不採用通知メール 例文12選
書類選考・面接後・自社都合のお見送り連絡

どの段階でも使える基本の文面

まずはこの一本を、自社の名前と職種に置き換えて使えます。どの選考段階でも骨組みは同じで、変わるのはお礼の一文と書類の扱いだけです。

件名：【株式会社◯◯】選考結果のご連絡（◯◯職）

◯◯ ◯◯様

株式会社◯◯ 人事部の◯◯です。
このたびは、当社の◯◯職にご応募いただき、誠にありがとうございました。

応募書類を拝見し、社内で検討いたしました結果、誠に残念ながら、今回は採用を見送らせていただくことになりました。
せっかくご応募いただいたのに申し訳ございません。何とぞご了承くださいますようお願い申し上げます。

お預かりした応募書類は、当社の責任において破棄いたします。

末筆ではございますが、◯◯様の今後ますますのご活躍を心よりお祈り申し上げます。

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株式会社◯◯ 人事部 採用担当 ◯◯ ◯◯
電話：◯◯-◯◯◯◯-◯◯◯◯
メール：◯◯@◯◯.co.jp

件名の書き方と例

• 【株式会社◯◯】選考結果のご連絡
• 【株式会社◯◯】書類選考結果のご連絡（◯◯職）
• 【株式会社◯◯】一次面接の結果について
• 【株式会社◯◯】最終選考結果のご連絡
• 【株式会社◯◯】インターンシップ選考結果のご連絡

件名は合格・不合格のどちらでも同じ書き方にしておくと、開く前に結果が分かってしまうことを避けられ、送り分けの間違いにも気づきやすくなります。

メール・郵送・電話の使い分け

どの手段でも、応募者に伝えた方法と期日で連絡するのが基本です。「合格の方にのみご連絡します」とした場合を除き、不採用の人にも必ず連絡します。

書類選考の不採用通知（例文1・2）

例文1：書類を破棄する場合

件名：【株式会社◯◯】書類選考結果のご連絡

◯◯様

株式会社◯◯人事部の◯◯です。
このたびは、当社の◯◯職にご応募いただき、誠にありがとうございました。
お送りいただいた書類をもとに選考を行いました結果、誠に残念ながら、今回は次の選考へのご案内を見送ることとなりました。
ご期待に沿えず申し訳ございません。
お預かりした応募書類は、当社にて責任をもって破棄いたします。
末筆ながら、◯◯様の今後のご活躍を心よりお祈り申し上げます。

例文2：書類を返却する場合

件名：【株式会社◯◯】書類選考結果のご連絡

◯◯様

株式会社◯◯人事部の◯◯です。
このたびは、当社の◯◯職にご応募いただき、誠にありがとうございました。
選考の結果、誠に残念ながら、今回は採用を見送ることとなりました。
お預かりした応募書類は、本日、ご登録の住所あてに簡易書留で返送いたしました。お手元に届きましたら、ご確認をお願いいたします。
◯◯様の今後のご活躍をお祈り申し上げます。

面接後の不採用通知（例文3〜5）

例文3：一次・二次面接の後

件名：【株式会社◯◯】一次面接の結果について

◯◯様

株式会社◯◯人事部の◯◯です。
先日はお忙しいなか、面接にお越しいただき、誠にありがとうございました。
◯◯のご経験について具体的にお話しいただき、大変参考になりました。
社内で検討を重ねました結果、誠に残念ながら、今回は採用を見送ることとなりました。
ご期待に沿えず大変申し訳ございません。
◯◯様の今後のご活躍を、心よりお祈り申し上げます。

面接まで進んだ人には、面接で話してもらった話題を一言入れると、定型文だけの通知より誠実に伝わります。ただし「◯◯が足りなかった」のように評価と受け取れる言葉は入れません。

