メール
会議資料の事前送付メール 例文18選
件名・社内外・返信不要・差し替え
会議資料の事前送付メールは、件名に会議の日付と名前を入れ、本文に資料の一覧・事前に見てほしい箇所・返信が要るかどうかを書けば足ります。そのまま使える最短の形は次のとおりです。
「◯月◯日（◯）のお打ち合わせで使用する資料をお送りいたします。当日は資料◯ページの◯◯についてご相談したいと考えておりますので、事前にご覧いただけますと幸いです。ご確認のみで、ご返信には及びません。」
このページでは、件名の付け方、社内・社外と返信の要不要で分けた早見表、場面別の例文18本、よくある失敗、送る前のチェックリストを並べました。打ち合わせが終わったあとに資料を送る場合は資料送付メールの例文を見てください。
結論
会議資料の事前送付メールは①会議の名前と日時・場所 ②資料の一覧（ページ数や見てほしい範囲つき） ③事前に読んでほしい箇所と、当日決めたいこと ④返信や意見が要るか（要るなら期限） ⑤当日の印刷・画面共有の要否と、問い合わせ先で構成します。社内の会議では、資料の置き場所や送る期限は部署の決まりに従ってください。
結論：すぐ使える短い例文と送るタイミング
| 項目 | 書き方 |
|---|---|
| 送るタイミング | 相手が目を通せる余裕をもって。社内で期限が決まっていればそれに従う。送る時刻は相手の勤務時間内が無難で、夜に作ったら送信予約を使う |
| 必ず書くこと | 会議の名前と日時、資料の一覧、事前に読んでほしい箇所 |
| 返信の扱い | 要らなければ「ご返信には及びません」、要るなら何をいつまでにかを書く |
| あると親切なこと | 当日決めたいこと、印刷の要否、差し替えの可能性、質問の受付 |
件名：【事前資料】◯月◯日（◯）お打ち合わせ資料（株式会社△△）
株式会社◯◯
◯◯様
いつもお世話になっております。株式会社△△の□□です。
◯月◯日（◯）のお打ち合わせで使用する資料をお送りいたします。
当日は資料◯ページの◯◯についてご相談したいと考えておりますので、事前にご覧いただけますと幸いです。
ご確認のみで、ご返信には及びません。
当日もどうぞよろしくお願いいたします。
早見表：社内・社外×返信の要不要
| 返信・意見が要らない | 返信・意見がほしい | |
|---|---|---|
| 社外 | 「ご確認のみで、ご返信には及びません」と添える（例文2・4） | 何について、いつまでに、どの方法で返してほしいかを書く（例文5） |
| 社内 | 「目を通しておいてください」程度でよい。保存場所を書く（例文7） | 回答期限と、意見の書き込み先（共有ファイルのコメント欄など）を書く（例文8） |
| 上司・役員 | 報告として送る場合も、要点を2〜3行で冒頭に置く | 確認してほしい論点と期限を最初に書く（例文9） |
相手が迷うのは「読んだあと何をすればよいか」です。返信が要らないときもそう書いておくと、相手は受領の返信を書く手間を省けます。
件名の付け方
| 場面 | 件名の例 |
|---|---|
| 社外の打ち合わせ | 【事前資料】◯月◯日（◯）お打ち合わせ資料（株式会社△△） |
| 社内の会議 | 【会議資料】◯月◯日 ◯◯会議（事前にご確認ください） |
| 返信が要らない | 【事前資料・返信不要】◯月◯日 ◯◯会議 |
| 事前に意見がほしい | 【ご意見のお願い】◯◯会議の資料（◯月◯日まで） |
| 前日・当日に送る | 【事前資料】明日◯月◯日（◯）お打ち合わせ資料 |
| 資料を差し替える | 【差し替え】◯月◯日 ◯◯会議資料（◯月◯日版） |
| 資料を追加する | 【追加資料】◯月◯日 ◯◯会議 |
| 誤りを訂正する | 【訂正】◯月◯日 ◯◯会議資料の誤りについて |
