呼び名、チャットのグループ名
- 共通ルール：服装、名札、私物の置き場、休憩の取り方、写真撮影の可否
- 参加者への対応方針：聞かれたら答えてよいこと、事務局に回すこと
Point
第1部で最も重要なのは連絡体制図です。当日の混乱でよくあるのは「誰に聞けばいいか分からない」ことです。役割名と担当者名、連絡手段を1枚の図にして、全員が同じ絵を持っている状態を作ってください。
注意
目次は必ず付けてください。当日は冊子をめくって探す時間がありません。ページ番号を大きく印刷し、役割別ページには色付きのインデックスを付けると、探す時間が短くなります。
コピーして使える目次テンプレート
WordやGoogleドキュメントに貼り付けて、そのまま見出しとして使える目次です。自分のイベントにない役割は消し、ある役割は足してください。配布は、編集できる原本とは別にPDFで出すと体裁が崩れません。
- 01表紙：イベント名／開催日／会場／版数（v◯）／発行日／発行者／取り扱い（持ち出し禁止・返却先）
- 02第1部 共通情報：イベント概要と目的／会場情報（道順・搬入口・会場側の窓口）／当日の全体スケジュール／会場全体図／連絡体制図／共通ルール（服装・名札・休憩・撮影）／参加者への対応方針
- 03第2部 役割別ページ：受付／誘導／進行／音響・映像／控室・来賓対応／救護／記録・撮影／統括（役割ごとに1枚）
- 04第3部 緊急時対応：第一報の窓口／急病・けが／地震／火災・停電／機材トラブル／天候・交通機関の乱れ／クレーム・迷惑行為／落とし物
- 05第4部 資料編：連絡先一覧／搬入・設営と撤収／サイン計画・制作物のイメージ／配布物・備品リスト／フロア詳細図／参加者リスト（配布先を限定）／変更点一覧
役割別ページの書式（1枚分）
- 役割名・担当者：◯◯担当（氏名）。交代がある場合は時間帯
- 持ち場：会場図の抜粋（立ち位置に印）
- 時間別の動き：◯◯時◯◯分 ◯◯をする（設営から撤収まで）
- 使う道具：◯◯、◯◯、無線
- よくある質問と回答：「◯◯？」→ ◯◯と答える
- 困ったときの連絡先：◯◯（氏名・呼び名・連絡手段）
注意
参加者リストのように個人情報を含む資料は、全員に配る冊子に入れないでください。必要な受付担当にだけ渡し、取り扱いのルールと、終了後の回収・廃棄の手順を資料編に書いておきます。
役割別ページの作り方
マニュアルの中心はここです。1つの役割につき1枚、A4片面に収めることを原則にします。裏面まで使うと、当日は裏まで読まれにくくなります。
役割別ページの共通フォーマット
| ブロック | 内容 | 分量 |
|---|---|---|
| 役割名と担当者 | 「受付A（氏名）」。交代がある場合は時間帯も | 1行 |
| 持ち場 | 会場図の抜粋。自分の立ち位置に印 | 図1つ |
| 時間別の動き | 設営から撤収まで、時刻と行動の対応表 | 8〜15行 |
| 使う道具 | 名簿、名札、リーダー、無線、筆記具など | 箇条書き5行以内 |
| よくある質問と回答 | 参加者から聞かれることと、答え方 | 5〜8問 |
| 困ったときの連絡先 | 第一報を誰に入れるか。その1人だけ書く | 1〜2行 |
受付担当ページの例
| 時刻 | 行動 |
|---|---|
| 12:30 | 受付設営。名簿・名札・筆記具を配置。動線のポールを設置 |
| 12:50 | 事務局と接続確認。名簿の最終版に差し替え |
| 13:00 | 受付開始。名簿で照合し、名札を渡す |
| 13:25 | 未到着者を名簿でマーク。事務局に人数を報告 |
| 13:30 | 開演。受付は1名を残して他は会場内へ |
| 14:30 | 遅参対応を終了。受付の掲示を「お問い合わせ」に変更 |
| 17:00 | 終了後、名簿を回収し事務局に提出 |
| 17:30 | 受付撤去。備品を指定の箱に戻す |
