英語メールで日程調整
候補日・タイムゾーンの書き方と場面別の例文13通

日程調整メールの型（件名・書き出し・結び）

本文は短いほど読まれます。次の型に当てはめれば、一から英文を考えずに済みます。

件名の例

書き出しと結びのフレーズ

• Thank you for your email.：ご連絡ありがとうございます。（返信の書き出し）
• I hope you are doing well.：お元気でお過ごしのことと存じます。（久しぶりの相手。社内では省くことも多い）
• I am writing to arrange a meeting about ...：〇〇についてのお打ち合わせを調整したく、ご連絡しました。
• I look forward to hearing from you.：お返事をお待ちしております。
• Thank you for your time.：お時間をいただきありがとうございます。
• Best regards, ／ Kind regards,：結びの定番。社内の親しい相手なら Best, や Thanks, でも十分です。

日付・時刻・タイムゾーンの書き方

日付は月を英単語で書く

数字だけの日付は、アメリカでは「月/日」、イギリスでは「日/月」の順で読まれることが多く、取り違えの原因になります。Tuesday, November 10（アメリカで多い書き方）や Tuesday 10 November（イギリスで多い書き方）のように、曜日と月の英単語を入れておけば、どちらの読み方でも誤解されにくくなります。

時刻にはタイムゾーンを添える

時刻は 9:00 a.m. JST のように、どの国の時間かを必ず書きます。日本標準時は JST（UTC+9）です。相手の国に夏時間がある場合は、時期によって日本との時差が変わり、時間帯の呼び方も変わります（例：イギリスは冬が GMT、夏時間の期間が BST）。略称を書き間違えないよう、相手の都市名や UTC からの差で書くのも一つの方法です。

• 3:00 p.m. JST (UTC+9)：日本時間であることをはっきりさせる
• 9:00 a.m. Tokyo time (7:00 p.m. New York time the previous day)：都市名で書くと夏時間の呼び方を気にせずに済む（例は米国が標準時の時期。夏時間の期間は換算した時刻が変わる）
• 15:00 JST：24時制の表記。イギリスや欧州の相手には読みやすいとされることもある。アメリカでは a.m.／p.m. の表記がよく使われる
• between 2:00 and 5:00 p.m. JST：時間の幅で出すと、相手が都合に合わせて選びやすい

「午前中」「来週のどこか」などの言い方

丁寧さの段階つきフレーズ表

相手の都合を尋ねる

返事として使う

確定・変更・取り消し

場面別の英文メール例13通

1. こちらから候補日を出す（時差のある社外の相手）

Subject: Scheduling a call to discuss the conference program

Dear Mr. Miller,

I would like to schedule a short online call to discuss the conference program.
Would any of the following times work for you?

- Tuesday, November 10, 9:00 a.m. JST (Monday, November 9, 7:00 p.m. EST)
- Wednesday, November 11, 10:00 a.m. JST (Tuesday, November 10, 8:00 p.m. EST)
- Thursday, November 12, 8:00 a.m. JST (Wednesday, November 11, 6:00 p.m. EST)

If none of these are convenient, please let me know a few times that suit you, and I will do my best to adjust.

Best regards,
Taro Yamada

日本語訳：件名「会議プログラムについてのお打ち合わせ日程」。ミラー様　会議のプログラムについて、短いオンラインのお打ち合わせをお願いしたく存じます。下記のうち、ご都合のよい日時はございますか。（候補3つ。日本時間と米国東部時間を併記）いずれもご都合が悪い場合は、ご都合のよい日時をいくつかお知らせください。できる限り調整いたします。山田太郎

2. 初めての相手に面談をお願いする

Subject: Request for a meeting: Venue options for your 2027 event

Dear Ms. Brown,

My name is Taro Yamada, and I work on event planning at ABC Corporation. Ms. Sato of XYZ Inc. kindly gave me your contact details.
I would be grateful for the opportunity to introduce some venue options for your event. The meeting would take about 30 minutes, either online or in person.

Would you be available at any of the following times?
- Monday, November 16, 2:00 p.m. JST
- Tuesday, November 17, 10:00 a.m. JST

Thank you for considering my request.

Kind regards,
Taro Yamada

日本語訳：件名「面談のお願い：2027年のイベント会場のご提案」。ブラウン様　ABC社でイベントの企画を担当しております山田太郎と申します。XYZ社の佐藤様からご連絡先をうかがいました。イベント会場の候補をご紹介する機会をいただけますと幸いです。所要時間は30分ほどで、オンラインでも対面でも対応いたします。下記のいずれかでご都合はいかがでしょうか。（候補2つ）ご検討いただけますと幸いです。山田太郎

3. 相手に候補を出してもらう

Subject: Meeting next week – your availability

Hi Sarah,

Thank you for your quick reply.
Could you let me know a few times that work for you next week?
The meeting will take about an hour, and we can meet online or at our office in Shibuya.

