例文
会議の欠席メール 例文
社内・社外・上司・当日・返信まで
会議を欠席するときにいちばん大切なのは、分かった時点ですぐ連絡することと、自分が抜けても会議が進むようにしておくことです。理由は一言で足ります。まず下の「そのまま使える基本の型」を埋めれば送れます。そのうえで、社内・上司・社外・当日・途中参加や途中退席・チャット、欠席の連絡を受けた側の返信まで、場面ごとの例文を並べました。懇親会や式典の欠席は式典・懇親会を欠席するときの連絡にあります。
結論
会議の欠席メールは①件名に「会議名＋欠席のご連絡＋名前」 ②どの会議か（日時と会議名） ③欠席すること ④理由（一言） ⑤担当している議題の扱い（資料の事前共有・代理） ⑥決まったことの共有のお願いで組み立てます。社外の打ち合わせでは、欠席より先に日程変更か代理出席を相談します。
結論：そのまま使える基本の型
件名：【欠席のご連絡】◯月◯日 ◯◯会議（◯◯部 ◯◯）
◯◯さん
お疲れさまです。◯◯部の◯◯です。
◯月◯日（◯）◯:◯◯からの◯◯会議ですが、【理由を一言】のため、欠席させてください。
【担当議題の扱い：資料は共有フォルダに置きました／説明は◯◯さんにお願いしています】
決まったことは、議事録で確認します。
ご迷惑をおかけしますが、よろしくお願いします。
| 要素 | 書くこと | 例 |
|---|---|---|
| 件名 | 会議名・日付・「欠席」・名前。開かなくても用件が分かるように | 【欠席のご連絡】◯月◯日 営業部定例（◯◯） |
| どの会議か | 日付・曜日・開始時刻・会議名 | ◯月◯日（◯）10:00からの営業部定例会議 |
| 欠席の旨 | 社内は「欠席させてください」、上司には相談の形、社外は「出席が難しくなりました」 | 欠席させていただけないでしょうか |
| 理由 | 一言だけ。私用なら「私用のため」 | 同じ時間に◯◯社への訪問が入ったため |
| 担当議題の扱い | 資料の事前共有、代理、意見の事前提出のどれか | 私の担当分は前日までに共有シートへ書いておきます |
| 共有のお願い | 決定事項の確認方法 | 決まったことは議事録で確認します |
件名の型
| 場面 | 件名の例 |
|---|---|
| 社内（事前） | 【欠席のご連絡】◯月◯日 ◯◯会議（◯◯） |
| 社内（当日） | 【本日欠席】◯◯会議（◯◯） |
| 上司・役員の出る会議 | ◯月◯日 ◯◯報告会 欠席のお詫びとご相談（◯◯） |
| 社外（日程変更） | ◯月◯日のお打ち合わせ 日程変更のお願い／株式会社◯◯ ◯◯ |
| 社外（代理出席） | ◯月◯日 ◯◯会議 出席者変更のご連絡／株式会社◯◯ ◯◯ |
| 途中参加・途中退席 | ◯月◯日 ◯◯会議 途中参加（途中退席）のご連絡（◯◯） |
主催者は出欠をまとめて見ています。【欠席】【本日欠席】を件名の頭に置くと、ほかのメールに埋もれません。
社内向けの欠席メール 例文
予定が重なったとき
件名：【欠席のご連絡】◯月◯日 営業部定例会議（◯◯）
◯◯さん
お疲れさまです。◯◯です。
◯月◯日（◯）10:00からの営業部定例会議ですが、同じ時間に◯◯社への訪問が入ったため、欠席させてください。
私の担当案件の状況は、前日までに共有シートへ書いておきます。ご質問があれば、会議の後にお答えします。
決まったことは、議事録で確認します。よろしくお願いします。
私用・休暇で休むとき
件名：【欠席のご連絡】◯月◯日 ◯◯会議（◯◯）
◯◯さん
お疲れさまです。◯◯です。
◯月◯日（◯）の◯◯会議ですが、私用のため休暇をいただいており、欠席させてください。
議題3の資料は添付のとおりです。説明は◯◯さんにお願いしています。
ご迷惑をおかけしますが、よろしくお願いします。
注意
私用の欠席は「私用のため」で十分です。内容まで書く必要はありません。休暇の連絡全般は不在・休暇の連絡メールを参照してください。
意見だけ先に出しておきたいとき（決める会議を欠席する）
件名：【欠席のご連絡】◯月◯日 ◯◯検討会議（◯◯）
◯◯さん
お疲れさまです。◯◯です。
◯月◯日（◯）の◯◯検討会議ですが、研修と重なるため欠席させてください。
