メール
英語でイベントに招待するメール
件名・場面別の例文・テンプレートと日本語訳
英語でイベントに招待するメールは、最初の一文で「何に招待するのか」を書き、日時・場所・出欠の返事の期限を項目に分けて並べるのが基本です。件名は Invitation: ［イベント名］ on ［日付］ の形にすると、受け取った側がひと目で用件を判断できます。日付は月を英語でつづり、時刻には JST（日本時間）を添えると取り違えが起きにくくなります。結論として、次の文面を土台にできます。
Subject: Invitation: [event name] on [date] in Tokyo
Dear Ms. Garcia,
We are pleased to invite you to [event name], which will be held in Tokyo on [date].
At the event, we will introduce our new products and host a networking reception.
Date: [day of week], [month] [day], [year]
Time: [start] – [end] (JST)
Venue: [venue name, address]
We would be grateful if you could let us know whether you will be able to attend by [date].
We hope to see you there.
Best regards,
Taro Sato
（件名：ご招待：［日付］東京にて開催の［イベント名］／ガルシア様 ［日付］に東京で開催する［イベント名］にご招待申し上げます。当日は新製品をご紹介し、交流のためのレセプションも開きます。日時：［日付］［時刻］（日本時間） 会場：［会場名・住所］ ご出席いただけるかどうか、［日付］までにお知らせいただけますと幸いです。お目にかかれるのを楽しみにしております。）
このページでは、件名の例、入れる項目の表、丁寧さの段階つきフレーズ、セミナー・ウェビナー・交流会・展示会・式典・会食・社内向けなど場面別の英文メール、穴埋めテンプレート、送信前のチェックリストを、すべて日本語訳つきで並べました。招待状に書く項目そのものはイベント招待状の書き方にまとめています。
結論
英語の招待メールは①招待の一文 ②イベントの目的と内容 ③日時（時間帯つき）・会場またはオンラインの参加方法 ④出欠の返事の期限と方法 ⑤服装・持ち物・同伴者など補足 ⑥結びで組み立てます。海外から来日してもらう場合は、移動や宿泊を誰が手配し、費用をどちらが持つかを早めにはっきりさせておくと、後で行き違いが起きにくくなります。費用の負担や、招へいに必要な書類の扱いは、会社の決まりに従い、必要に応じて相手国の手続きを相手に確認してもらってください。
招待メールに入れる項目と書く順番
相手が出欠を決めるのに要る情報を、上から順に置きます。「必ず書く」の行が一つでも欠けると、相手は問い合わせの返信をしてからでないと予定を決められません。
| 項目 | 英語の見出し・書き方の例 | 必要度 |
|---|---|---|
| 何への招待か | We would like to invite you to [event name]. | 必ず書く |
| 目的・内容 | At the event, we will ... | 必ず書く |
| 日付・曜日 | Date: Thursday, [month] [day], [year] | 必ず書く |
| 時刻と時間帯 | Time: [start] – [end] (JST) | 必ず書く |
| 会場（またはオンラインの参加方法） | Venue: [name, address] ／ Online: [platform], link to follow | 必ず書く |
| 出欠の返事の期限と方法 | Please let us know by [date] by replying to this email. | 必ず書く |
| 参加費の有無 | There is no fee to attend. | あると親切 |
| 服装 | Dress code: Business casual | あると親切 |
| 同伴者の可否 | You are welcome to bring a colleague. | あると親切 |
| 問い合わせ先 | If you have any questions, please contact me at ... | あると親切 |
- 01
件名で用件を伝える
Invitation: から始め、イベント名・日付・場所（都市名）を入れます。
- 02
最初の一文で招待する
前置きの挨拶を長くせず、We would like to invite you to ... を一文目か二文目に置きます。
- 03
内容を一、二文で説明する
誰に向けた、何をする会なのかを書きます。相手にとっての利点（新製品を見られる、担当者と話せる）を添えると判断しやすくなります。
- 04
日時・場所を項目に分ける
Date: / Time: / Venue: のように行を分けると、読み飛ばされにくくなります。
- 05
返事の期限と方法を書く
期限の日付と、返信・登録フォームなど返事の手段を一文で示します。
- 06
結びで来てほしい気持ちを伝える
We hope you will be able to join us. などで締めます。
件名の例（そのまま使える形）
| 場面 | 件名 | 日本語訳 |
|---|---|---|
| 正式な招待 | Invitation: [event name] on [date] in Tokyo | ご招待：［日付］東京にて［イベント名］ |