例文4：最終面接の後（中途採用）

件名：【株式会社◯◯】最終選考結果のご連絡

◯◯様

株式会社◯◯人事部の◯◯です。
このたびは、複数回にわたり選考にお時間をいただき、誠にありがとうございました。
現在のお仕事がお忙しいなか、日程を調整してくださったことにも感謝申し上げます。
役員を交えて慎重に検討いたしました結果、誠に残念ながら、今回は採用を見送るという結論に至りました。
長期間にわたりご対応いただいたにもかかわらず、ご期待に沿えず申し訳ございません。
◯◯様の今後ますますのご活躍をお祈り申し上げます。

例文5：最終面接の後（新卒採用）

件名：【株式会社◯◯】最終選考結果のご連絡

◯◯様

株式会社◯◯人事部の◯◯です。
学業でお忙しいなか、最終面接までお付き合いいただき、誠にありがとうございました。
慎重に選考を行いました結果、誠に残念ながら、今回は内定を見送ることとなりました。
当社に関心を寄せていただいたことに、改めてお礼申し上げます。
◯◯様の就職活動が実りあるものとなりますよう、心よりお祈りしております。

アルバイト・インターンシップ・自社都合（例文6〜9）

例文6：アルバイト・パートの応募

件名：【◯◯店】面接結果のご連絡

◯◯様

◯◯店 店長の◯◯です。
先日は面接にお越しいただき、ありがとうございました。
検討いたしました結果、申し訳ございませんが、今回は採用を見送らせていただくことになりました。
お預かりした履歴書は、当店で責任をもって破棄いたします。
ご応募いただき、本当にありがとうございました。

アルバイトでは店舗のお客さまとして来店する人も多いので、短くても丁寧に。堅すぎる言い回しは少し崩してかまいません。

例文7：インターンシップの選考

件名：【株式会社◯◯】インターンシップ選考結果のご連絡

◯◯様

株式会社◯◯人事部の◯◯です。
このたびは当社のインターンシップにお申し込みいただき、ありがとうございました。
選考を行いました結果、誠に残念ながら、今回はご参加のご案内を見送ることとなりました。
今後も会社説明会などを予定しております。日程が決まりましたら当社の採用ページでお知らせしますので、機会がございましたら、ぜひご参加ください。

インターンシップや説明会のように次の機会がある場合は、それを案内します。会社説明会の進め方は会社説明会の台本と流れにまとめています。

例文8：募集の中止・採用計画の見直し（自社都合）

件名：【株式会社◯◯】◯◯職の募集についてのお詫びとご連絡

◯◯様

株式会社◯◯人事部の◯◯です。
このたびは、当社の◯◯職にご応募いただき、誠にありがとうございました。
大変申し訳ございませんが、社内の事情により今回の募集を取りやめることとなり、選考を進めることができなくなりました。
ご応募いただいたにもかかわらず、こちらの都合でこのようなご連絡となりましたことを、深くお詫び申し上げます。
お預かりした応募書類は、当社にて責任をもって破棄いたします。
◯◯様の今後のご活躍を心よりお祈り申し上げます。

自社都合の場合は、応募者の評価による結果ではないことが伝わるように書き、「選考の結果」という言い方を使わないのがポイントです。

例文9：連絡が予定より遅れた場合

件名：【株式会社◯◯】選考結果のご連絡（遅延のお詫び）

◯◯様

株式会社◯◯人事部の◯◯です。
先日は面接にお越しいただき、誠にありがとうございました。
◯月◯日までにご連絡するとお伝えしておりながら、ご連絡が遅くなりましたことを、心よりお詫び申し上げます。
慎重に検討いたしました結果、誠に残念ながら、今回は採用を見送ることとなりました。
お待たせしたうえにご期待に沿えず、申し訳ございません。
◯◯様の今後のご活躍をお祈り申し上げます。

送った後の対応（例文10〜12）

例文10：理由を聞かれたときの返信

◯◯様

ご連絡いただき、ありがとうございます。
大変恐縮ですが、選考の理由については、どなたにもお答えを控えております。
ご理解いただけますと幸いです。
◯◯様の今後のご活躍をお祈り申し上げます。

