文例
忘年会の断り方 例文
上司・取引先へのメールとLINE、理由別の言い方
忘年会は断っても失礼にはなりません。多くは業務時間外の任意参加の会なので、気をつけるのは断ること自体ではなく伝え方と早さです。角を立てずに断るには、「お誘いありがとうございます。あいにく当日は所用があり、欠席させていただきます。申し訳ありません。楽しい会になりますように」と、お礼を先に、理由は短く、お詫びを添えて、最後に会を気づかう一言で伝えます。気まずくなるのは、返事が遅いとき、「行けたら行く」と保留したとき、理由を長々と説明したときです。幹事は店に人数を伝えなければならないので、分かった時点で早く返事をするだけで印象は変わります。
このページでは、まず相手別の一文を表で示し、続けて上司・幹事・取引先へのメール、LINE・社内チャット、理由別の言い方、行きたくないときの選び方、評価や会費の不安、新人が断るとき、二次会、当日の欠席と出席の取り消し、避けたい断り方と送信前のチェックまで、そのままコピーして使える例文をまとめました。
結論
忘年会の断りの連絡は、①誘ってくれたことへのお礼 ②欠席の返事とお詫び ③理由（簡潔に） ④会の成功を願う一言・次につなぐ一言で組み立てます。返事は出欠の締切より前、分かった時点で。理由は詳しく書く必要はなく、「所用のため」「家庭の都合で」で十分です。社内の会は幹事と、誘ってくれた人の両方に伝わるようにします。
すぐ使える断りの一文（相手別）
| 相手 | そのまま使える一文 |
|---|---|
| 幹事（同僚） | ご案内ありがとうございます。残念ですが、当日は所用があり欠席させていただきます。準備お疲れさまです。皆さんで楽しんでください。 |
| 上司 | お誘いいただき、ありがとうございます。あいにく当日は家庭の都合で、欠席させていただきます。誠に申し訳ございません。また別の機会にぜひご一緒させてください。 |
| 先輩 | 声をかけていただいてありがとうございます。その日はどうしても外せない用事があって、今回は欠席させてください。また次の機会にぜひお願いします。 |
| 取引先 | このたびはお誘いいただき、誠にありがとうございます。あいにく先約があり、出席がかないません。誠に申し訳ございません。皆様にとって良い会となりますようお祈り申し上げます。 |
| 友人・LINE | 誘ってくれてありがとう！その日は予定が入っていて行けないんだ、ごめんね。また年明けにご飯行こう！ |
どの相手でもお礼→欠席→お詫び→会を気づかう一言の順は同じです。相手が目上・社外になるほど、お詫びの言葉を丁寧にします。
連絡の手段とタイミングの使い分け
| 場面 | 手段 | ポイント |
|---|---|---|
| 出欠フォーム・メールで案内が来た | 同じ手段で返信 | 締切より前に。フォームなら備考欄にお礼を一言 |
| 上司から口頭で誘われた | その場で口頭 | 保留せず、その場でお礼と欠席を伝える。幹事にも別に連絡 |
| 取引先から招待状・メール | メール（書面なら返信はがき） | 社として出るかどうかを上司に確認してから返す |
| 同僚・同期・友人の会 | LINE・社内チャット | 短くてよい。幹事へのお礼を入れる |
| 当日・直前に行けなくなった | 電話、つながらなければチャット | メールだけで済ませない。店の人数変更に関わる |
迷ったら誘われたのと同じ手段で返し、目上・社外にはメールを使います。案内状への返信はがきの書き方は式典・懇親会を欠席するときの連絡にあります。
社内（上司・幹事）への欠席メール
件名は「忘年会の出欠について（自分の名前）」のように、用件と差出人が分かる形にします。「欠席」と件名に入れても失礼にはなりません。
幹事へ
件名：忘年会の出欠について（△△）
◯◯さん
お疲れさまです。△△です。
忘年会のご案内と準備をありがとうございます。
大変残念なのですが、当日は所用があり、欠席させていただきます。
せっかくお声がけいただいたのに申し訳ありません。皆さんで楽しんでください。
上司へ（直接誘われた場合）
