英語の問い合わせ返信メール例文
件名・書き出し・結びと場面別の英文

返信メールの基本の型（7つの部品）

1. 01

   件名

   相手の件名に Re: をつけたまま返すと、相手の受信箱で前のやり取りとまとまります。新しく書くときは Re: Your inquiry about [product] のように、何についての返信かを入れます。

2. 02

   宛名

   名前が分かれば Dear Mr. / Ms. + 姓。名前が分からなければ Dear Customer, や Hello, を使います（下の表を参照）。

3. 03

   お礼

   Thank you for contacting us. など一文だけにします。お礼を何文も重ねると、答えが下に押し出されます。

4. 04

   答え

   質問への答えを最初の段落に書きます。質問が複数なら 1. 2. と番号を振り、相手の質問の順に答えます。

5. 05

   補足

   資料の添付、リンク、条件や注意点を続けます。添付したら I have attached ... と本文で必ず触れます。

6. 06

   次にしてほしいこと

   申し込み、追加情報の連絡、日程の返事など、相手にしてほしいことと期限を書きます。期限には日付と時間帯（JST など）を添えます。

7. 07

   結びと署名

   Please let me know if you have any other questions. のあとに Best regards, と署名。署名には名前・会社名・部署・連絡先を入れます。

件名・宛名・書き出し・結びのフレーズ表

丁寧さの段階がある表は、上ほどくだけていて、下ほどかしこまった言い方です。社外のお客様には真ん中の段を基本にすると無難です。

件名

宛名

問い合わせへのお礼（書き出し）

答えを書く前置き

すぐに答えられないとき

結び

結語（署名の前）

購入後の問い合わせへの返信例

注文した商品やサービスについての問い合わせは、状況→いつ・何をするか→相手にお願いすることの順に書きます。返品・返金・交換の条件は、会社の規約や担当部署の判断に従ってください。

商品が届かない、いつ届くのかという問い合わせ

Subject: Re: Where is my order?

Dear Ms. Garcia,

Thank you for contacting us, and we are sorry for the wait.
We have checked your order [order number]. It was shipped on [date] and is currently in transit.
You can track the delivery here: [tracking URL]

If it has not arrived by [date], please let us know and we will contact the carrier.

Best regards,
Taro Sato

（件名：Re: 注文した商品はどこですか／ガルシア様　お問い合わせいただき、ありがとうございます。お待たせしており申し訳ございません。ご注文［注文番号］を確認いたしました。［日付］に発送しており、現在配送中です。配送状況はこちらからご確認いただけます。［追跡URL］　［日付］までに届かない場合はお知らせください。配送業者に問い合わせます。）

発送が遅れていることを知らせる

Subject: Re: Delivery date for order [order number]

Dear Mr. Patel,

Thank you for your email.
I am sorry to inform you that your order has been delayed because the item is temporarily out of stock.
We expect to ship it by [date], and I will send you the tracking number as soon as it is shipped.

If you would prefer to cancel the order, please let me know.

Best regards,
Taro Sato

（件名：Re: ご注文［注文番号］のお届け日について／パテル様　ご連絡ありがとうございます。申し訳ございませんが、商品が一時的に在庫切れのため、ご注文の発送が遅れております。［日付］までに発送する見込みで、発送しだい追跡番号をお送りいたします。ご注文の取り消しをご希望の場合は、お知らせください。）

不良品・破損の連絡に返信する（写真をお願いする）

Subject: Re: Damaged item

Dear Ms. Johnson,

Thank you for bringing this to our attention, and we sincerely apologize for the inconvenience.
So that we can check what happened, would you mind sharing a few pictures of the damaged part and the box it came in?

Once we have checked the photos, we will arrange a replacement or a refund, whichever you prefer.

Best regards,
Taro Sato

（件名：Re: 商品の破損について／ジョンソン様　お知らせいただき、ありがとうございます。ご不便をおかけし、大変申し訳ございません。状況を確認するため、破損した部分と届いたときの箱の写真を何枚かお送りいただけますでしょうか。写真を確認しだい、ご希望に合わせて交換品の手配または返金をいたします。）

返品・交換の手順を案内する

Subject: Your return request for order [order number]

Dear Ms. Johnson,

Thank you for sending the photos.
We will exchange the item at no cost to you. Please follow the steps below:

1. Print the attached return label.
2. Pack the item in its original box if possible.
3. Drop off the package at any [carrier] location.

