メール
メールで添付ファイルを送る方法
本文の例文・ファイル名・容量・マナー
メールで添付ファイルを送るときは、ファイル名だけで中身と版が分かるようにし、本文で「何を・いくつ・どの形式で」添付したかを書くのが基本です。本文はこの一文をそのまま使えます。
「◯◯の資料を添付にてお送りいたします。
■添付ファイル：◯◯企画書_◯月◯日版.pdf（1点）
ご不明な点がございましたら、□□までお知らせください。」
このページでは、送るまでの手順、ファイル名の良い例・悪い例、本文テンプレート、容量が大きいときの送り方の比較、場面別の件名つき例文、送信前チェックリスト、よくある失敗、パスワード付きZIPファイルの扱いまで一つにまとめました。資料を送るメール全体の文面は資料送付メールの例文も参考にしてください。
結論
添付ファイルを送るときに押さえることは、①ファイル名 ②形式（PDFか、編集できる形式か） ③容量と受け取り方法 ④本文での案内と問い合わせ先 ⑤送る前の中身の確認の五つです。送れる容量の上限、使ってよいファイル共有サービス、パスワードを付けるかどうかは、自社・相手先の会社の決まりや、使っているメールソフト・メールサーバーの仕様で違います。分からないときは社内の担当部署に確認してください。
添付ファイルを送るまでの手順
- 01
ファイルを整える
社内向けのコメント・変更履歴・非表示のシートを消し、相手が編集しない資料はPDFにします。
- 02
ファイル名を付け直す
「資料名_日付や版_社名」の形にして、相手が保存した後も見分けられるようにします。
- 03
容量と受け取り方法を確かめる
大きいときは圧縮・共有の仕組みなど、会社で認められた方法に切り替えます。初めての相手には、受け取れる方法を先に聞いておくと確実です。
- 04
メールに添付する
メールソフトの「添付」の操作で選ぶか、作成画面にファイルをドラッグして入れます。添付した名前が画面に表示されたかを見ます。
- 05
本文で案内する
ファイル名・点数・形式、相手にしてほしいこと（確認・記入・返送）、問い合わせ先を書きます。
- 06
送る前に開いて確かめる
添付したファイルを一度開き、宛名・中身・版が合っているかを見てから送ります。
添付ファイルのマナー一覧
| マナー | やること | 理由 |
|---|---|---|
| 受け取り方法を先に確かめる | 初めての相手・大きなファイルは、添付でよいか、指定の方法があるかを聞く | 相手の会社で添付や特定のサービスが受け取れない場合がある |
| ファイル名で中身が分かる | 資料名・日付や版・社名を入れる | 相手が保存した後も、どのファイルか分かる |
| 形式を選ぶ | 編集の必要がなければPDF、相手が書き込むなら編集できる形式 | 書き換えや表示崩れを防ぐ。相手の指定があればそれに合わせる |
| 容量を確かめる | 大きいときは圧縮・分割・共有の仕組みなど、会社で決められた方法を使う | 上限を超えると届かないことがある（上限は会社・メールソフトで違う） |
| 本文で触れる | ファイル名・点数・形式を本文に書く | 添付の漏れや、届かなかったことに相手が気づける |
| 問い合わせ先を書く | 開けない・中身に質問があるときの連絡先（担当者名・電話番号など）を書く | 相手が誰に聞けばよいか迷わない |
| 送る前に開く | 添付したファイルを一度開き、宛名・中身・版を確かめる | 別の相手向けのファイルを送る誤りを防ぐ |
| 社内の書き込みを消す | コメント・変更履歴・非表示のシートが残っていないか確かめる | 社外に見せる予定のないメモが伝わってしまう |
| 機密性の高い情報は決まりに従う | 個人情報などを含むファイルは、送ってよい方法・パスワードの扱いを会社の決まりで確かめる | 誤送信したときの影響が大きい |
Point
添付を付け忘れた、違うファイルを付けたときは、すぐに送り直します。付け忘れの送り直しはメール再送の件名と例文、違うファイルを送ってしまったときはメール誤送信のお詫びを参考にしてください。
ファイル名の付け方：良い例・悪い例
ファイル名は「資料名_日付や版_社名」の順にすると、相手のフォルダの中でも見分けやすくなります。区切りの記号や日付の書き方は、会社で決まっていればそれに従ってください。
| 悪い例 | 何が困るか | 良い例 |
|---|---|---|
| 資料.pdf | 何の資料か分からない | ◯◯企画書_◯月◯日版_株式会社△△.pdf |
| 最新版.xlsx | 後からさらに直すと「最新」が分からなくなる | ◯◯見積明細_第◯版.xlsx |