◯◯部長
お疲れさまです。△△です。
忘年会にお誘いいただき、ありがとうございます。
あいにく当日は家庭の事情で、どうしても都合がつかず、欠席させていただきます。誠に申し訳ございません。
また別の機会にぜひご一緒させてください。
上司へ（部署の会・業務の都合）
◯◯課長
お疲れさまです。△△です。
忘年会のご案内をありがとうございます。
当日は◯◯社への納品対応が夕方以降まで続く見込みのため、残念ですが欠席させていただきます。
今年一年、ご指導いただきありがとうございました。皆さんによろしくお伝えください。
口頭で伝えるとき
部長、忘年会のお誘いありがとうございます。申し訳ないのですが、その日は家庭の都合で参加できそうにありません。また別の機会にぜひご一緒させてください。
注意
理由は「所用」「家庭の都合」で十分です。具体的に書くと、日程を変えて誘い直されたり、理由の中身に話が広がったりします。業務の都合なら、上司が把握している内容を具体的に書いて構いません。
取引先からのお誘いを断るメール
先約がある場合
件名：忘年会のお誘いについて（株式会社◯◯ △△）
株式会社□□
◯◯様
いつも大変お世話になっております。株式会社◯◯の△△です。
このたびは忘年会にお誘いいただき、誠にありがとうございます。
せっかくのお誘いにもかかわらず大変恐縮なのですが、当日はあいにく先約があり、出席がかないません。誠に申し訳ございません。
皆様にとって楽しいひとときとなりますよう、お祈り申し上げます。
また改めてご挨拶に伺えれば幸いです。今後ともよろしくお願い申し上げます。
代わりの者が出席する場合
このたびは忘年会にお招きいただき、誠にありがとうございます。
あいにく私は当日出張のため伺うことができません。大変恐縮ですが、弊社からは◯◯部の□□が出席させていただきます。
本来であれば私が伺うべきところ、申し訳ございません。来年もどうぞよろしくお願い申し上げます。
会社の方針で参加を控える場合
お誘いいただき、誠にありがとうございます。
大変申し訳ないのですが、弊社では取引先の皆様との会食を控えさせていただいており、今回は出席を見合わせます。
お気持ちは大変ありがたく、心より御礼申し上げます。今後ともよろしくお願いいたします。
取引先の会を断る場合は、「また改めて」と次の接点を示すと、関係を大切にしていることが伝わります。会社の方針を理由にする文例は、実際にそうした決まりがある場合だけ使います。年末の挨拶をメールで送る予定なら、その中でお礼を重ねて伝える方法もあります（年末の挨拶メール 例文）。接待の断り方全般は接待の断り方にあります。
Point
会社として参加を決めている会（取引先の大きな会、業界団体の会など）は、個人の判断で断る前に上司に相談してください。代理の出席者を立てることもあります。
LINE・社内チャットでの短い返信
同僚・同期の会
お誘いありがとうございます！残念ながらその日は予定があって参加できません…。皆さんで楽しんでください！また誘ってもらえるとうれしいです。
出欠の件、すみません、今回は欠席でお願いします。幹事ありがとうございます！
社内チャット（Slack・Teamsなど）の出欠スレッド
◯◯さん、取りまとめありがとうございます。△△は今回欠席でお願いします。皆さん楽しんできてください！
友人・学生時代の仲間の忘年会
声かけてくれてありがとう！ごめん、年末は実家に帰るから今回はパスさせて。みんなによろしく！年明け落ち着いたら会おう。
誘ってくれてうれしい！でもその週は仕事が詰まってて行けそうにないんだ。また写真見せてね。
同僚や友人どうしの会なら、このくらいの長さで十分です。幹事へのお礼の一言があると、断りの連絡でも感じよく受け取られます。上司や取引先には、LINEよりメールで送ります。社内チャットの出欠スレッドでは、欠席の人ほど早めに書き込むと幹事が人数を固めやすくなります。
理由別の伝え方（角が立たない言い方）
| 理由 | 伝え方の例 | 注意 |
|---|---|---|