件名には会議の日付と名前を入れます。会議の案内メールと同じ言葉を使っておくと、相手は案内と資料を並べて探せます。会議の案内に返信する形で送れば、日時や場所の情報も一つのスレッドにまとまります。会議そのものの案内は会議の案内メールにまとめています。
本文の組み立て（5つのブロック）
- 01
宛名と挨拶・名乗り
社外は会社名・部署・氏名、社内は「◯◯会議の出席者各位」など。初めての相手には打ち合わせのお礼を一言添える。
- 02
何の会議の資料か
会議名・日時・場所（オンラインならURL）を1〜2行で。案内メールを見返さなくても分かるようにする。
- 03
資料の一覧
ファイル名ではなく中身が分かる名前で並べ、ページ数を添える。資料が多いときは目次のように「◯ページ：◯◯」と書く。
- 04
事前に見てほしい箇所と返信の要不要
当日決めたいこと、見てほしいページ、返信や意見が要るか（要るなら期限と方法）。
- 05
当日の扱いと結び
印刷の要否、画面共有するか、資料への質問の受付先を書いて、「当日もよろしくお願いいたします」で結ぶ。
社外の相手への例文
例文1 初めて打ち合わせをする相手へ
件名：【事前資料】◯月◯日（◯）お打ち合わせ資料（株式会社△△）
株式会社◯◯
◯◯部 ◯◯様
お世話になっております。株式会社△△の□□です。
このたびはお打ち合わせのお時間をいただき、ありがとうございます。
当日の資料を、事前にお送りいたします。
・◯◯のご提案資料（全◯ページ）
・◯◯の参考事例（全◯ページ）
当日は、ご提案資料の◯〜◯ページにある◯◯について、ご意見を伺えればと考えております。
お忙しいところ恐縮ですが、お目通しいただけますと幸いです。
当日は画面で共有いたしますので、印刷は不要です。
資料についてご不明な点がございましたら、当日を待たずにお知らせください。
例文2 継続して打ち合わせをしている相手へ（定例）
件名：【事前資料】◯月◯日（◯）定例お打ち合わせ
◯◯様
いつもお世話になっております。株式会社△△の□□です。
◯月◯日（◯）の定例お打ち合わせの資料をお送りします。
前回からの変更点は◯ページにまとめました。
当日は◯◯の日程を決められればと思いますので、ご検討いただけますと幸いです。
ご確認のみで、ご返信には及びません。
例文3 複数の会社が出席する会議へ
件名：【事前資料】◯月◯日（◯）◯◯プロジェクト合同会議
関係者各位
お世話になっております。株式会社△△の□□です。
◯月◯日（◯）◯時からの合同会議の資料をお送りいたします。
1．議題と進行表（1ページ）
2．各社の進捗一覧（2〜4ページ）
3．◯◯の決定事項案（5ページ）
2の進捗一覧について、各社の記載に誤りがございましたら、◯月◯日（◯）までにお知らせいただけますと幸いです。
本メールは出席者の皆さまにBCCでお送りしております。
例文4 資料の共有だけが目的のとき（返信不要）
件名：【事前資料・返信不要】◯月◯日（◯）お打ち合わせ
◯◯様
お世話になっております。株式会社△△の□□です。
◯月◯日（◯）のお打ち合わせに先立ち、参考資料をお送りいたします。
当日はこちらから要点をご説明いたしますので、お時間のあるときに目を通していただく程度で構いません。
ご確認のみで、ご返信には及びません。
例文5 事前に質問や意見をもらいたいとき
件名：【ご意見のお願い】◯月◯日（◯）お打ち合わせ資料（◯月◯日まで）
◯◯様
お世話になっております。株式会社△△の□□です。
◯月◯日（◯）のお打ち合わせ資料をお送りいたします。
当日の時間を有効に使えるよう、次の2点について事前にご意見を伺えますでしょうか。
1．◯ページの◯◯案について、A案とB案のどちらが御社の進め方に合うか
2．◯ページのスケジュールで、難しい時期があるか
お手数ですが、◯月◯日（◯）までに本メールへのご返信でお知らせいただけますと幸いです。