We will ship the replacement as soon as we receive the returned item.

Best regards,
Taro Sato

（件名：ご注文［注文番号］の返品のご依頼について／ジョンソン様　写真をお送りいただき、ありがとうございます。商品は無料で交換いたします。以下の手順でお手続きください。1. 添付の返送用ラベルを印刷してください。2. できれば元の箱に商品を入れてください。3. ［配送業者］の窓口から発送してください。返品された商品が届きしだい、交換品をお送りいたします。）

返金の手続きが済んだことを知らせる

Subject: Your refund for order [order number]

Dear Mr. Hughes,

We have received the returned item and have processed your refund.
The amount will be returned to the original payment method. The time it takes to appear on your statement depends on your card company.

Thank you for your patience throughout this process.

Best regards,
Taro Sato

（件名：ご注文［注文番号］の返金について／ヒューズ様　返品された商品を受け取り、返金の手続きをいたしました。代金はお支払いに使われた方法に戻ります。明細に反映されるまでの期間は、カード会社によって異なります。お手続きの間、お待ちいただきありがとうございました。）

購入・利用を検討している相手への返信例

海外でも使えるかという問い合わせ

Subject: Re: Can I use this product in Canada?

Dear Mr. Martin,

Thank you for your interest in [product].
The product is designed for use in Japan, and we have not tested it with the power supply or regulations in Canada.
For this reason, we are unable to guarantee that it will work properly there.

Please let me know if you have any other questions.

Best regards,
Taro Sato

（件名：Re: この商品はカナダで使えますか／マーティン様　［商品］にご関心をお寄せいただき、ありがとうございます。この商品は日本国内での使用を前提に作られており、カナダの電源や規制に合わせた確認は行っておりません。そのため、カナダで正しく動作することはお約束できかねます。ほかにご不明な点がございましたら、お知らせください。）

海外発送・購入できる場所についての問い合わせ

Subject: Re: Shipping to Australia

Dear Ms. White,

Thank you for contacting us.
Yes, we ship to Australia. You can place an order through our online store: [URL]
The shipping fee and estimated delivery time will be shown at checkout.

Please note that import duties or taxes may apply, depending on the rules in your country.

Best regards,
Taro Sato

（件名：Re: オーストラリアへの発送について／ホワイト様　お問い合わせいただき、ありがとうございます。はい、オーストラリアへの発送を承っております。オンラインストアからご注文いただけます。［URL］　送料とお届けまでの目安は、ご注文手続きの画面に表示されます。なお、お住まいの国の決まりによっては、関税や税金がかかる場合がございます。）

海外へ発送していない場合は Unfortunately, our online store can only deliver within Japan for now.（あいにく、現在オンラインストアのお届け先は日本国内に限られております）と書き、現地に取扱店があれば Our products are also sold by [name], who can help you locally: [URL] と案内します。

カタログ・サンプルの依頼に返信する

Subject: Re: Request for a catalog

Dear Mr. Weber,

Thank you for contacting us about our product range.
Our latest catalog is attached as a PDF.
If you would like to try any items before ordering, we can mail free samples. Just reply with the product names and the address we should send them to.

We look forward to hearing from you.

Best regards,
Taro Sato

（件名：Re: カタログのご依頼／ウェーバー様　弊社の取扱商品についてお問い合わせいただき、ありがとうございます。最新のカタログをPDFで添付いたします。ご注文の前にお試しになりたい商品があれば、サンプルを無料で郵送いたします。商品名と送り先のご住所を、このメールへの返信でお知らせください。ご連絡をお待ちしております。）

資料・料金を案内する

Subject: Re: Inquiry about event planning services

Dear Mr. Brown,

Thank you for your interest in our event planning services.
I have attached our service brochure, which includes an overview of our pricing.
Since the final cost depends on the size and format of your event, we would be happy to prepare a quote once we know more about your plans.

Could you let us know the expected date and number of guests?