| 日程の先出し | Save the date: [event name] on [date] | 日程のお知らせ：［日付］［イベント名］ |
| セミナー・ウェビナー | You're invited: Free webinar on [topic], [date] | ご招待：［テーマ］の無料ウェビナー（［日付］） |
| 展示会 | Invitation to visit our booth at [exhibition name] | ［展示会名］弊社ブースへのご招待 |
| 交流会 | Join us for a networking evening on [date] | ［日付］交流会のご案内 |
| 式典・記念行事 | Invitation to our [number]th anniversary reception | 創立［数］周年記念レセプションのご招待 |
| 会食 | Invitation to dinner on [date] | ［日付］会食のご案内 |
| 出欠の確認 | Re: Invitation: [event name] – kindly reply by [date] | Re: ご招待：［イベント名］――［日付］までにご返信ください |
| リマインド | Reminder: [event name] on [date] – venue and check-in details | リマインド：［日付］［イベント名］――会場と受付のご案内 |
注意
避けたい件名は Hello、Information、Event のように用件が分からないものです。迷惑メールと見分けがつかず、開かれないまま埋もれることがあります。返信や確認のメールは、最初の招待の件名に Re: を付けたまま送ると、相手の受信箱で一つの流れにまとまります。
丁寧さの段階つきフレーズ表
表は上ほどくだけていて、下ほどかしこまった言い方です。社外の取引先には真ん中か下の段を使うと無難です。
招待する
| 英文 | 日本語訳 | 使う場面 |
|---|---|---|
| We'd love for you to join us at our event. | ぜひイベントに来てください | 親しい取引先、社内の海外チーム |
| We would like to invite you to our product launch event. | 新製品の発表イベントにご招待いたします | 社外の取引先（基本の形） |
| It is our great pleasure to invite you to our anniversary reception. | 弊社の創立記念レセプションにご招待申し上げます | 式典・記念行事など、かしこまった招待 |
内容・相手の利点を伝える
| 英文 | 日本語訳 | 使う場面 |
|---|---|---|
| You'll get a first look at our new service. | 新しいサービスをいち早くご覧いただけます | 親しい相手、発表会 |
| This will be a good opportunity to meet our product team in person. | 製品チームと直接お話しいただけるよい機会です | 社外の取引先（基本の形） |
| We believe the session will be of particular interest to your team. | 貴社チームにとって特にご関心のある内容と存じます | かしこまった招待、セミナー |
出欠の返事をお願いする
| 英文 | 日本語訳 | 使う場面 |
|---|---|---|
| Let us know if you can make it! | 来られるか教えてください | 親しい相手 |
| Please let us know if you will be able to attend by [date]. | ご出席いただけるかどうか、［日付］までにお知らせください | 社外の取引先（基本の形） |
| We would be grateful if you could kindly reply by [date]. | ［日付］までにご返信いただけますと幸いです | かしこまった招待 |
来てほしい気持ちを伝える結び
| 英文 | 日本語訳 | 使う場面 |
|---|---|---|
| Hope to see you there! | 会えるのを楽しみにしています | 親しい相手 |
| We hope you will be able to join us. | ご出席いただけることを願っております | 社外の取引先（基本の形） |
| We very much look forward to welcoming you in Tokyo. | 東京でお迎えできることを心より楽しみにしております | 来日してもらう相手、かしこまった招待 |
注意
RSVP は、フランス語の「お返事をお願いします」に当たる言葉の頭文字で、英語の招待状でも「出欠の返事をお願いします」の意味で使われます。ビジネスメールでは、RSVP by [date] と書くより Please let us know if you will be able to attend by [date]. と文で書くほうが、意味を取り違えられにくくなります。
場面別の英文メール例
日程を先に知らせる（Save the date）
Subject: Save the date: [event name] on [date] in Tokyo
Dear Mr. Brown,
We are planning to hold [event name] in Tokyo on [date], and we would be delighted if you could join us.