まとまっていない段階のご意見でも構いません。
例文6 容量が大きく、共有URLで送るとき
件名：【事前資料】◯月◯日（◯）お打ち合わせ資料（共有URL）
◯◯様
お世話になっております。株式会社△△の□□です。
◯月◯日（◯）のお打ち合わせ資料は容量が大きいため、共有URLでお送りいたします。
URL：◯◯◯◯
閲覧期限：◯月◯日（◯）まで
内容：◯◯の資料（PDF）、◯◯の動画
御社の環境で開けない場合は、お手数ですがお知らせください。別の方法でお送りいたします。
注意
共有URLで送るときは、閲覧期限と、開けなかったときの連絡先を書きます。社外の相手は社内の規程で外部のストレージに接続できない場合があるため、初めての相手には開けるかどうかを確かめておくと当日に困りません。添付ファイルの扱いは添付ファイルのマナーを参照してください。
社内の会議・上司への例文
例文7 社内の会議の資料を共有するとき（返信不要）
件名：【会議資料】◯月◯日 ◯◯会議（事前にご確認ください）
◯◯会議の出席者各位
お疲れさまです。◯◯部の□□です。
◯月◯日（◯）の◯◯会議の資料を共有します。
保存場所：共有フォルダ ＞ ◯◯ ＞ ◯◯会議
・議題一覧
・◯◯の報告資料
・◯◯の検討資料
会議では、検討資料の◯◯について決めたいと考えています。
事前に目を通しておいてください。返信は不要です。
例文8 社内で事前に意見を集めたいとき
件名：【ご意見のお願い】◯◯会議の資料（◯月◯日◯時まで）
◯◯会議の出席者各位
お疲れさまです。◯◯部の□□です。
◯月◯日（◯）の◯◯会議の資料を共有します。
保存場所：共有フォルダ ＞ ◯◯ ＞ ◯◯会議
当日は◯◯の方針を決めたいので、資料の◯ページについて、ご意見をファイルのコメント欄に書き込んでください。
期限は◯月◯日（◯）◯時です。いただいたご意見は当日までにまとめて冒頭で共有します。
注意
社内では、ファイルを添付するより共有フォルダの場所を送ると、差し替えがあっても最新版が一つにまとまります。議題の作り方は会議のアジェンダ、会議前の準備全体は会議の準備チェックリストを見てください。
例文9 上司・役員に事前に目を通してもらうとき
件名：【事前確認のお願い】◯月◯日 ◯◯会議の資料
◯◯部長
お疲れさまです。□□です。
◯月◯日（◯）の◯◯会議で使う資料をお送りします。
要点：◯◯の予算を◯◯に振り替える案です（資料◯ページ）。
会議の前に、この方向性で進めてよいかご確認いただけますでしょうか。
修正が必要な点がございましたら、◯月◯日（◯）までにお知らせいただけますと助かります。
例文10 欠席する人に資料だけ送るとき
件名：【会議資料】◯月◯日 ◯◯会議（ご欠席の方へ）
◯◯さん
お疲れさまです。□□です。
◯月◯日（◯）の◯◯会議はご欠席と伺いましたので、資料だけ先にお送りします。
◯ページの◯◯について、ご意見があれば◯月◯日（◯）までにいただけると、会議で紹介します。
当日の内容は、終わり次第議事録でお知らせします。
前日・差し替え・追加の例文
例文11 前日・直前に送ることになったとき
件名：【事前資料】明日◯月◯日（◯）お打ち合わせ資料
◯◯様
お世話になっております。株式会社△△の□□です。
明日のお打ち合わせの資料をお送りいたします。
直前のご送付となり、申し訳ございません。
当日の冒頭で要点をご説明いたしますので、お時間がなければ◯ページだけご覧いただければ十分です。
直前に送るときは、どこだけ見ればよいかを絞って書くと、相手の負担が減ります。前日に会議の念押しを兼ねるならリマインドメールの例文の形も使えます。
例文12 資料の準備が遅れ、先に一部だけ送るとき
件名：【事前資料（一部）】◯月◯日（◯）お打ち合わせ
◯◯様
