メール
引用返信のマナー
全文引用・部分引用・インライン返信と例文
引用返信のマナーは、結論から言うと次の四つです。①引用部分は書き換えない ②「>」などの引用符で自分の文と分ける ③件名の「Re:」は残す ④インライン返信は冒頭で一言断る。引用返信そのものは失礼ではなく、相手のどの言葉に答えているかを、すぐ分かるようにするための書き方です。部分引用は次の形をそのまま使えます。
「お世話になっております。株式会社△△の□□です。
ご質問の件、お答えいたします。
> 当日の搬入は何時から可能でしょうか。
◯時から可能です。会場の◯◯口からお入りください。」
このページでは、全文・部分・インラインの使い分け表、件名の扱い、場面別の例文、送信前のチェックリスト、よくある失敗まで並べました。
結論
引用返信とは、返信するメールの中に相手のメールの文面を残したまま自分の文を書くことです。全文引用は元のメールを丸ごと下に残す形、部分引用は答えたい一文だけを抜き出して示す形、インライン返信は相手の文の間に自分の答えを書き込んでいく形です（部分引用を重ねていく形とも言えます）。引用部分に付く記号や、返信を上に書くか下に書くかの初期設定は、使っているメールソフトの仕様によって違います。社内で書き方が決まっていれば、それに従ってください。
引用返信の基本マナー（結論）
- 引用部分は書き換えない。相手の誤字も直さず、そのまま残す
- 引用符（「>」など）を付ける。自分で抜き出した部分引用では付け忘れやすい
- 前後を切って意味を変えない。答えに必要な文を、意味が通る範囲で抜き出す
- 件名の「Re:」は残す。返信だと一目で分かり、同じやり取りとしてまとまる
- インライン返信は冒頭で断る。「文中にて失礼いたします」の一言を添える
- 冒頭に挨拶と結論を書く。引用だけで返さない
- CCの人を外さない。外すときは理由がある場合だけにする
- 形は相手に合わせる。上に書くか下に書くか、全文か部分かをそろえる
引用返信は失礼ではないかと気にする人もいますが、引用すること自体は失礼ではありません。気にする人がいるのはインライン返信で、相手の文に書き込まれたように感じることがあるためです。冒頭の一言で、読む側の受け取り方が変わります。
全文引用・部分引用・インライン返信の使い分け
| 書き方 | 向いている場面 | よい点 | 気をつけること |
|---|---|---|---|
| 全文引用 | やり取りの流れを残したい／途中から人が加わる | 過去のメールを探さなくても経緯が分かる | 自分の文を上に書く。何重にも重なって長くなったら古い部分を整理する |
| 部分引用 | 相手の特定の一文に答える／確認したい言葉がある | 何に答えているかがはっきりし、短く済む | 抜き出すのは答えに必要な部分だけ。引用符を必ず付ける |
| インライン返信 | 質問や確認事項が複数ある | 一問一答になり、答え漏れを防げる | 冒頭で断り、答えに「→」などの印を付ける |
迷ったときの決め方は次のとおりです。
- 01
質問がいくつあるかを見る
質問や確認事項が複数あるならインライン返信、一つなら部分引用か、上に答えを書くだけで足ります。
- 02
途中から読む人がいるかを見る
CCに新しく人を加える、上司に回すなど、経緯を知らない人が読むなら全文引用で流れを残します。
- 03
相手の形を確かめる
相手が上に書いて全文を残してくるなら同じ形に。形がそろうと、やり取り全体が読みやすくなります。
件名の扱い（Re:・一言の追加・用件が変わったとき）
| 場面 | 件名の扱い | 例 |
|---|---|---|
| ふつうに返信する | 「Re:」を付けたまま、元の件名を残す | Re: ◯◯イベントの搬入について |
| 往復が続いて「Re:」が重なった | 重なった分は一つにまとめてよい | Re: Re: Re: ◯◯の件 → Re: ◯◯の件 |
| 返信の目的を一目で伝えたい | 元の件名を残したまま、前に一言足す | 【回答】Re: ◯◯の打ち合わせ事項の確認 |
| お礼だけを返す | 前に一言足す程度にとどめる | 【御礼】Re: ◯◯の資料送付 |
| 話の中身が別の用件に変わった | 新しい件名にする（新しいメールで送る） | ◯◯の見積もりのご相談 |
注意
件名の付け方の全体はメールの件名の付け方、別の話題に移るときの書き出しはメールで話題を変える表現にまとめています。
よくある失敗（良い引用・悪い引用の対比）
| 悪い例 | 何が困るか | 良い例 |
