お詫び
説明不足のお詫びメール
件名と状況別の例文・言い換え
結論：説明不足のお詫びメールは、「誤解されたようですが」ではなく「私の説明が足りず」と原因をこちらに置き、正しい内容を前より分かりやすく伝え直すところまで書きます。順番は①お詫び ②どこが足りなかったか ③改めての説明 ④相手への影響への対応 ⑤今後の伝え方で、最後に質問を受け付ける一言で結びます。いちばん短く送るならこの形です。
「先日ご案内した◯◯について、私の説明が足りず、分かりにくい内容となっておりました。大変申し訳ございません。改めて、要点を下記にまとめました。ご不明な点がございましたら、お気軽にお尋ねください。」
下に、件名、丁寧さ別の基本例文、状況別の例文（料金、手続き、商品の仕様、認識のずれ、指摘で気づいたとき、上司が代わりに詫びるとき、社内向けなど）を並べています。こちらに落ち度のない苦情への返信はクレームへの返信メールを、お詫びメール全般の形はお詫びメールの例文を見てください。
結論
「説明不足」は伝えるべきことを十分に伝えなかったという、説明した側の原因を表す言葉です。内容そのものは正しくても、伝え方が足りずに相手が別の受け取り方をしたときに使います。内容に誤りがあった場合は「説明不足」ではなく「誤り」としてお詫びするほうが正直です。
基本の形と、丁寧さ別の例文
| 順番 | 書くこと | 一文の例 |
|---|---|---|
| ①お詫び | 説明が足りなかったことを最初に詫びる | 私の説明が足りず、大変申し訳ございません。 |
| ②足りなかった点 | どこが分かりにくかったかを具体的に | ◯◯の期限について、記載が分かりにくくなっておりました。 |
| ③改めての説明 | 正しい内容を箇条書きで | 改めて、要点は下記のとおりです。 |
| ④影響への対応 | 誤解のまま動いた分をどうするか | すでにお手続きいただいた分は、弊社で修正いたします。 |
| ⑤今後の伝え方 | 次からの具体的な手順 | 今後は、ご案内のあとに要点を一枚にまとめてお送りします。 |
| ⑥結び | 質問を受け付ける一言 | ご不明な点がございましたら、お気軽にお尋ねください。 |
丁寧：お客様・改まった取引先へ
件名：◯◯のご案内についてのお詫びと補足
株式会社◯◯
◯◯様
平素より大変お世話になっております。株式会社△△の□□でございます。
先日お送りした◯◯のご案内につきまして、弊社のご説明が行き届かず、◯◯様にご不便をおかけいたしました。誠に申し訳ございません。
改めて、要点を下記にまとめました。
・◯◯：◯◯
・◯◯：◯◯
今後は、ご案内の際に要点を別にまとめてお送りするようにいたします。
ご不明な点がございましたら、私□□までお知らせくださいませ。
今後ともよろしくお願い申し上げます。
標準：やり取りの多い取引先へ
件名：◯◯の件の補足とお詫び
◯◯様
お世話になっております。株式会社△△の□□です。
先日の◯◯の件、私の説明が足りず、分かりにくい伝え方になっておりました。申し訳ございません。
補足いたします。
・◯◯は◯◯までにご対応いただければ問題ありません
・◯◯は弊社で準備いたします
ほかに分かりにくい点がございましたら、お気軽にお尋ねください。
柔らかめ：社内・付き合いの長い相手へ
◯◯さん
お疲れさまです。□□です。
先ほどの◯◯の件、言葉足らずで失礼しました。
要するに、◯◯さんにお願いしたいのは◯◯だけで、◯◯はこちらで進めます。
分かりにくいところがあれば、気軽に聞いてください。
件名の例
| 場面 | 件名の例 |
|---|---|
| 案内・説明の内容を補う | ◯◯のご案内についての補足とお詫び |
| 改まった相手へ | ◯◯に関するご説明不足のお詫び |
| 認識のずれを正す | ◯◯の件の認識についてのお詫びと改めてのご説明 |
| 料金・条件の説明を補う | ◯◯の料金についての補足とお詫び |
| 手続き・進め方を補う | ◯◯のお手続き方法についての補足 |
| 商品・サービスの仕様を補う | ◯◯の仕様についての改めてのご説明 |
| お客様からの問い合わせ・指摘に返信する | Re：（元の件名のまま） |
| 送った直後に補う | 【補足】先ほどの◯◯のご連絡について |
