欠品のお詫びメール 例文
在庫切れ・入荷未定・取引先への連絡

結論：いつ・どの手段で・何を書くか

そのまま送れる短い例文です。

件名：【お詫び】ご注文商品の在庫切れについて（ご注文番号◯◯）

◯◯様

◯◯ショップの□□でございます。
ご注文いただいた「◯◯」が、在庫の確認に誤りがあり、現在お届けできない状態であることが分かりました。誠に申し訳ございません。
次回の入荷は◯月◯日頃の見込みです。入荷までお待ちいただくか、ご注文をキャンセルされるか、◯月◯日までにご返信いただけますでしょうか。
在庫の表示を見直し、同じことが起きないよう努めます。

件名の付け方

相手に選んでもらうことがある場合は、件名に「ご相談」「ご確認のお願い」を入れると、返信が必要なメールだと伝わります。

書く項目のチェックリスト

• 欠品の品名・品番・数量と、届けられる分・届けられない分を分けて書いたか
• 入荷の見込みを書いたか。未定ならいつまでに知らせるかを書いたか
• 入荷待ち・キャンセル・代替品など、相手が選べる対応を並べたか
• 返事の期限と、期限までに返事がない場合の扱いを書いたか
• 代金を受け取っている場合、キャンセル時の返金の方法を書いたか
• 代替品を勧めるときは、元の品との違い（仕様・価格）を書いたか
• 在庫の表示を誤っていた場合、表示の見直しに触れたか

欠品の理由別：書き方の違い

同じ欠品でも、理由によって「原因の一文」と「勧める選択肢」が変わります。送る前に、どの行に当たるかを確かめてください。

そのまま貼れる注文情報と署名の枠

通販のお客様には、本文の下に注文の内容をまとめて載せます。お客様が自分の注文と照らし合わせやすくなり、問い合わせの往復が減ります。

――――――――――――
■ご注文番号：◯◯
■ご注文日：◯月◯日
■欠品となった商品：「◯◯」（色・サイズ：◯◯）　数量：◯点
■お届けできる商品：「◯◯」　数量：◯点（◯月◯日発送予定）
■お支払い方法：◯◯
――――――――――――

◯◯ショップ　担当：□□
メール：◯◯
電話：◯◯（受付時間　◯時〜◯時）
――――――――――――

返信の仕方（このメールに返信する、注文履歴のページから選ぶ、など）も一行で書いておくと、相手が迷いません。

場面別の例文

通販のお客様へ（入荷待ちかキャンセルを選んでもらう）

件名：【お詫び】ご注文商品の在庫切れについて（ご注文番号◯◯）

◯◯様

このたびは◯◯ショップをご利用いただき、誠にありがとうございます。担当の□□でございます。
ご注文いただいた「◯◯（ホワイト）」につきまして、当店の在庫表示に誤りがあり、現在在庫がないことが分かりました。ご期待に沿えず、誠に申し訳ございません。

次回の入荷は◯月◯日頃の見込みです。お手数ですが、以下のいずれかをお選びいただけますでしょうか。
・入荷までお待ちいただく（入荷後すぐに発送いたします）
・ご注文をキャンセルする（お支払い済みの代金は全額ご返金いたします）

◯月◯日までにご返信をいただけない場合は、ご注文をキャンセルとし、代金を全額ご返金いたします。ご不便をおかけし、重ねてお詫び申し上げます。

注文が集中して一時的に在庫を切らしたとき（通販）

件名：【お詫び】「◯◯」のお届け時期についてのご連絡（ご注文番号◯◯）

◯◯様

◯◯ショップの□□でございます。このたびはご注文いただき、誠にありがとうございます。
「◯◯」は想定を上回るご注文をいただいたため、ご注文時点で在庫を切らしておりました。すぐにお届けできず、誠に申し訳ございません。

次の入荷は◯月◯日の予定で、入荷後、ご注文の順に発送いたします。
お待ちいただける場合は、ご返信は不要です。キャンセルをご希望の場合は、◯月◯日までにこのメールへご返信ください。

