文例
忘年会の出欠アンケート例文
質問項目・確認メール・催促まで
忘年会の出欠アンケートは、日時・場所・会費・回答の締め切りを書き、選ぶだけで返せる返信欄を付けて送ると回答が集まります。すぐ使える文面を下に置きました。日程がまだ決まっていないなら、先に候補日ごとの○△×だけを聞きます。このページには、日程アンケート・出欠確認（社内・取引先・友人・LINE）・件名・催促・変更連絡の例文、選択肢つきの質問項目、フォームと出欠表の作り方をまとめました。
結論
忘年会のアンケートは、①日程アンケート（候補日に○△×）②出欠確認（決まった日に出るか・二次会・食べられないもの）③直前の連絡（会費の支払い方法・集合場所）の順に聞きます。開催形式を見直す年は、①の前に⓪開催形式のアンケートを入れます。締め切りは店に人数を確定させる期限から逆算して決め、回答は出欠表に一覧で記録します。
すぐ使える出欠アンケートの例文（返信欄つき）
日程と店が決まっていれば、次の文面をそのまま送れます。返信欄を付けておくと、相手は選んで消すだけで返せるので、回答の書き方がそろい、集計も楽になります。
件名：【出欠のご確認・◯/◯締切】忘年会（12月◯日）のご案内
◯◯部の皆さま
お疲れさまです。今年の忘年会の幹事を担当する◯◯です。
下記のとおり忘年会を行います。お手数ですが、◯月◯日（◯）までに、下の返信欄に記入してご返信ください。
日時：12月◯日（◯）18:30〜20:30
場所：◯◯（◯◯駅から徒歩◯分）
会費：◯円（当日、受付で集めます）
――― 返信欄（当てはまらないものを消してください）―――
お名前：
出欠：出席 ／ 欠席
二次会：参加 ／ 不参加 ／ 当日決める
食べられないもの（あれば）：
――――――――――――――――
よろしくお願いいたします。
チャットで送るなら、返信欄の代わりに「出席は○、欠席は×の絵文字でリアクション」と決めておくと、1タップで答えてもらえます。場面別の文面は、このあとの日程アンケート・出欠確認・催促にあります。
聞く順番と、質問項目
| 段階 | いつ | 聞くこと | 聞かなくていいこと |
|---|---|---|---|
| ⓪開催形式（必要な年だけ） | 日程を決める前 | 夜の会食・ランチ会・オンラインなどの希望 | 日程、出欠 |
| ①日程アンケート | 店を予約する前 | 候補日ごとの○△× | メニューの希望、二次会 |
| ②出欠確認 | 日程と店が決まった後 | 出欠、二次会の参加、食べられないもの（アレルギーなど） | 会費の細かい内訳 |
| ③直前の連絡 | 店に人数を伝えた後 | 会費の支払い方法、集合場所 | （新しい質問はしない） |
Point
1回のアンケートの質問は少なく。 質問が多いと後回しにされ、回答が集まりません。日程が決まっていない段階で二次会の参加を聞いても、答えようがありません。
コピーして使える質問項目（選択肢つき）
メールでもフォーム（Googleフォーム・Microsoft Formsなど）でも、そのまま使える形です。必須にするのは出欠に関わる質問だけにし、ほかは任意にします。
| 質問文 | 答え方 | 選択肢の例 | 必須 |
|---|---|---|---|
| お名前を教えてください | 記述（短文） | — | 必須 |
| ご所属（部署・チーム）を教えてください | 1つ選ぶ | ◯◯部／◯◯部／◯◯部 | 任意 |
| 次の候補日のご都合を教えてください | 候補日ごとに1つ選ぶ | ○ 参加できる／△ 未定／× 参加できない | 必須 |
| 忘年会（◯月◯日）に出席されますか | 1つ選ぶ | 出席／欠席／未定（◯日までに回答） | 必須 |