| 多くの人へ同じ補足を送る | 【補足】◯◯のご案内について（説明不足のお詫び） |
| 内容そのものの誤りを正す | 【訂正】◯◯のご説明についてのお詫び |
| 上司・責任者の名前で詫びる | 弊社担当の説明不足についてのお詫び |
| 社内の指示を補う | ◯◯の作業手順の補足（説明が足りず失礼しました） |
注意
件名に「補足」と入れると、前の案内を読み直す必要があることが伝わります。前の案内と内容が変わる場合は【訂正】を使います。相手から届いたメールへの返信は、件名を変えずに「Re：」のままにすると、どの件の話か相手が探さずに済みます。
状況別の例文
お客様が料金や条件を誤解していた
件名：Re：◯◯のお申し込みについて
◯◯様
このたびはお問い合わせいただき、ありがとうございます。株式会社△△の□□です。
◯◯の料金について、弊社の説明が足りず、分かりにくいご案内となっておりました。
ご不安な思いをおかけし、誠に申し訳ございません。
改めて、下記のとおりご説明いたします。
・◯◯：お申し込みの月から料金がかかります
・◯◯：別途お申し込みいただいた場合のみ料金がかかります
ご案内のページの表記も、分かりやすく改めます。
ほかにもご不明な点がございましたら、お気軽にお尋ねください。
注意
お客様には「ご不安な思いをおかけし」と、相手の気持ちに触れる一言を添えます。説明の言葉は社内の呼び方ではなく、お客様が見ている案内の言葉に合わせます。
手続き・進め方の説明が足りず、手間をかけた
件名：◯◯のお手続き方法についての補足とお詫び
株式会社◯◯
◯◯様
いつもお世話になっております。株式会社△△の□□です。
先日お送りした◯◯の手続きのご案内について、提出先と必要な書類の記載が分かりにくく、◯◯様にお手間をおかけしてしまいました。
言葉足らずのご案内となり、申し訳ございません。
改めて、手順は下記のとおりです。
一、◯◯をご記入ください
二、◯◯を添えて、弊社◯◯部の◯◯宛てにお送りください
三、受け取り後、弊社からご連絡いたします
すでに別の宛先にお送りいただいている場合は、弊社で引き取りますので、そのままで構いません。
手順の説明は、番号を振って、相手がする順に並べると迷いません。相手がすでに誤解のまま動いていた場合は、やり直しを求めず、こちらで引き取る方法を考えます。
商品・サービスの仕様の説明が足りず、苦情を受けた
件名：Re：◯◯について
◯◯様
このたびはご連絡いただき、ありがとうございます。株式会社△△の□□です。
◯◯の◯◯機能について、ご購入前の弊社の説明が足りず、◯◯様のご期待に沿えない結果となってしまいました。
ご不快な思いをおかけし、誠に申し訳ございません。
◯◯は、◯◯の場合にのみお使いいただける機能でございます。
◯◯様のご利用方法の場合は、◯◯をお使いいただく方法がございます。手順をお送りしてもよろしいでしょうか。
あわせて、商品ページの説明に、使える場面と使えない場面を書き加えます。
注意
返品や交換など、相手に選んでもらう対応がある場合は、選べる方法を並べて、相手に選んでもらう書き方にします。会社として決めていない対応は約束しないでください。
初めて取引する相手と認識がずれていた
件名：◯◯の件の認識についてのお詫びと改めてのご説明
株式会社◯◯
◯◯様
お世話になっております。株式会社△△の□□です。
先日のお打ち合わせでご説明した◯◯の範囲について、私の説明が足りず、◯◯様のご認識と食い違いが生じていたことが分かりました。
お取引の始めに混乱を招いてしまい、大変申し訳ございません。
改めて、弊社でお引き受けする範囲は下記のとおりです。
・含まれるもの：◯◯、◯◯
・含まれないもの：◯◯（ご希望の場合は別途お見積りいたします）
ご認識と異なる点がございましたら、お打ち合わせの場を設けてご説明いたします。
注意
認識のずれは、「含まれるもの」「含まれないもの」を分けて書くと解けやすくなります。
相手からの指摘で説明不足に気づいた
件名：Re：◯◯のご案内について
◯◯様
お世話になっております。株式会社△△の□□です。
ご指摘いただき、ありがとうございます。
確かに、先日のご案内では◯◯について触れておらず、説明が足りておりませんでした。お手数をおかけし、申し訳ございません。
◯◯については、下記のとおりです。
・◯◯
・◯◯