|---|---|---|
| 引用した相手の文を書き換える・誤字を直す | 相手が書いていないことを書いたように見える | 引用部分はそのまま。言い換えたいときは自分の文として書く |
| 前後を切って一部だけ抜き出す | 相手の意図と違う意味になる | 答えるのに必要な文を、意味が通る範囲で抜き出す |
| 部分引用で引用符を付け忘れる | 相手の文が自分の文に見える | 抜き出した行の頭に、相手の文と分かる記号を付ける |
| インラインで、自分の答えに印を付けない | どれが相手の文で、どれが自分の答えか分からない | 答えの頭に「→」や【回答】を付ける |
| 何の断りもなくインライン返信する | 相手の文に書き込まれたように感じる人もいる | 冒頭に「ご質問に文中にて回答いたします」と書く |
| 引用だけで、自分の言葉が一言もない | 答えがどこにあるか探させてしまう | 冒頭に挨拶と結論を書き、詳しくは下の文中で答える |
| 長い引用の一番下にだけ返事を書く | スクロールしないと答えが見えない | 相手が上に書く形なら、自分も上に書く |
| 返信のときにCCの人を黙って外す | 共有されているはずの人に届かない | CCは残す。外すなら理由を一言添える |
| BCCで届いたメールに全員へ返信する | BCCで受け取ったことがほかの人に知られてしまう | 返事が必要なら送り主だけに返す |
CCの扱いはCCの人への返信と全員返信の使い分け、BCCの仕組みはBCCの使い方を見てください。
場面別の件名つき例文
質問に部分引用で答える
件名：Re: ◯◯イベントの搬入について
株式会社◯◯
◯◯様
お世話になっております。株式会社△△の□□です。
ご質問の件、お答えいたします。
> 当日の搬入は何時から可能でしょうか。
◯時から可能です。会場の◯◯口からお入りください。
ほかにご不明な点がございましたら、お気軽にお知らせください。
複数の確認事項にインラインで答える
件名：【回答】Re: ◯◯の打ち合わせ事項の確認
◯◯様
お世話になっております。株式会社△△の□□です。
確認事項について、文中にて失礼いたします。
> 1. 当日の参加人数は確定していますか。
→ ◯名で確定しております。
> 2. 資料は事前に送っていただけますか。
→ ◯日までにお送りいたします。
> 3. 駐車場は利用できますか。
→ 申し訳ございませんが、会場に駐車場はございません。近くの有料駐車場をご利用ください。
どうぞよろしくお願いいたします。
注意
インライン返信では、自分の答えの頭に「→」などの印を付けると、相手の文と見分けやすくなります。メールソフトによっては文字の色や引用の線で見分けられることもありますが、相手の画面でも同じように見えるとは限りません。
インラインで、まだ答えられない項目がある
件名：Re: ◯◯の仕様について
◯◯様
お世話になっております。株式会社△△の□□です。
いただいたご質問に、文中にて回答いたします。
> 画面の色は変更できますか。
→ 変更できます。ご希望の色をお知らせください。
> 費用はどのくらいかかりますか。
→ 現在確認中です。◯日までに改めてご連絡いたします。
お待たせして申し訳ございませんが、どうぞよろしくお願いいたします。
全文引用のまま、上に返事を書く
件名：Re: ◯月の定例会の日程
◯◯様
お世話になっております。株式会社△△の□□です。
日程のご連絡をありがとうございます。
◯月◯日◯時から、承知いたしました。当日はよろしくお願いいたします。
（以下、◯◯様からのメールの全文）
日程の候補の一つを引用して選ぶ
件名：Re: 打ち合わせの日程のご相談
◯◯様
お世話になっております。株式会社△△の□□です。
候補日をお送りいただき、ありがとうございます。次の日時でお願いできますでしょうか。
> ◯月◯日（◯）◯時〜◯時
場所は御社に伺う形でよろしいでしょうか。ご確認をお願いいたします。
相手の言葉を引用して確認する
件名：Re: ◯◯の修正のご依頼
◯◯様
お世話になっております。株式会社△△の□□です。
修正のご依頼をありがとうございます。一点確認させてください。
> ◯◯の部分を、もう少し目立つようにしてください。
文字の大きさを変えるか、色を変えるか、どちらをご希望でしょうか。
両方での対応も可能です。ご希望をお知らせいただければ、◯日までに修正版をお送りいたします。
相手の誤字が気になるとき（直さずに確かめる）
件名：Re: ◯◯の納品先について
◯◯様
お世話になっております。株式会社△△の□□です。