We will send a formal invitation with full details in [month].
In the meantime, we would appreciate it if you could keep the date open.
Best regards,
Taro Sato
（件名：日程のお知らせ：［日付］東京にて［イベント名］／ブラウン様 ［日付］に東京で［イベント名］を開催する予定で、ぜひご出席いただければと考えております。詳細を記した正式なご招待は［月］にお送りいたします。それまで、日程を空けておいていただけますと幸いです。）
注意
海外から来日してもらう場合は、移動の予定を立てる時間が要ります。正式な招待の前に Save the date の連絡を送っておくと、相手が予定を組みやすくなります。
セミナー・ウェビナーに招待する（オンライン）
Subject: You're invited: Free webinar on [topic], [date]
Dear Mr. Lee,
We would like to invite you to our free webinar, "[webinar title]".
In this session, our specialists will share practical ideas on [topic], followed by a Q&A session.
Date: [day of week], [month] [day], [year]
Time: [time] JST / [time] in your time zone
Platform: [platform name]
Registration: [registration URL]
Once you have registered, you will receive the joining link by email. If you are unable to attend on the day, please register anyway and we will send you the recording afterwards.
Best regards,
Taro Sato
（件名：ご招待：［テーマ］の無料ウェビナー（［日付］）／リー様 弊社の無料ウェビナー「［タイトル］」にご招待いたします。専門の担当者が［テーマ］について実務で使える考え方をご紹介し、最後に質疑応答の時間を設けます。日時：［日付］［時刻］（日本時間）／［相手の時間帯での時刻］ 配信：［ツール名］ お申し込み：［登録URL］ お申し込みいただくと、参加用のリンクをメールでお送りします。当日ご都合がつかない場合もお申し込みいただければ、後日録画をお送りいたします。）
注意
録画を後で送ると書く場合は、録画してよいか、誰に配ってよいかを登壇者と社内で先に決めておきます。日本語のセミナーの案内文はセミナーの案内文、オンラインのイベント全体の進め方はオンラインイベントの手引きを見てください。
交流会（ネットワーキング）に招待する
Subject: Join us for a networking evening on [date]
Dear Ms. Patel,
We are hosting a small networking evening for our partners in the event industry, and we would be very happy if you could join us.
It will be a relaxed gathering with drinks and light food, and a good chance to meet people working on similar projects.
Date: [date]
Time: [start] – [end] (JST)
Venue: [venue name, address]
If you would like to come, please reply to this email by [date]. You are welcome to bring a colleague, so please let us know their name as well.
Best regards,
Taro Sato
（件名：［日付］交流会のご案内／パテル様 イベント業界のパートナーの皆さまを対象に、小規模な交流会を開きます。ぜひお越しいただければうれしく思います。飲み物と軽食をご用意した気軽な集まりで、同じような案件に携わる方と知り合えるよい機会です。日時：［日付］［時刻］（日本時間） 会場：［会場名・住所］ ご参加の場合は、［日付］までにこのメールにご返信ください。同僚の方とご一緒でも歓迎いたしますので、その方のお名前もお知らせください。）
展示会のブースに招待する
Subject: Invitation to visit our booth at [exhibition name]
Dear Ms. Chen,
We will be exhibiting at [exhibition name] at [venue] from [date] to [date], and we would like to invite you to visit our booth.