| ◯◯企画書_修正_修正2_最終.docx | どれが正式な版か分からない | ◯◯企画書_◯月◯日版.docx |
| ◯◯社用_□□メモ.pdf | 相手に見せる名前になっていない | ◯◯のご提案_株式会社△△.pdf |
| スキャン◯◯.pdf（機械が付けた名前） | 中身が分からない | ◯◯契約書_押印済_◯月◯日.pdf |
| 名前がばらばらの複数ファイル | どれから読めばよいか分からない | 01_進行表.pdf／02_配置図.pdf のように番号をそろえる |
注意
ファイル名に使えない記号や、相手の環境で文字化けしやすい文字は、使っているパソコンやメールソフトによって違います。相手から「ファイル名が読めない」と言われたら、英数字の名前で送り直すなどの対応をしてください。
本文の書き方とテンプレート
本文には、添付したファイルの名前・点数・形式、相手にしてほしいこと（確認・記入・返送など）、問い合わせ先の三つを書きます。添付が複数あるときは箇条書きにすると、漏れに気づきやすくなります。
【本文テンプレート】
◯◯の件で、下記の資料を添付いたしました。
■添付ファイル（◯点）
・◯◯企画書_◯月◯日版.pdf
・◯◯見積明細_第◯版.xlsx
■お願いしたいこと：◯月◯日までにご確認ください。
■お問い合わせ先：株式会社△△ □□（電話：◯◯-◯◯◯◯-◯◯◯◯）
ファイルが開けない場合は、お手数ですがお知らせください。
| 場面 | 本文の書き方の例 |
|---|---|
| 一つ送る | ◯◯の資料をPDFにて添付いたしました。ご確認ください。 |
| 複数送る | 下記の◯点を添付いたしました。 ・◯◯企画書.pdf ・◯◯スケジュール.xlsx |
| 記入してほしい | 添付の申込書にご記入のうえ、◯月◯日までにご返送いただけますでしょうか。 |
| 共有の仕組みで送る | ファイルの容量が大きいため、下記の共有リンクからお受け取りください。 |
| パスワードを別に伝える | ファイルを開くためのパスワードは、社内の決まりに従い別の方法でお知らせいたします。 |
| 問い合わせ先を示す | 内容についてのご質問は、担当の□□（電話：◯◯-◯◯◯◯-◯◯◯◯）までお願いいたします。 |
| 急ぎでない | お手すきの際にご覧いただけますと幸いです。 |
「ご査収ください」の使い方は「ご査収ください」の意味と使い方、「お送りします」「ご送付いたします」の違いは「お送りします」と「ご送付いたします」にまとめています。
容量が大きいときの送り方の比較
メールに添付できる容量には上限があり、超えると送れなかったり、相手に届かずにエラーで戻ってきたりします。上限は自社・相手の会社のメールサーバーで違うため、大きなファイルは次のどれかに切り替えます。どの方法を使ってよいかは会社の決まりに従ってください。
| 方法 | やり方 | 向いている場面 | 気をつけること |
|---|---|---|---|
| 圧縮する | ファイルをZIP形式などにまとめて小さくする | 文書や表など、圧縮で小さくなりやすいファイル。複数ファイルを一つにまとめたいとき | 写真・動画・PDFはあまり小さくならないことがある。相手の会社で圧縮ファイルを受け取れない場合がある |
| 分けて送る | ファイルを何通かのメールに分ける | 少し上限を超える程度で、ほかの方法が使えないとき | 件名に「1/3」のような通し番号を付け、全部届いたかを確かめてもらう |
| ファイル転送サービス | サービスにファイルを上げ、受け取り用のリンクをメールで送る | 動画・印刷用データなど大きなファイルを一度だけ渡すとき | 受け取りの期限があるものが多い。社外とのやり取りに使ってよいサービスか確かめる |
| クラウドストレージで共有 | 共有フォルダにファイルを置き、閲覧の権限を付けて案内する | 何度も直す資料、複数の人で見る資料 | 共有の範囲（誰が見られるか）を絞る。終わったら共有を止める |
| 相手の指定の方法 | 相手の会社が使う受け渡しの仕組みに合わせる | 相手から方法の指定があるとき | 初めて使うときは操作を事前に確かめる |
注意
ここで書いた件名の「1/3」は通し番号の書き方の例です。何通に分けるかはファイルの大きさで変わります。
場面別の件名つき例文
資料を一つ添付して送る
件名：◯◯企画書のご送付（株式会社△△ □□）
株式会社◯◯
◯◯様
お世話になっております。株式会社△△の□□です。
先日お話しした◯◯の企画書を、PDFにて添付いたしました。
■添付ファイル：◯◯企画書_◯月◯日版.pdf
ご確認のほど、よろしくお願いいたします。
ご不明な点がございましたら、□□までお知らせください。