（注文情報の枠）

「待つ場合は返信不要」と書くと、多くの方に手間をかけずに済みます。反対に、返事がなければキャンセルとする書き方もあります。どちらにするかは会社の決まりに合わせ、メールの中でははっきり一つに決めて書きます。

複数の商品のうち一部だけ欠品しているとき（通販・分けて発送）

件名：【お詫び】ご注文商品の一部欠品と発送についてのご相談（ご注文番号◯◯）

◯◯様

◯◯ショップの□□でございます。
ご注文いただいた商品のうち、「◯◯」のみ在庫を切らしております。ご迷惑をおかけし、誠に申し訳ございません。

お届けの方法を、以下からお選びいただけますでしょうか。
・在庫のある商品を先にお送りし、「◯◯」は入荷後（◯月◯日頃）にお送りする
・すべて揃ってから、まとめてお送りする（◯月◯日頃の発送）
・「◯◯」のみキャンセルし、在庫のある商品を先にお送りする

分けてお送りする場合の送料は、当店で負担いたします。
◯月◯日までにご返信がない場合は、在庫のある商品を先にお送りいたします。

予約・お取り寄せの商品が入らなくなったとき

件名：【お詫び】ご予約商品「◯◯」のお届けについて

◯◯様

◯◯ショップの□□でございます。
ご予約いただいていた「◯◯」につきまして、製造元からの入荷数が当初の予定より少なくなり、◯◯様のご予約分をご用意できないことが分かりました。楽しみにお待ちいただいていたところ、誠に申し訳ございません。

次回の入荷は、製造元から日程が示され次第、◯月◯日までにご連絡いたします。
ご予約をこのまま続けるか、キャンセルされるか、ご希望をお聞かせいただけますでしょうか。キャンセルの場合、お預かりしている代金は全額ご返金いたします。

電話で先にお伝えするとき（話す順番）

1. 01

   名乗りとお詫び

   「◯◯ショップの□□です。ご注文いただいた◯◯の件で、お詫びのご連絡です」

2. 02

   欠品の事実

   どの品が、いくつ用意できないかを短く伝える

3. 03

   見込みと選択肢

   入荷の見込みと、入荷待ち・キャンセル・代替品のどれを選べるか

4. 04

   返事の受け方

   その場で決めてもらうか、メールで改めて案内するかを伝える

5. 05

   メールで残す

   電話のあと、話した内容と選択肢をメールで送る

初めて取引する相手へ（一部欠品）

件名：【お詫び】◯月◯日ご発注分の一部欠品と納品予定について

株式会社◯◯
◯◯部　◯◯様

このたびはご発注いただき、誠にありがとうございます。株式会社△△の□□と申します。
ご発注いただいた品のうち、「◯◯」が欠品しております。初めてのお取引にもかかわらず、ご迷惑をおかけし誠に申し訳ございません。

■ご注文どおり納品できる品：「◯◯」「◯◯」（◯月◯日納品）
■欠品している品：「◯◯」◯個（入荷予定◯月◯日、入荷後すぐに納品）

先に揃っている分だけ納品するか、すべて揃ってからまとめて納品するか、ご希望をお聞かせいただけますでしょうか。

継続して取引している相手へ（代替品の提案）

件名：【お詫び・ご相談】◯◯欠品に伴う代替品のご提案

◯◯様

いつもお世話になっております。株式会社△△の□□です。
毎回ご注文いただいている「◯◯」が、製造元の都合で入荷が止まっており、今回のご注文分をご用意できない状況です。いつもご利用いただいているにもかかわらず、大変申し訳ございません。

代わりに、同じ用途で使える「◯◯」をご用意できます。
・サイズ：同じ
・色：やや明るめ
・価格：一つあたり◯◯円高くなりますが、今回は従来の価格でお納めいたします