理由を答えない方針は、担当者ごとに対応がばらつかないよう社内で統一しておきます。一人にだけ理由を伝えると、ほかの応募者との公平さが保てなくなります。

例文11：今後の求人を案内してよいか尋ねる場合

（不採用通知の結びの前に追加）
なお、今後◯◯職に近い募集が出た際に、◯◯様へご案内をお送りしてもよろしいでしょうか。ご希望いただける場合は、このメールにその旨をご返信ください。◯月◯日までにご返信がない場合は、お預かりした応募書類は通常どおり破棄いたします。

将来の募集のために応募者の情報を残す場合は、今回の選考とは別の目的になるので、本人に尋ねてから残します（下の「応募書類と個人情報の扱い」を参照）。

例文12：合格の人に不採用通知を送ってしまった（または逆）場合の訂正

件名：【株式会社◯◯】先ほどお送りしたメールの訂正とお詫び

◯◯様

株式会社◯◯人事部の◯◯です。
本日◯時ごろにお送りした「選考結果のご連絡」のメールは、当社の手違いにより、誤った内容でお送りしたものです。
大変なご心配とご迷惑をおかけしましたことを、深くお詫び申し上げます。
正しい選考結果は、本日中にお電話でお伝えいたします。
今後このようなことがないよう、送信前の確認を徹底いたします。

結果を取り違えたときは、メールを重ねる前にまず電話でお詫びして正しい結果を伝え、そのうえで訂正のメールを送ります。別の応募者あてのメールを送ってしまった場合は、他人の個人情報を送ったことになるため、社内の個人情報の担当にもすぐに報告します。

使わない言葉と代わりの書き方

送信前のチェックリスト

• 宛名の氏名の漢字と、本文中の名前が一致している
• 送信先のアドレスがその応募者本人のものである
• 合否の一覧と送る文面が一致している（合格者に不採用文面を送っていない）
• 職種名・選考段階（書類／一次面接など）が正しい
• 一斉送信のときは宛先を一人ずつにしている（CCに複数の応募者を入れていない）
• 添付ファイルがない、またはその人あてのものだけである
• 書類の扱い（破棄／返却）が募集時の案内と一致している
• 署名に会社名・部署・担当者名・連絡先が入っている
• 応募者に伝えた期日までに送れている

1. 01

   合否の一覧を確定する

   選考の結果を一覧にし、担当者以外の一人が最終の合否を確かめる。

2. 02

   文面を選考段階ごとに用意する

   このページの例文から段階に合うものを選び、社名・職種・署名を入れておく。

3. 03

   一覧と宛先を突き合わせる

   氏名・アドレス・合否・職種を、一覧と一行ずつ照らし合わせる。

4. 04

   二人目が確認してから送る

   作った人とは別の人が、上のチェックリストで確認してから送信する。

5. 05

   送信記録を残す

   誰に・いつ・どの文面を送ったかを記録し、問い合わせに答えられるようにする。

応募書類と個人情報の扱い

職業安定法第5条の5第1項は、求人者や労働者の募集を行う者が求職者の個人情報を扱うときは、業務の目的の達成に必要な範囲内で、目的を明らかにして収集し、収集の目的の範囲内で保管・使用するよう定めています（本人の同意がある場合その他正当な事由がある場合を除く）。同条第2項は、個人情報を適正に管理するために必要な措置を講じることを求めています。

また、個人情報保護法第22条は、個人データを利用する必要がなくなったときは遅滞なく消去するよう努めなければならないと定めています（努力義務）。不採用の人の書類を「今後のため」に残す場合は、目的が変わるため、例文11のように本人に尋ねてからにします。

よくある失敗

• 結果を出さずに待たせる：期日を過ぎたら、まず遅れることを連絡する（例文9）。
• 面接の評価をそのまま書く：善意でも、理由の説明として受け取られ、やり取りが長引く。
• 全員に同じ一文だけを送る：最終面接まで進んだ人には、お礼を厚くするか電話を添える。
• 署名がない、送信専用アドレスから送る：問い合わせ先が分からず、不信感につながる。
• 書類の扱いを書かない：応募者は自分の情報がどうなるのか分からないままになる。

断りの文面の基本はお断りメールの例文、締めの言葉はメールの締めの言葉、合格の連絡は内定通知メールの例文も参考になります。