メール
発注メール 例文
件名・テンプレート・書く項目と場面別14例
結論：発注メールは「下記のとおり発注いたします」と書き、品名・数量・金額・納期・納品先・支払条件を箇条書きにして、受領の連絡をお願いすれば完成です。そのまま使える短い文面は次のとおりです。
「先日はお見積書をお送りいただき、ありがとうございました。社内で検討した結果、下記の内容で発注いたします。発注書を添付いたしますので、ご確認のうえ、お受けいただけるかご連絡いただけますでしょうか。」
この記事では、項目を埋めるだけの基本テンプレート、場面別の例文14通（受注側の返信を含む）、送信前のチェックリストと、メールで発注するときの法律・保存の注意をまとめます。見積を頼む段階は見積依頼メールの例文、他社の見積を断るときは相見積もりのお断りメールを見てください。
結論
発注メールは①宛名と名乗り ②見積・提案へのお礼 ③発注する旨 ④発注内容（品名・数量・金額・納期・納品先・支払条件） ⑤発注書の添付 ⑥受領・承諾の連絡のお願いで組み立てます。口頭で決まった内容もメールで書き残すと、後の行き違いを防げます。発注書を別に出すか、本文だけでよいか、誰の承認を得てから送るかは会社の決まりに従ってください。
コピーして使える基本テンプレート
◯の部分を埋めれば、そのまま送れる形にしています。項目は見積書の書き方（品名・単位・税込か税抜か）に合わせると、相手が照合しやすくなります。
件名：発注のご連絡（◯◯の件／株式会社△△）
株式会社◯◯
◯◯部 ◯◯様
いつもお世話になっております。
株式会社△△ ◯◯部の□□でございます。
◯月◯日付でお送りいただいたお見積書（No.◯◯）の内容で、下記のとおり発注いたします。
【発注内容】
■品名・作業内容：◯◯
■数量：◯◯
■金額：◯◯円（税込／税抜）
■納期：◯月◯日（◯）
■納品先：〒◯◯ ◯◯（担当：□□）
■納品方法：◯◯（データの場合は形式も）
■お支払い：◯◯（例：月末締め翌月末払い／御社規定のとおり）
■請求書の送付先：◯◯
発注書（PDF）を添付いたしますので、あわせてご確認ください。
お手数ですが、お受けいただけるかどうかを◯月◯日までにご返信いただけますでしょうか。
引き続きよろしくお願いいたします。
――――――
株式会社△△ ◯◯部 □□
電話：◯◯ メール：◯◯
注意
支払条件の例は書き方を示すためのものです。実際の締め日・支払日は、自社の経理の決まりと相手との取り決めに従って書いてください。
件名の付け方
件名には「発注」または「ご注文」の語、案件名、自社名を入れます。見積のやり取りに返信して送る場合も、件名を「発注のご連絡」に変えておくと、相手が受注の連絡だと気づきやすくなります。
| 場面 | 件名の例 |
|---|---|
| 基本 | 発注のご連絡（◯◯の件／株式会社△△） |
| 発注書を添付する | 発注書送付のご案内（◯◯の件／株式会社△△） |
| 見積番号がある | 発注のご連絡（お見積書No.◯◯／株式会社△△） |
| 追加で発注する | 追加発注のお願い（◯◯の件／株式会社△△） |
| 急ぎ | 【至急】発注のご連絡（◯◯の件／株式会社△△） |
| 内容を変更する | 【変更】発注内容のご連絡（◯◯の件） |
| 誤りを直す | 【訂正】発注書（◯◯の件／株式会社△△） |
| 取り消す | 【お詫び】発注取り消しのお願い（◯◯の件） |
発注メールに書く項目と書き方
| 項目 | 書き方の例 | 抜けたときに起きること |
|---|---|---|
| 品名・作業内容 | 見積書と同じ名称。型番・仕様も | 似た品・別仕様が届く |
| 数量・単位 | ◯個、◯式、◯時間など単位まで | 「◯ケース」と「◯個」の取り違え |
| 金額 | 税込か税抜かを明記し、見積書の番号・日付を添える | 請求額と照合できない |
| 納期 | ◯月◯日（◯）と日付で書く | 「早めに」の解釈がずれて遅れる |
| 納品先・納品方法 | 住所・受取担当・時間帯、データなら形式 | 別の拠点に届く・受け取れない |
| 支払条件 | 締め日・支払日・支払方法 | 支払時期をめぐる問い合わせが増える |