We will be showing our latest event management system, and our team will be happy to give you a demonstration.
Booth number: [number]
Registration: [registration URL]
If you let us know when you plan to visit, we will make sure a member of our team is available to meet you.
Best regards,
Taro Sato
（件名：［展示会名］の弊社ブースへのご招待／チェン様 ［日付］から［日付］まで［会場］で開かれる［展示会名］に出展いたしますので、弊社ブースにご招待いたします。最新のイベント管理システムを展示し、担当者が実際の操作を実演いたします。小間番号：［番号］ 来場登録：［登録URL］ ご来場の予定をお知らせいただければ、担当者がお迎えできるようにいたします。）
日本語での展示会の招待状は展示会の招待状・案内状にまとめています。
式典・記念行事に招待する（かしこまった形）
Subject: Invitation to our [number]th anniversary reception
Dear Mr. Müller,
It is our great pleasure to invite you to a reception celebrating the [number]th anniversary of [company name].
We owe our growth to the support of partners like you, and we would be honored if you could join us on this occasion.
Date: [day of week], [month] [day], [year]
Time: [start] – [end] (JST)
Venue: [hotel name, banquet room], [address]
Dress code: Business attire
We would be grateful if you could kindly reply by [date].
Sincerely,
Ichiro Yamada
President, [company name]
（件名：創立［数］周年記念レセプションのご招待／ミュラー様 ［会社名］創立［数］周年を記念するレセプションにご招待申し上げます。弊社が歩みを続けてこられたのは、貴社をはじめとするパートナーの皆さまのお力添えのおかげです。この機会にご臨席を賜れましたら光栄に存じます。日時：［日付］［時刻］（日本時間） 会場：［ホテル名・宴会場］、［住所］ 服装：ビジネスアタイア（スーツ） ［日付］までにご返信いただけますと幸いです。 代表取締役社長 山田一郎）
注意
社長名で送る式典の招待は、結びを Best regards より改まった Sincerely にし、署名に役職を入れます。日本語での周年行事の準備は周年記念イベントにまとめています。
会食・レセプションに招待する
Subject: Invitation to dinner after the conference on [date]
Dear Mr. Kim,
Thank you for coming to Tokyo for the conference.
We would like to invite you to a dinner with our team on the evening of [date].
Time: [time] (JST)
Place: [restaurant name, address]
If you have any dietary restrictions or allergies, please let us know, and we will arrange the menu accordingly.
Best regards,
Taro Sato
（件名：［日付］会議後の会食のご案内／キム様 会議のために東京までお越しいただき、ありがとうございます。［日付］の夜、弊社のメンバーとの会食にご招待いたします。時間：［時刻］（日本時間） 場所：［店名・住所］ 食べられないものやアレルギーがございましたらお知らせください。メニューを調整いたします。）
注意
海外の相手を食事に招くときは、食べられないもの（dietary restrictions）を先に聞いておくと、当日の行き違いを防げます。日本語での会食の誘い方は会食に誘うメールを見てください。
社内の海外チームを気軽に誘う
Subject: Team lunch on Friday – are you in?
Hi all,
We're having a team lunch this Friday to celebrate the end of the project. Everyone from the Singapore and London offices is welcome to join online, too.
When: Friday, [time] JST
Where: [restaurant name] / online link: [URL]
Just reply "yes" by Wednesday so we can book a table.
Cheers,
Taro
（件名：金曜のチームランチ、参加しますか？／皆さん プロジェクトの打ち上げとして、今週金曜にチームでランチをします。シンガポールとロンドンの拠点の皆さんも、オンラインでぜひ参加してください。日時：金曜［時刻］（日本時間） 場所：［店名］／オンラインのリンク：［URL］ お店の予約があるので、水曜までに「参加」とだけ返信してください。）
注意
社内でも、相手の時間帯では昼食の時間でないことがあります。オンラインで加わってもらう場合は、相手の都合のよい時刻かどうかを先に確かめてください。
返事がない相手に、出欠を確認する
Subject: Re: Invitation: [event name] on [date] in Tokyo
Dear Ms. Garcia,
I hope this email finds you well.