Thanks,
Hanako

日本語訳：件名「来週のお打ち合わせ：ご都合の確認」。サラさん　早速のお返事ありがとうございます。来週でご都合のよい日時をいくつか教えていただけますか。所要時間は1時間ほどで、オンラインでも渋谷の弊社オフィスでも対応できます。よろしくお願いします。花子

4. 相手の候補から選んで返事をする

Subject: Re: Your availability for a call on the conference program

Dear Mr. Miller,

Thank you for sending your availability.
Tuesday, November 10, at 9:00 a.m. JST (Monday, November 9, 7:00 p.m. EST) works well for me.
I will send you a calendar invitation with the video call link shortly.

Best regards,
Taro Yamada

日本語訳：ミラー様　ご都合をお知らせいただき、ありがとうございます。11月10日（火）午前9時（日本時間）＝11月9日（月）午後7時（米国東部時間）でお願いいたします。追ってビデオ通話のリンクを記載したカレンダーの招待をお送りします。山田太郎

5. 出された候補がどれも合わない

Subject: Re: Meeting next week – your availability

Hi Sarah,

Thank you for the options.
Unfortunately, I'm not available at any of those times because of an on-site event.
Would Friday, November 13, at 4:00 p.m. JST work for you? I could also do Monday, November 16, in the afternoon.

Sorry for the inconvenience.

Best,
Hanako

日本語訳：サラさん　候補をありがとうございます。あいにく現場でのイベントがあり、いずれの日時も都合がつきません。11月13日（金）午後4時（日本時間）はいかがでしょうか。11月16日（月）の午後でも対応できます。お手数をおかけしてすみません。花子

断るだけで終わらせず、代わりの候補を必ず添えると、やり取りの回数が減ります。

6. すぐに答えられないので返事を待ってもらう

Subject: Re: Your availability next week

Hi Tom,

Thanks for your message.
I need to check with my team before I can confirm a time. I'll get back to you by Thursday, November 12.

Best,
Hanako

日本語訳：トムさん　ご連絡ありがとうございます。チームに確認してからお時間を確定したいので、11月12日（木）までにお返事します。花子

7. 社内の同僚に気軽に打診する

Subject: Quick sync on the booth design?

Hi Ken,

Do you have 15 minutes this week to go over the booth design?
I'm free Wednesday afternoon or Thursday after 3 p.m. Let me know what works for you.

Thanks,
Hanako

日本語訳：件名「ブースのデザインについて少し打ち合わせ？」。ケンさん　今週、ブースのデザインを確認するのに15分ほどもらえますか。水曜の午後か、木曜の15時以降なら空いています。都合のよい時間を教えてください。花子

社内の相手には Dear や長い前置きは要らず、用件・所要時間・空いている時間の3点で足ります。sync は「すり合わせ」くらいの意味で、社内でよく使われる口語です。

8. 複数人に宛てて日程を打診する

Subject: Kickoff meeting for the year-end party – please share your availability

Hi all,

I'd like to hold a one-hour kickoff meeting for the year-end party next week.
Please reply with all the times below that work for you by Friday, November 13.

- Option A: Tuesday, November 17, 10:00 a.m.
- Option B: Wednesday, November 18, 2:00 p.m.
- Option C: Thursday, November 19, 4:00 p.m.

I'll confirm the time that suits the most people.

Thanks,
Hanako

日本語訳：件名「忘年会のキックオフ会議：ご都合をお知らせください」。皆さん　来週、忘年会のキックオフ会議を1時間ほど開きたいと思います。下記のうち参加できる時間を、11月13日（金）までにすべて返信してください。（候補A〜C）いちばん多くの人が参加できる時間で確定します。花子

候補に Option A / B / C と記号をつけると、返信が「A and C」で済み、集計も楽になります。全員が同じ時間帯にいる社内なら、タイムゾーンは省いても構いません。

9. 日程調整ツールのリンクで回答をお願いする

Subject: Scheduling our planning meeting – poll link

Hi all,

To find a time that works for everyone, I've set up a scheduling poll.
Could you mark your availability at the link below by Monday, November 16?

[poll link]

The times are shown in Japan time (JST). Please let me know if you have any trouble with the link.