| 請求書の送付先 | 部署・担当・メールアドレス | 請求書が担当に届かない |
| 添付ファイル | ファイル名を本文に書く | 添付忘れに気づかれない |
| 返信のお願い | ◯月◯日までに受否の連絡を | 受けてもらえたのか分からない |
Point
相手が従業員を使わない個人（フリーランス）の場合や、取引の種類と自社・相手の資本金や従業員数の組み合わせによっては、取引条件の明示が法律で決められています。特定受託事業者に係る取引の適正化等に関する法律の第三条第一項は、業務委託をした場合、「直ちに」給付の内容、報酬の額、支払期日その他の事項を「書面又は電磁的方法」で明示するよう定めています。取適法（中小受託取引適正化法。旧 下請法）の第四条第一項も、委託事業者が製造委託等をした場合に、給付の内容、製造委託等代金の額、支払期日及び支払方法などを直ちに明示するよう定めています。自社の発注がどちらに当たるか、どの項目をどの形式で示すかは、法務・経理の担当に確認してください。詳しくは制作会社・フリーランスへの発注と下請法にまとめています。
メール本文・発注書添付・発注システムの比べ方
| 方法 | 向いている場面 | 気をつけること |
|---|---|---|
| メール本文だけ | 少額・定番品の継続注文、発注書を求めない相手 | 項目を箇条書きでそろえ、記録として残す |
| メール＋発注書（PDF） | 初めての取引先、金額が大きい、社内で発注書を決めている | メール本文と発注書の内容を一致させる |
| 相手の受注フォーム・発注システム | 相手が指定している場合 | 送信後の控えを保存する |
| チャット | やり取りの速さを優先する継続取引 | 正式な発注はメールか書面で残すかを社内で決めておく |
発注書はExcelのまま送ると、相手の環境で表示が崩れたり、誤って書き換えられたりすることがあります。PDFにして添付するのが無難です。添付の作法はメールの添付ファイルのマナーを見てください。チャットでのやり取りの作法はビジネスチャットのマナーにまとめています。
場面別の例文（発注する側）
1. 初めての取引先に発注する
件名：発注のご連絡（◯◯の件／株式会社△△）
株式会社◯◯
◯◯部 ◯◯様
お世話になっております。株式会社△△の□□でございます。
先日はお見積書をお送りいただき、誠にありがとうございました。
社内で検討いたしました結果、下記のとおり発注いたします。
■品名：◯◯
■数量：◯◯
■金額：◯◯円（税込）※◯月◯日付お見積書のとおり
■納期：◯月◯日
■納品先：◯◯（担当：□□）
■お支払い：◯◯
発注書を添付いたしますので、ご確認ください。
初めてのお取引のため、取引先登録などで必要な書類がございましたらお知らせいただけますでしょうか。
お受けいただけるかどうか、ご返信をお待ちしております。
何卒よろしくお願い申し上げます。
2. 継続取引のある相手に発注する
件名：発注書送付のご案内（◯◯の件／株式会社△△）
◯◯様
いつもお世話になっております。株式会社△△の□□です。
◯◯の件、お見積書（No.◯◯）のとおり発注いたします。
発注書を添付いたしますので、ご確認をお願いいたします。
納期は前回と同じく、発注から◯営業日後の◯月◯日でお願いできますと幸いです。
引き続きよろしくお願いいたします。
3. 見積を取らずに定番品・カタログ品を注文する
件名：ご注文のお願い（◯◯／株式会社△△）
◯◯様
いつもお世話になっております。株式会社△△の□□です。
下記の商品を注文いたします。
■商品名・型番：◯◯（カタログ◯ページ掲載）
■数量：◯◯
■単価：◯◯円（◯月◯日時点の御社価格表による）
■希望納期：◯月◯日
■納品先：◯◯
価格や在庫に変更がある場合は、手配の前にお知らせいただけますでしょうか。
よろしくお願いいたします。
注意
見積書がない注文では、どの価格を前提にしているか（価格表・カタログ・前回の請求額など）を書いておくと、請求時の食い違いを防げます。
4. 相見積もりの結果、発注先に決めたことを伝える
件名：発注のご連絡（◯◯の件／株式会社△△）
◯◯様
お世話になっております。株式会社△△の□□です。