| 二次会に参加されますか | 1つ選ぶ | 参加／不参加／当日決める | 任意 |
| 遅れて参加・途中で退出の予定はありますか | 1つ選ぶ | 最初から最後まで／遅れて参加／途中で退出 | 任意 |
| 食べられないもの・アレルギーがあれば教えてください | 記述（自由） | — | 任意 |
| お酒は飲まれますか（飲み放題の人数を決めるため） | 1つ選ぶ | 飲む／飲まない／当日決める | 任意 |
| 希望する料理・お店の雰囲気 | 1つ選ぶ | 和食／洋食／中華／こだわらない | 任意 |
| やってみたいゲーム・余興 | 複数選んでよい | ビンゴ／クイズ／チーム対抗ゲーム／なし（歓談中心） | 任意 |
| 景品にあるとうれしいもの | 記述（自由） | — | 任意 |
| 幹事への連絡事項 | 記述（自由） | — | 任意 |
注意
アレルギーなど健康に関わる情報は、任意で、店への伝達に必要な範囲だけ聞き、会が終わったら回答を消してください。フォームで個人の情報を集めるときの書き方はアンケートの個人情報の取り扱い文、項目の減らし方はフォームの項目設計にあります。
フォームの冒頭に入れる説明文 例文
今年の忘年会の準備のため、アンケートへのご協力をお願いします。
回答期限：◯月◯日（◯）
所要時間：1分ほどです。
いただいた回答は、忘年会の日程決めとお店への連絡にだけ使い、会の終了後に削除します。
ご不明な点は幹事の◯◯までお知らせください。
ゲームや景品の候補を決める材料は忘年会のゲーム、忘年会の景品の選び方にあります。
Googleフォームで作るときの設定
人数が多い会は、フォームにすると回答が一覧になり、集計の手間が減ります。上の質問項目を、次の形式に当てはめて作ります。
| 質問 | 選ぶ形式 | ポイント |
|---|---|---|
| 候補日ごとの○△× | 選択式（グリッド） | 行に候補日、列に ○／△／× を入れる。各行で回答を必須にする |
| 出欠・二次会 | ラジオボタン | 「未定」を入れるなら、いつまでに決めてほしいかを選択肢に書く |
| ゲーム・余興の希望 | チェックボックス | 「なし（歓談中心）」も選択肢に入れる |
| 食べられないもの・連絡事項 | 段落（記述） | 任意にする |
- 回答をスプレッドシートにつなげておくと、誰が未回答かを名簿と照らし合わせやすくなります。
- 回答の締め切り日を説明文に書き、締め切ったら回答の受け付けを止めます。
- 送る前に、自分で1回回答してみて、選択肢の抜けや必須の付け忘れがないかを確かめます。
少人数の会なら、フォームを作らずメールやチャットの返信で十分です。下の例文をそのまま使えます。
開催形式を聞くアンケート 例文（必要な年だけ）
夜の会食にするか、ランチ会やオンラインにするかを見直したい年は、日程を聞く前に形式の希望を聞きます。匿名・任意にすると本音が集まります。
| 質問文 | 答え方 | 選択肢の例 |
|---|---|---|
| 今年の忘年会はどの形式がよいですか | 1つ選ぶ | 夜の会食／昼のランチ会／オンライン／参加しない・どれでもよい |
| 参加しやすい曜日・時間帯 | 複数選んでよい | 平日の夜／平日の昼／金曜の夜／こだわらない |
| ご意見があればお書きください | 記述（任意） | — |
件名：【ご意見のお願い】今年の忘年会の形式について（◯月◯日まで）
◯◯部の皆さま
お疲れさまです。今年の忘年会の幹事を担当する◯◯です。
今年の会の形式を決めるため、短いアンケートにご協力ください。回答は匿名で、1分ほどで終わります。
回答期限：◯月◯日（◯）