受付の詳しい組み立て（レーンの分け方、名簿の照合方法）は受付の人数とレーン数の決め方にまとめています。
誘導担当ページの例
| 時刻 | 行動 |
|---|---|
| 12:30 | 持ち場（最寄り出入口〜受付の間）に案内サインを設置。動線上の障害物を確認 |
| 13:00 | 来場者を受付へ案内。受付が混んだら列の最後尾に立ち、最後尾の札を持つ |
| 13:30 | 開演後は会場入口へ移動。遅れて来た参加者を、進行の区切りで空席へ案内 |
| 15:00 | 休憩。トイレ・喫煙所・展示エリアの方向を案内 |
| 17:00 | 閉会後、出口と懇親会会場への2方向を案内。混雑したら出口側を優先 |
| 17:30 | 案内サインを回収し、事務局へ返却 |
救護担当ページの例
| 項目 | 書くこと |
|---|---|
| 持ち場 | 救護スペースの場所（会場図に印）。AEDの設置場所と、そこまでの経路 |
| 開場前 | 救護スペースの備品（椅子・水・タオル・記録用紙）を確認。AEDの位置を全スタッフに周知 |
| 呼ばれたら | その場に向かい、本人の状態を確認。周囲のスタッフに人を集めてもらい、救急要請が必要かを判断者に伝える |
| 救急要請の判断者 | ◯◯（実名）。不在時は◯◯（実名）。迷ったら要請する、を基本にする |
| 会場側への連絡 | 救急車の誘導経路と、会場の防災センターへの連絡を誰がするか |
| 記録 | 時刻・場所・状態・対応・引き継ぎ先を記録用紙に書き、終了後に事務局へ提出 |
注意
救護担当のページは、当日その役割の人がいない時間帯をつくらないことが重要です。休憩の交代者を名前で書き、交代時に持ち場とAEDの位置を引き継いでください。熱中症の多い時期や屋外の場合の備えはイベントのリスク管理を参照してください。
「よくある質問と回答」の作り方
ここが役割別ページの価値を決めます。スタッフが判断に迷う場面を、事前に潰しておく欄です。
- 「申込していないが参加できるか」→ 当日参加の可否と、可の場合の手続きを明記
- 「名刺を持っていない」→ 代替手段（手書き記入用紙の場所）を明記
- 「代理で来た」→ 受付の可否と、名札の扱いを明記
- 「荷物を預けたい」→ クロークの有無と場所を明記
- 「写真を撮ってよいか」→ 撮影可否と、可の場合の条件を明記
- 「途中退出したい」→ 再入場の可否を明記
Point
想定質問の答えは「事務局に確認します」で終わらせないでください。当日は事務局に問い合わせが集中し、そこが詰まります。現場で答えてよいことを決め切るのが、マニュアルを作る最大の目的です。
役割の分け方の目安
| 規模 | 役割の数 | 分け方 |
|---|---|---|
| 小規模（進行が単純） | 少数 | 受付、進行、機材、統括 |
| 中規模（登壇者・来賓がいる） | やや多い | 受付、誘導、進行、音響映像、控室、記録、統括 |
| 大規模（複数フロア・複数会場） | 多い | 上記に加え、フロア別・エリア別に受付と誘導を分割 |
役割ごとの人数の出し方と配置はイベントスタッフの人数と配置に、受付のレーン数は受付の人数とレーン数の決め方にまとめています。
注意
役割が増えるほど、役割間の引き継ぎ点が問題になります。「受付が終わった参加者を、誰が会場席まで案内するか」のような境界を、両方のページに同じ文言で書いてください。片方にしか書かないと、当日そこが空きます。
スタッフの声かけ例文：役割別ページに貼る
役割別ページの「よくある質問と回答」と並べて、スタッフが口に出す言葉そのものを書いておくと、初めての外部スタッフでも応対がそろいます。そのまま写して使える例文です。
| 場面 | 声かけ例文 | 担当 |
|---|---|---|
| 受付の第一声 | 「こんにちは。お名前を伺ってもよろしいでしょうか」 | 受付 |
| 名簿で照合できた | 「◯◯様ですね。お待ちしておりました。こちらが名札です。会場は右手奥でございます」 | 受付 |