お世話になっております。株式会社△△の□□です。
◯月◯日（◯）のお打ち合わせ資料のうち、◯◯の部分を先にお送りいたします。
残りの◯◯については、◯月◯日（◯）中にあらためてお送りいたします。
揃わない形でのご送付となり、申し訳ございません。
例文13 送った資料を差し替えるとき
件名：【差し替え】◯月◯日（◯）お打ち合わせ資料（◯月◯日版）
◯◯様
度々失礼いたします。株式会社△△の□□です。
先日お送りした資料の一部を更新しましたので、差し替えをお願いいたします。
・変更箇所：◯ページの◯◯（数値を最新のものに更新）
・ファイル名：◯◯資料_◯月◯日版.pdf
お手数をおかけしますが、当日はこちらの版をご覧ください。
注意
差し替えではどこを変えたかを本文に書き、ファイル名にも新しい日付を入れます。相手が古い版を見て準備してしまうのを防げます。
例文14 資料を追加で送るとき
件名：【追加資料】◯月◯日（◯）お打ち合わせ
◯◯様
お世話になっております。株式会社△△の□□です。
先日お送りした資料に加え、◯◯の参考資料をお送りいたします。
前回の資料はそのままお使いいただけます。
当日、◯◯のご説明の際に参照いたします。
受け取った側の返信例文
例文15 社外から資料を受け取ったとき
件名：Re: 【事前資料】◯月◯日（◯）お打ち合わせ資料
□□様
お世話になっております。株式会社◯◯の◯◯です。
資料をお送りいただき、ありがとうございます。
当日までに拝見します。◯◯については、社内の意見をまとめてお持ちいたします。
当日もどうぞよろしくお願いいたします。
例文16 資料が開けなかったとき
□□様
お世話になっております。株式会社◯◯の◯◯です。
資料をお送りいただき、ありがとうございます。
あいにく、弊社の環境では共有URLを開くことができませんでした。
お手数ですが、メールに添付してお送りいただくことは可能でしょうか。
受け取りの返信の書き方は受領確認メールにまとめています。
会議後のフォロー（お礼・お詫び）
例文17 会議のあとのお礼
◯◯様
お世話になっております。株式会社△△の□□です。
本日はお打ち合わせのお時間をいただき、ありがとうございました。
事前に資料をご覧いただいていたおかげで、◯◯について具体的にご相談することができました。
本日の内容は、あらためて議事録としてお送りいたします。
例文18 事前に送った資料に誤りがあったときのお詫び
件名：【訂正】◯月◯日お打ち合わせ資料の誤りについて
◯◯様
お世話になっております。株式会社△△の□□です。
先日お打ち合わせ前にお送りした資料に、誤りがございました。
◯ページの◯◯は、正しくは◯◯です。
訂正した資料を添付いたします。ご迷惑をおかけし、申し訳ございません。
注意
会議のあとのお礼の書き方は打ち合わせのお礼メール、議事録を送るメールは議事録の送付メールを参考にしてください。
よくある失敗と防ぎ方
| 失敗 | 起きること | 防ぎ方 |
|---|---|---|
| 本文が「資料を添付します」だけ | 相手がどこを読めばよいか分からず、当日に一から説明することになる | 見てほしいページと当日決めたいことを1行書く |
| 返信の要不要を書かない | 相手が受領の返信を書くべきか迷う | 「ご返信には及びません」または期限つきのお願いを書く |
| 社内向けのコメントが残ったまま送る | 社外に検討中のメモや他社の名前が見えてしまう | 社外にはPDFに書き出し、送る前に開いて確認する |
| 差し替えのたびに同じファイル名 | 相手が古い版を印刷して持ってくる | ファイル名に日付か版を入れ、件名に【差し替え】と書く |
| 共有URLの権限が自分だけ | 相手が開けず、当日まで気づかれない | 別のアカウントや同僚に開けるか試してもらう |