I am following up on our invitation to [event name] on [date]. We are finalizing the guest list this week, so we would be grateful if you could let us know whether you will be able to attend by [date].
Best regards,
Taro Sato
（件名：Re: ご招待：［日付］東京にて開催の［イベント名］／ガルシア様 お変わりなくお過ごしのことと存じます。［日付］の［イベント名］へのご招待の件で、改めてご連絡いたしました。今週中に出席者の名簿を確定する予定のため、ご出席いただけるかどうか、［日付］までにお知らせいただけますと幸いです。）
出席の返事にお礼を伝える
Subject: Re: Invitation: [event name] on [date] in Tokyo
Dear Ms. Garcia,
Thank you for confirming your attendance. We are very pleased that you will be able to join us.
We will send you the event details, including directions to the venue, about a week before the event.
Best regards,
Taro Sato
（件名：Re: ご招待：［日付］東京にて開催の［イベント名］／ガルシア様 ご出席のご連絡をいただき、ありがとうございます。ご一緒できることを大変うれしく思います。会場までの道順を含む詳しいご案内は、開催の一週間ほど前にお送りいたします。）
欠席の返事に返信する
Subject: Re: Invitation: [event name] on [date] in Tokyo
Dear Mr. Brown,
Thank you for letting us know. We are sorry that you will not be able to join us this time.
We will share the presentation materials with you after the event, and we hope to have the opportunity to see you at a future event.
Best regards,
Taro Sato
（件名：Re: ご招待：［日付］東京にて開催の［イベント名］／ブラウン様 ご連絡いただき、ありがとうございます。今回ご一緒できないのは残念ですが、イベント後に発表資料をお送りいたします。またの機会にお目にかかれましたら幸いです。）
日時・会場の変更を知らせる
Subject: Change of venue: [event name] on [date]
Dear Ms. Garcia,
Thank you again for registering for [event name].
We would like to inform you that the venue has changed. The date and time remain the same.
New venue: [venue name, address]
(Previous venue: [venue name])
We apologize for any inconvenience this may cause. If this change affects your plans to attend, please let us know.
Best regards,
Taro Sato
（件名：会場変更のお知らせ：［日付］の［イベント名］／ガルシア様 ［イベント名］にお申し込みいただき、改めてお礼申し上げます。会場が変更になりましたのでお知らせいたします。日時に変更はございません。新しい会場：［会場名・住所］（変更前の会場：［会場名］） ご不便をおかけし申し訳ございません。この変更でご出席のご予定に影響がございましたら、お知らせください。）
注意
変更の連絡は、何が変わり、何が変わらないかを両方書くと、相手が予定を組み直すかどうかをすぐ判断できます。
前日・数日前のリマインドと当日の案内
Subject: Reminder: [event name] on [date] – venue and check-in details
Dear Ms. Garcia,
We look forward to seeing you at [event name] on [date].
Here are the details for the day:
Time: Doors open at [time], and the program starts at [time] (JST).
Venue: [venue name, floor], [address]
Nearest station: [station name]
Check-in: Please come to the reception desk on the [floor] and give your name. You will receive a name badge there.
Dress code: Business casual
If you have any trouble finding the venue on the day, please call me at [mobile number].