| 名簿に名前がない | 「確認いたしますので、少々お待ちいただけますか。お申し込みの際のメールアドレスをお聞きしてもよろしいでしょうか」 | 受付 |
| 列の整理 | 「受付はこちらの列でございます。順にご案内いたしますので、こちらにお並びください」 | 誘導 |
| 会場内への案内 | 「お席は前方から順にご案内しております。こちらへどうぞ」 | 誘導 |
| 開演後に到着した人 | 「ただいま講演中でございます。区切りでお席へご案内いたしますので、こちらで少々お待ちください」 | 誘導 |
| 満席 | 「申し訳ございません。ただいま満席のため、後方の立ち見スペースにご案内しております」 | 誘導 |
| 荷物を預かる | 「お荷物をお預かりいたします。こちらの番号札をお持ちください。お帰りの際にお渡しいたします」 | クローク |
| 撮影の制止 | 「恐れ入ります。こちらのセッションは撮影をご遠慮いただいております」 | 全員 |
| 体調が悪そうな人 | 「ご気分はいかがですか。よろしければ、あちらで少しお休みになりませんか」 | 全員・救護 |
| 苦情を受けたとき（一次対応） | 「ご不便をおかけして申し訳ございません。担当の者を呼んでまいりますので、こちらでお待ちいただけますか」 | 全員 |
| 自分では答えられない質問 | 「確認してまいりますので、少々お待ちいただけますか」（戻る時刻の目安も伝える） | 全員 |
| 閉会後の案内 | 「本日はご来場ありがとうございました。出口は左手でございます。お忘れ物のないようお気をつけください」 | 誘導 |
注意
苦情への一次対応は謝罪の言葉と、担当者へつなぐことまでをスタッフの役割にし、その場で約束や判断をしないと書いておきます。誰につなぐかは緊急時対応ページの窓口と同じ人にします。電話での苦情はクレーム電話の対応も参考になります。
言葉づかいで避けたい言い方
| 避けたい言い方 | 言い換え | 理由 |
|---|---|---|
| 「お名前をいただけますか」 | 「お名前を伺ってもよろしいでしょうか」 | 名前はもらうものではないため、聞く意味の「伺う」を使う |
| 「◯◯様でございますね」 | 「◯◯様ですね」「◯◯様でいらっしゃいますね」 | 「ございます」は相手の動作や状態には使わない |
| 「わかりません」 | 「確認してまいりますので、少々お待ちいただけますか」 | 答えられないことと、次に何をするかを同時に伝える |
| 「ダメです」「できません」 | 「申し訳ございません。◯◯はご遠慮いただいております」 | 禁止の理由ではなく、決まりとして伝える |
設営・撤収、サイン、配布物のページ
役割別ページとは別に、モノの流れを扱うページを第4部の資料編か、設営担当の役割ページに入れます。ここが抜けると、当日の朝と終了後に事務局へ問い合わせが集中します。
| ページ | 書く項目 | 記入例 |
|---|---|---|
| 搬入・設営 | 搬入口、搬入可能な時間帯、車両の待機場所、設営の順番、担当 | 「◯時 搬入口から機材搬入（音響→映像→装飾の順）／◯時 受付設営／◯時 全体確認」 |
| 撤収・搬出 | 撤収の開始時刻、片付けの順番、ゴミの分別と持ち帰り、原状回復の確認者 | 「閉会後、参加者の退出を確認してから撤収開始。最後に会場担当者と原状回復を確認」 |
| サイン計画 | 案内サインの種類・枚数・設置場所・設置と回収の担当 | 「最寄り出入口に1枚、エレベーター前に1枚、受付前に1枚。設置と回収は誘導担当」 |
| 配布物・制作物 | 何を・何部・どこに置き・いつ・誰が配るか | 「資料一式は受付で名札と一緒に手渡し。予備は事務局本部に保管」 |
| 備品リスト | 品名・数量・保管場所・持ち込み担当・返却先 | 「延長コード◯本：備品箱A／事務局が持ち込み、終了後に総務へ返却」 |