| 家庭の事情（子どもの世話・介護など） | 家庭の事情で、どうしても都合がつかず | 詳しく書かなくてよい |
| 先約 | あいにく先約があり | 相手を選んだように見えないよう、お詫びを丁寧に |
| 体調 | 体調が優れず、大事を取って | 当日の欠席なら、分かった時点ですぐ連絡 |
| 業務の都合 | 当日は◯◯の対応が入っており | 上司が把握している業務なら具体的に書いてよい |
| 翌日の予定 | 翌朝早くから予定があり | 途中まで参加する案と組み合わせやすい |
| お酒が飲めない・苦手 | 所用のため（または、ソフトドリンクで途中まで参加） | 飲めないことは断る理由にしなくてよい |
| 会費の負担・行きたくない | 所用のため | 本音を理由として書く必要はない。会の不満は書かない |
家庭の事情（育児・介護）
お誘いありがとうございます。子どもの迎えの関係で夜の時間がどうしても取れず、今回は欠席させていただきます。皆さんで楽しんでください。
家族の介護の都合で、当日は早めに帰宅する必要があり、欠席させていただきます。お声がけいただいたのに申し訳ありません。
お酒が飲めない・苦手なとき
お誘いありがとうございます。お酒は飲めないのですが、ソフトドリンクで一次会だけ参加させてください。
飲めないことを理由に断る必要はありません。出たい気持ちがあるなら、ソフトドリンクで参加すると幹事に伝えておけば、コースの選び方や席で配慮してもらえることがあります。参加しない場合は「所用のため」で十分です。幹事・上司の側が気をつけることは忘年会・飲み会のハラスメント防止にまとめています。
全部は断らない伝え方（一次会だけ・途中から）
お誘いありがとうございます。当日は家の用事があり、一次会の途中で失礼させていただいてもよろしいでしょうか。
当日は業務の都合で遅れて伺います。◯時ごろからの参加になりますが、よろしくお願いします。
まったく出ないより顔を出したい場合は、途中参加・途中退席を先に幹事へ伝えておきます。当日その場で言い出すより、事前に伝えておく方が抜けやすくなります。会費の扱いは幹事に確認してください。
行きたくないときの選び方（断る・短く出る）
「行きたくない」と感じる理由によって、全部断るのがよいか、短く顔を出すのがよいかが変わります。どちらを選んでも、相手に伝える理由は「所用」「家庭の都合」で足ります。
| 行きたくない理由 | 選びやすい対応 | 伝え方の例 |
|---|---|---|
| 夜の時間を家族や自分のために使いたい | 欠席 | 当日は家庭の都合で、欠席させていただきます |
| お酒の席が苦手・飲まされたくない | 欠席、または飲まない前提で一次会だけ | 飲み物はソフトドリンクにさせてください。一次会で失礼します |
| 長時間になるのがつらい | 途中退席を先に伝えて参加 | 当日は用事があり、◯時ごろに失礼させてください |
| 会費の負担が重い | 欠席（会費の話は理由にしない） | あいにく所用があり、今回は欠席させていただきます |
| あまり話したことのない人が多い | 一次会だけ参加して、二次会は断る | 今日は一次会までで失礼します。ありがとうございました |
| 苦手な人がいる | 欠席（人の名前は出さない） | その日はどうしても外せない用事があり、欠席させてください |
迷ったときは、今年お世話になった人に挨拶だけはしたいかで決めると判断しやすくなります。挨拶したい人がいるなら一次会の前半だけ、いなければ欠席して、翌日に幹事へ一言お礼を伝えれば十分です。
参加すると決めたときに伝えておくこと
- 途中で帰るなら、始まる前に幹事へ帰る時刻を伝えておく
- お酒を飲まないなら、最初の注文でソフトドリンクを頼む
- 帰るときは幹事と、近くの席の上司に一言かけてから出る
- 二次会に行かないなら、一次会の締めのタイミングで伝える
断ったら評価に響く？気まずくならないために
忘年会に出なかったことが評価にどう扱われるかは、会社や上司によって違い、外からは分かりません。確実に言えるのは、断り方が雑だと印象が悪くなりやすく、丁寧に断れば気まずさは残りにくいということです。気になる場合は、次の三つを押さえます。
