メール
請求書の送付メール 例文
件名・本文・PDF添付と場面別の文面
請求書をメールで送るときは、件名だけで「どの会社の、いつの、何の請求か」が分かるようにし、本文には対象の取引・支払期日・添付ファイル・原本を郵送するかどうか・問い合わせ先を書きます。請求書は相手の社内で経理担当に回されることもあるので、担当者以外が読んでも分かる文面にします。そのまま使える最短の文面は次のとおりです。
件名：【ご請求書】◯月分（株式会社△△）
「いつもお世話になっております。株式会社△△の□□です。◯月分のご請求書をPDFでお送りいたします。添付ファイルをご確認のうえ、◯月◯日までにお支払いくださいますよう、お願い申し上げます。なお、原本の郵送はいたしませんので、本メールの添付をもってご請求書とさせていただきます。ご不明な点がございましたら、お知らせください。」
原本も郵送するなら最後の一文を「原本は本日、郵送にて発送いたしました」に替えます。初めての取引、訂正、再送、入金が遅れたときの確認などは下の場面別の例文を使ってください。
結論
請求書の送付メールは①宛名と名乗り ②取引へのお礼 ③請求書を送る旨（対象月・案件） ④添付ファイル・支払期日・原本郵送の有無 ⑤問い合わせ先と結びで組み立てます。請求の正式な内容は請求書に書き、メールはその案内です。請求書の記載事項（インボイス制度の適格請求書に当たるかなど）は経理の決まりに従い、記載事項そのものは請求書とインボイスの記載事項で確認してください。
用途別のコピペ用文面（まずはここから）
急いでいるときは、自分の状況に合う行の文面を本文の中心に置き、宛名・名乗り・結びを足せば送れます。
| 状況 | 本文の中心に置く文 | 最後に添える一文 |
|---|---|---|
| PDFだけで送る（原本なし） | ◯月分のご請求書をPDFでお送りいたします。◯月◯日までにお支払いくださいますよう、お願い申し上げます。 | 原本の郵送はいたしませんので、ご了承ください。 |
| PDFを送り、原本も郵送する | ◯月分のご請求書をPDFにて先にお送りいたします。 | 原本は本日、郵送にて発送いたしました。 |
| 初めて請求する | このたびはお取引いただき、誠にありがとうございます。◯◯の件のご請求書をお送りいたします。 | お振込先は請求書に記載しております。 |
| 担当者に送り、経理へ回してもらう | ◯◯の件のご請求書をお送りいたします。 | お手数ですが、経理ご担当者様へお回しいただけますでしょうか。 |
| 送り直す（再送・訂正） | ◯月◯日にお送りしたご請求書を、改めてお送りいたします。 | 先にお送りしたものは破棄していただけますでしょうか。（訂正の場合） |
送る前に相手と確かめておくこと
メールで請求書を送れるかどうか、どんな形で送るかは相手の会社の受け付け方で決まります。初めての取引や、相手の担当者が替わったときは、最初の請求の前に次のことを確かめておくと、差し戻しや支払いの遅れを防げます。
- 01
メールでの送付でよいか
相手が紙の原本を求めている場合や、専用のシステムで受け付けている場合があります。「請求書はPDFをメールでお送りしてもよろしいでしょうか」と先に聞きます。
- 02
送り先のメールアドレスと宛名
取引の担当者ではなく、経理部や請求書専用のアドレスを指定されることがあります。宛名（部署名・担当者名）も一緒に確認します。
- 03
原本の郵送と押印が要るか
PDFに加えて原本を郵送するか、社印の押印が要るかは会社ごとに違います。自社側の決まりも経理に確認します。
- 04
締め日と支払期日
相手の請求書の締め日（何日までに届けば当月処理か）を聞いておくと、送る日を決めやすくなります。
- 05
ファイルの形式とパスワード
PDFでよいか、パスワード付きのファイルを受け取れるかを確認します。パスワード付きの添付を受け付けない決まりの会社もあります。
事前に確認するときの例文
件名：ご請求書の送付方法についてのご確認（株式会社△△）
株式会社◯◯
◯◯様
お世話になっております。株式会社△△の□□です。
◯◯の件のご請求書をお送りするにあたり、送付方法を確認させていただけますでしょうか。
・PDFをメールでお送りする形でよろしいでしょうか
・送付先は◯◯様宛てでよろしいでしょうか（経理ご担当者様宛てがよろしければ、ご連絡先をお知らせください）
・原本の郵送や押印が必要でしたら、お知らせください