議題2の「◯◯の選定」について、私の意見を先にお送りします。
・A案に賛成です。理由は、◯◯の運用を今の体制のまま続けられるためです。
・B案の場合は、◯◯の費用を確認したほうがよいと考えます。
当日の議論で決まったことに従います。議事録で確認します。よろしくお願いします。
注意
決定の場を欠席するときは、意見を先に出し「決まったことに従う」と添えると、会議を止めずに済みます。
前日に急な予定が入ったとき
件名：【欠席のご連絡】明日◯月◯日 ◯◯会議（◯◯）
◯◯さん
お疲れさまです。◯◯です。
明日10:00からの◯◯会議ですが、◯◯の対応が急に入り、出席できなくなりました。前日のご連絡になり、申し訳ありません。
報告予定だった内容は、本日中に共有フォルダへ置きます。
決まったことは、議事録で確認します。よろしくお願いします。
当日の欠席：体調不良・急用
体調不良で休むとき
件名：【本日欠席】◯◯会議（◯◯）
◯◯さん
おはようございます。◯◯です。
体調不良のため本日はお休みをいただくことになり、10:00からの◯◯会議を欠席させてください。会議の間際になってしまい、申し訳ありません。
私の担当の議題は、資料を共有フォルダに置いています。説明の代わりを◯◯さんにお願いできないか相談しています。
よろしくお願いします。
注意
体調不良の理由は「体調不良のため」で足ります。症状まで書く必要はありません。
家庭の事情など急用で休むとき
件名：【本日欠席】◯◯会議（◯◯）
◯◯さん
お疲れさまです。◯◯です。
家庭の事情で急きょ休むことになり、本日14:00からの◯◯会議を欠席させてください。直前のご連絡で申し訳ありません。
報告予定だった数字は、添付の資料のとおりです。ご質問は明日以降にお答えします。
よろしくお願いします。
チャットで送る短文（メールと併せて）
◯◯さん、おはようございます。体調不良で本日休みます。10:00の◯◯会議は欠席させてください。資料は共有フォルダにあります。詳細はメールでお送りしました。申し訳ありません。
当日の欠席は、メールだけだと会議の前に読まれないことがあります。チャットか電話でも一言伝えてください。チャットの書き方はビジネスチャットのマナーにあります。
途中参加・途中退席を伝えるとき
途中から参加する
件名：◯月◯日 ◯◯会議 途中参加のご連絡（◯◯）
◯◯さん
お疲れさまです。◯◯です。
◯月◯日（◯）10:00からの◯◯会議ですが、前の打ち合わせが延びる見込みのため、10:30ごろからの参加になります。
私の担当の議題4は、後半に回していただけると助かります。難しければ、資料を読んでいただく形で構いません。
よろしくお願いします。
途中で抜ける
件名：◯月◯日 ◯◯会議 途中退席のご連絡（◯◯）
◯◯さん
お疲れさまです。◯◯です。
◯月◯日（◯）の◯◯会議ですが、11:00から来客の予定があり、10:50ごろに退席させてください。
私の担当の議題は、可能であれば前半に入れていただけないでしょうか。
退席後に決まったことは、議事録で確認します。よろしくお願いします。
上司・役員が出る会議を欠席するとき
件名：◯月◯日 ◯◯報告会 欠席のお詫びとご相談（◯◯）
◯◯部長
お疲れさまです。◯◯です。
◯月◯日（◯）14:00からの◯◯報告会ですが、◯◯社との打ち合わせが先方の都合でこの時間しか取れないため、欠席させていただけないでしょうか。
報告の内容は添付の資料にまとめ、当日は◯◯さんに説明をお願いしています。
ご指摘やご質問は、翌日に改めてお伺いします。
大変申し訳ありませんが、よろしくお願いいたします。
Point
上司には「欠席します」より「欠席させていただけないでしょうか」と相談の形で。 代わりに誰が何をするかまで書くと、判断してもらいやすくなります。直属の上司が主催でない会議なら、送る前に上司へ一言伝えておくと行き違いがありません。
社外の会議・打ち合わせを欠席するとき
日程の変更をお願いする（事前）
件名：◯月◯日のお打ち合わせ 日程変更のお願い／株式会社◯◯ ◯◯
株式会社◯◯
◯◯様
いつもお世話になっております。株式会社◯◯の◯◯です。