先日はお見積りとご提案をいただき、ありがとうございました。
社内で検討した結果、今回は御社にお願いすることになりました。
正式な発注書を添付いたします。内容をご確認いただき、お受けいただけるかご連絡をお願いいたします。
今後の進め方について打ち合わせをさせていただきたく、ご都合のよい日程の候補をお送りいただけますと幸いです。
5. フリーランス・個人の方に業務を依頼する
件名：業務のご依頼（◯◯の制作／株式会社△△）
◯◯様
お世話になっております。株式会社△△の□□です。
先日はお見積りをいただき、ありがとうございました。下記の内容で正式にご依頼いたします。
■業務の内容：◯◯（成果物：◯◯、形式：◯◯）
■報酬の額：◯◯円（税込）
■納品日：◯月◯日
■納品方法：◯◯
■検収：納品後◯日以内にこちらで確認し、結果をご連絡します
■お支払い：◯月◯日に◯◯銀行口座へお振り込み
同じ内容の発注書を添付いたします。ご確認のうえ、お受けいただけるかご返信をお願いいたします。
注意
従業員を使わない個人に業務を委託するときは、上の囲みで触れたとおり、取引条件を直ちに明示する決まりがあります。業務の内容・報酬の額・支払期日は、本文か発注書のどちらかに必ず書き、空欄のまま送らないようにします。
6. 追加で発注する
件名：追加発注のお願い（◯◯の件／株式会社△△）
◯◯様
お世話になっております。株式会社△△の□□です。
◯月◯日に発注いたしました◯◯について、追加で下記をお願いいたします。
■追加分：◯◯ ◯個
■金額：◯◯円（税込）※単価は前回と同じと考えておりますが、異なる場合はお知らせください
■納期：◯月◯日（前回分と同時の納品を希望）
追加分の発注書を添付いたします。よろしくお願いいたします。
7. 急ぎで発注する
件名：【至急】発注のご連絡（◯◯の件／株式会社△△）
◯◯様
お世話になっております。株式会社△△の□□です。
急なお願いで恐縮ですが、◯◯を◯月◯日までに納品いただきたく、発注のご連絡をいたします。
この納期で対応が難しい場合は、本日◯時までにお知らせいただけますでしょうか。可能な日程を伺ったうえで、こちらで調整いたします。
発注書は本日中にお送りいたします。
注意
急ぎの発注では、相手が断れる余地を書いておくと、無理な引き受けによる遅れを防げます。メールの後に電話で一言伝えると確実です。発注書を後から送る場合は、メールと発注書の内容をそろえてください。
8. 分けて納品してもらう（分納）
◯◯様
お世話になっております。株式会社△△の□□です。
◯◯の件、下記のとおり発注いたします。保管場所の都合で、二回に分けて納品をお願いできますでしょうか。
■総数量：◯◯
■1回目：◯◯を◯月◯日
■2回目：◯◯を◯月◯日
■ご請求：まとめて／納品ごと（御社のご都合に合わせます）
分納で費用が変わる場合は、事前にお知らせください。
9. 発注内容を変更する
件名：【変更】発注内容のご連絡（◯◯の件）
◯◯様
お世話になっております。株式会社△△の□□です。
◯月◯日に発注いたしました◯◯の件で、内容の変更をお願いしたくご連絡いたしました。
■変更前：数量◯◯
■変更後：数量◯◯
変更に伴い、金額や納期に影響がございましたらお知らせください。改めて発注書をお送りいたします。
こちらの都合でお手数をおかけし、申し訳ございません。
変更の連絡は、相手が作業を進める前に、できるだけ早く送ります。変更によって相手に費用が生じる場合の扱いは、契約や会社の決まりに従って相談してください。
10. 発注を取り消す
件名：【お詫び】発注取り消しのお願い（◯◯の件）
◯◯様
お世話になっております。株式会社△△の□□です。
◯月◯日にお送りした◯◯の発注について、社内の事情により取り消しをお願いしたく、ご連絡いたしました。
ご準備を進めていただいていたところ、誠に申し訳ございません。
すでに手配済みのものや、発生している費用がございましたら、お知らせいただけますでしょうか。対応について相談させてください。
取り急ぎメールにてお詫びとご連絡を申し上げます。
11. 発注書の誤りを訂正する
件名：【訂正】発注書（◯◯の件／株式会社△△）
◯◯様