お手数をおかけしますが、よろしくお願いいたします。
件名の付け方
請求書のメールは、相手の社内で転送されたり、後から検索されたりします。件名には「請求書」の文字、対象の月か案件名、自社名を入れます。【 】で「請求書」を先頭に置くと、受信箱の一覧で見つけやすくなります。
| 場面 | 件名の例 |
|---|---|
| 毎月の請求 | 【ご請求書】◯月分（株式会社△△） |
| 案件ごとの請求 | ご請求書送付のご案内（◯◯の件／株式会社△△） |
| 初めての請求 | ご請求書送付のご案内（◯◯の件／株式会社△△ □□） |
| 複数の案件をまとめて請求 | 【ご請求書】◯月分 ◯◯の件ほか（株式会社△△） |
| 訂正して送り直す | 【訂正】◯月分ご請求書（株式会社△△） |
| 依頼を受けて再送する | 【再送】◯月分ご請求書（株式会社△△） |
| 郵送と併用する | ◯月分ご請求書（PDF送付・原本郵送）株式会社△△ |
注意
「ご連絡」「資料送付」のような件名だけだと、請求書だと気づかれずに埋もれることがあります。また、件名に「至急」を付けるのは相手を急かす印象になるので、締め日が迫っているときは本文でお願いします。
添付ファイルの名前・形式・パスワード
添付ファイルはPDFにします。WordやExcelのままだと相手の環境で表示が崩れたり、金額を書き換えられる形で渡ったりします。ファイル名は、開かなくても中身が分かるようにします。
| 良くない例 | 良い例 | 理由 |
|---|---|---|
| 請求書.pdf | 請求書_◯月分_株式会社△△.pdf | どの会社のいつの請求か分からない |
| scan◯◯.pdf | 請求書_◯◯の件_株式会社△△.pdf | スキャナーの初期名のままでは中身が分からない |
| 請求書（最新）.pdf | 請求書_◯月分_株式会社△△_訂正版.pdf | 訂正版は「訂正版」と書き、前のものと区別する |
ファイル名に発行日や請求金額を入れるかは会社の決まりに合わせます。相手から命名の指定があれば、それに従います。
パスワードを付けるときの注意
- 付けるかどうかは自社と相手の会社の決まりに従う。
- パスワードを同じメールの本文に書かない。書くと付けた意味がなくなる。
- パスワードは、事前に取り決めた方法か、電話などメール以外の手段で伝えるのが安全。別のメールで送る場合も、相手の決まりに合うか確かめる。
- 相手がパスワード付きの添付を受け取れない場合は、共有リンクなど相手の指定する方法に切り替える。
本文に書く項目と送信前チェックリスト
本文に書く項目
- 対象の取引（◯月分、◯◯の件など、請求書の件名と一致させる）
- 支払期日（請求書に書いた期日と同じもの）
- 添付ファイルがあることと、その名前（「添付のとおり」だけでなくファイル名を書く）
- 請求金額を本文にも書くか（書くなら請求書と一致させる。会社の決まりに従う）
- 振込先は請求書に書いてあるか（本文に書くかは会社の決まりに従う）
- 原本の郵送があるか（ある場合は発送日、ない場合は「郵送はいたしません」）
- 問い合わせ先（署名に部署名・電話番号があれば足りる）
送信ボタンを押す前に
- 宛先は相手から指定された請求書の送り先か（同じ名字の別の人になっていないか）
- CCに入れるべき人（自社の経理・上司、相手の担当者）が入っているか
- ファイルが本当に添付されているか、別の取引先の請求書になっていないか
- 本文の金額・期日・対象月が添付の請求書と一致しているか
- PDFを開いて、ページの抜けや文字化けがないか
- 件名と本文の会社名・宛名に誤字がないか
Point
請求書の誤送信は、取引先の金額を第三者に見せてしまう事故になります。宛先の自動補完で別の会社を選んでいないかは、最後に必ず目で確かめてください。送ってしまったときの対応は誤送信のお詫びメールを見てください。
場面別の例文
初めての取引先に請求書を送る
件名：ご請求書送付のご案内（◯◯の件／株式会社△△ □□）
株式会社◯◯
経理部 ご担当者様
お世話になっております。株式会社△△の□□でございます。
このたびは◯◯の件でお取引いただき、誠にありがとうございます。
◯◯の件のご請求書をお送りいたします。
■添付ファイル：請求書_◯◯の件_株式会社△△.pdf
■お支払期日：◯月◯日
お振込先は請求書に記載しております。
ご不明な点がございましたら、下記までお問い合わせください。