◯月◯日（◯）14:00からお約束をいただいておりましたお打ち合わせですが、急な社内の事情により、出席が難しくなってしまいました。
お時間を調整いただいていたにもかかわらず、誠に申し訳ございません。
大変恐縮ですが、下記のいずれかの日程でご調整いただけないでしょうか。
・◯月◯日（◯）10:00〜12:00
・◯月◯日（◯）13:00〜17:00
・◯月◯日（◯）終日
ご都合が合わない場合は、◯◯様のご都合をお知らせいただければ合わせます。
ご迷惑をおかけし申し訳ございませんが、よろしくお願いいたします。
代理の者が出席する
件名：◯月◯日 ◯◯会議 出席者変更のご連絡／株式会社◯◯ ◯◯
株式会社◯◯
◯◯様
いつもお世話になっております。株式会社◯◯の◯◯です。
◯月◯日（◯）の◯◯会議ですが、私が急きょ出張となり、出席できなくなりました。申し訳ございません。
当日は、同じ部署の◯◯が代わりに出席いたします。これまでの経緯は◯◯に共有しておりますので、ご安心ください。
会議の内容は、◯◯から報告を受けたうえで、私からも改めてご連絡いたします。
今後ともよろしくお願いいたします。
当日、急に出られなくなった（電話の後に送る）
件名：本日のお打ち合わせについてのお詫び／株式会社◯◯ ◯◯
株式会社◯◯
◯◯様
いつもお世話になっております。株式会社◯◯の◯◯です。
本日15:00からのお打ち合わせの件で、さきほどお電話を差し上げました。私が体調を崩したため、本日は伺えなくなりました。
◯◯様にお時間を取っていただいていたところ、当日になってのご連絡で、誠に申し訳ございません。
お打ち合わせは、◯月◯日（◯）の午前か、◯月◯日（◯）の午後に改めてお願いできれば幸いです。どちらも難しい場合は、◯◯様のご都合に合わせます。
お手数をおかけしますが、よろしくお願いいたします。
複数社が集まる会議を欠席する
件名：◯月◯日 ◯◯連絡会 欠席のご連絡／株式会社◯◯ ◯◯
株式会社◯◯
◯◯様
いつもお世話になっております。株式会社◯◯の◯◯です。
◯月◯日（◯）の◯◯連絡会ですが、あいにく別の予定と重なり、欠席させていただきます。
弊社からの報告事項は、添付の資料にまとめました。お手数ですが、当日の資料に加えていただけますと幸いです。
決まったことは、後日、議事録などでお知らせいただけますでしょうか。
よろしくお願いいたします。
注意
社外の場合は、欠席より日程変更か代理出席を先に考えます。日程の候補の出し方は日程候補のメール、お詫びの書き方はお詫びメールの例文、電話での伝え方は電話で日程を調整するときにあります。
メールか、電話・チャットか
| 状況 | まず使う手段 | あわせてすること |
|---|---|---|
| 前日以前に分かった（社内） | メール | 会議資料や担当議題の扱いも同じメールで |
| 当日に分かった（社内） | チャットか電話 | 記録としてメールも送る |
| 前日以前に分かった（社外） | メール | 日程候補か代理を添える |
| 当日に分かった（社外） | 電話 | 電話の後にお詫びと日程候補をメールで |
| 会議の直前・開始後 | 電話かチャット（会議中の人に届く手段） | 落ち着いてからメールで経緯を伝える |
欠席の連絡を受けたときの返信
主催者からの返信（社内）
◯◯さん
ご連絡ありがとうございます。承知しました。
担当案件は共有シートで確認します。決まったことは、会議の後に議事録でお送りします。
体調不良の人への返信
◯◯さん
ご連絡ありがとうございます。会議のことは気にせず、ゆっくり休んでください。
資料は確認しておきます。お大事にしてください。
社外からの日程変更の依頼への返信
株式会社◯◯
◯◯様
いつもお世話になっております。株式会社◯◯の◯◯です。
ご連絡いただき、ありがとうございます。承知いたしました。
ご提示いただいた日程のうち、◯月◯日（◯）10:00からでお願いできますでしょうか。
よろしくお願いいたします。
返信の返信（欠席した側から）
◯◯さん
ご対応いただき、ありがとうございます。議事録が届いたら確認し、宿題があれば対応します。よろしくお願いします。