結果をもとに形式を決め、改めて日程をご相談します。
オンラインで開く場合の進め方はオンライン忘年会にまとめています。
日程アンケートのメール 例文
件名：【ご回答のお願い】忘年会の日程について（◯月◯日まで）
◯◯部の皆さま
お疲れさまです。今年の忘年会の幹事を担当する◯◯です。
日程を決めるため、下の候補日のご都合を教えてください。
・12月◯日（◯）18:30〜
・12月◯日（◯）18:30〜
・12月◯日（◯）18:30〜
回答方法：それぞれの日に ○（参加できる）△（未定）×（参加できない）でご返信ください。
回答期限：◯月◯日（◯）
いちばん多くの方が参加できる日に決めて、改めてご案内します。よろしくお願いいたします。
LINE・チャット向け（日程アンケート）
【忘年会の日程アンケート】
候補日：12/◯（◯）、12/◯（◯）、12/◯（◯）いずれも18:30〜
それぞれ ○△× で、◯/◯（◯）までにこのスレッドへ返信をお願いします！
候補日は日程候補の作成ツールで曜日つきに並べると、曜日の書き間違いを防げます。返ってきた○×は出欠表の作成ツールの「出欠を取る列」に候補日を入れると、日ごとの人数がその場で集計できます。
社外の方と日程を合わせるときの書き方は日程候補のメール 例文を参照してください。
出欠確認のメール 例文
社内向け（日程が決まった後）
件名：【出欠のご確認】忘年会（12月◯日）のご案内
◯◯部の皆さま
お疲れさまです。幹事の◯◯です。
日程アンケートへのご回答ありがとうございました。忘年会を下記のとおり行います。
日時：12月◯日（◯）18:30〜20:30
場所：◯◯（◯◯駅から徒歩◯分）
会費：◯円（当日、受付で集めます）
お手数ですが、◯月◯日（◯）までに、次の2点をご返信ください。
1. 出欠（出席／欠席）
2. 食べられないもの（あれば）
よろしくお願いいたします。
社外の方（取引先）をお招きするとき
件名：弊社忘年会のご案内（12月◯日）
株式会社◯◯
◯◯部 ◯◯様
いつも大変お世話になっております。株式会社◯◯の◯◯です。
日頃のお礼を込めて、ささやかながら忘年会を下記のとおり催します。ご多用の時期とは存じますが、ご都合がよろしければ、ぜひお越しください。
日時：12月◯日（◯）18:30〜20:30
場所：◯◯（◯◯駅から徒歩◯分）
お手数ですが、◯月◯日（◯）までにご出欠をお知らせいただけますと幸いです。お召し上がりになれないものがございましたら、あわせてお知らせください。
何卒よろしくお願い申し上げます。
社外の複数の方へ同じ案内を送るときは、宛先をBCCにするか、一人ずつ送ります。使い分けはBCCの使い方を参照してください。
LINE・チャット向け（短く）
【忘年会の出欠】12/◯（◯）18:30〜 ◯◯にて。会費◯円。
◯/◯（◯）までに、出席なら○、欠席なら×の絵文字で、このメッセージにリアクションをお願いします！ 食べられないものがある方は幹事◯◯まで個別にどうぞ。
友人・同期・サークル向け
今年も忘年会やります！
日時：12/◯（◯）19:00〜
場所：◯◯（◯◯駅すぐ）
会費：◯円くらい
お店に人数を伝えたいので、◯/◯（◯）までに「行く」「行けない」だけ返信ください。久しぶりに会えるのを楽しみにしています！
案内文の全体（取引先向けを含む）は忘年会の案内文の書き方と例文、案内メールをその場で作るなら案内文作成ツールが使えます。
件名の例（段階別）
件名だけで何の連絡か・返信が要るか・いつまでかが分かるようにします。受信箱で埋もれにくくなります。
| 段階 | 件名の例 |
|---|---|
| 開催形式を聞く | 【ご意見のお願い】今年の忘年会の形式について（◯/◯まで） |