| 落とし物・忘れ物 | 預かり場所、記録の書き方、終了後の保管と問い合わせ窓口 | 「拾得時刻・場所・品名を記録し、事務局本部で一元保管」 |
設営と撤収の段取りはイベントの設営と施工、館内外の案内表示は屋外サイン・案内表示、落とし物の扱いはイベントの落とし物対応にまとめています。シフトの組み方はシフト表作成ツールで作れます。
共通ルール（スタッフ注意事項）の記入例
第1部の共通ルールは、アルバイトや派遣スタッフも読む前提で、具体的な行動で書きます。写して直せる記入例です。
- 集合：◯時◯分に◯◯（場所）集合。遅れる場合は◯◯（氏名・連絡先）へ電話
- 服装：黒または紺の上下、歩きやすい靴。スタッフ証は胸の位置に付ける
- 持ち物：このマニュアル、筆記具、スマートフォン（マナーモード）
- 私物：スタッフ控室の指定の棚に置く。持ち場には持ち込まない
- 休憩：シフト表の時刻に交代。持ち場を離れる前に交代者へ引き継ぐ
- 撮影・SNS：会場内の写真、参加者の様子、未公開の情報は投稿しない
- 答えてよいこと：会場内の場所、プログラムの時刻。それ以外は担当者につなぐ
- 参加者の個人情報：名簿は持ち場から持ち出さない。終了後は事務局に返却する
- 体調・衛生：体調が悪い日は集合前に◯◯へ連絡。手指消毒液の設置場所と補充の担当は◯◯
- マニュアルの扱い：会場外への持ち出し・撮影・転送をしない。紛失したらすぐ◯◯へ。終了後は受付に返却
緊急時対応ページ
第3部は全員が事前に一読する前提で作ります。当日その場で読む時間はないため、事前の共有会で必ず通してください。
書く項目
| 事象 | 最初の行動 | 決めておくこと |
|---|---|---|
| 参加者の急病・けが | その場を離れず、周囲のスタッフを呼ぶ | 救護担当、AEDの場所、救急要請の判断者 |
| 地震 | その場で身の安全確保、揺れが収まるまで動かない | 避難経路、誘導担当、会場側の指示系統 |
| 火災・停電 | 会場スタッフの指示に従い避難誘導 | 非常口の位置、避難場所、点呼の方法 |
| 機材トラブル | 進行を止めず、司会がつなぐ | つなぎの台詞、復旧の判断時間、代替手段 |
| 天候・交通機関の乱れ | 開始時刻の判断 | 判断者、判断時刻、参加者への通知手段 |
| クレーム・迷惑行為 | 担当者が個別に対応、他の参加者から離す | 対応する担当、退場を判断する権限者 |
| 参加者の落とし物・忘れ物 | 事務局で一元保管 | 保管場所、記録方法、後日の返送手順 |
緊急時ページで最も重要な3項目
- 01
第一報を誰に入れるかを1人に決める
「状況によって連絡先が変わる」設計は、当日うまく働きません。何が起きても、まずこの人に連絡するという窓口を1人決め、全ページに同じ名前と番号を書いてください。
- 02
判断する人の名前を書く
中止、延期、開始遅延、救急要請。これらを誰が決めるかを実名で書きます。役職名だけだと、当日その人が会場にいないことがあります。
- 03
会場側の窓口を書く
会場には防災センターや当日の館内担当者がいます。会場の連絡先と、どの事象では会場に連絡するかを明記してください。自社だけで対応しようとすると、かえって遅くなります。
Point
緊急時対応ページはA4で1枚に抜き出し、全スタッフが携行できる形にしてください。冊子を持ち歩けない役割（誘導、記録）もいます。名札の裏に入るサイズに縮小したカードを用意する方法も有効です。
起こりうる事象の洗い出しと事前対策はイベントのリスク管理を参照してください。
香盤表との使い分け
運営マニュアルと香盤表は別の文書です。混ぜると、どちらも使いにくくなります。目的が違うためです。
| 観点 | 運営マニュアル | 香盤表 |
|---|---|---|
| 何を管理するか | 役割ごとの判断基準と行動 | 時間軸に沿った進行 |
| 読む単位 | 自分のページ1枚 | 1行ずつ、進行に合わせて |