Best regards,
Taro Sato

（件名：Re: イベント企画サービスについてのお問い合わせ／ブラウン様　弊社のイベント企画サービスにご関心をお寄せいただき、ありがとうございます。料金の概要を含むサービス案内を添付いたします。最終的な費用はイベントの規模や形式によって変わりますので、ご計画の内容を伺えればお見積りをお作りいたします。開催予定日とおおよその参加人数をお知らせいただけますでしょうか。）

答えるために追加の情報をお願いする

Subject: Re: Quote request for a corporate party

Dear Ms. Nguyen,

Thank you for your inquiry about a corporate party in Tokyo.
To prepare an accurate quote, could you please let us know the following?

1. Preferred date and time
2. Expected number of guests
3. Budget range, if you have one

Once we have this information, we will send you a quote within a few business days.

Best regards,
Taro Sato

（件名：Re: 企業パーティーのお見積りのご依頼／グエン様　東京での企業パーティーについてお問い合わせいただき、ありがとうございます。正確なお見積りをお作りするため、以下をお知らせいただけますでしょうか。1. ご希望の日時　2. おおよその参加人数　3. ご予算の目安（お決まりであれば）　いただいた情報をもとに、数営業日以内にお見積りをお送りいたします。）

値引きの相談に返信する

Subject: Re: Discount for a large order

Dear Mr. Rossi,

Thank you for considering a large order.
We can offer a volume discount for this order. The details are in the attached revised quote.
This offer is valid until [date].

Please let me know if you would like to proceed.

Best regards,
Taro Sato

（件名：Re: まとまった数のご注文の値引きについて／ロッシ様　まとまった数のご注文をご検討いただき、ありがとうございます。今回のご注文には数量に応じた値引きをご提案できます。詳細は添付の再見積書をご覧ください。このご提案は［日付］まで有効です。お進めになる場合は、お知らせください。）

値引きできない場合は Unfortunately, we are unable to offer a discount on this order, as our prices already reflect ...（あいにく今回のご注文は値引きいたしかねます。すでに〜を価格に含めているためです）のように、理由を一つ添えます。値引きの可否と条件は、社内の決まりに従ってください。

申込方法・参加方法を案内する

Subject: Re: How to register for the seminar

Dear Ms. Chen,

Thank you for your interest in our seminar.
You can register through the link below:
[registration URL]

Once you have registered, you will receive a confirmation email with the details.
If you do not receive it, please check your spam folder or let me know.

Best regards,
Taro Sato

（件名：Re: セミナーの申込方法について／チェン様　セミナーにご関心をお寄せいただき、ありがとうございます。以下のリンクからお申し込みいただけます。［申込URL］　お申し込みが完了すると、詳細を記載した確認メールが届きます。届かない場合は、迷惑メールフォルダをご確認いただくか、私までお知らせください。）

受付・取り次ぎ・断るときの返信例

受け付けたことを伝える一次返信

Subject: Re: Inquiry about venue availability

Dear Ms. Harris,

Thank you for contacting us about venue availability for your event in [month].
We have received your inquiry and are checking with the venues now.
I will get back to you with the available options by [date].

Best regards,
Taro Sato

（件名：Re: 会場の空き状況についてのお問い合わせ／ハリス様　［月］のイベントの会場の空き状況についてお問い合わせいただき、ありがとうございます。お問い合わせを受け付け、現在会場に確認しております。［日付］までに、空いている候補をご連絡いたします。）

自動返信メール

Subject: We have received your inquiry

Thank you for contacting [company name].
This is an automatic reply to confirm that we have received your message.
A member of our team will get back to you by [date / response time].

Please do not reply to this email. If you need to add information, please contact us at [email address].

（件名：お問い合わせを受け付けました／［会社名］にお問い合わせいただき、ありがとうございます。このメールは、メッセージを受け付けたことをお知らせする自動返信です。担当者より［日付・返信の目安］までにご連絡いたします。このメールには返信しないでください。情報を追加される場合は、［メールアドレス］までご連絡ください。）

質問が複数あるときに番号で答える

Subject: Re: Questions about the conference package

Dear Mr. Evans,

Thank you for your questions about our conference package. Please find our answers below.