| 日程アンケート | 【ご回答のお願い】忘年会の日程について（◯/◯まで） |
| 出欠確認（社内） | 【出欠のご確認・◯/◯締切】忘年会（12月◯日）のご案内 |
| 出欠確認（取引先） | 弊社忘年会のご案内（12月◯日） |
| 催促 | 【再送】忘年会の出欠のご確認（本日締め切り） |
| 変更の連絡 | 【変更のお知らせ】忘年会の会場について |
| 直前の連絡 | 【明日】忘年会の集合場所と会費のご案内 |
注意
取引先あての件名に【要返信】【締切】のような強い言葉を付けると、催促しているように読めます。社外向けは会の名前と日付だけにし、締め切りは本文に書きます。
往復はがきで出欠を取るとき
メールやチャットを使わない方（OB・OG、年配の取引先など）が多い会では、往復はがきで出欠を取ることもあります。往信面に案内（日時・場所・会費・締め切り）、返信面に出欠の選択肢と記入欄を印刷し、返信面の宛名には幹事の住所と名前を書いておきます。
- 返信面には「ご出席・ご欠席（どちらかを○で囲んでください）」「お名前」「食べられないもの」の欄を置く。
- 郵送の日数がかかるので、メールより締め切りを早めに設定し、そこから逆算して投函する。
- 料金は変わることがあるので、作る前に日本郵便の料金表で確かめる。
往信面・返信面の文面は同窓会の案内状（往復はがき）、宛名の書き方ははがきの宛名の書き方にあります。
締め切り後の催促メール 例文
メール（未回答の人にだけ）
件名：【再送】忘年会の出欠のご確認（本日締め切り）
お疲れさまです。幹事の◯◯です。
12月◯日の忘年会について、出欠のご回答がまだの方にお送りしています。お店に人数を伝える都合上、本日中にご返信いただけると助かります。
すでにご回答済みの方は、行き違いご容赦ください。
チャット（個別に一言）
◯◯さん、お疲れさまです。忘年会の出欠、本日が締め切りです。お店に人数を伝えたいので、出席か欠席だけでも返信いただけると助かります！
上司・役員へ（失礼にならない言い方）
◯◯部長、お忙しいところ失礼いたします。12月◯日の忘年会のご出欠について、お店に人数をお伝えするため、◯日（◯）中にお知らせいただけますでしょうか。ご予定がまだ分からない場合は、その旨だけでもお知らせいただけますと助かります。
Point
催促は全員宛てではなく、未回答の人にだけ送ります。回答済みの人に再送すると、確認の手間をかけます。誰が未回答かは、出欠表を見れば一目で分かります。
回答後の変更・キャンセルの連絡 例文
日時・場所が変わったとき（幹事から全員へ）
件名：【変更のお知らせ】忘年会の会場について
皆さま
お疲れさまです。幹事の◯◯です。
12月◯日（◯）の忘年会について、お店の都合により会場が変わりました。
変更前：◯◯
変更後：◯◯（◯◯駅から徒歩◯分）
日時・会費は変わりません。
ご出欠に変更がある方は、◯月◯日（◯）までにお知らせください。ご迷惑をおかけしますが、よろしくお願いいたします。
欠席・キャンセルの連絡を受けたとき（幹事からの返信）
ご連絡ありがとうございます。承知しました。出欠表を欠席に変えておきます。また次の機会にぜひご一緒しましょう。
店に人数を伝えた後のキャンセルは、キャンセル料がかかるかを店に確認してから、本人にどう扱うかを伝えます。変更のお詫びの書き方は日程変更のお詫び、会自体を中止するときはイベント中止のお知らせを参照してください。
回答を出欠表にまとめる
回答はメールやチャットに散らばるので、来たらすぐ出欠表に転記します。次の列を1行にまとめておくと、店への連絡と当日の受付がそのまま回ります。
| 列 | 使い道 |
|---|---|