| 使う人 | 全スタッフ | 進行担当、司会、音響映像、統括 |
| 粒度 | 行動と判断のルール | 分単位・秒単位の合図 |
| 更新頻度 | 1週間前に確定し、以後は微修正 | 直前まで変わる。当日も朱書きで修正 |
| 形式 | 冊子またはPDF。A4縦 | 1枚の大きな表。A3横が多い |
| なくなると起きること | 現場が判断できず事務局に集中する | 進行が合わず、押しや抜けが発生する |
両方を用意するときの接続
- 01運営マニュアルの役割別ページに、香盤表の主要な時刻だけを転記する：全部は書かない。自分に関係する時刻だけ
- 02香盤表の担当者欄には、マニュアルの役割名を使う：呼び名がずれると、当日「誰のことか」が分からなくなる
- 03香盤表が変わったら、マニュアルの該当行も直す：担当を1人決め、その人だけが両方を直す
注意
小規模なイベント（参加者が少なく、進行が単純）では、香盤表を運営マニュアルの1ページとして取り込む運用も現実的です。ただしその場合も、進行担当は香盤表だけを別紙で持ってください。冊子をめくりながら進行は取れません。
香盤表そのものの作り方は香盤表の作り方を参照してください。
配布と改訂の運用
いつ配るか
| 時期 | 配るもの | 目的 |
|---|---|---|
| 3週間前 | 目次と第1部の草案 | 役割の抜けを洗い出す |
| 2週間前 | 全体のドラフト | 各担当が自分のページを確認・修正 |
| 1週間前 | 確定版（v1） | 事前共有会で読み合わせ |
| 前日 | 差分のみ（変更点一覧） | 冊子を刷り直さず、変更点だけ配る |
| 当日朝 | 朝礼で口頭確認 | 変更点の再周知 |
Point
1週間前の読み合わせを省略しないでください。配っただけでは読まれません。30分でよいので、役割ごとに「自分の持ち場で何をするか」を声に出してもらうと、その場で抜けが見つかります。読み合わせで見つかった抜けは、当日の前に直せます。
改訂のルール
- 版数を表紙と各ページのフッターに入れる：当日、古い版を持つ人が必ず出る。ページ単位で版が分かる形にする
- 1週間前以降は全面改訂しない：差分だけを配る。刷り直すと、どれが最新か分からなくなる
- 変更点は色を変える：印刷が白黒なら、下線または太字で
- 編集権限を1人に絞る：複数人が同時に直すと、版が分岐する
- 電子版と紙版の両方を用意する：紙は当日の携行用、電子版は検索と直前の差し替え用
当日の運用
- 全スタッフが冊子または自分のページを受け取っている
- 緊急時対応の1枚は、全員が携行している
- 連絡先一覧が最新である（当日欠席者の差し替えを反映済み）
- 予備の冊子を受付と事務局本部に置いている
- 朝礼で当日の変更点を口頭で伝えた
- 各役割の担当者が、自分の最初の行動を言える状態にある
終了後にやること
- 01当日中：現場で朱書きされた冊子を回収する。次回の改訂の一次情報になる
- 02翌営業日：スタッフから「マニュアルに書いてなくて困ったこと」を集める
- 031週間以内：集めた内容をマニュアルに反映し、次回版として保存する
当日の準備全般はイベント運営チェックリスト、スタッフの配置人数はイベントのスタッフ体制を参照してください。
書き方の細部で差がつく点
内容が同じでも、書き方次第で当日の使われ方が変わります。当日は立ったまま、薄暗い場所で、片手で読まれることを前提にしてください。
文章の書き方
| 避ける書き方 | 推奨する書き方 | 理由 |
|---|---|---|
| 「適宜対応する」 | 「◯◯の場合は△△する」 | 適宜は、当日に判断できる人にしか意味がない |
| 「速やかに報告」 | 「◯分以内に◯◯へ連絡」 | 速やかさの基準は人によって違う |
| 「注意すること」 | 「◯◯を確認してから次へ進む」 | 注意喚起は行動に変換されない |
| 長い一文 | 1行1動作 | 当日は文章を読まず、行を拾う |
