夏季休業のお知らせメール 例文
件名・署名・自動返信から休業明けのフォローまで

送る流れ：案内・リマインド・署名・自動返信

お知らせメールを一通送って終わりにせず、休業を知らせる手段を重ねておくと、相手が見落としても気づける場面が増えます。送る時期そのものは会社の決まりに従ってください。

1. 01

   休業が決まったら案内を送る

   取引先が発注や納期の段取りを考える前に、休業期間・営業開始日・休業中の問い合わせの扱いを知らせます。

2. 02

   署名に休業期間を入れる

   案内を送った後のやり取りすべてに休業期間が載るよう、メール署名の上に休業期間を書き添えます（下の「署名の例文」）。

3. 03

   休業の直前に短く再案内する

   進行中の案件がある相手や、発送の締め切りがある相手には、直前に短いリマインドを送ります。

4. 04

   休業中は自動返信を設定する

   自動返信を使う会社なら、休業期間と返信を始める日を書いた文面を設定します（下の「自動返信の文面」）。

5. 05

   休業明けにまとめて返信する

   休業中に届いた連絡に、お詫びとお礼を添えて返信します。

全社休業・部署ごとの休業・担当者個人の休暇の書き分け

部署ごとの休業や担当者個人の休暇では、会社としては営業していることが伝わらないと、相手は会社全体が休みだと受け取ってしまいます。どこが休みで、どこに連絡すればよいかを書き分けます。

件名の付け方

件名には「夏季休業」という言葉と会社名を入れます。一斉に届くお知らせの中で、誰からの何のお知らせかが件名だけで分かるようにするためです。期間まで件名に入れておくと、相手が後から探すときにも見つけやすくなります。

書く項目のチェックリスト

• 休業期間（開始日と最終日。曜日も書くと読み違いが減る）
• 営業開始日（何日の何時から受け付けるか）
• 休業中の問い合わせの扱い（いつから順に返信するか）
• 発送・納品・受注の締め切り（影響がある場合）
• 急ぎの連絡先（用意している場合だけ。用意がなければ書かない）
• 休業前後に混み合う業務があれば、その旨と早めの依頼のお願い
• 日付・曜日をカレンダーで確かめたか
• 一斉送信なら宛先をBCCに入れたか
• 部署・個人の休みなら会社は営業していることと代わりの窓口を書いたか
• 署名・自動返信・Webサイトのお知らせの日付がメールと同じか
• 「夏季」「夏期」など表記を社内で揃えたか

一斉に送るときの宛先の入れ方は一斉メールとBCC、営業日で締め切りを数えるときは営業日計算が使えます。

場面別の例文

取引先に一斉に送るお知らせ

件名：夏季休業のお知らせ（株式会社△△）

お取引先各位

平素より大変お世話になっております。株式会社△△です。
誠に勝手ながら、弊社では下記の期間を夏季休業とさせていただきます。

休業期間：◯月◯日（◯）～◯月◯日（◯）
営業開始：◯月◯日（◯）◯時より

休業期間中にいただいたメールやお問い合わせへのご返信は、◯月◯日以降、順次対応いたします。
ご不便をおかけいたしますが、何卒ご了承くださいますようお願い申し上げます。

継続取引先に個別で送る（進行中の案件がある）

件名：夏季休業期間中の◯◯のご対応について（株式会社△△　□□）

株式会社◯◯
◯◯様

いつもお世話になっております。株式会社△△の□□です。
弊社は◯月◯日（◯）から◯月◯日（◯）まで、夏季休業とさせていただきます。

進行中の◯◯につきましては、休業前の◯月◯日までに初稿をお送りいたします。
ご確認は休業明けで差し支えございませんので、◯月◯日以降にご意見をいただけますと幸いです。

休業中はご不便をおかけいたしますが、どうぞよろしくお願いいたします。

進行中の案件がある相手には、一斉送信のお知らせとは別に、その案件が休業でどうなるかを一言添えると、相手は自分の予定を組みやすくなります。

商談中・まだ取引の浅い相手へ

件名：夏季休業のお知らせ（株式会社△△　□□）

株式会社◯◯
◯◯様

お世話になっております。株式会社△△の□□です。
先日はお打ち合わせのお時間をいただき、ありがとうございました。

ご案内が遅くなりましたが、弊社は◯月◯日（◯）から◯月◯日（◯）まで夏季休業とさせていただきます。
ご依頼いただいているお見積りは、休業前の◯月◯日（◯）までにお送りいたします。
休業中にいただいたご連絡には、◯月◯日（◯）以降に改めてご返信いたします。