Best regards,
Taro Sato
（件名：リマインド：［日付］の［イベント名］――会場と受付のご案内／ガルシア様 ［日付］の［イベント名］でお目にかかれるのを楽しみにしております。当日のご案内をお送りします。時間：［時刻］開場、［時刻］開始（日本時間） 会場：［会場名・階］、［住所］ 最寄り駅：［駅名］ 受付：［階］の受付でお名前をお伝えください。名札をお渡しいたします。服装：ビジネスカジュアル 当日、会場の場所が分からない場合は、［携帯電話番号］の私までお電話ください。）
注意
当日の案内には、受付の場所と、当日つながる連絡先を必ず入れます。海外の相手は日本の携帯電話番号に国番号が要ることがあるので、国番号を付けた形（国番号の後に、先頭の 0 を除いた番号を続ける形）で書くと親切です。dress code の言葉の受け取り方は相手によって違うことがあるため、迷うときは「ジャケットは不要です」のように具体的に書き添えます。英語のリマインドの書き方は英語のリマインドメールも参考にしてください。
穴埋めテンプレート（フォーマル／カジュアル）
［ ］の部分を差し替えるだけで使える形です。社外の取引先にはフォーマル版、社内や親しい相手にはカジュアル版を使ってください。
フォーマル版（社外の取引先・式典）
Subject: Invitation: [event name] on [date]
Dear [title] [last name],
We would like to invite you to [event name], which will be held on [date] at [venue].
[One or two sentences about the purpose and what guests can expect.]
Date: [day of week], [month] [day], [year]
Time: [start] – [end] (JST)
Venue: [venue name, address] / Online: [platform]
Fee: [free / amount]
Dress code: [dress code]
We would be grateful if you could let us know whether you will be able to attend by [date], either by [replying to this email / registering at URL].
If you have any questions, please feel free to contact me.
We hope you will be able to join us.
Best regards,
[your name]
[title], [company name]
[phone number with country code]
カジュアル版（社内・親しい相手）
Subject: You're invited: [event name] on [date]
Hi [first name],
We're holding [event name] on [date], and we'd love for you to come.
[One sentence about what will happen.]
When: [date], [time] JST
Where: [place / online link]
Let us know if you can make it by [date]!
Cheers,
[your first name]
日付・時刻・時差の書き方
| 書き方 | 例 | ポイント |
|---|---|---|
| 日付（アメリカ式とされることが多い形） | Thursday, March 4, 2027 | 月日の順。曜日を添えると取り違えにくい |
| 日付（イギリス式とされることが多い形） | Thursday, 4 March 2027 | 日月の順 |
| 避けたい書き方 | 3/4/2027 | 数字だけの日付は、国によって「3月4日」とも「4月3日」とも読まれることがある |
| 時刻 | 6:00 p.m. – 8:00 p.m. (JST) | 日本時間であることを明記する。18:00 のような書き方でもよい |
| オンライン参加もある場合 | [time] JST / [time] in your time zone | 相手の時間帯での時刻を併記すると親切 |
JST（日本標準時）は協定世界時（UTC）より9時間進んでいるため、オンラインのイベントでは JST (UTC+9) と書き添えると、相手が自分の時刻に直しやすくなります。相手の国の時刻を書くときは、夏時間で時差が変わる国があることに注意してください。時刻の変換は、カレンダーや時刻変換の機能で確かめてから書くと安心です。候補日を出して日程を決めるメールは英語で日程調整するメールを見てください。
日本人がやりがちな不自然な英語と直し方
| 不自然な英語 | 理由 | 直し方 |
|---|---|---|
| We will hold a party. | 誤りではないが、招待の文としては事務的に聞こえる | We would like to invite you to a reception. |
| Please come to our booth by all means. | 「ぜひ」の直訳で、押しつけがましく聞こえることがある | We would be delighted if you could visit our booth. |