複数のファイルを送る
件名：◯◯イベントの資料一式（◯点）
◯◯様
お世話になっております。株式会社△△の□□です。
◯◯イベントの資料を、下記の◯点添付いたしました。
・01_当日の進行表.pdf
・02_会場の配置図.pdf
・03_参加者名簿.xlsx
名簿には個人情報が含まれますので、お取り扱いにご注意いただけますと幸いです。
不足がございましたら、お知らせください。
見積書・請求書を送る
件名：◯◯のお見積書（◯月◯日付・株式会社△△）
株式会社◯◯
◯◯様
お世話になっております。株式会社△△の□□です。
◯月◯日にご相談いただいた◯◯について、お見積書をPDFにてお送りいたします。
■添付ファイル：◯◯御見積書_◯月◯日.pdf
■有効期限：◯月◯日
内容についてご質問がございましたら、お気軽にお問い合わせください。
何卒よろしくお願い申し上げます。
見積書・請求書のメール全体の書き方は見積書送付メール・請求書送付メールにまとめています。
容量が大きいので共有の仕組みで送る
件名：◯◯の動画データのお受け取りのお願い
◯◯様
お世話になっております。株式会社△△の□□です。
◯◯の動画データは容量が大きく、メールに添付できないため、弊社で利用している共有サービスでお送りいたします。
下記のリンクから、◯月◯日までにお受け取りください。
（リンク）
受け取れない場合や、御社で指定の受け渡し方法がございましたら、お知らせください。
送る前に受け取り方法を確かめる
件名：資料のお受け渡し方法についてのご相談
◯◯様
お世話になっております。株式会社△△の□□です。
◯◯の印刷用データをお送りしたいのですが、容量が大きいため、メールへの添付が難しい状況です。
弊社では共有サービスのリンクでお渡しできますが、御社で受け取りやすい方法がございましたら、お教えいただけますでしょうか。
何通かに分けて送る
件名：◯◯の写真データ（1/3）
◯◯様
お世話になっております。株式会社△△の□□です。
◯◯の写真データは容量が大きいため、◯通に分けてお送りいたします。
こちらは◯通目です。すべて届いているか、お手数ですがご確認いただけますでしょうか。
相手に記入・返送をお願いする
件名：【ご記入のお願い】◯◯の申込書（◯月◯日まで）
◯◯様
お世話になっております。株式会社△△の□□です。
◯◯のお申し込みにあたり、申込書を添付いたしました。
お手数をおかけしますが、ご記入のうえ、◯月◯日までにこのメールへの返信でお送りいただけますでしょうか。
前に送ったファイルを差し替える
件名：【差し替え】◯◯企画書（◯月◯日版）
◯◯様
お世話になっております。株式会社△△の□□です。
◯月◯日にお送りした◯◯企画書に、一部修正がございました。
修正版を添付いたしましたので、お手数ですが前の版は破棄していただけますでしょうか。
■修正箇所：◯ページの◯◯の日程
■添付ファイル：◯◯企画書_◯月◯日版.pdf
添付を付け忘れて送り直す
件名：【再送】◯◯企画書のご送付
◯◯様
お世話になっております。株式会社△△の□□です。
先ほどお送りしたメールに、資料の添付が漏れておりました。大変失礼いたしました。
あらためて添付いたしますので、ご確認をお願いいたします。
■添付ファイル：◯◯企画書_◯月◯日版.pdf
社内の上司にファイルを送る
件名：【ご確認のお願い】◯◯社向け提案書（◯日送付予定）
◯◯部長
お疲れさまです。□□です。
◯◯社向けの提案書を添付しました。
◯日に先方へ送る予定ですので、それまでにご確認いただけますでしょうか。
特に◯ページの費用の部分について、ご意見をいただけますと助かります。
受け取ったファイルのお礼を返す
件名：Re：◯◯企画書のご送付
◯◯様
お世話になっております。株式会社◯◯の◯◯です。
企画書をお送りいただき、ありがとうございます。無事に受け取り、開けることも確認いたしました。
内容を拝見のうえ、◯日までにあらためてご連絡いたします。
パスワード付きZIPファイルの扱い
ファイルをパスワード付きのZIPファイルにして送り、同じメールの経路でパスワードを自動で送る方式は、いわゆる「PPAP」と呼ばれることもあります。この方式について、内閣府・内閣官房は自らの運用として廃止しています。当時のデジタル改革担当大臣の記者会見（内閣府「平井内閣府特命担当大臣記者会見要旨」）では、次のように述べられています。
「内閣府、内閣官房で採用していたZIPファイル送付と同じ経路でパスワードを自動で送る方式は、セキュリティ対策の観点からも、受け取る側の利便性の観点からも、適切なものではないと考えています。」（令和2年11月24日の記者会見要旨より）