何卒よろしくお願い申し上げます。
毎月の請求書を送る（継続取引）
件名：【ご請求書】◯月分（株式会社△△）
株式会社◯◯
◯◯様
いつもお世話になっております。株式会社△△の□□です。
◯月分のご請求書をお送りいたします。
添付のPDFをご確認のうえ、◯月◯日までにお支払いくださいますよう、お願いいたします。
今月もありがとうございました。引き続きよろしくお願いいたします。
PDFのみで送り、原本は郵送しない
件名：【ご請求書】◯月分・PDF送付（株式会社△△）
株式会社◯◯
◯◯様
お世話になっております。株式会社△△の□□です。
◯月分のご請求書をPDFにてお送りいたします。
■添付ファイル：請求書_◯月分_株式会社△△.pdf
■お支払期日：◯月◯日
本件は原本の郵送をいたしませんので、本メールの添付ファイルをご請求書としてお取り扱いください。
原本が必要な場合は、お手数ですがお知らせください。
PDFを送り、原本を郵送する
件名：◯月分ご請求書（PDF送付・原本郵送）株式会社△△
◯◯様
お世話になっております。株式会社△△の□□です。
◯月分のご請求書をPDFで先にお送りいたします。
原本は本日、郵送にて発送いたしました。お手元に届きましたら、ご確認をお願いいたします。
PDFと原本は同じ請求書ですので、どちらか一方でお手続きいただければ結構です。
郵送する封筒の書き方は封筒の宛名の書き方、同封する送付状は送付状作成ツールで作れます。
担当者宛てに送り、経理への回付を頼む
◯◯様
お世話になっております。株式会社△△の□□です。
◯◯の件のご請求書をお送りいたします。
お手数ですが、御社の経理ご担当者様へお回しいただけますでしょうか。
今後、請求書の送り先を経理ご担当者様に変えたほうがよろしければ、ご連絡先をお知らせください。
相手の担当者が替わった後の最初の請求
件名：ご請求書送付のご案内（◯月分／株式会社△△）
株式会社◯◯
◯◯様
はじめてご連絡いたします。株式会社△△の□□と申します。
前任の◯◯様には、毎月のご請求書をこのメールアドレスからお送りしておりました。
本日、◯月分のご請求書をお送りいたします。
送付先や送付方法に変更がございましたら、お知らせいただけますと幸いです。
今後ともよろしくお願いいたします。
複数の案件をまとめて請求する
件名：【ご請求書】◯月分 ◯◯の件ほか（株式会社△△）
◯◯様
お世話になっております。株式会社△△の□□です。
◯月分のご請求書をお送りいたします。今月は次の案件をまとめてご請求しております。
・◯◯の件
・△△の件
案件ごとの内訳は、請求書の明細に記載しております。
案件ごとに請求書を分ける必要がございましたら、お知らせください。
締め日に間に合わせるため急いで送る
件名：【ご請求書】◯月分（株式会社△△）
◯◯様
お世話になっております。株式会社△△の□□です。
送付が遅くなり、申し訳ございません。◯月分のご請求書をお送りいたします。
御社の締め日に間に合わない場合は、お手数ですがご一報いただけますでしょうか。翌月の処理で差し支えございません。
注意
相手の会社には請求書の締め日や受け付けの決まりがあることがあります。遅れて送るときは、相手の決まりに合わせる姿勢を示すと角が立ちません。
誤りを訂正して送り直す
件名：【訂正】◯月分ご請求書（株式会社△△）
◯◯様
お世話になっております。株式会社△△の□□です。
◯月◯日にお送りしたご請求書に誤りがございました。大変申し訳ございません。
訂正したご請求書をお送りいたしますので、先にお送りしたものは破棄していただけますでしょうか。
■訂正箇所：◯◯
■添付ファイル：請求書_◯月分_株式会社△△_訂正版.pdf
ご迷惑をおかけし、誠に申し訳ございません。
金額違いや返金などを伴うお詫びは請求書の間違いのお詫び、同じ請求を二重に送ってしまったときは二重請求のお詫びに例文があります。
見当たらないと言われて再送する
件名：【再送】◯月分ご請求書（株式会社△△）
◯◯様
お世話になっております。株式会社△△の□□です。
ご連絡ありがとうございます。◯月◯日にお送りしたご請求書を、改めてお送りいたします。
内容は前回と同じです。お手数をおかけしますが、ご確認をお願いいたします。
今後、別のアドレスにお送りしたほうがよろしければ、お知らせください。
請求書発行サービスから送った後に一言添える
◯◯様
お世話になっております。株式会社△△の□□です。