| 出席者の一部に送り漏れ | 当日に資料を持たない人が出る | 会議の案内の宛先と照らし合わせてから送る |
送る前のチェックリスト
- 件名に会議の日付と名前が入っているか
- 会議の名前・日時・場所（オンラインならURL）を書いたか
- 資料の一覧を本文に書いたか（何の資料かが分かる名前とページ数）
- 事前に読んでほしい箇所と、当日決めたいことを書いたか
- 返信や意見が要るか、要るなら期限と方法を書いたか
- 当日印刷して持参するか、画面で見るかを書いたか
- ファイル名に会議名と日付（版）を入れたか
- 社外に送る資料に社内向けのメモやコメントが残っていないか
- 共有URLは出席者全員が開ける権限になっているか。閲覧期限は会議の日より後か
- 宛先が会議の案内の出席者と一致しているか。社外の複数社に送るならBCCにしたか
Point
資料を送る前に、宛先に出席者が全員入っているかを会議の案内と照らし合わせてください。欠席の連絡を受けた人にも資料を送るかどうかは、会議の目的と社内の決まりで判断します。宛先を一斉に入れるときの注意は一斉メールとBCCを参照してください。
避けたい言い方
| 避けたい言い方 | 理由 | 言い換え |
|---|---|---|
| 資料を送らせていただきます | 相手の許可を得る場面ではなく、回りくどくなる | 資料をお送りいたします |
| ご一読ください | 目上の相手には、指図されたように受け取る人もいる | お目通しいただけますと幸いです |
| 必ず読んできてください | 社外や目上の相手には強すぎる | 事前にご覧いただけますと幸いです |
| 拝見してください | 「拝見」は自分が見るときの言い方 | ご覧ください |
| 返信不要です | 社外の相手にはそっけなく見える | ご確認のみで、ご返信には及びません |
| とりあえず送ります | 準備が整っていない印象を与える | 現時点の資料をお送りいたします。変更があればあらためてお送りいたします |
「ご一読」「ご高覧」などの使い分けは「ご一読ください」「ご高覧」の使い方にまとめています。
この記事の要点
- 件名に会議の日付と名前を入れ、案内メールと言葉をそろえる。
- 本文には資料の一覧（ページ数つき）と、事前に読んでほしい箇所を書く。
- 返信が要るかどうかを必ず書く。要るなら何をいつまでに。
- 直前に送るときは見てほしいページを絞る。
- 差し替えは【差し替え】と変更箇所・新しいファイル名を書く。
FAQ
よくある質問
相手が目を通す時間をとれるよう、余裕をもって送ります。社内の会議で期限が決まっている場合は、部署の決まりに従ってください。どうしても直前になる場合は、お詫びを一言添え、見てほしい箇所を絞って伝えます。
相手に編集してもらう必要がなければ、PDFにすると表示が崩れにくく、社内向けのコメントが残る心配も減ります。事前に意見を書き込んでほしい場合は、編集できる形式や共有ドキュメントで送ります。
社内では共有フォルダの場所を送ると最新版が一つにまとまります。社外の相手には、容量が小さければ添付、大きければ共有URLにし、閲覧期限と開けなかったときの連絡先を書きます。相手の会社で外部のストレージを開けるかどうかは、初回に確かめておくと安心です。
「返信不要です」と言い切るとそっけなく見えることがあります。「ご確認のみで、ご返信には及びません」と書けば、相手の手間を省く気づかいとして伝わります。
「お目通し」は目上の相手にも使える言い方です。より柔らかくしたいときは「お目通しいただけますと幸いです」とお願いの形にします。
送り手が返信不要と書いていなければ、社外の相手には「資料をお送りいただき、ありがとうございます。当日までに拝見します」と短く返すと、届いたことが相手に伝わります。社内では、部署の慣習に合わせてください。