会議の招集メール 例文14選
社内・上司・社外への開催案内と件名

コピーして使える招集メールの型

相手が社内でも社外でも、骨組みは同じです。◯◯を埋め、あいさつと敬語の高さだけを相手に合わせて変えてください。

件名：【ご案内】◯◯会議（◯月◯日 ◯:◯〜）

（宛名）

（あいさつ）◯◯です。
◯◯について、下記のとおり会議を開催します。

■目的：◯◯を決める／◯◯をそろえる
■日時：◯月◯日（◯）◯:◯〜◯:◯
■場所：◯◯会議室（オンライン：URL◯◯）
■議題
　1. ◯◯（報告／◯◯担当）
　2. ◯◯（決定／◯◯担当）
■事前資料：◯◯（置き場所または添付。◯ページ）
■出欠：◯月◯日（◯）までに、このメールへの返信でお知らせください

（結び）

議題の書き方はアジェンダの書き方と例を参照してください。

件名の付け方と例

件名は受信箱の一覧で読まれます。【用件の種類】会議名（日時）の順にすると、開かなくても予定表に入れられます。

社内向けの招集メール 例文

例文1：定例会議（同僚・部下向け）

件名：【ご案内】営業部定例会議（◯月◯日 10:00〜）

営業部の皆さん

お疲れさまです。◯◯です。
今月の営業部定例会議を、下記のとおり開催します。

■日時：◯月◯日（◯）10:00〜11:00
■場所：第2会議室（オンライン参加の方は下記URLから）
　URL：◯◯
■目的：下期の重点案件の進め方をそろえる
■議題
　1. 上期の振り返り（◯◯）
　2. 下期の重点案件と担当（◯◯）
　3. 連絡事項
■事前資料：共有フォルダ「営業部／定例」に置いています。目を通してからご参加ください。

出欠は◯月◯日（◯）までに、このメールへの返信でお知らせください。
よろしくお願いします。

例文2：急ぎの臨時会議

件名：【至急】◯◯の件 臨時ミーティングのお願い（本日15:00〜）

関係者各位

お疲れさまです。◯◯です。
◯◯の件で、本日中に方針を決める必要が出てきました。急で申し訳ありませんが、下記のとおりお集まりください。

■日時：本日（◯月◯日）15:00〜15:30予定
■場所：オンライン（URL：◯◯）
■決めたいこと：◯◯への対応方針
■経緯：添付のメモにまとめました（1ページ）

参加が難しい方は、14:00までにご連絡ください。ご意見があれば、事前にこのメールへの返信で送っていただければ当日共有します。

例文3：部署をまたぐキックオフ

件名：【開催のお知らせ】◯◯プロジェクト キックオフ（◯月◯日 13:00〜）

◯◯部・◯◯部・◯◯部の皆さま

お疲れさまです。◯◯部の◯◯です。
◯◯プロジェクトの開始にあたり、関係部署の皆さまにお集まりいただきたく、キックオフを開催します。

■日時：◯月◯日（◯）13:00〜14:00
■場所：大会議室（オンライン併用：URL◯◯）
■目的：プロジェクトの目的・体制・スケジュールを共有し、各部署の担当窓口を決める
■議題
　1. プロジェクトの背景と目的（◯◯部）
　2. 体制と各部署の役割（◯◯）
　3. 当面のスケジュール
　4. 担当窓口の確認
■お願い：各部署から担当窓口になる方を1名、ご出席者に含めてください
■事前資料：添付の企画書（◯ページ）

出欠とご出席者のお名前を、◯月◯日（◯）までにご返信ください。
ご不明な点は◯◯（内線◯◯）までお問い合わせください。

例文4：チーム内の短い打ち合わせ

件名：◯◯の進め方 打ち合わせ（◯月◯日 16:00〜）

チームの皆さん

お疲れさまです。◯◯です。
◯◯の進め方を相談したいので、短く集まらせてください。

■日時：◯月◯日（◯）16:00〜16:30
■場所：執務室横のミーティングスペース
■相談したいこと：◯◯の担当の割り振り

案があれば、当日までに一言ください。

上司・役員への開催案内 例文

例文5：上司に判断をお願いする会議

件名：【ご判断のお願い】◯◯プロジェクト 方針確認会議（◯月◯日 14:00〜）

◯◯部長

お疲れさまです。◯◯です。
◯◯プロジェクトの方針についてご判断をいただきたく、下記のとおり会議を設定いたしました。ご多忙のところ恐縮ですが、ご出席をお願いいたします。