本日、請求書発行サービスから◯月分のご請求書をお送りしました。
差出人が当社名と異なる通知メールで届いているかもしれませんので、念のためご連絡いたします。
届いていない場合は、お手数ですがお知らせください。
送り方の比較：メールのみ・メール＋郵送・郵送のみ
| 比べる点 | PDFをメールで送る | PDF＋原本を郵送 | 原本を郵送のみ |
|---|---|---|---|
| 相手に届くまで | 送ったその日 | PDFはその日、原本は後日 | 郵便が届くまで |
| 手間と費用 | 印刷・封入・切手が要らない | メールと郵送の両方の手間 | 印刷・封入・切手が要る |
| 訂正のしやすさ | 訂正版をすぐ送れる | 両方を送り直す必要がある | 送り直しに日数がかかる |
| 向いている相手 | メールでの受け付けを了承している相手 | 原本も保管したい相手、移行期の相手 | 紙の請求書を求める相手 |
| 注意点 | 誤送信・添付漏れ | PDFと原本の内容をそろえる | 締め日に間に合うよう早めに出す |
送る側が知っておきたい法令（インボイス・電子帳簿保存法）
メールの文面そのものに法令上の決まりはありませんが、請求書をPDFで送ることに関わる条文があります。条文の範囲で要点だけ示します。自社の扱いは必ず経理・税理士に確認してください。
| 条文 | 書いてあること | メールで送るときの意味 |
|---|---|---|
| 消費税法 第57条の4第5項 | 適格請求書の交付に代えて、電磁的記録を提供できる | 適格請求書の内容をPDFなどのデータで渡す方法が認められている |
| 消費税法 第57条の4第4項 | 記載事項に誤りがあった場合は、修正した適格請求書等を交付しなければならない | 訂正するときは「訂正版」を改めて送る。先のメールに口頭で直しを添えるだけで済ませない |
| 電子帳簿保存法 第2条第5号 | 取引に関して受領し、又は交付する注文書・送り状・領収書・見積書その他これらに準ずる書類の記載事項を電磁的方式でやり取りする取引を「電子取引」とする | 受け取る側だけでなく、交付する側のやり取りも定義に入っている |
| 電子帳簿保存法 第7条 | 所得税・法人税の保存義務者は、電子取引の取引情報に係る電磁的記録を保存しなければならない | 送ったPDFを、紙に印刷して済ませず、データのまま保存する前提で扱う |
保存の具体的な方法（検索できるようにする、改ざんを防ぐなどの要件）は財務省令で定められています。ここでは要件の中身は書かないので、国税庁の案内と自社の経理の決まりで確認してください。適格請求書の記載事項は請求書とインボイスの記載事項にまとめています。
避けたい言い方とよくある失敗
| 避けたい言い方 | 理由 | 言い換え |
|---|---|---|
| 請求書を送付させていただきます | 「させていただく」が続くと回りくどく感じる人もいる | ご請求書をお送りいたします |
| 期日までに必ず振り込んでください | 命令に近く、強く聞こえる | ◯月◯日までにお支払いくださいますよう、お願いいたします |
| お支払いの方、よろしくお願いします | 「の方」は不要な言葉で、ぼかした印象 | お支払いのほど、よろしくお願いいたします |
| ご請求させていただきたく | 回りくどく、何をしてほしいか伝わりにくい | ◯◯の件のご請求書をお送りいたします |
| 添付のとおりです | 何が添付されているか本文から分からない | ◯月分のご請求書をPDFでお送りします。ファイル名は「請求書_◯月分_株式会社△△.pdf」です |
よくある失敗
| 失敗 | 起きること | 防ぎ方 |
|---|---|---|
| 添付を忘れて送る | 相手から問い合わせが来て、処理が遅れる | 本文を書く前にファイルを添付する |
| 本文の金額と請求書の金額が違う | どちらが正しいか確認が必要になる | 本文に金額を書かない、または請求書から写す |
| 担当者にだけ送り、経理に届かない | 支払いの手続きが始まらない | 最初に送り先を確認し、必要なら経理をCCに入れる |
| 原本郵送の有無を書かない | 相手が原本を待ち続ける、または二重に計上する | 「原本の郵送はいたしません」「本日発送いたしました」と明記する |
| パスワードを同じメールに書く | 誤送信したときに中身まで読まれる | パスワードは別の手段で伝える |