- 締切より前に、自分から返事をする（催促される前に）
- 上司・教育担当には、フォームだけでなく口頭やチャットで一言添える
- 翌日にお礼を伝え、普段の仕事の中で関係をつくる
毎年欠席している場合
◯◯さん、毎年声をかけていただいてありがとうございます。今年も家庭の都合で夜の参加が難しく、欠席させてください。いつも気にかけていただいて、本当にありがたいです。
毎回同じ理由になっても、誘ってくれたことへのお礼を欠かさなければ、角は立ちにくくなります。昼のランチや業務の打ち上げなど、参加しやすい場には顔を出すと、断っていることが気にならなくなります。
欠席でも会費を払うよう言われたとき
◯◯さん、ご連絡ありがとうございます。今回は欠席の予定なのですが、会費は欠席者も負担する形でしょうか。決まりがあれば教えてください。
欠席者の会費の扱いは会によって違うので、まず幹事に確認します。すでに店へ人数を伝えた後の取り消しでキャンセル料がかかる場合は、自分の分を払うと申し出るのが丁寧です。参加を強く迫られて困る、断ったことで不当な扱いを受けたといった場合は、ひとりで抱えずに社内の相談窓口に相談してください。
新人・若手が断るとき
新人や若手でも、断ること自体が失礼になるわけではありません。気をつけたいのは伝え方と早さです。直属の上司や教育担当の先輩には、出欠フォームだけでなく口頭でも一言伝えておくと、印象がやわらぎます。
◯◯さん、忘年会のご案内ありがとうございます。せっかくの機会なのですが、当日は家庭の都合で参加できません。申し訳ありません。皆さんにもよろしくお伝えください。
（口頭で）◯◯さん、忘年会の件で少しよろしいでしょうか。その日はどうしても外せない用事があって、欠席させていただきます。準備していただいているのにすみません。
注意
新人が幹事を任されている会を欠席する場合は、断る前に先輩や上司に相談し、当日の役割を誰が引き継ぐかを決めておきます。幹事の段取りは忘年会の幹事のやることにあります。
二次会を断るとき
今日はありがとうございました。明日が早いので、私はここで失礼します。皆さん、良いお年を。
二次会のお誘いありがとうございます。今日は一次会までとさせてください。とても楽しかったです。お先に失礼します。
二次会は一次会の締めのタイミングで、幹事か誘ってくれた人に一言伝えて帰るのがいちばん自然です。黙って帰ると、人数を数えている幹事が困ります。二次会の幹事の側の段取りは二次会の幹事にあります。
当日・直前の欠席と、出席の取り消し
当日の欠席（体調不良など）
◯◯さん、お疲れさまです。△△です。
大変申し訳ないのですが、体調が優れず、大事を取って本日の忘年会を欠席させてください。直前のご連絡になり、ご迷惑をおかけします。会費やキャンセル料が発生する場合は、お知らせください。
当日の欠席（家族の急な用事）
◯◯さん、急なご連絡で申し訳ありません。子どもが熱を出してしまい、本日の忘年会は欠席させてください。直前で人数を変えることになり、ご迷惑をおかけします。私の分の費用はお支払いします。
出席と返事した後に取り消すとき
件名：忘年会の出欠の変更について（△△）
◯◯さん
お疲れさまです。△△です。
先日、忘年会に出席とお返事しましたが、その後どうしても外せない用事が入り、欠席に変更させてください。
お店への人数の連絡など、お手数をおかけして申し訳ありません。キャンセル料がかかる場合は、私の分をお支払いします。
返事が遅れてしまったとき
お返事が遅くなり、申し訳ありません。忘年会のご案内ありがとうございます。残念ですが、当日は所用があり欠席させていただきます。
注意
当日や直前の欠席は、メールではなく電話かチャットで幹事にすぐ連絡します。店に人数の変更を伝える必要があるためです。当日キャンセルの連絡の例文と、幹事の側の対応は飲み会の当日キャンセル連絡にまとめています。
避けたい断り方（よくある間違い）
| 避けたい断り方 | なぜ困るか | こう言い換える |
|---|---|---|