| 社内の略称 | 正式名称または説明付き | 外部スタッフには通じない |
| 「基本的に」「原則として」 | 例外を明記するか、断定する | 例外の存在だけ示されると現場が止まる |
レイアウトの原則
- 本文は大きめに：企画書より大きく。会場の照明は明るくないことが多いので、印刷して確かめる
- 1ページの情報量を欲張らない：余白を残す。書き込む余地にもなる
- 時刻は左端に揃える：目で追うのは時刻の列
- ページ番号は大きく：無線で「◯ページを見て」と言える
- 役割ごとにインデックスの色を変える：冊子を開く時間が縮む
- 会場図は同じ向きで統一する：ページごとに向きが変わると混乱する
図の使い方
- 01
会場図には必ず北または入口の向きを入れる
参加者から見た向きとスタッフから見た向きが逆になると、当日の誘導が反対になります。全ページで同じ向きに統一してください。
- 02
動線は矢印で描く
参加者の動線、スタッフの動線、搬入の動線を色分けします。文章で説明するより速く伝わります。
- 03
役割別ページの図は、会場図の一部を拡大する
全体図をそのまま載せると、自分の持ち場が分かりません。担当エリアを切り出し、立ち位置に印を付けます。
- 04
備品の置き場所を図に落とす
「事務局に置いてあります」では見つかりません。図に印を付けると、探す時間がなくなります。
Point
作り終えたら、そのイベントに関わっていない人に役割別ページを1枚渡して、「この人は何をする人か」を説明してもらってください。説明できなければ、当日の外部スタッフにも伝わりません。手軽にできる検証方法です。
注意
電子版を配る場合は、役割別ページを個別のPDFに分割して配布すると、当日スマートフォンで開く手間が減ります。冊子全体のPDFは、ページを探すだけで時間がかかります。
よくある間違いと配布前チェック
運営マニュアルで当日困る原因は、内容不足よりも書き方と配り方にあることがほとんどです。作り終えたら下の表で見直してください。
| よくある間違い | 当日起きること | 直し方 |
|---|---|---|
| 全員に同じ冊子を配り、役割の区別がない | 自分の担当箇所を探せず、結局事務局に聞きに来る | 役割別ページを1人1枚にし、インデックスで色分けする |
| 想定質問の答えが「事務局に確認」 | 事務局の電話と無線が詰まる | 現場で答えてよい範囲を決めて書く |
| 緊急時の連絡先が事象ごとに違う | 誰に連絡するかで迷い、第一報が遅れる | 第一報の窓口を1人に固定する |
| 判断者が役職名だけ | その人が不在だと誰も決められない | 実名と、不在時の代理を書く |
| 役割の境界が片方のページにしかない | 受付と誘導の間のような境目が空く | 引き継ぎ点を両方のページに同じ文言で書く |
| 設営・撤収が書かれていない | 朝と終了後に指示待ちの人が出る | モノの流れのページを資料編に入れる |
| 配ったきりで読み合わせをしない | 当日初めて読む人が出る | 1週間前に役割ごとの読み合わせをする |
配布前のチェックリスト
- 表紙と各ページに版数が入っている
- 役割名が香盤表・連絡体制図・シフト表と同じ呼び名になっている
- 全ての役割別ページに「困ったときの連絡先」が1人だけ書いてある
- 救急要請と中止の判断者が実名で、代理も書いてある
- 会場図の向きが全ページで同じになっている
- 個人情報を含む資料が、全員配布の冊子から外れている
- 表紙に持ち出し禁止と、終了後の回収方法が書いてある
- 緊急時対応の1枚を、携行用に別刷りしてある
- 関わっていない人に役割別ページを読んでもらい、動きを説明できた
この記事の要点
- 書く項目は、概要・会場情報・連絡体制図・全体スケジュール・会場図・役割ごとの作業・サインと配布物・備品・注意事項・緊急時対応・マニュアルの取り扱い。