| 名前・所属 | 未回答者の確認、当日の受付 |
| 出欠（出席／欠席／未定） | 店に伝える人数 |
| 二次会 | 二次会の店の予約 |
| 遅刻・早退 | 乾杯や表彰の段取り |
| 会費（済／未） | 集金漏れの防止 |
| 備考（食べられないもの） | 店への連絡。会の後に消す |
出欠表の作成ツールは、名簿を貼り付けるだけで出欠表になり、○×をタップすると人数が集計されます。当日は印刷して受付に置き、会費の「済」をつけていけば集金漏れも防げます。Excelで管理したい場合はCSVで保存できます。名簿の管理のしかたは参加者名簿の管理にもまとめています。
Excel・スプレッドシートで自分で作るとき
出欠の列を「出席／欠席／未定」の3つから選ぶ形（データの入力規則）にしておくと、表記がぶれません。人数は次の式で数えられます。
| 数えたいもの | 式の例（出欠がC列、会費がF列のとき） |
|---|---|
| 出席の人数 | =COUNTIF(C:C,"出席") |
| 欠席の人数 | =COUNTIF(C:C,"欠席") |
| 未定の人数 | =COUNTIF(C:C,"未定") |
| 未回答の人数 | =COUNTBLANK(C2:C100)（C2:C100は名簿の行の範囲に合わせる） |
| 会費を受け取った人数 | =COUNTIF(F:F,"済") |
- 締め切りは店の人数確定の期限より前にしてある
- 未回答者が一覧で分かる
- 食べられないものを店に伝えた
- 会費の集金方法（当日・事前・振込）を伝えた
- 欠席の人にも、当日の様子や写真の共有をするか決めた
注意
欠席の連絡を受ける側の対応や、断る側の文例は忘年会の断り方と欠席メール、店の予約と人数確定の考え方は忘年会の店選びにまとめています。
よくある間違い
| 間違い | どうなるか | 直し方 |
|---|---|---|
| 日程が決まる前に出欠も二次会も聞く | 「日による」としか答えられず、聞き直しになる | 日程アンケートと出欠確認を分ける |
| 質問をすべて必須にする | 後回しにされ、回答が集まらない | 必須は名前と出欠（日程）だけ |
| 締め切りを書かない | いつまでも回答がそろわない | 本文に必ず書く。社内向けは件名にも入れる |
| 催促を全員に再送する | 回答済みの人の手間になる | 未回答の人にだけ個別に送る |
| 社外の方を含めてTOに全員並べる | 互いのアドレスが見えてしまう | BCCにするか一人ずつ送る |
| アレルギーの回答をずっと残す | 不要な個人の情報を持ち続ける | 店に伝えたら、会の後に消す |
| 会場変更を一部の人にだけ伝える | 旧会場に行く人が出る | 全員に「変更のお知らせ」を送る |
会の後の感想アンケート 例文
翌年の幹事への引き継ぎに使うなら、会の後に短い感想アンケートを取っておくと役に立ちます。質問は少なく、匿名でも答えられる形にします。
| 質問文 | 答え方 |
|---|---|
| 今年の忘年会はいかがでしたか | 1つ選ぶ（よかった／ふつう／いまひとつ） |
| よかった点を教えてください | 記述（任意） |
| 来年変えたほうがいい点（日程・お店・時間・ゲームなど） | 記述（任意） |
| 来年の開催形式の希望 | 1つ選ぶ（今年と同じ／ランチ会／オンライン／こだわらない） |
件名：忘年会のお礼と、短いアンケートのお願い
皆さま
昨日の忘年会では、ご参加ありがとうございました。
来年の会の参考にするため、感想を聞かせてください。回答は任意で、お名前は不要です。
回答期限：◯月◯日（◯）
引き続きよろしくお願いいたします。