返信の返信は、相手の手間を増やさないよう一往復で終えるのが基本です。「承知しました」の言い方は「承知しました」メールの例文を参照してください。
欠席した後にすること
◯◯さん
お疲れさまです。◯◯です。
昨日は会議を欠席し、失礼しました。議事録を拝見しました。
私の担当になった「◯◯の見積もり取得」は、◯月◯日までに進めます。
ほかに確認しておくことがあれば、お知らせください。
- 議事録を読んだことを主催者に一言伝える
- 自分に割り振られた宿題を期限つきで引き受ける
- 代理を頼んだ人にはお礼を伝える
- 社外の会議は、代理から報告を受けた後に自分からも連絡する
欠席を事前に連絡できなかった場合のお詫びは会議をすっぽかしたときのお詫びにあります。
よくある失敗
| 失敗 | 何が困るか | 直し方 |
|---|---|---|
| 件名が「ご連絡」だけ | 出欠の確認で埋もれる | 【欠席のご連絡】＋会議名＋日付 |
| どの会議か書いていない | 定例が複数あると特定できない | 日付・曜日・時刻・会議名を書く |
| 理由を長く書く／書かない | 長いと言い訳に、無いと不誠実に見える | 一言だけ書く |
| 担当議題の扱いがない | 当日その議題が止まる | 資料の共有か代理を書く |
| 当日メールだけ送る | 会議の前に読まれない | チャットか電話でも伝える |
| 社外に「欠席します」とだけ送る | 相手の準備が無駄になる | お詫びと日程候補か代理を添える |
| 上司に「欠席します」と言い切る | 判断の余地を奪う | 「欠席させていただけないでしょうか」 |
送る前のチェックリスト
- 件名に「欠席」と会議名・日付・自分の名前がある
- 本文に会議の日付・曜日・時刻・会議名がある
- 理由は一言で、私的な事情を書きすぎていない
- 担当議題の資料・代理・意見の扱いを書いた
- 決まったことの確認方法（議事録など）を書いた
- 社外向けは、お詫びと日程候補か代理出席を添えた
- 当日の欠席は、チャットか電話でも伝えた
- 宛先に主催者が入っている（必要なら上司をCCに）
主催者側の工夫：欠席が出ても会議が進むように
この記事の要点
- 欠席の連絡は分かった時点ですぐ。当日はチャットか電話でも。
- 件名は【欠席のご連絡】＋会議名＋日付＋名前。
- 理由は一言で足りる。私用なら「私用のため」。
- 担当議題は資料の事前共有・代理・意見の事前提出で、会議が止まらないように。
- 上司には相談の形、社外には日程変更か代理出席を先に。
- 欠席後は議事録を読んだことと宿題の引き受けを一言伝える。
FAQ
よくある質問
「◯月◯日（◯）10:00からの◯◯会議ですが、同じ時間に◯◯社への訪問が入ったため、欠席させてください。私の担当案件の状況は、前日までに共有シートへ書いておきます。決まったことは、議事録で確認します」のように、欠席の旨・理由・担当議題の扱い・共有のお願いを書きます。
「【欠席のご連絡】◯月◯日 ◯◯会議（自分の名前）」のように、欠席であること・会議名・日付・名前を入れます。当日なら「【本日欠席】」、社外なら末尾に会社名と名前を入れます。
一言で十分です。予定の重なりなら「同じ時間に◯◯が入ったため」、私用なら「私用のため」、体調不良なら「体調不良のため」と書けば足ります。症状や私的な事情を詳しく書く必要はありません。
メールだけだと会議の前に読まれないことがあるため、社内ならチャットか電話、社外なら電話で先に伝え、その後に記録としてメールを送ります。
欠席の連絡より先に、日程変更か代理出席を相談します。日程を変える場合は、候補日を複数挙げてお詫びとともに送ります。代理が出る場合は、経緯を共有済みであることを伝えると相手が安心します。
伝えます。参加できる時刻か退席する時刻を書き、担当議題の順番を前後させてもらえるかを一緒に相談すると、主催者が進行を組み直せます。
主催者側は「ご連絡ありがとうございます。承知しました。決まったことは、会議の後に議事録でお送りします」のように短く返します。体調不良の人には「会議のことは気にせず、ゆっくり休んでください」と添えます。