同じ会見では、個人情報など機密性の高い情報を含むファイルを送るときは、ファイルにパスワードをかけたうえで全く別の経路でパスワードを知らせることが、まずは適切な対応だったのではないかとも述べられています。令和2年11月27日の会見要旨では、内閣府・内閣官房で26日に廃止したと報告されています。
Point
これは内閣府・内閣官房の運用について述べたものです。自分の会社でパスワード付きファイルを使うかどうか、パスワードをどう伝えるか、代わりにどの共有の仕組みを使うかは、自社の決まりと相手先の会社の求めに従ってください。
送信前チェックリスト
- 添付が実際に付いているか（本文で「添付しました」と書いたのに付いていない、を防ぐ）
- 添付したファイルを開いて、宛名・中身・版が合っているか
- ファイル名が資料名_日付や版_社名になっているか
- 社内向けのコメント・変更履歴・非表示のシートが残っていないか
- 本文にファイル名・点数・形式を書いたか
- 相手にしてほしいことと期限を書いたか
- 問い合わせ先を書いたか
- 容量が大きすぎないか。大きいときは会社で認められた方法に切り替えたか
- 宛先が正しい相手か（同じ名前の別の人になっていないか）
- 個人情報などを含むときは、会社の決まりどおりの方法で送るか
よくある失敗と防ぎ方
| よくある失敗 | 起きること | 防ぎ方 |
|---|---|---|
| 添付を付け忘れる | 相手から催促が来る・送り直しになる | 本文を書く前にファイルを先に添付する |
| 別の相手向けのファイルを付ける | 情報が漏れ、お詫びが必要になる | 送る前に必ず開いて宛名を見る |
| 古い版を送る | 相手が古い内容で作業してしまう | ファイル名に日付や版を入れ、送る版を一つに決める |
| 社内のメモが残ったまま送る | 見せる予定のない値引きの相談などが伝わる | コメント・変更履歴を消し、PDFにしてから送る |
| 本文に何も書かずに添付だけ送る | 何のためのファイルか相手が分からない | ファイル名・点数・してほしいことを書く |
| 大きなファイルをそのまま送る | 届かずに戻ってくる・相手の受信箱を圧迫する | 事前に容量を確かめ、共有の仕組みに切り替える |
| 共有リンクを誰でも見られる設定にする | 関係のない人にも見られるおそれがある | 共有の範囲を相手だけに絞り、終わったら止める |
この記事の要点
- ファイル名は資料名_日付や版_社名で、中身と版が分かるように。
- 本文にはファイル名・点数・形式、してほしいこと、問い合わせ先を書く。
- 大きなファイルは圧縮・分割・転送サービス・クラウド共有から、会社で認められた方法を選ぶ。
- 容量の上限・共有サービス・パスワードは会社の決まりとメールソフトの仕様に従う。
- 送る前に添付を開いて宛名・中身・社内の書き込みを確かめる。
FAQ
よくある質問
上限は、自社と相手の会社のメールサーバーやメールソフトの設定によって違います。一律の目安はないので、社内の決まりを確認してください。大きなファイルは、会社で認められている共有の仕組みを使うと確実です。
送信の段階で送れないか、相手のメールサーバーで受け取れずにエラーのメールが戻ってくることがあります。届いた場合でも、相手の受信箱の容量を圧迫します。送る前に大きさを確かめ、必要なら共有の仕組みに切り替えてください。
相手が編集する必要のない資料は、書き換えや表示崩れが起きにくいPDFにすると扱いやすくなります。相手に記入してもらう書類や、相手から形式の指定がある場合は、それに合わせてください。
避けたほうが安全です。本文にファイル名と点数を書いておくと、相手が添付の漏れや、届かなかったファイルに気づけます。何のために送ったのかも一言添えてください。
点数が多いときは一つにまとめると受け取りやすくなりますが、相手の会社で圧縮ファイルを受け取れない場合もあります。数点なら圧縮せずに添付し、本文に一覧を書くほうが中身を確かめやすくなります。
内閣府・内閣官房は、ZIPファイルと同じ経路でパスワードを自動で送る方式を自らの運用として廃止しました。会見で述べられたのは内閣府・内閣官房の運用についてです。使うかどうか、パスワードをどう伝えるかは、自社の決まりと相手先の求めに従ってください。
気づいたらすぐに、同じ件名の頭に【再送】を付けて、添付を付けて送り直します。「先ほどのメールに添付が漏れておりました。大変失礼いたしました」と一言添えれば十分です。詳しくはメール再送の件名と例文を見てください。
取引先から資料を受け取ったときは、受け取ったことと開けたことを短く返すと、相手が届いたかを心配せずに済みます。確認に時間がかかるときは、いつまでに返事をするかも添えてください。