相見積もりのお断りメール 例文
件名・理由別の文例と断った後の返信

結論：そのまま使える基本の型

件名：お見積りの検討結果について（株式会社△△）

株式会社◯◯
営業部 ◯◯様

いつもお世話になっております。株式会社△△の□□です。
先日は◯◯のお見積りをお送りいただき、誠にありがとうございました。

各社のお見積りを比較・検討いたしました結果、今回は見送らせていただくことにいたしました。
（理由を一文：例「今回は予算を優先して判断いたしました。」）

お忙しい中ご対応いただきましたのに、ご期待に沿えず申し訳ございません。
また機会がございましたら、改めてご相談させてください。
今後ともどうぞよろしくお願いいたします。

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株式会社△△ □□部 □□
電話：◯◯-◯◯◯◯-◯◯◯◯

件名の付け方

件名に「お断り」「不採用」と書くと、受信一覧に並んだ時点で強い印象を与えます。結果は本文で伝え、件名は何の件かと自社名が分かる形にします。

送る前に決めておくこと

1. 01送る時期：発注先が決まったら、選ばなかった会社にもすぐ伝える。回答期限を伝えていた場合は、その日を過ぎないようにする。
2. 02送り漏れがないか：見積を依頼した会社を一覧にし、結果を送ったかに印を付ける。一社だけ連絡が抜けると、その会社は待ち続けることになる。
3. 03理由をどこまで書くか：価格・納期・仕様・体制など、項目だけを一言。
4. 04メールか電話か：提案のために何度も打ち合わせをした相手、プレゼンをしてもらった相手、長く付き合いのある相手には、電話で伝えてからメールでも送る。
5. 05誰の名前で送るか：見積を依頼した担当者の名前で送る。決裁者の判断で決まった場合も、窓口だった人から伝える。
6. 06一社ずつ送る：同じ文面を複数社に一斉送信しない。宛先の設定を誤ると、他社に依頼していた事実や他社のアドレスが見えてしまう。

理由別のお断りメール例文

以下は本文の中心部分です。宛名・名乗り・署名は上の基本の型と同じものを付けてください。

①価格（予算）を理由に見送るとき

先日は◯◯のお見積りをお送りいただき、誠にありがとうございました。
社内で検討いたしました結果、今回は予算の都合により、別の会社にお願いすることとなりました。
丁寧なお見積りとご説明をいただきましたのに、ご期待に沿えず申し訳ございません。
また別の機会にご相談することもあるかと存じます。その際はどうぞよろしくお願いいたします。

②納期・日程の条件が合わなかったとき

◯◯のお見積りとご提案をいただき、ありがとうございました。
検討の結果、今回は◯月中の納品を優先し、別の会社にお願いすることになりました。
短い期間でご準備いただいたのに、ご期待に沿えず申し訳ございません。
今後ともどうぞよろしくお願いいたします。

③仕様・提案内容が要望と合わなかったとき

◯◯についてご提案をいただき、誠にありがとうございました。
社内で比較いたしました結果、今回は弊社の求める運用の形に近い別のご提案を採用することとなりました。
いただいた資料は、社内の検討で大変参考になりました。
ご期待に沿えず申し訳ございませんが、ご理解いただけますと幸いです。

④実績・体制を重視して選んだとき

◯◯のお見積りをいただき、ありがとうございました。
検討の結果、今回は同じ規模の案件での実績を重視し、別の会社にお願いすることになりました。
貴社のご提案にも魅力を感じておりましたので、残念なお知らせとなり申し訳ございません。
また別の案件でご相談させていただければ幸いです。

⑤以前からの取引先に決めたとき

◯◯のお見積りをいただき、誠にありがとうございました。
社内で検討いたしました結果、今回はこれまでの経緯を踏まえ、従来からお付き合いのある会社にお願いすることとなりました。
お手数をおかけしたにもかかわらず、ご期待に沿えず申し訳ございません。

⑥社内の決裁で見送りになったとき

◯◯のお見積りをいただき、ありがとうございました。
担当としては前向きに検討しておりましたが、社内で協議した結果、今回は見送ることとなりました。
ご尽力いただいたのにお応えできず、心苦しく思っております。

⑦案件そのものが中止・延期になったとき

先日お見積りをいただいた◯◯の件ですが、社内の事情により、計画そのものを見送ることになりました。
どちらの会社にもお願いしない形となり、お見積りの作成にお時間をいただきましたのに、大変申し訳ございません。
改めて計画が動き出しましたら、その際はご相談させていただければと存じます。
取り急ぎ、ご報告とお詫びを申し上げます。

⑧値引きの相談をしたうえで折り合わなかったとき

先日は金額のご相談にまでご対応いただき、誠にありがとうございました。
再度お見積りをいただいた内容で社内で検討いたしましたが、今回は予算の範囲に収めることが難しく、見送らせていただくことになりました。
ご無理をお願いしたうえでのお返事となり、心苦しく思っております。