| 「行けたら行く」と保留 | 幹事が人数を確定できない | 「今回は欠席でお願いします」と決めて返す |
| 締切を過ぎても返事をしない | 幹事が個別に確認する手間が増える | 締切より前に、欠席でも返事をする |
| 理由を長々と説明する | 言い訳に聞こえ、話が広がる | 「所用のため」「家庭の都合で」と一言 |
| 予定の中身を細かく書く | 日程を変えて誘い直されたり、後で話題にされたりする | 「所用」「先約」と中身は書かない |
| 会への不満を理由にする | 幹事や誘った人を否定することになる | 理由は自分の都合として伝える |
| お礼を言わずに欠席だけ伝える | そっけなく受け取られる | 最初に「ご案内ありがとうございます」 |
| 欠席した日の自分の様子をSNSに投稿 | 職場の人の目に触れることがある | その日の投稿は控える |
| 幹事に伝えず、誘った人にだけ言う | 幹事の人数に反映されない | 幹事にも必ず伝える |
送信前のチェックリスト
- 最初に誘ってくれたこと・準備へのお礼を書いたか
- 欠席とはっきり書いたか（「難しいかもしれません」で終わっていないか）
- 理由は一言で収まっているか
- 会を気づかう一言・次につなぐ一言で締めたか
- 出欠の締切より前か
- 幹事に伝わる宛先・手段になっているか
- 目上・社外にはメール、同僚・友人にはLINE・チャットでよいか確認したか
- 取引先の会は、上司に確認してから返したか
寸志を渡すかどうか
役職者が欠席する場合、寸志（会のための心づけ）を幹事に渡す慣習がある会社もあります。決まりではなく、会社や部署の慣行によるものなので、迷ったら前回の幹事や同じ立場の人に確認してください。
（寸志を渡すときの一言）当日は参加できず申し訳ない。少しだけれど、皆さんで使ってください。
寸志をいただいた幹事の側のお礼の言葉とメールは寸志のお礼メール 例文にあります。
欠席したあとのフォロー
- 翌日に幹事へ「昨日はお疲れさまでした」と一言
- 会費の扱い（キャンセル料が発生したか）を幹事に確認
- 誘ってくれた上司に次の機会の話をする
- 取引先なら年末の挨拶で改めてお礼
（翌日、幹事へ）昨日は幹事お疲れさまでした。参加できずすみませんでした。盛り上がったと聞きました。新年会はぜひ参加させてください。
注意
式典や懇親会全般の欠席の連絡（返信はがきの書き方など）は式典・懇親会を欠席するときの連絡にまとめています。幹事の側の出欠の集め方は忘年会アンケート・出欠確認 例文、出欠と会費の管理は出欠表の作成ツールを参照してください。
この記事の要点
- 断りの連絡は早く。「行けたら行く」と保留しない。幹事は店に人数を伝える必要がある。
- 誘ってくれたことへのお礼を先に書き、会を気づかう一言で締める。
- 理由は「所用」「家庭の都合」で十分。詳しく書かない。会への不満は書かない。
- 目上・社外にはメール、同僚・友人にはLINE・チャット。幹事にも必ず伝える。
- 取引先には「また改めて」と次の接点を示す。会社として出る会は上司に相談。
- 断ること自体は失礼ではない。評価が気になるなら自分から早く返事・翌日のお礼を欠かさない。
- お酒が飲めないならソフトドリンクで途中まで参加する選択もある。
- 当日の欠席・出席の取り消しは電話かチャットですぐ。キャンセル料の有無も確認する。
FAQ
よくある質問
断ること自体は失礼ではありません。気をつけるのは伝え方と早さです。出欠の締切より前に、誘ってくれたことへのお礼を先に書き、理由は「所用」「家庭の都合」と短く伝え、会を気づかう一言で締めれば、角は立ちにくくなります。
欠席が評価にどう扱われるかは会社や上司によって違います。印象を悪くしないためには、締切より前に自分から返事をし、上司には口頭やチャットでも一言添え、翌日にお礼を伝えます。普段の仕事の中で関係をつくることの方が大切です。
欠席者の会費の扱いは会によって違うので、まず幹事に確認します。出席と返事した後に取り消してキャンセル料がかかった場合は、自分の分を払うと伝えるのが丁寧です。