| 締め日を過ぎて送る | 支払いが翌月に回る | 相手の締め日を確認し、間に合わないときは一言添える |
支払いが遅れている相手に送る文面は、この表の言い換えより一段柔らかくします。次の「後日のフォロー」の例文を見てください。
後日のフォロー
入金を確認したときのお礼
件名：ご入金確認のご連絡（株式会社△△）
◯◯様
お世話になっております。株式会社△△の□□です。
◯月分のご請求につきまして、本日ご入金を確認いたしました。
お手続きいただき、ありがとうございました。
引き続きよろしくお願いいたします。
入金確認の連絡を毎回送るかは会社の決まりに従ってください。初めての取引や、相手から確認を頼まれたときは送っておくと安心されます。
受け取りの返事が来ず、届いたか確かめる
件名：◯月分ご請求書の到着についてのご確認（株式会社△△）
◯◯様
お世話になっております。株式会社△△の□□です。
◯月◯日に◯月分のご請求書をメールでお送りしましたが、無事に届いておりますでしょうか。
迷惑メールのフォルダに入っている場合もございますので、念のためご連絡いたしました。
すでにご確認いただいている場合は、ご放念ください。
支払期日を過ぎても入金がないときの確認
件名：◯月分ご請求のお支払いについてのご確認（株式会社△△）
◯◯様
お世話になっております。株式会社△△の□□です。
◯月◯日を期日としてお送りしたご請求書について、本日時点で入金の確認ができておりません。
行き違いでお手続きいただいている場合は、ご容赦ください。
念のため、ご請求書を再度添付いたします。お手数ですが、ご確認いただけますでしょうか。
注意
最初の確認は、相手が手続きを忘れている、または請求書が届いていない可能性を前提に書きます。「行き違いの場合はご容赦ください」の一文が、相手を責めない印象をつくります。催促の段階を追った書き方は催促メールの例文にまとめています。
この記事の要点
- 件名は「請求書」＋対象月か案件名＋自社名。添付はPDFで、ファイル名にも同じ情報を入れる。
- 本文には対象の取引・支払期日・添付の名前・原本郵送の有無・問い合わせ先。
- 初めての取引ではメール送付でよいか、送り先、原本・押印の要否を先に確かめる。
- パスワードは同じメールに書かない。金額の本文記載・入金確認の連絡は会社の決まりに従う。
- 訂正は訂正版を改めて送る。送ったPDFはデータのまま保存する前提で扱う。
- 入金が遅れたときは行き違いを前提に柔らかく確認する。
FAQ
よくある質問
相手が原本の郵送を求めているかどうかで変わります。初めての取引では、メールのPDFでよいか、原本の郵送が要るかを確かめてください。自社の決まりで郵送が必要な場合もあるので、経理の担当者に確認してください。適格請求書の交付に代えて電磁的記録を提供できることは、消費税法 第57条の4第5項に定められています。
相手の締め日に間に合う日が基準です。締め日を事前に聞いておき、その前に届くように送ります。締め日が分からないときは、最初の請求の前に担当者へ確認してください。
会社の決まりに従ってください。書く場合は、請求書と同じ金額・同じ税込税抜の表記にします。書かない場合は「金額は添付のご請求書をご確認ください」とすれば足ります。
自社と相手の会社の決まりに従ってください。付ける場合は、パスワードを同じメールに書かず、事前に決めた方法や電話など別の手段で伝えます。相手がパスワード付きの添付を受け取れない決まりのこともあるので、初回に確認しておきます。
押印が要るかは相手と自社の決まりによります。相手から求められた場合や、自社で押印する運用になっている場合は、押印した請求書をPDFにして送ります。
「ご請求書」「御請求書」「請求書」のどれでも通じます。社内で決まった表記があればそれに合わせ、なければ件名の中でそろえておけば十分です。
メール本文に書く必要は通常ありません。請求書そのものの記載事項を整えることが大切です。記載事項は請求書とインボイスの記載事項を参照し、自社の扱いは経理の担当者に確認してください。
電子帳簿保存法 第7条は、所得税・法人税の保存義務者に、電子取引の取引情報に係る電磁的記録の保存を求めています。同法 第2条第5号の「電子取引」には、交付する側のやり取りも含まれます。保存の方法は自社の経理の決まりと国税庁の案内で確認してください。
「ご請求書を受領いたしました」と受け取ったことを伝え、支払いの予定日を書ける場合は添えます。例文は受領メールの例文にまとめています。