ご指摘を受けて、ほかの皆様にも同じ内容を補足としてお送りいたします。
指摘を受けたときは、お詫びより先に「ご指摘いただき、ありがとうございます」と書くと、相手の手間に応える形になります。お礼の言い方はご指摘ありがとうございますにまとめています。
担当者の説明不足を、上司・責任者が詫びる
件名：弊社担当の説明不足についてのお詫び
株式会社◯◯
◯◯様
平素より大変お世話になっております。株式会社△△ ◯◯部の部長、□□でございます。
このたびは、弊社担当の◯◯が◯◯についてのご説明を十分に行わず、◯◯様に多大なご迷惑をおかけいたしました。
担当者の上長として、深くお詫び申し上げます。
本件の正しい内容は、別紙のとおりでございます。
今後は、ご契約前に◯◯の内容を書面でご確認いただく手順を、部内で徹底いたします。
つきましては、担当の◯◯を伴い、正しい内容を直接ご説明する機会をいただければと存じます。ご都合のよい日時をお知らせください。
注意
上司が詫びる場合は、担当者の名前は出しても、責めるような書き方はしないのが原則です。社外へ送るメールでは、自社の担当者に敬称や尊敬語を付けず「弊社担当の◯◯」と書きます。
説明会・案内のあとに同じ問い合わせが続いた（多くの人へ）
件名：【補足】◯◯のご案内について（説明不足のお詫び）
関係者各位
いつもお世話になっております。株式会社△△の□□です。
先日お送りした◯◯のご案内について、◯◯の点の説明が足りず、多くの方からお問い合わせをいただいております。
分かりにくいご案内となり、申し訳ございません。
改めて、要点をまとめました。
■◯◯について
（説明）
■◯◯について
（説明）
そのほかのご案内の内容に変更はございません。
注意
同じ問い合わせが何件も来たら、個別に返すだけでなく、全員に補足を送ると、まだ問い合わせていない人の誤解も防げます。複数の宛先への書き方はメールの宛名が複数のときを参考にしてください。
送った直後に説明不足に気づいた
件名：【補足】先ほどの◯◯のご連絡について
◯◯様
度々失礼いたします。株式会社△△の□□です。
先ほどのメールで、◯◯の期限について書き漏らしておりました。言葉足らずで申し訳ございません。
◯◯は、◯月◯日（◯）までにご返信いただけますと幸いです。
そのほかの内容は、先ほどのメールのとおりです。
説明した内容自体が誤っていた（訂正）
件名：【訂正】◯◯のご説明についてのお詫び
株式会社◯◯
◯◯様
お世話になっております。株式会社△△の□□です。
先日のお打ち合わせで、◯◯について「◯◯」とご説明いたしましたが、誤りでございました。
誤った内容をお伝えし、大変申し訳ございません。
正しくは「◯◯」でございます。
この内容をもとにご検討を進めていらっしゃいましたら、ご迷惑をおかけしますが、改めてご確認をお願いいたします。
内容そのものが間違っていたときは、「説明不足」とぼかさずに「誤りでございました」と書きます。誤りを説明の足りなさのように書くと、あとで相手に気づかれたときに不信感を招きます。
社内：部下・後輩への指示がうまく伝わらなかった
◯◯さん
お疲れさまです。□□です。
昨日お願いした◯◯の作業について、私の説明が足りず、手戻りをさせてしまいました。すみませんでした。
改めて、お願いしたいことは次の三点です。
・◯◯
・◯◯
・◯◯
分からないところがあれば、遠慮なく聞いてください。
社内：上司への報告が言葉足らずだった
◯◯課長
お疲れさまです。□□です。
先ほどの◯◯の件のご報告が言葉足らずで、申し訳ございません。
補足いたします。
◯◯は、先方の了承をすでにいただいており、残っているのは◯◯の確認のみです。
ご判断いただきたいのは、◯◯をどちらで進めるかの一点です。
社内：共有が足りず、部署内で認識がばらばらだった
件名：◯◯の進め方の共有（説明が足りず失礼しました）
◯◯部の皆さん
お疲れさまです。□□です。
◯◯の進め方について、私からの共有が足りず、人によって受け取り方が分かれていました。すみませんでした。
決まっていることを下記にまとめます。
・担当：◯◯
・期限：◯◯
・未定のこと：◯◯（決まり次第、改めて共有します）
以降の連絡は、このメールのスレッドにまとめます。
社内の共有では、決まっていることと未定のことを分けて書くと、推測で動く人が減ります。社内の連絡の書き方はビジネスメールの例文まとめから場面別に探せます。