納品先のご連絡をありがとうございます。
> 納品先は◯◯ビル3回の受付までお願いします。
「3回」は「3階」のことと理解しておりますが、よろしいでしょうか。
念のため確認させていただきました。
お礼だけを返す
件名：【御礼】Re: ◯◯の資料送付
◯◯様
お世話になっております。株式会社△△の□□です。
資料をお送りいただき、ありがとうございます。拝受いたしました。
内容を確認のうえ、ご不明な点があれば改めてご連絡いたします。
（以下、◯◯様からのメールの全文）
途中から加わった人に、経緯を残して返す（社内）
件名：Re: ◯◯社への提案内容について
◯◯部長
（CC：◯◯さん）
お疲れさまです。□□です。
今回から◯◯さんにも加わっていただくため、これまでのやり取りを下に残しています。
提案内容は、下の◯月◯日のメールにある案で進めることになりました。
（以下、これまでのやり取り）
上司への報告で、相手の返事の要点を引用する
件名：【ご報告】◯◯社の回答（納期の件）
◯◯課長
お疲れさまです。□□です。
◯◯社から納期について回答がありましたので、ご報告します。要点は次の一文です。
> ◯月◯日の納品で問題ございません。
こちらの予定どおり進めます。全文が必要でしたら転送いたします。
メールを丸ごと回すときの一言はメールの転送の仕方、返信が遅れたときの書き出しは返信が遅れたときのお詫びメールを見てください。
インライン返信の断り書き（言い換え）
| 場面 | 使える一言 |
|---|---|
| 社外・ていねいに | ご質問に、文中にて回答いたします。 |
| 社外・断りを強めに | 恐れ入りますが、文中にて失礼いたします。 |
| 確認事項への返事 | 確認事項について、文中にて失礼いたします。 |
| 社内 | 文中で回答します。 |
| 答えの印を先に伝える | 「→」の後が私からの回答です。 |
送信前のチェックリスト
- 冒頭に挨拶と、答えの結論を書いたか
- 引用部分を書き換えていないか（誤字も直していないか）
- 部分引用の行に引用符を付けたか
- インライン返信の冒頭に断りの一言を入れたか
- どれが自分の答えか、印や改行で見分けられるか
- 質問すべてに答えたか（まだ答えられないものは、いつ答えるかを書いたか）
- 件名の「Re:」を残したか。用件が変わっていないか
- CCの人を外していないか。BCCで届いたメールを全員に返していないか
- 引用が重なりすぎて長くなっていないか
この記事の要点
- マナーの基本は書き換えない・引用符を付ける・Re:を残す・インラインは断るの四つ。
- 流れを残すなら全文引用、一文に答えるなら部分引用、質問が多いならインライン返信。
- 引用返信自体は失礼ではない。気にされやすいのは断りのないインライン返信。
- 用件が変わったら新しい件名で送る。CCは外さず、BCCで届いたメールは全員に返さない。
- 書く位置や形式は相手のやり方に合わせる。表示はメールソフトで違うので、相手の画面を想像して書く。
FAQ
よくある質問
引用すること自体は失礼ではありません。ただ、インライン返信は相手の文に書き込まれたように感じる人もいるため、冒頭に「ご質問に文中にて回答いたします」「文中にて失礼いたします」と一言断ると、受け取る側も読み方が分かります。
どちらかが正しいという決まりはありません。相手が上に書いて返してくるなら上に、下に書くなら下にそろえると読みやすくなります。社内で決まりがあればそれに従ってください。
返信するときにメールソフトが付けるかどうか、どんな記号になるかは、メールソフトの設定によって違います。部分引用で自分で抜き出すときは、相手の文だと分かるよう同じ記号を付けてください。
返信であることが分かるよう、基本は残します。往復が続いて「Re: Re:」と重なった分は一つにまとめて構いません。話の中身が別の用件に変わったときは、新しい件名にします。
やり取りが長くなって読みにくいときは、古い部分を削って構いません。ただし、途中から加わる人がいるときや、後で経緯を確かめる必要がありそうな取引のメールでは、残しておくほうが安心です。
引用部分は相手の言葉なので、そのまま残します。誤字のせいで意味が取りにくいときは、自分の文の中で「◯◯のことと理解しておりますが、よろしいでしょうか」と確かめてください。
質問が多いときは、答え漏れを防げるので使って構いません。そのぶん冒頭の断りをていねいにし、「恐れ入りますが、文中にて失礼いたします」のように書きます。質問が一つ二つなら、上に答えをまとめるほうが落ち着きます。