1. Is simultaneous interpretation available?
Yes, we can arrange English-Japanese interpretation as an option.

2. Can we bring our own banners?
Yes. Please send them to the venue by [date].

3. Is there a cancellation fee?
Please see the cancellation policy in the attached terms.

Please let me know if anything is unclear.

Best regards,
Taro Sato

（件名：Re: 会議パッケージについてのご質問／エバンズ様　会議パッケージについてご質問いただき、ありがとうございます。回答は以下のとおりです。1. 同時通訳は頼めますか　はい、オプションで英語と日本語の通訳を手配できます。2. 自社の横断幕を持ち込めますか　はい。［日付］までに会場へお送りください。3. キャンセル料はかかりますか　添付の規約のキャンセルについての項目をご覧ください。分かりにくい点がございましたら、お知らせください。）

担当部署・担当者に回す

Subject: Re: Question about sponsorship packages

Dear Ms. Taylor,

Thank you for your question about our sponsorship packages.
I have forwarded your email to my colleague, Hanako Suzuki, who is in charge of sponsorships. She is copied here and will contact you directly by [date].

Best regards,
Taro Sato

（件名：Re: 協賛プランについてのご質問／テイラー様　協賛プランについてご質問いただき、ありがとうございます。協賛を担当している同僚の鈴木花子にメールを転送いたしました。このメールのCCに鈴木を入れており、［日付］までに鈴木から直接ご連絡いたします。）

対応できない問い合わせに返信する

Subject: Re: Request for on-site support in Osaka

Dear Mr. Kim,

Thank you for considering us for your event in Osaka.
Unfortunately, we are unable to provide on-site support outside the Tokyo area at this time.
We are sorry that we cannot help on this occasion, and we hope to have the chance to work with you in the future.

Best regards,
Taro Sato

（件名：Re: 大阪での現地対応のご依頼について／キム様　大阪でのイベントについて弊社にご相談いただき、ありがとうございます。あいにく、現在は東京エリア以外での現地対応を承っておりません。今回はお力になれず申し訳ございませんが、またの機会にご一緒できれば幸いです。）

返信が遅れたとき

Subject: Re: Inquiry about catering options

Dear Mr. Lopez,

Thank you for your patience, and I apologize for the delay in getting back to you.
Regarding your question, we can offer both vegetarian and halal options for your reception. The menu is attached.

Please let me know if you have any other questions.

Best regards,
Taro Sato

（件名：Re: ケータリングのメニューについてのお問い合わせ／ロペス様　お待たせいたしました。ご返信が遅くなり、申し訳ございません。お問い合わせの件ですが、レセプションではベジタリアン向けとハラール対応の料理のどちらもご用意できます。メニューを添付いたします。ほかにご不明な点がございましたら、お知らせください。）

回答したあと返事がないときの確認

Subject: Re: Quote for your event on [date]

Dear Ms. Nguyen,

I hope you are doing well.
I am following up on the quote I sent on [date]. Have you had a chance to review it?
If you have any questions or would like to change any details, I would be happy to help.

Best regards,
Taro Sato

（件名：Re: ［日付］のイベントのお見積り／グエン様　いつもお世話になっております。［日付］にお送りしたお見積りの件でご連絡いたしました。ご確認いただけましたでしょうか。ご不明な点や変更したい内容がございましたら、お気軽にお知らせください。）英語の催促の言い回しは英語のリマインドメールにまとめています。

送る前のチェックリスト

• 相手の質問すべてに答えたか（番号を振ると漏れに気づける）
• 答えが最初の段落にあるか。お礼や前置きが長くなっていないか
• 相手の名前・敬称のつづりが相手の署名と同じか
• 日付・時刻に時間帯（JST など）を添えたか。月日の書き方で誤解が出ないか（Nov 5 のように月を英語で書くと確実）
• 金額に通貨（JPY・USD など）と税の扱いを書いたか
• 本文で触れた添付ファイル・リンクが実際についているか、開けるか
• 料金・納期・返品の条件を社内で確認した内容で書いたか
• 相手に次にしてほしいことと期限が書いてあるか
• 署名に名前・会社名・連絡先が入っているか

日本人がやりがちな不自然な英語と直し方