サンプルをお送りすることもできますので、ご検討いただけますと幸いです。代替品が合わない場合は、入荷の見込みが分かり次第ご連絡いたします。

代替品を勧めるときは、元の品と何が違うかを正直に並べます。違いを伏せて送ると、届いてから二度目の行き違いになります。価格の扱いは会社の決まりに従ってください。

急ぎの注文で欠品が分かったとき

件名：【至急・お詫び】◯◯の欠品と対応のご相談

◯◯様

お世話になっております。株式会社△△の□□です。
先ほどお電話でお伝えしたとおり、◯月◯日のイベントでお使いになる「◯◯」が、必要数のうち◯個不足しております。直前のご連絡となり、誠に申し訳ございません。

現在、以下の二つの方法を検討しております。
・他の倉庫から取り寄せる（◯月◯日着の見込み、本日◯時に確定）
・同等品「◯◯」で不足分を補う（本日発送可能）
本日◯時に改めてお電話いたします。その際にご意向をお聞かせいただけますと幸いです。

入荷日がまだ決まっていないとき（第一報）

件名：【お詫び】◯◯の入荷時期に関するご連絡（第一報）

◯◯様

お世話になっております。株式会社△△の□□です。
ご注文いただいている「◯◯」について、仕入れ先からの入荷が遅れており、現時点で入荷日が決まっておりません。ご迷惑をおかけし、申し訳ございません。
◯月◯日までに、入荷の見込みを改めてご連絡いたします。その時点でご都合に合わない場合は、キャンセルも承りますので、お気軽にお申し付けください。

入荷予定日が変わったとき（前回の連絡の訂正）

件名：【お詫び】◯◯の入荷予定日変更のお知らせ

◯◯様

◯◯ショップの□□でございます。
先日「◯月◯日頃に入荷予定」とお知らせした「◯◯」につきまして、仕入れ先の出荷が遅れ、入荷が◯月◯日頃になる見込みとなりました。重ね重ねお待たせしてしまい、誠に申し訳ございません。
このままお待ちいただけるか、キャンセルをご希望か、改めてお知らせいただけますでしょうか。キャンセルの場合は、代金を全額ご返金いたします。

二度目の連絡では、前回の予定を書いたうえで何が変わったかを示します。相手は前回のメールを探さなくても状況が分かります。

販売を終えることになったとき

件名：【お詫び】◯◯の販売終了とご注文の取り扱いについて

◯◯様

◯◯ショップの□□でございます。
ご注文いただいていた「◯◯」が、製造元での生産終了により、今後入荷できないことが分かりました。お待ちいただいていたにもかかわらず、ご期待に沿えず誠に申し訳ございません。
ご注文はキャンセルとし、お支払いいただいた代金は全額ご返金いたします。返金の手続きは、別途ご案内いたします。

代金の返金の連絡の書き方は二重請求のお詫びと返金のご案内の「返金のご案内」の例文も参考になります。

言ってはいけない・避けたい言い方

「ご迷惑をおかけしております」の使い方はご迷惑をおかけしておりますにまとめています。

後日のフォロー（お礼・お詫び）

入荷を待ってもらった相手へ（発送のお知らせ）

◯◯様

◯◯ショップの□□でございます。
お待たせしておりました「◯◯」が入荷し、本日発送いたしました。長らくお待ちいただき、誠にありがとうございました。
このたびはご不便をおかけし、改めてお詫び申し上げます。

キャンセルになった相手へ

◯◯様

ご注文のキャンセルを承りました。ご返金の手続きも完了しております。
このたびはご期待に沿えず、誠に申し訳ございませんでした。今後とも◯◯ショップをよろしくお願いいたします。

お詫びの特典を添える場合

このたびのお詫びのしるしとして、次回のお買い物でお使いいただけるクーポンをお送りいたします。
クーポンコード：◯◯（有効期限：◯月◯日まで）
ご不便をおかけし、誠に申し訳ございませんでした。

クーポンや送料の負担など、特典を付けるかどうかは会社の決まりで決めます。特典はお詫びと対応の案内を済ませたあとに添えるもので、選択肢の案内より前に置くと、品物の問題をごまかしているように読まれます。

取引先の場合は、残りの品を納めたときの連絡に一言お詫びを添えます。納品の連絡の書き方は納品のご連絡メールを参考にしてください。

よくある失敗