■日時：◯月◯日（◯）14:00〜14:45
■場所：第1会議室
■ご判断いただきたいこと：◯◯の進め方（A案・B案のどちらで進めるか）
■事前資料：添付の比較資料（2ページ）

ご都合が合わない場合は、別の日時を改めてご相談させてください。
よろしくお願いいたします。

例文6：役員に報告会への出席をお願いする

件名：【ご案内】上期 ◯◯事業 報告会（◯月◯日 10:00〜）

◯◯取締役

お疲れさまです。◯◯部の◯◯です。
上期の◯◯事業の結果をご報告する会を、下記のとおり開催いたします。ご多用中とは存じますが、ご出席いただけますと幸いです。

■日時：◯月◯日（◯）10:00〜11:00
■場所：本社◯階 役員会議室
■内容：上期の実績、課題、下期の計画のご報告
■ご意見をいただきたい点：下期の重点施策の優先順位
■資料：要点を1枚にまとめたものを添付いたしました。詳細版は当日お配りします。

ご出欠を、◯月◯日（◯）までに秘書の◯◯さん経由でお知らせいただけますでしょうか。
何卒よろしくお願い申し上げます。

例文7：上司に社外の打ち合わせへの同席をお願いする

件名：◯◯社様とのお打ち合わせ ご同席のお願い（◯月◯日 15:00〜）

◯◯課長

お疲れさまです。◯◯です。
◯◯社様との契約条件のお打ち合わせに、ご同席いただけないでしょうか。先方は◯◯部長がご出席の予定です。

■日時：◯月◯日（◯）15:00〜16:00
■場所：◯◯社様 本社（移動のため14:20に弊社を出発予定）
■先方のご出席者：◯◯部長、◯◯様
■課長にお願いしたいこと：条件面のご判断
■事前資料：これまでのやり取りの要点（添付・1ページ）

ご都合をお聞かせいただけますと助かります。

社外への開催案内 例文

例文8：取引先とのお打ち合わせ

件名：◯◯の件 お打ち合わせのご案内（◯月◯日）／株式会社◯◯

株式会社◯◯
◯◯部　◯◯様

いつもお世話になっております。株式会社◯◯の◯◯です。
先日ご相談した◯◯の件について、下記のとおりお打ち合わせをお願いできればと存じます。

■日時：◯月◯日（◯）14:00〜15:00
■場所：弊社 本社◯階 会議室
　※オンラインをご希望の場合はお知らせください。URLをお送りします。
■議題
　1. ◯◯の進め方のご確認
　2. 今後のスケジュール
■弊社出席者：◯◯、◯◯

ほかに議題に加えたいことがございましたら、お気軽にお知らせください。
ご確認のほど、よろしくお願いいたします。

例文9：来社いただく場合の案内（地図・受付の説明つき）

件名：【ご来社のご案内】◯月◯日 お打ち合わせの場所について／株式会社◯◯

株式会社◯◯
◯◯様

いつもお世話になっております。株式会社◯◯の◯◯です。
◯月◯日（◯）14:00からのお打ち合わせについて、当日の場所をご案内いたします。

■住所：◯◯（◯◯駅◯◯口から徒歩◯分）
■地図：添付のPDFをご覧ください
■受付：◯階の受付で「◯◯部の◯◯」とお伝えください
■当日の連絡先：◯◯（携帯 ◯◯）

お気をつけてお越しください。当日お目にかかれるのを楽しみにしております。

例文10：複数の会社を招く報告会・説明会

件名：【ご案内】◯◯導入に関するご説明会（◯月◯日 15:00〜）／株式会社◯◯

お取引先各位

平素より大変お世話になっております。株式会社◯◯の◯◯でございます。
このたび、◯◯の導入にあたり、お取引先の皆さまを対象としたご説明会を下記のとおり開催いたします。ご多忙のところ恐縮ですが、ご出席くださいますようお願い申し上げます。

■日時：◯月◯日（◯）15:00〜16:00
■会場：弊社 本社◯階 セミナールーム（オンラインでもご参加いただけます）
■内容：◯◯の概要、導入の日程、お取引先さまにお願いする手続き
■お申し込み：◯月◯日（◯）までに、ご出席者のお名前と参加方法（会場・オンライン）をご返信ください
■お問い合わせ：◯◯部 ◯◯（電話 ◯◯／メール ◯◯）