引き続きどうぞよろしくお願いいたします。

発送・納品の締め切りを伝える

件名：【夏季休業】休業期間と発送締め切りのご案内（株式会社△△）

お取引先各位

平素より大変お世話になっております。株式会社△△です。
弊社の夏季休業と、休業前後の発送についてご案内いたします。

■休業期間：◯月◯日（◯）～◯月◯日（◯）
■休業前の発送締め切り：◯月◯日（◯）◯時までのご注文分
■休業明けの発送開始：◯月◯日（◯）より順次

休業前後はご注文が重なることがございますので、お早めにご依頼いただけますと幸いです。
何卒よろしくお願い申し上げます。

お客様（個人のお客様を含む）へのお知らせ

件名：夏季休業のお知らせ（△△ショップ）

いつも△△ショップをご利用いただき、誠にありがとうございます。
誠に勝手ながら、下記の期間を夏季休業とさせていただきます。

休業期間：◯月◯日（◯）～◯月◯日（◯）

休業期間中もご注文は受け付けておりますが、発送とお問い合わせへのご返信は◯月◯日（◯）以降となります。
ご迷惑をおかけいたしますが、ご理解のほどよろしくお願いいたします。

急に休業期間が決まった・変わったとき

件名：【変更】夏季休業期間のお知らせ（株式会社△△）

お取引先各位

平素より大変お世話になっております。株式会社△△です。
先日ご案内いたしました夏季休業の期間を、下記のとおり変更いたします。
直前のご連絡となり、誠に申し訳ございません。

（変更前）◯月◯日（◯）～◯月◯日（◯）
（変更後）◯月◯日（◯）～◯月◯日（◯）
営業開始：◯月◯日（◯）より

ご予定を組み直していただくことになり、ご迷惑をおかけいたします。
何卒よろしくお願い申し上げます。

日付や曜日を間違えて送ったときの訂正

件名：【訂正】夏季休業のお知らせ（株式会社△△）

お取引先各位

平素より大変お世話になっております。株式会社△△です。
先ほどお送りした夏季休業のお知らせに誤りがございました。
お詫びして、下記のとおり訂正いたします。

（誤）営業開始：◯月◯日（◯）
（正）営業開始：◯月◯日（◯）

お手数をおかけし、誠に申し訳ございません。
何卒よろしくお願い申し上げます。

訂正は気づいた時点ですぐ送ります。誤った箇所だけを「誤」「正」で示すと、相手は一目で分かります。お詫びの言い回しをもう少し丁寧にしたいときはお詫びメールの例文を参考にしてください。

部署・拠点だけが休業するとき

件名：◯◯部 夏季休業のお知らせ（株式会社△△）

お取引先各位

平素より大変お世話になっております。株式会社△△ ◯◯部です。
誠に勝手ながら、◯◯部は下記の期間を夏季休業とさせていただきます。

休業期間：◯月◯日（◯）～◯月◯日（◯）
業務再開：◯月◯日（◯）より

なお、上記期間中も◯◯部以外の部署は通常どおり営業しております。
お急ぎのご用件は、△△部（電話：◯◯◯／メール：◯◯◯）までご連絡ください。
ご不便をおかけいたしますが、何卒よろしくお願いいたします。

担当者個人が夏季休暇を取るとき

件名：夏季休暇による不在のご連絡（株式会社△△　□□）

株式会社◯◯
◯◯様

いつもお世話になっております。株式会社△△の□□です。
◯月◯日（◯）から◯月◯日（◯）まで、夏季休暇のため不在にいたします。
不在中のご連絡は、同じ部署の◯◯（メール：◯◯◯）が承ります。
◯◯の進行状況は◯◯にも共有しております。