⑨プレゼン・打ち合わせを重ねた相手（電話の後に送る）

先ほどはお電話で失礼いたしました。改めてメールでもご連絡いたします。
このたびは◯◯のご提案にあたり、打ち合わせやプレゼンテーションまでご対応いただき、誠にありがとうございました。
お電話でお伝えしたとおり、今回は別の会社にお願いすることとなりました。
多くのお時間をいただきましたのに、ご期待に沿えず申し訳ございません。
ご提案の中で示していただいた視点は、今後の企画にも生かしてまいります。

⑩見積を受け取っただけの相手への短い連絡

◯◯のお見積りをいただき、ありがとうございました。
検討の結果、今回は見送らせていただくことになりました。
ご対応いただき、誠にありがとうございました。

言い回しの部品と避けたい言い方

断った後のやりとり（返信の例文）

理由をもう少し詳しく聞かれたとき

ご連絡ありがとうございます。
具体的な内容まではお伝えできず恐縮ですが、今回は主に納期の条件を優先して判断いたしました。
（評価できた点があれば一言）ご提案の◯◯の部分は、社内でも参考になったとの声がありました。

値下げや再提案が届いたとき

改めてのご提案をいただき、ありがとうございます。
大変ありがたいお申し出ですが、今回はすでに発注先を決定し、手続きを進めております。
せっかくご検討いただいたのに申し訳ございません。お気持ちだけありがたく頂戴いたします。

断った後も営業の連絡が続くとき

ご連絡ありがとうございます。
先日お伝えしたとおり、◯◯の件は他社にお願いすることが決まっております。
当面、同様の案件のご相談の予定もございませんので、こちらからご連絡するまではご案内をお控えいただけますと幸いです。
何卒ご理解のほどお願い申し上げます。

相手から「承知しました」と返信が来たとき

「承知しました。またの機会によろしくお願いします」という返信には、重ねて返す必要はありません。質問が書かれていた場合だけ、短く答えます。

届いたか不安なとき

回答期限のある見積の結果を送って相手から反応がない場合は、数日たってから「先日お送りした検討結果のメールは届いておりますでしょうか」と短く確認するか、電話で一言伝えます。相手が人の手配を押さえたまま待っていることを避けられます。

発注する会社への検討結果の連絡

件名：お見積りの検討結果と今後の進め方について

株式会社◯◯
◯◯様

いつもお世話になっております。株式会社△△の□□です。
先日は◯◯のお見積りをいただき、ありがとうございました。
社内で検討いたしました結果、ぜひ貴社にお願いしたく、ご連絡いたしました。

つきましては、正式な発注書を◯月◯日（◯）までにお送りいたします。
あわせて、一度打ち合わせの機会をいただけますでしょうか。
ご都合のよい日時をいくつかお知らせいただけますと幸いです。

今後ともどうぞよろしくお願いいたします。

条件付きで発注を決めたとき

検討の結果、貴社にお願いしたいと考えております。
つきましては、お見積りのうち◯◯の項目を外した内容で、改めてお見積りをいただけますでしょうか。
その金額を確認したうえで、正式に発注の手続きを進めます。

発注の連絡では、次に何をするか（発注書・契約書の送付、打ち合わせの日程）まで書くと、相手はすぐ準備に入れます。発注書を送るメールは発注メールの例文、打ち合わせの日程を決めるメールは日程候補のメールを参照してください。

検討が長引くときの途中連絡

件名：お見積りのご回答時期について

◯◯様

お世話になっております。株式会社△△の□□です。
先日はお見積りをいただき、ありがとうございました。
◯月◯日にお返事するとお伝えしておりましたが、社内の確認に時間がかかっており、◯月◯日（◯）までお時間をいただけますでしょうか。
お待たせしてしまい申し訳ございません。
どうぞよろしくお願いいたします。

約束した期限に結果を出せないときは、期限の前に途中の連絡を入れます。いつまでに分かるかを伝えるだけでも、相手は予定を組み直せます。

電話で伝えるときの流れ

1. 01

   名乗りとお礼

   「◯◯の件でお電話しました。先日はお見積りとご提案をありがとうございました」と用件を先に言う。

2. 02

   結果を伝える

   「今回は別の会社にお願いすることになりました」と、前置きを長くせずに伝える。

3. 03

   理由を一言

   「納期の条件を優先しました」のように項目だけ。他社名・金額は言わない。

4. 04

   お詫びと今後

   手間をかけたことへのお詫びと、また相談するかもしれないことを伝える。

5. 05

   メールでも送る

   電話の後、同じ内容をメールで送って記録を残す（上の例文⑨）。

よくある失敗

送る前のチェックリスト

• 見積・提案へのお礼が最初にあるか
• 今回は見送ることがはっきり書いてあるか
• 理由は項目だけで、他社の金額や社名を書いていないか
• 件名に案件名か「検討結果」と自社名が入っているか
• 見積を依頼した全社に結果を伝えたか（送り漏れがないか）
• 一斉送信になっておらず、宛名と案件名が相手ごとに合っているか
• 打ち合わせを重ねた相手には、電話でも伝えたか
• 案件の中止の場合、相手に落ち度がないことが伝わるか

発注先を比べるときの条件を最初にそろえておくと、断る理由も説明しやすくなります。比べ方は提案依頼書（RFP）の書き方、イベント会社を選ぶ観点はイベント会社の選び方にまとめています。