お世話になっております。株式会社△△の□□です。
先ほどお送りした発注書に、納品先の住所の誤りがございました。申し訳ございません。
訂正した発注書を添付いたしますので、先にお送りしたものは破棄していただけますでしょうか。
■訂正箇所：納品先住所
■（誤）◯◯
■（正）◯◯
12. 社内で発注の承認を求める（社内向け）
件名：【承認のお願い】◯◯社への発注（◯月◯日までに）
◯◯部長
お疲れさまです。□□です。
◯◯の件、◯◯社への発注について承認をお願いします。
・内容：◯◯
・金額：◯◯円（税込）
・納期：◯月◯日
・選定理由：◯◯（他社◯社と比較）
先方の納期に間に合わせるため、◯月◯日までにご判断いただけますと助かります。
見積書と比較表を添付しています。ご確認をお願いいたします。
発注メールを受け取った側の返信例
受注する側の立場で返信を書く場合の短い例です。受注のお礼を丁寧に伝える文面は受注のお礼メールの例文にまとめています。
13. 発注をお受けする
件名：Re: 発注のご連絡（◯◯の件／株式会社△△）
株式会社△△
□□様
お世話になっております。株式会社◯◯の◯◯です。
このたびはご発注いただき、誠にありがとうございます。
発注書を拝受し、内容を確認いたしました。◯月◯日の納品で承ります。
進み具合は◯月◯日ごろに改めてご報告いたします。
引き続きよろしくお願いいたします。
14. 内容の確認や納期の相談が必要なとき
件名：Re: 発注のご連絡（◯◯の件／株式会社△△）
□□様
お世話になっております。株式会社◯◯の◯◯です。
ご発注いただき、ありがとうございます。
一点確認させてください。発注書では数量が◯◯となっておりますが、お見積書では◯◯でした。どちらで手配すればよろしいでしょうか。
また、ご希望の◯月◯日の納品は難しく、◯月◯日であれば対応できます。ご検討いただけますと幸いです。
メールでの発注と法律・保存の注意
メールでの発注そのものは問題ありません。民法 第五百二十二条は、契約は申込みに対して相手方が承諾をしたときに成立し、法令に特別の定めがある場合を除き「書面の作成その他の方式を具備することを要しない」と定めています。通常は発注メールが申込み、受注側の「お受けします」が承諾にあたると考えられるため、相手からの承諾の返信をもらうところまでを一続きの手順と考えておくと安心です。
- 取引条件の明示：フリーランス法や取適法に当たる取引では、給付の内容・金額・支払期日などを直ちに書面又は電磁的方法で明示します（上の「書く項目」の囲みを参照）。
- 電子データでの保存：電子帳簿保存法は、注文書などに通常書かれる取引情報をメールなどでやり取りすることを「電子取引」とし、所得税・法人税の保存義務者に、その電磁的記録の保存を求めています（第二条第五号・第七条）。メールで送った・受け取った発注書のPDFは、印刷して終わりにせず、社内の決まった方法で電子データのまま保存してください。
- 社内の承認：発注できる金額や承認者は会社ごとに決まっています。承認前に「発注いたします」と送らないようにします。
送信前のチェックリスト
- 宛名（会社名・部署・氏名）と送信先アドレスが正しい
- 件名に「発注」と案件名・自社名が入っている
- 品名・数量・金額が見積書と一致している（税込か税抜かも）
- 納期が日付で書かれている
- 納品先・受取担当・支払条件・請求書の送付先が書かれている
- 発注書を添付した（PDF、ファイル名も本文に記載）
- 本文と発注書の内容が一致している
- 社内の承認を得ている
- 受否の返信をいつまでにほしいか書いた
- CCに入れるべき社内の人（上司・経理）を入れた
よくある失敗と避けたい言い方
| よくある失敗・言い方 | 起きること・理由 | 直し方 |
|---|---|---|
| 見積の返信のまま件名を「Re: お見積書送付の件」で送る | 相手が発注だと気づかず、手配が遅れる | 件名を「発注のご連絡」に変える |
| 「なるべく早めに納品してください」 | 期日が分からず、行き違いの元になる | ◯月◯日までに納品をお願いいたします |
| 「前回と同じ感じで」 | 内容が確定せず、後で食い違う | 前回（◯月◯日発注分）と同じ仕様でお願いいたします |