「忘年会にお誘いいただき、ありがとうございます。あいにく当日は所用があり、欠席させていただきます。せっかくお声がけいただいたのに申し訳ありません。皆さんで楽しんでください」が基本形です。お礼→欠席→お詫び→会の成功を願う一言の順に書きます。
その場で保留せず、「お誘いいただき、ありがとうございます。あいにく当日は家庭の都合で、欠席させていただきます。また別の機会にぜひご一緒させてください」と伝えます。口頭で誘われた場合も口頭で返し、幹事には別に欠席を伝えます。
「忘年会にお誘いいただき、ありがとうございます。あいにく当日は家庭の事情で、どうしても都合がつかず、欠席させていただきます。申し訳ありません」で十分です。子どもの世話や介護などの中身を詳しく書く必要はありません。誘ってくれたお礼を先に書き、また別の機会にご一緒したいと一言添えます。
同僚や同期どうしの会なら「お誘いありがとうございます！残念ながらその日は予定があって参加できません。皆さんで楽しんでください！」のような短い返信で十分です。幹事へのお礼の一言を入れると、断りの連絡でも感じよく受け取られます。上司や取引先には、LINEよりメールで送ります。
行きたくない気持ちを理由として書く必要はありません。「所用のため」「家庭の都合で」と簡潔に伝え、誘ってくれたことへのお礼を先に書けば十分です。まったく出ないのが気になるなら、一次会の途中まで参加する伝え方もあります。
断ること自体は失礼ではありません。出欠の締切より前に返事をし、直属の上司や教育担当の先輩には口頭でも一言伝えておくと印象がやわらぎます。幹事を任されている場合は、断る前に先輩や上司に相談して役割の引き継ぎを決めます。
飲めないことを理由にする必要はありません。参加したい気持ちがあれば「お酒は飲めないのですが、ソフトドリンクで一次会だけ参加させてください」と幹事に伝えておく方法があります。参加しない場合は「所用のため」で十分です。
一次会の締めのタイミングで、幹事か誘ってくれた人に「今日はありがとうございました。明日が早いので、私はここで失礼します」と一言伝えて帰ります。黙って帰ると、人数を数えている幹事が困ります。
避けた方が無難です。幹事は店に人数を伝える必要があるため、保留の返事は人数の確定を遅らせます。迷っている場合でも、締切までに「今回は欠席でお願いします」と決めて返すか、「◯時ごろから参加します」と条件をはっきりさせて伝えます。
「忘年会の出欠について（自分の名前）」のように、用件と差出人が分かる件名にします。取引先には「忘年会のお誘いについて（会社名 名前）」とします。出席の返事を変える場合は「忘年会の出欠の変更について」とします。
メールではなく電話かチャットで、分かった時点ですぐ幹事に連絡します。「体調が優れず、大事を取って本日の忘年会を欠席させてください。直前のご連絡になり、ご迷惑をおかけします」と伝え、会費やキャンセル料の扱いを幹事に確認します。
分かった時点ですぐ幹事に連絡し、「先日出席とお返事しましたが、どうしても外せない用事が入り、欠席に変更させていただけないでしょうか」とお詫びします。店への人数変更の手間をかけるので、キャンセル料がかかる場合は自分の分を払うと伝えます。
詳しく書く必要はありません。「所用のため」「家庭の都合で」「先約があり」で十分です。具体的に書くと、日程を変えて誘い直されたり、話が理由の中身に広がったりします。業務の都合で欠席する場合は、上司が把握している内容なら具体的に書いても構いません。
お誘いへのお礼、欠席のお詫び、理由（先約などを簡潔に）、会の成功を願う一言、「また改めてご挨拶に伺えれば幸いです」という次の接点を示す一文で組み立てます。会社として参加を決めている会の場合は、個人で断る前に上司に相談し、代わりの人が出席するかを決めます。
決まりではなく、会社や部署の慣行によります。役職者が欠席する際に会のための心づけとして幹事に渡す慣習がある職場もあります。寸志は目上の人が目下の人へ贈るときの言葉なので、迷ったら前回の幹事や同じ立場の人に確認してください。