| Please reply whether you attend or not. | 文法が崩れていて、命令のようにも聞こえる | Please let us know if you will be able to attend by [date]. |
| Dress code: free | 「無料」とも読めて意味があいまい | There is no dress code. ／ Dress code: Business casual |
| Japan time 6 p.m. | 意味は通じるが、時間帯の書き方として見慣れない形 | 6:00 p.m. JST |
| Your participation is waited. | 直訳で意味が通じにくい | We look forward to seeing you there. |
| Please join our seminar. It is free. | 短い命令文が続き、売り込みのように読める | We would like to invite you to our free seminar on [topic]. |
招待メールでよくある失敗
- 返事の期限を書き忘れる：相手は急がなくてよいと受け取り、返事が集まりません。
- 時刻だけで時間帯がない：オンライン参加の相手が自分の時刻と取り違えます。
- 大勢を To や CC に並べて送る：社外の相手どうしでアドレスが見えてしまいます。社外に一斉に送るときは BCC か配信の仕組みを使い、扱いは会社の決まりに従ってください。
- 本文が招待状の画像や PDF だけ：相手の環境で開けないと、何の招待か伝わりません。日時と場所は本文にも書きます。
- リマインドや変更の件名からイベント名・日付が消える：最初の招待と同じ件のメールだと分からず、探しにくくなります。Reminder: や Change of venue: の後にもイベント名と日付を残してください。
Point
招待メールに添付やリンクを付けるときは、開けるかどうかを相手の環境で考えてください。添付のパスワードの扱いや、社外に共有してよい資料の範囲は、会社の決まりに従ってください。
送信前のチェックリスト
- 件名に Invitation とイベント名・日付が入っている
- 最初の二文以内に「何に招待するか」が書いてある
- 日付は月を英語でつづり、曜日を添えた
- 時刻に JST（必要なら相手の時間帯の時刻）を書いた
- 会場の住所、またはオンラインの参加方法を書いた
- 出欠の返事の期限と方法を一文で書いた
- 参加費・服装・同伴者の可否など、相手が迷いそうな点を補った
- 宛名の敬称（Mr. / Ms. / Dr. など）と名前のつづりを確かめた
- 社外の相手のアドレスが互いに見えない送り方にした
- 署名に会社名・役職と、国番号つきの電話番号を入れた
この記事の要点
- 件名は Invitation: ［イベント名］ on ［日付］ の形にする。
- 最初の一文で何に招待するのかを書き、日時・場所は項目に分ける。
- 日付は月を英語でつづり、時刻には JST を添える。
- 出欠は Please let us know if you will be able to attend by ... と文で頼む。
- 来日してもらうならSave the date を早めに送り、費用負担をはっきりさせる。
- 当日の案内には受付の場所と当日つながる連絡先を入れる。
FAQ
よくある質問
決まった時期はありませんが、海外から来日してもらう場合は移動や宿泊の手配が要るため、国内の相手より早めに日程を知らせるのが無難です。正式な招待の前に Save the date を送る方法もあります。
「お返事をお願いします」という意味のフランス語の頭文字で、招待状で出欠の返事を求めるときに使われます。ビジネスメールでは、返事の期限と方法を文で書くほうが確実です。
Dear [first name] [last name], のようにフルネームで書く方法や、担当部署あての Dear [team name] Team, とする方法があります。分かる場合は相手の署名に書かれた敬称や名前に合わせてください。
社外の相手には、まずメールで招待し、出席の返事をもらってからカレンダーの招待を送ると丁寧です。社内の定例的な集まりなら、カレンダーの招待だけで済ませることもあります。どちらにも日時と時間帯を書いてください。
受け入れられる場合は You are very welcome to bring your colleague. Could you let us know their name? のように、名前を教えてもらうよう返します。人数に限りがあるときは、その旨を先に伝えます。
必要な書類や手続きは、相手の国籍や滞在の目的によって違います。相手から必要な書類を具体的に聞き、作成してよいかどうかは社内の担当部署に確認してください。
Thank you for letting us know. We hope to see you at a future event. のように、知らせてくれたことへのお礼を短く返すと丁寧です。資料を後で送れる場合は、その旨を添えると次につながります。
招待した相手には、参加へのお礼を短く送ると次につながります。英語のお礼の文例は英語のお礼メール、日本語でのお礼の考え方はイベント後のフォローにまとめています。