原因と再発防止の書き方
| 項目 | 長すぎ・あいまい | ちょうどよい書き方 |
|---|---|---|
| 原因 | 社内の事情や経緯を何行も書く | 「◯◯の記載が抜けておりました」と一、二文で |
| 原因 | 「手違いがあり」とだけ書く | どこが足りなかったかを具体的に書く |
| 再発防止 | 「今後は気をつけます」 | 「ご案内の前に、別の担当者が読んで確かめます」 |
| 再発防止 | 決まっていない社内の仕組みを約束する | すでに決めた手順だけを書く |
原因を長く書くと、言い訳に読まれます。相手が知りたいのは正しい内容と、次は大丈夫かどうかなので、原因は短く、改めての説明と再発防止に字数を使います。
「説明不足」の言い方と言い換え
| 言い方 | 丁寧さ・印象 | 使い方の例 |
|---|---|---|
| 説明が足りず | 標準 | 私の説明が足りず、ご迷惑をおかけしました。 |
| 説明不足により | 標準（原因をはっきり示す） | 弊社の説明不足により、誤解を招いてしまいました。 |
| ご説明が行き届かず | 改まった言い方 | ご説明が行き届かず、誠に申し訳ございません。 |
| 言葉足らずで | 柔らかい（会話・社内向き） | 言葉足らずで、分かりにくい伝え方になっていました。 |
| 分かりにくいご案内となり | 丁寧（案内文・お知らせ） | 分かりにくいご案内となり、申し訳ございません。 |
| 誤解を招く表現となり | 改まった言い方 | 誤解を招く表現となり、深くお詫び申し上げます。 |
| お伝えすべきことが漏れており | 記載漏れを認める | ◯◯についてお伝えすべきことが漏れておりました。 |
| 補足いたします | 改めての説明の入り | 先日のご案内に、下記のとおり補足いたします。 |
「言葉足らず」はやや柔らかい言い方で、社内や親しい相手との行き違いに向きます。お客様や改まった相手には「ご説明が行き届かず」「分かりにくいご案内となり」を使うと丁寧です。
説明不足・確認不足・連絡漏れ・誤りの使い分け
| 言い方 | 何が起きたか | 例 |
|---|---|---|
| 説明不足 | 内容は正しいが、伝え方が足りなかった | 条件の一部を書かず、相手が別の意味に受け取った |
| 確認不足 | 送る前・進める前に確かめなかった | 古い資料のまま送った |
| 連絡漏れ | 伝えるべき相手に伝えていなかった | 変更を一部の人にしか知らせていなかった |
| 誤り | 伝えた内容そのものが間違っていた | 日付や金額を違えて伝えた |
起きたことに合う言葉を選ぶと、相手は何を直せばよいかがすぐ分かります。確認不足の場合は確認不足のお詫びの例文を使ってください。
避けたい言い方と、直した例
| 避けたい言い方 | 理由 | 言い換え |
|---|---|---|
| 誤解されたようですが | 相手の理解が悪いと言っているように聞こえる | 私の説明が足りず、分かりにくい内容となっておりました |
| ご説明したとおり | 「前に言ったはず」という責める響きになる | 改めて、要点をまとめますと |
| ご理解いただけなかったようで | 相手の理解力のせいにしている | うまくお伝えできず、申し訳ございません |
| よくお読みいただければ分かると思いますが | 相手を責めている | 分かりにくいご案内となり、申し訳ございません |
| 説明不足ですみません | 社外には軽く聞こえる | 説明が行き届かず、申し訳ございません |
| ご説明させていただきます | 相手の許可を得る場面ではなく、回りくどく聞こえる | ご説明いたします |
直す前
◯◯様
先日の資料にも記載しておりましたが、◯◯は別料金となっております。誤解を与えてしまったようで、すみません。担当者が忙しく、説明の時間が十分に取れなかったためです。
直したあと
◯◯様
◯◯の料金について、弊社の説明が足りず、分かりにくいご案内となっておりました。申し訳ございません。
改めて、◯◯は別途お申し込みいただいた場合のみ料金がかかります。
今後は、お申し込みの前に料金の内訳を書面でお送りいたします。
