英語メールの書き出し例文
Dear・Hi の使い分けと目的別の一文目

結論：相手別の書き出し早見表

まず自分の状況に当てはまる行を探してください。宛名と一文目の組み合わせを決めれば、書き出しはほぼ決まります。

結びの言葉の選び方は英語メールの結びにまとめています。宛名と結びの丁寧さをそろえると、ちぐはぐな印象になりません。

丁寧さの段階つき 宛名のフレーズ表

上ほど改まった言い方、下ほどくだけた言い方です。相手が返信で使ってきた宛名の丁寧さに合わせて少しずつくだけていくのが自然な流れとされます。

敬称 Mr./Ms. の使い分け

相手の性別がわからないときは、敬称を付けず「Dear Alex Taylor,」とフルネームで呼ぶのが無難です。相手のメール署名に書かれた呼び名（Pronouns 欄など）があれば、それに合わせます。名前のつづりは、相手の署名からコピーすると打ち間違いを防げます。

目的別 一文目のフレーズ集

宛名の次の一文で、自分が誰で、なぜ連絡したのかを伝えます。英語では前置きの挨拶を重ねず、一文目か二文目で用件に入ると読み手に親切です。目的ごとに使いやすい一文目を並べました。

名乗る・初めて連絡する

返信する・お礼から入る

用件を伝える・お知らせする

依頼する

確認する・フォローアップする

お詫びから入る

同じ用件を丁寧さ三段階で書き分ける

同じ内容でも、相手との関係で一文目の丁寧さを変えます。迷ったら一段丁寧なほうを選び、相手の返信に合わせて崩していきます。

場面別の英文メール例

初めての相手に問い合わせる

Subject: Inquiry about your event venue

Dear Ms. Johnson,

My name is Taro Sato, and I work in the event planning team at ABC Corporation in Tokyo.
I am writing to ask whether your venue is available for a corporate event in ◯◯.
Could you let me know the availability and the booking process?

Best regards,
Taro Sato

（件名：会場についてのお問い合わせ
ジョンソン様
東京のABC社でイベントの企画を担当している佐藤太郎と申します。
◯◯（時期）の企業イベントで御社の会場を利用できるか伺いたく、ご連絡いたしました。
空き状況とご予約の手順を教えていただけますでしょうか。）

紹介を受けて連絡する

Subject: Introduction from Ken Tanaka

Dear Mr. Brown,

Ken Tanaka of XYZ Inc. suggested that I contact you.
I am Hanako Suzuki, a project manager at ABC Corporation. Ken mentioned that you have experience with ◯◯, and I would appreciate the chance to hear your advice.

Kind regards,
Hanako Suzuki

（件名：田中健さんからのご紹介
ブラウン様
XYZ社の田中健さんからご紹介をいただき、ご連絡いたしました。
ABC社でプロジェクトマネージャーをしている鈴木花子と申します。◯◯のご経験があると伺い、ぜひご助言をいただければと存じます。）

問い合わせに返信する（受けた側）

Subject: Re: Question about your services

Dear Mr. Lee,

Thank you for contacting us about our event planning services.
I have attached a brochure with an overview of what we offer. If you could tell us the date and the number of guests you have in mind, we will prepare an estimate.

Best regards,
Hanako Suzuki
ABC Corporation

（件名：Re: サービスについてのご質問
リー様
弊社のイベント企画サービスについてお問い合わせいただき、ありがとうございます。
サービスの概要をまとめた資料を添付いたしました。ご希望の日程と参加人数をお知らせいただければ、お見積りをご用意いたします。）

打ち合わせ（アポイント）をお願いする

Subject: Request for a meeting about ◯◯

Dear Ms. Garcia,

I am writing to ask if you could spare some time to discuss ◯◯.
Would you be available for an online meeting next week? I am free on Tuesday or Thursday afternoon (Japan time), but I am happy to adjust to your schedule.

Best regards,
Taro Sato

（件名：◯◯についての打ち合わせのお願い
ガルシア様
◯◯についてご相談したく、お時間をいただけないかと思いご連絡いたしました。
来週、オンラインでお打ち合わせのお時間をいただけますでしょうか。こちらは火曜日か木曜日の午後（日本時間）が空いておりますが、ご都合に合わせます。）

打ち合わせの後にお礼を送る

Subject: Thank you for today's meeting

Dear Mr. Brown,

Thank you for taking the time to meet with us today.
It was very helpful to hear your thoughts on ◯◯. As promised, I have attached the materials we discussed.

Kind regards,
Hanako Suzuki

（件名：本日のお打ち合わせのお礼
ブラウン様
本日はお時間をいただき、ありがとうございました。
◯◯についてのお考えを伺えて、大変参考になりました。お約束どおり、お話しした資料を添付いたします。）

返信が遅れたことをお詫びする

Subject: Re: Updated schedule

Dear Ms. Johnson,

I apologize for the late reply.
I have checked the updated schedule with our team, and we can confirm the new date of ◯◯.