| 「金額はいつもの通りで」 | 記録に残らず、照合ができない | ◯月◯日付お見積書の金額でお願いいたします |
| 「ご発注します」 | 「ご発注」は相手の発注を指す言い方で、自分の発注に使うと不自然 | 発注いたします |
| 「発注させていただきます」を何度も使う | 回りくどく感じる人もいる | 発注いたします／下記のとおりお願いいたします |
| 送りっぱなしで承諾を確かめない | 受けてもらえたのか分からないまま納期が来る | 返信の期限を書き、来なければ確認する |
| 発注書だけ直して本文の金額を直し忘れる | どちらが正しいか相手が迷う | 訂正は本文に誤と正を並べて書く |
発注後のフォロー
受注の返事をもらったときのお礼
◯◯様
お世話になっております。株式会社△△の□□です。
早速ご返信いただき、ありがとうございます。
それでは◯月◯日の納品をお待ちしております。
何かございましたら、いつでもご連絡ください。
返事がないときの確認
◯◯様
お世話になっております。株式会社△△の□□です。
◯月◯日にお送りした◯◯の発注書は、届いておりますでしょうか。
納期が近いため、念のためご連絡いたしました。お手数ですが、ご確認をお願いいたします。
行き違いでご連絡をいただいておりましたら、申し訳ございません。
納品を受けたときのお礼
◯◯様
お世話になっております。株式会社△△の□□です。
本日、◯◯を受け取りました。迅速にご対応いただき、ありがとうございました。
内容を確認し、何かございましたら改めてご連絡いたします。
今後ともよろしくお願いいたします。
納品物や書類を受け取った連絡の書き方は受領メールの例文にまとめています。
この記事の要点
- 発注メールは何を・いくつ・いくらで・いつまでに・どこへを箇条書きにして一通で確定させる。
- 件名は「発注のご連絡（案件名／自社名）」。見積の返信のまま送らない。
- 金額は見積書の番号や日付を添え、税込か税抜かを書く。納期は日付で書く。
- メールでも契約は成立し得るが、相手の承諾の返信まで確かめる。フリーランス法・取適法に当たる取引は条件の明示が必要。
- メールで受け渡した発注書は電子データのまま保存する。変更・訂正・取り消しは早めに、誤と正を並べて送る。
FAQ
よくある質問
民法 第五百二十二条により、契約は申込みに相手方が承諾したときに成立し、法令に特別の定めがある場合を除いて書面などの方式は要りません。ただし、フリーランス法や取適法に当たる取引では取引条件を書面又は電磁的方法で明示する決まりがあり、会社によっては発注書の発行を決めています。自社の決まりに従ってください。
会社の決まりと、取引の相手・内容によります。従業員を使わない個人など、法律上の「特定受託事業者」に業務を委託する場合は、給付の内容や報酬の額、支払期日などを直ちに書面又は電磁的方法で明示することが法律で定められています。本文と発注書のどちらで示すか、どの形式にするかは法務・経理の担当に確認してください。
相手の指定がなければPDFが無難です。表示の崩れや誤った書き換えを防げます。相手が自社の受注システムに取り込むためにExcelを求めている場合は、それに合わせます。
電子帳簿保存法は、注文書などの取引情報をメールなどでやり取りする「電子取引」について、電磁的記録の保存を求めています。印刷だけで済ませず、社内の決まった方法で電子データのまま保存してください。
どちらも頼む側の行為を指し、メールではどちらでも通じます。社内や取引先で使っている言葉に合わせるとよいでしょう。相手の行為を指すときは「ご注文」「ご発注」と「ご」を付けます。
本文に書いた返信の期限を過ぎても返事がなければ、届いているかを確認するメールを送ります。納期が迫っている場合は、メールに加えて電話で確認すると確実です。
分かった時点ですぐに連絡し、理由とお詫びを伝えます。すでに相手が作業を始めている場合の費用の扱いは、契約や会社の決まりに従って相談してください。
社内の決まりに従ってください。上司や経理の担当者を入れることが多く、相手側も営業担当と制作担当が別の場合は、相手に確認したうえで両方に送ります。