直す前の文は、「記載しておりましたが」で相手の読み落としを示し、お詫びが最後で軽く、原因が社内の事情になっています。直したあとは、お詫び、改めての説明、今後の手順の順に並べています。
メール・電話・訪問の選び方
| 状況 | まず使う手段 | あわせて |
|---|---|---|
| 軽い補足で、相手への影響がない | メール | 不要 |
| 誤解のまま相手が動き、急いで止める必要がある | 電話 | 話した内容をメールで送る |
| お客様から強い苦情を受けた | 電話またはメール（相手が連絡してきた手段に合わせる） | 改めての説明を文字で残す |
| 契約や金額に関わり、相手に大きな影響が出た | 責任者からの電話・訪問 | お詫びの書面を送る |
影響が大きいときは、メールだけで済ませず、声で詫びてから文字で残す順にします。書面でのお詫びの形はお詫び状の書き方を見てください。
送る前のチェックリスト
- 原因をこちらの説明不足として書いたか（相手の誤解のせいにしない）
- 前の説明のどこが分かりにくかったかを示したか
- 正しい内容を改めて、箇条書きや番号で書いたか
- 誤解のまま相手が動いていた場合の対応を書いたか
- 原因の説明が一、二文に収まっているか
- 再発防止を具体的な手順で書いたか（決まっていないことは約束しない）
- 質問を受け付ける一言を入れたか
- 内容そのものに誤りがあった場合は、「説明不足」ではなく「誤り」として詫びたか
- 同じ説明を受けたほかの人にも補足が必要か考えたか
後日のフォロー
改めての説明で納得してもらえたとき
◯◯様
お世話になっております。株式会社△△の□□です。
ご確認いただき、ありがとうございます。
このたびは分かりにくいご説明でお手間をおかけし、失礼いたしました。
今後は要点を書面にまとめてお伝えするようにいたします。
次に説明するとき
同じ相手に次に説明するときは、口頭のあとに要点を文字で送る、「ここまでで分かりにくい点はございますか」と途中で確かめるなど、前回の足りなかった点を補う伝え方にします。打ち合わせの内容を文字で残すときは議事録の書き方の形が使えます。
この記事の要点
- 原因は「私の説明が足りず」とこちらに置き、相手の誤解のせいにしない。
- お詫びのあと、正しい内容を箇条書きで伝え直す。
- 原因は一、二文、再発防止は具体的な手順で書く。
- 内容自体が誤っていたら、「説明不足」とぼかさず「誤り」として詫びる。
- 同じ問い合わせが続いたら、全員に補足を送る。影響が大きいときは電話や訪問を先にする。
FAQ
よくある質問
相手が誤解したまま作業を進める前に送るのが理想です。日が空くほど、相手がやり直す量が増えます。正しい内容の確認に時間がかかる場合は、先に「確認して改めてご連絡します」とお詫びを送り、確認できてから補足を送ります。
使えます。「弊社の説明不足により」「私の説明が足りず」と、原因をこちらに置く言い方なので、お詫びとして自然です。より改まった言い方にしたいときは「ご説明が行き届かず」を使います。
使えますが、やや柔らかい言い方です。社内の上司への報告の補足などでは「言葉足らずで申し訳ございません」と使えます。お客様や改まった相手には「ご説明が行き届かず」「分かりにくいご案内となり」のほうが丁寧です。
「◯◯の記載が抜けていた」のように、足りなかった箇所を一、二文で示せば足ります。担当者の忙しさなど社内の都合は、相手の問題の解決に関係しないので書きません。経緯を尋ねられたら、その時点で答えます。
本文の冒頭に「前回と違う点」「相手にしてほしいこと」だけを三行ほどで書き、残りは後ろに回すか別の文書にまとめます。全部を本文に並べると、どこが変わったのかを相手が探すことになります。
伝わりにくかった点があったなら、その点には詫びて、改めて内容を伝えます。こちらに落ち度がないのに「弊社の不手際により」とまで書くと、事実と違う責任を認めることになるので、「分かりにくいご案内となり」程度にとどめます。
相手への影響が大きいときや、お客様から強い苦情を受けたときは、上司・責任者の名前で詫びると、会社として受け止めていることが伝わります。軽い補足であれば、担当者本人が詫びて改めて説明すれば足ります。
必要です。お詫びだけで終えると、相手の誤解はそのまま残ります。要点を箇条書きにして、前より分かりやすく伝え直すところまでがお詫びです。