Best regards,
Taro Sato

（件名：Re: 変更後の日程
ジョンソン様
ご返信が遅くなり、申し訳ございません。
変更後の日程を社内で確認いたしました。◯◯の新しい日程で問題ございません。）

返信がない相手にもう一度連絡する

Subject: Following up: Quote for ◯◯

Dear Mr. Lee,

I am following up on my email from last Monday about the quote for ◯◯.
I just wanted to check whether you had a chance to look at it. If you need any more information, please let me know.

Best regards,
Hanako Suzuki

（件名：ご確認のお願い：◯◯のお見積り
リー様
先週月曜日にお送りした◯◯のお見積りの件で、改めてご連絡いたしました。
ご覧いただけたか確認させてください。ほかに必要な情報があれば、お知らせください。）

名前がわからない窓口に送る

Subject: Question about invoice ◯◯

Dear Customer Service Team,

I am writing about invoice ◯◯, which we received on ◯◯.
Could you confirm the payment due date?

Best regards,
Taro Sato
ABC Corporation

（件名：請求書◯◯についての質問
カスタマーサービスご担当者様
◯◯に受け取った請求書◯◯についてご連絡いたしました。
お支払期日をご確認いただけますでしょうか。）

やり取りが続いている相手に返信する

Subject: Re: Schedule for next week

Hi John,

Thanks for your quick reply.
Tuesday afternoon works for me. I will send a calendar invite shortly.

Best,
Taro

（件名：Re: 来週の日程
ジョンさん
早速のご返信ありがとうございます。
火曜日の午後で大丈夫です。このあと会議の招待を送ります。）

チームの複数の相手に送る

Subject: Agenda for Friday's meeting

Hi all,

Please find the agenda for Friday's meeting attached.
If you would like to add a topic, please let me know by Thursday.

Thanks,
Hanako

（件名：金曜日の会議の議題
皆さま
金曜日の会議の議題を添付しました。
議題を追加したい方は、木曜日までにお知らせください。）

しばらくぶりの相手に連絡する

Subject: Catching up

Dear Sarah,

I hope you are well. It has been a while since we worked together on ◯◯.
I am writing because we are planning a new project, and I thought it might interest you.

Best regards,
Taro

（件名：ご無沙汰しております
サラ様
お元気でお過ごしでしょうか。◯◯でご一緒して以来、ご無沙汰しております。
新しいプロジェクトを計画しており、ご関心をお持ちいただけるのではと思いご連絡いたしました。）

コピペ用 書き出しのひな形

◯◯を埋めるだけで使えるひな形です。上の早見表で宛名を選び、目的に合う一文目を差し替えてください。

1. 01

   初めての相手に送る

   Dear Mr./Ms. ◯◯,
   
   My name is ◯◯, and I handle ◯◯ at ◯◯.
   I am writing to ◯◯.
   （◯◯様
   ◯◯社で◯◯を担当している◯◯と申します。
   ◯◯の件でご連絡いたしました。）

2. 02

   返信する

   Dear Mr./Ms. ◯◯,（相手が Hi なら Hi ◯◯,）
   
   Thank you for your email about ◯◯.
   ◯◯（質問への答え・次の行動）
   （◯◯様
   ◯◯についてメールをいただき、ありがとうございます。）

3. 03

   依頼する

   Dear Mr./Ms. ◯◯,
   
   I am writing to ask if you could ◯◯ by ◯◯.
   （◯◯様
   ◯◯までに◯◯していただけないかと思い、ご連絡いたしました。）

4. 04

   返信がない相手に再連絡する

   Dear Mr./Ms. ◯◯,
   
   I am following up on my email from ◯◯ about ◯◯.
   Could you let me know ◯◯ by ◯◯?
   （◯◯様
   ◯◯にお送りした◯◯の件で、改めてご連絡いたしました。◯◯までに◯◯をお知らせいただけますでしょうか。）

日本人がやりがちな不自然な書き出しと直し方

日本語の「いつもお世話になっております」を直訳しようとすると不自然になりやすいので、英語では一文目でお礼か用件に入ると考えると書きやすくなります。

送信前の書き出しチェックリスト

• 宛名の丁寧さ（Dear ／ Hi）が、相手との関係と相手からのメールに合っている
• 敬称は姓と組み合わせている（Mr. Smith。Mr. John になっていない）
• 相手の名前のつづりを、署名や名刺と見比べて確認した
• 宛名の後にカンマを付け、一行空けて本文を始めた
• 初めての相手には、一文目か二文目で自分が誰かを名乗った
• 二文目までに何の用件かがわかる
• 挨拶の決まり文句を重ねていない
• 宛名の丁寧さと結びの言葉（Best regards, ／ Thanks,）がそろっている