会の後のお礼メールは忘年会のお礼メール 例文、社内アンケートの依頼文全般は社内アンケートの依頼文、回答へのお礼はアンケートのお礼文を参照してください。
この記事の要点
- （形式）→日程→出欠→細かい希望の順に、1回の質問は少なく。
- 必須は出欠に関わる質問だけ。ほかは任意にする。
- 締め切りは店の人数確定の期限から逆算し、本文に書く（社内向けは件名にも）。
- 日程アンケートは○△×で答えてもらうと集計が早い。フォームなら選択式（グリッド）。
- 社外の方へは改まった案内にし、複数の宛先はBCCか個別に。
- 催促は未回答の人にだけ送る。変更は全員に知らせる。
- 回答は出欠表に一覧で記録し、当日の受付と集金にも使う。
- アレルギーなどは任意で、会の後に消す。
FAQ
よくある質問
日程を決める段階なら「日程を決めるため、下の候補日のご都合を教えてください。それぞれの日に○（参加できる）△（未定）×（参加できない）でご返信ください。回答期限：◯月◯日」と、候補日・答え方・期限を書きます。日程が決まったら、日時・場所・会費と、返信してほしい項目（出欠、食べられないもの）を書いた出欠確認を送ります。
段階ごとに分けて聞きます。最初は候補日ごとの参加可否（○△×）だけ、日程が決まったら出欠・二次会・食べられないもの、直前は会費の支払い方法と集合場所です。料理の希望、お酒を飲むか、ゲーム・景品のアイデアは任意の質問にします。
人数が多いならフォームのほうが集計が楽です。少人数ならメールやチャットの返信で十分です。どちらでも、冒頭に回答期限と回答の使い道（日程決めと店への連絡）を書いておきます。
「選択式（グリッド）」で、行に候補日、列に○・△・×を入れると、1つの質問で候補日すべての都合を聞けます。回答をスプレッドシートにつなげておくと、未回答者の確認と日ごとの人数の集計が楽になります。
「【出欠のご確認】忘年会（◯月◯日）のご案内」のように、出欠の確認であることと日付が件名だけで分かるようにします。日程アンケートなら「【ご回答のお願い】忘年会の日程について（◯月◯日まで）」と締め切りを入れ、催促は「【再送】」を付けて未回答の人にだけ送ります。
お店に人数を確定させる期限を先に確認し、その数日前を締め切りにします。催促と聞き直しの時間を残しておくと、確定の期限に間に合います。
社内向けとは分けて、「日頃のお礼を込めて」「ご都合がよろしければ」と改まった案内を送り、回答期限と食べられないものの確認を添えます。複数の方へ送るときは、BCCにするか一人ずつ送ります。
締め切りの日に、未回答の人にだけ「本日締め切り」と再送します。全員宛てに再送すると回答済みの人の手間になります。上司には「ご予定が分からない場合は、その旨だけでも」と添えると返信をもらいやすくなります。そもそも質問が多すぎないか、回答方法が分かりやすいかも見直してください。
出欠や日程は誰の回答か分からないと使えないため、名前を書いてもらいます。開催形式の希望や会の後の感想は、匿名にしたほうが本音が集まります。
全体の感想（よかった／ふつう／いまひとつ）、よかった点、来年変えたほうがいい点、来年の開催形式の希望の4つ程度に絞り、任意・匿名で答えられる形にします。結果は翌年の幹事への引き継ぎに使います。
無料の出欠表作成ツールを用意しています。名簿を貼り付けると出欠表になり、○×をタップすると人数が集計されます。会費の集金欄、受付欄、備考欄があり、A4で印刷、CSV（Excel）で保存ができます。
少人数で全員の予定が合いやすいならまとめても構いません。人数が多い会では、日程が決まる前に出欠を聞いても答えようがないため、日程アンケートを先に行い、決まった日程で改めて出欠を確認するほうが回答が集まります。