- 全員が全ページを読む前提で作らない。読むのは自分の1枚と緊急時ページだけ。
- 作り方は、役割を先に洗い出し、役割別ページから作る。共通情報は最後に前後を埋める。
- 構成は共通情報・役割別ページ・緊急時対応・資料編の4部。目次テンプレートから要らない役割を消して使う。
- 想定質問の答えを「事務局に確認します」で終わらせない。現場で答えてよいことを決め切る。
- 緊急時は第一報の窓口を1人に固定し、救急要請や中止を判断する人を実名で書く。
- 運営マニュアルと香盤表は別文書。1週間前の読み合わせを省略しない。
- 声かけ例文を役割別ページに貼ると、外部スタッフでも応対がそろう。苦情の一次対応は謝罪と担当者へつなぐところまで。
- 設営・撤収、サイン、配布物、備品、落とし物など「モノの流れ」のページを資料編に入れる。
FAQ
よくある質問
当日のスタッフが自分の持ち場で判断できるようにするための文書です。共通情報（目的、全体スケジュール、会場図、連絡体制）、役割別ページ（持ち場・時間別の動き・道具・想定質問への答え・連絡先）、緊急時対応（急病、地震・火災、機材トラブル、天候、クレーム）、資料編（連絡先一覧、備品リスト）の4部で作ります。
目的と読む人の範囲を決め、役割を洗い出し、全体の流れと時刻を決めてから、役割別ページを1枚ずつ作ります。次に緊急時対応ページ、最後に共通情報と資料編で前後を埋め、1週間前に読み合わせをして改訂します。役割別ページから作ると、肝心の現場の動きが薄くなりません。
この記事の目次テンプレートと役割別ページの書式は、そのままコピーして使えます。WordやGoogleドキュメントで原本を作り、配るときはPDFにすると体裁が崩れません。電子版は役割別ページを個別のPDFに分けて配ると、当日スマートフォンで開きやすくなります。
持ち場の図、設営から撤収までの時刻と行動、使う道具（名簿・名札・筆記具など）、参加者からよく聞かれる質問への答え、困ったときの連絡先の5つです。「申込していない」「代理で来た」「名刺がない」といった質問への答えを事前に決めておくと、受付で列が止まりません。
事象ごとに「最初の行動」と「決めておくこと」を1行ずつ書き、A4で1枚に抜き出して全スタッフに持たせます。最も重要なのは、第一報を入れる窓口を1人に決めること、救急要請や中止を判断する人を実名で書くこと、会場側の窓口と連絡する事象を明記することの3点です。
登壇者や来賓がいる規模や、進行に複数の担当が関わる場合は両方必要です。マニュアルは役割ごとの判断基準、香盤表は時間軸の進行を管理するもので、目的が異なります。小規模で進行が単純なら、香盤表をマニュアルの1ページに取り込む運用も現実的です。
書いておくと応対がそろいます。受付の第一声、名簿にない人への対応、満席、撮影の制止、体調が悪そうな人への声かけ、苦情の一次対応など、場面ごとに言葉をそのまま書いてください。本文の声かけ例文の表はそのまま写して使えます。
当日の朝と終了後は、参加者対応がないぶん指示待ちのスタッフが出やすい時間帯です。搬入口と時間帯、設営の順番、撤収の順番とゴミの扱い、原状回復の確認者を書いておくと、事務局に聞かずに動けます。
集合時刻と場所、遅刻時の連絡先、服装、持ち物、私物の置き場、休憩の交代方法、撮影・SNSの禁止、答えてよいことの範囲、名簿など個人情報の扱いを、具体的な行動で書きます。社内の略称は使わず、初めての人でも分かる言葉にしてください。
回収してください。連絡先や会場の動線、参加者に関する情報が載っているためです。表紙に持ち出し禁止と返却先を書き、終了時に受付などで回収します。現場で書き込まれた冊子は、次回の改訂の材料にもなります。
1週間前に確定版を配り、読み合わせを行うのが一つの目安です（規模や準備期間で前後します）。逆算すると、2週間前にドラフト、3週間前に目次と共通情報の草案という進め方になります。直前に作ると、読み合わせの時間が取れず、配っただけで終わります。