何卒よろしくお願い申し上げます。

社内・上司・社外で変えるところ

出席をお願いする一文・締めの一文の言い換え

読みやすくする書き方と添付のしかた

• 日時・場所・議題は文章にせず、■や【】などの記号をそろえて一行ずつ並べる。記号は1通の中で混ぜない。
• あいさつと用件は合わせて数行に収め、詳細は記号の箇条書きへ回す。
• 数字・時刻の全角と半角をそろえる（10:00 と １０：００ を混ぜない）。
• 曜日は日付と必ず一緒に書く。日付と曜日がずれていないか、送る前にカレンダーで確かめる。
• 添付するときは本文にファイル名とページ数を書き、添付し忘れを相手が気づけるようにする。
• ファイル名は「会議名_資料名_日付」のように、保存しても何の資料か分かる名前にする。
• 容量の大きい資料は共有フォルダに置き、本文には置き場所を書く。社外に共有リンクを送るときは、相手が開ける設定か確かめる。

資料を後から送る場合の文面は会議資料の送付メールにあります。署名の整え方はメール署名の書き方を参照してください。

招集メールへの返信の仕方（出席・欠席・遅刻）

例文11：出席の返信

◯◯さん

お疲れさまです。◯◯です。
◯月◯日（◯）10:00からの営業部定例会議、出席します。
事前資料も確認しておきます。よろしくお願いします。

例文12：欠席の返信

◯◯さん

お疲れさまです。◯◯です。
◯月◯日（◯）の営業部定例会議ですが、同じ時間に顧客訪問が入っており、欠席させてください。
議題2の担当案件については、事前に共有シートへ状況を書いておきます。決まったことは、後ほど議事録で確認します。

例文13：途中から参加する返信

◯◯さん

お疲れさまです。◯◯です。
◯月◯日（◯）の定例会議ですが、直前の打ち合わせが延びる可能性があり、10:20ごろからの参加になりそうです。
議題1は資料で確認しておきますので、議題2から加わらせてください。

欠席の理由や、社外・上司への伝え方は会議の欠席メール 例文に場面別にまとめています。出欠が多い会議は、返信をメールで受けるより出欠表ツールで集めると、集計の手間が減ります。

送る時期と、送ったあとの流れ

1. 01

   日程を押さえる

   参加者が多い会議は、先に予定表へ仮の予定を入れてから詳しい案内を送ると、予定の重なりを防げます。

2. 02

   招集メールを送る

   社外の方や役員が入る会議ほど、相手の予定が埋まる前に早めに送ります。

3. 03

   出欠を締め切る

   締切までに返事がない人には個別に一言。全員に再送しないほうが角が立ちません。

4. 04

   前日にリマインド

   資料の更新や会議室の変更があれば、前日に知らせます（リマインドメールの例文）。

5. 05

   終わったら議事録を送る

   決まったことと次の担当を、出席者と欠席者の両方に送ります。

例文14：案内した会議の日時を変えるとき

件名：【日時変更】営業部定例会議（◯月◯日→◯月◯日）

営業部の皆さん

お疲れさまです。◯◯です。
先日ご案内した営業部定例会議ですが、◯◯のため、日時を下記に変更します。直前の変更となり申し訳ありません。

■変更前：◯月◯日（◯）10:00〜11:00
■変更後：◯月◯日（◯）14:00〜15:00
■場所・議題・資料：変更ありません

変更後の日時で出席が難しい方は、◯月◯日（◯）までにお知らせください。

社外の方との日程を変える場合のおわびは日程変更のおわびメールにあります。

送る前のチェックリスト

• 件名に会議名と日時が入っている
• 日付と曜日が合っている（カレンダーで確認した）
• 開始と終了の両方の時刻を書いた
• 会議室名かURLを書いた（併用ならどちらも）
• 目的が「◯◯を決める」のように一行で書けている
• 議題ごとに報告・相談・決定のどれかが分かる
• 資料を添付した、または置き場所を書いた（ページ数も）
• 出欠の締切と返信先を書いた
• 宛先の漏れがない。社外の複数社に送るときは、ほかの会社のアドレスが見えない送り方にした
• 社外向けには自社の出席者、来社なら住所・地図・当日の連絡先を書いた

よくある失敗と直し方