Thanks,
Hanako

日本語訳：件名「企画会議の日程調整：投票リンク」。皆さん　全員の都合が合う時間を探すため、日程調整の投票を作りました。11月16日（月）までに、下のリンクからご都合を入力していただけますか。時刻は日本時間（JST）で表示しています。リンクがうまく開けない場合はお知らせください。花子

社外の目上の相手にリンクだけを送ると、手間を押しつけている印象になることがあります。社外には候補を本文にも書いたうえで、ツールは「よろしければ」と添えるほうが無難です。

10. 日程の確定を連絡する（オンライン）

Subject: Confirmed: Conference program call – Tuesday, November 10, 9:00 a.m. JST

Dear Mr. Miller,

This is to confirm our call as follows:

- Date and time: Tuesday, November 10, 9:00 a.m. JST (Monday, November 9, 7:00 p.m. EST)
- Format: Video call (link in the calendar invitation)
- Agenda: Session order and speaker arrangements

I look forward to speaking with you.

Best regards,
Taro Yamada

日本語訳：件名「確定：会議プログラムのお打ち合わせ（11月10日（火）午前9時 日本時間）」。ミラー様　お打ち合わせの日時を、下記のとおり確定いたします。日時：（日本時間と米国東部時間を併記）／形式：ビデオ通話（リンクはカレンダーの招待に記載）／議題：セッションの順番と登壇者の手配。当日お話しできるのを楽しみにしております。山田太郎

11. 日程の確定を連絡する（来社・対面）

Subject: Confirmed: Meeting at our office – Monday, November 16, 2:00 p.m.

Dear Ms. Brown,

Thank you for making time to meet with us.
Here are the details:

- Date and time: Monday, November 16, 2:00 p.m.
- Place: ABC Corporation, 5th floor, [address]
- Attendees: Taro Yamada and Ichiro Suzuki from our side

When you arrive, please let the reception desk on the first floor know your name, and I will come down to meet you.

Kind regards,
Taro Yamada

日本語訳：件名「確定：弊社でのお打ち合わせ（11月16日（月）午後2時）」。ブラウン様　お時間をいただきありがとうございます。詳細は下記のとおりです。日時：11月16日（月）午後2時／場所：ABC社 5階（住所）／出席者：弊社からは山田太郎と鈴木一郎。ご到着の際は1階の受付でお名前をお伝えください。お迎えにまいります。山田太郎

12. 決まった日程の変更をお願いする

Subject: Request to reschedule our call on November 10

Dear Mr. Miller,

I am very sorry, but an urgent matter has come up, and I will not be able to join our call on Tuesday, November 10.
Would it be possible to reschedule it to one of the following times?

- Thursday, November 12, 9:00 a.m. JST (Wednesday, November 11, 7:00 p.m. EST)
- Friday, November 13, 9:00 a.m. JST (Thursday, November 12, 7:00 p.m. EST)

I apologize for any inconvenience this may cause.

Best regards,
Taro Yamada

日本語訳：件名「11月10日のお打ち合わせ日程変更のお願い」。ミラー様　大変申し訳ございませんが、急ぎの用件が入り、11月10日（火）のお打ち合わせに参加できなくなりました。下記のいずれかの日時に変更していただくことは可能でしょうか。（候補2つ）ご迷惑をおかけし、申し訳ございません。山田太郎

13. 打ち合わせを延期する（新しい日程は未定）

Subject: Postponed: Venue walkthrough on November 18

Dear Ms. Brown,

I regret to inform you that we need to postpone the venue walkthrough scheduled for Wednesday, November 18, because the venue is not yet available for viewing.
We will contact you with new date options by Friday, November 20.

We apologize for the short notice and appreciate your understanding.

Kind regards,
Taro Yamada

日本語訳：件名「延期：11月18日の会場下見」。ブラウン様　まことに恐縮ですが、会場がまだ見学できない状態のため、11月18日（水）に予定していた会場の下見を延期させていただくことになりました。11月20日（金）までに新しい日程の候補をご連絡いたします。直前のご連絡となり申し訳ございません。ご理解いただけますと幸いです。山田太郎

延期の連絡では、いつまでに次の連絡をするかを書くと相手が予定を組み直しやすくなります。日本語で日程変更をお詫びするときは日程変更のお詫びメール、前日の確認の連絡は会議のリマインドメール、返事が来ないときの英文は英語の催促・リマインドメールを参考にしてください。

日本人がやりがちな不自然な英語と直し方

送る前のチェックリスト

• 件名だけで「何の日程の話か」が分かる
• 目的・所要時間・形式（対面／オンライン）を書いた
• 候補は箇条書きで2〜3つ、曜日つきで書いた
• 日付を 11/10 のような数字だけで書いていない
• 時刻に JST などのタイムゾーンを添えた（時差のある相手）
• 相手の時間帯に換算した時刻と日付を確かめた（夏時間の時期も）
• 候補が合わないときの案内を書いた
• 複数人宛てなら、返事の期限と候補の記号（A/B/C）を書いた
• 確定の連絡に、日時・場所またはリンク・出席者・議題を入れた