◯月◯日（◯）より出社いたします。どうぞよろしくお願いいたします。

個人の休暇の連絡と自動返信の文例は不在・休暇の連絡メールに場面別でまとめています。

休業の直前に送る再案内（リマインド）

件名：【再度のご案内】夏季休業のお知らせ（株式会社△△）

お取引先各位

平素より大変お世話になっております。株式会社△△です。
先日ご案内いたしました夏季休業が近づいてまいりましたので、改めてお知らせいたします。

休業期間：◯月◯日（◯）～◯月◯日（◯）
休業前の受付締め切り：◯月◯日（◯）◯時
営業開始：◯月◯日（◯）より

重ねてのご連絡となり失礼いたします。引き続きよろしくお願いいたします。

社内に休業期間と前後の対応を周知する

件名：【社内周知】夏季休業期間と休業前後の対応について

各位

総務部の□□です。今年の夏季休業について、下記のとおりお知らせします。

■休業期間：◯月◯日（◯）～◯月◯日（◯）
■取引先への案内：各部署で◯月◯日（◯）までに送信をお願いします
■署名・自動返信：休業期間を記載した文面への切り替えをお願いします
■休業中の緊急対応：◯◯部の◯◯さんが窓口になります

不明な点は総務部の□□までお問い合わせください。

社内向けは敬語を重ねすぎず、誰が・いつまでに・何をするかが箇条書きで分かる形にします。

Webサイトやお知らせ欄に載せる文面

夏季休業のお知らせ

誠に勝手ながら、◯月◯日（◯）～◯月◯日（◯）を夏季休業とさせていただきます。
休業期間中にいただいたお問い合わせは、◯月◯日（◯）以降に順次ご返信いたします。
ご不便をおかけいたしますが、何卒ご了承ください。

署名の例文

案内メールを送った後も、日々のやり取りは続きます。署名の上に休業期間を書き添えておくと、どのメールを受け取った相手にも休業期間が伝わります。休業が終わったら外します。

――――――――――――
【夏季休業のお知らせ】
◯月◯日（◯）～◯月◯日（◯）は夏季休業とさせていただきます。
休業中のご連絡は◯月◯日（◯）以降に順次ご返信いたします。
――――――――――――
株式会社△△　◯◯部　□□
電話：◯◯◯　メール：◯◯◯

株式会社△△　□□
（夏季休業：◯月◯日～◯月◯日／ご返信は◯月◯日以降）

一つ目は目立たせたいとき、二つ目は署名を短く保ちたいときの形です。署名そのものの作り方はメール署名の書き方を見てください。

自動返信の文面

自動返信を使う場合は、休業中であること・いつから返信するか・急ぎのときどうするかを短く書きます。誰にでも届く文面なので、社内の事情や個人の連絡先は書きません。

件名：自動返信：夏季休業のお知らせ

メールをお送りいただき、ありがとうございます。
誠に勝手ながら、◯月◯日（◯）～◯月◯日（◯）は夏季休業とさせていただいております。
いただいたメールは、◯月◯日（◯）以降に順次ご返信いたします。
ご不便をおかけいたしますが、何卒よろしくお願いいたします。

株式会社△△

件名：自動返信：夏季休業のお知らせ

メールをお送りいただき、ありがとうございます。
◯月◯日（◯）～◯月◯日（◯）は夏季休業のため、ご返信は◯月◯日（◯）以降となります。
お急ぎのご用件は、下記までご連絡ください。
（緊急窓口）◯◯◯

株式会社△△

避けたい言い方・書き方

「誠に勝手ながら」は、こちらの都合で相手に不便をかけることを詫びる前置きとして、休業のお知らせによく使われます。一通の中で何度も重ねず、冒頭に一度だけ置けば足ります。

休業明けのフォロー

休業中に連絡をくれた相手へ（お礼とお詫び）

件名：Re：◯◯について

◯◯様

お世話になっております。株式会社△△の□□です。
夏季休業のため、ご返信が遅くなり申し訳ございません。
休業中にご連絡いただき、ありがとうございました。

お問い合わせの◯◯について、以下のとおりご回答いたします。

休業明けに取引先へ一言送る

◯◯様

お世話になっております。株式会社△△の□□です。
本日より通常どおり営業しております。
休業中はご不便をおかけいたしました。
◯◯の件は、本日より改めて進めてまいります。引き続きよろしくお願いいたします。

休み明けに社内や取引先へかける挨拶の言葉は休み明けの挨拶にまとめています。年末年始のお知らせは年末年始の休業案内、会社ではなく自分個人が休暇を取るときの連絡と自動返信は不在・休暇の連絡メールを見てください。