メール
ビジネスメールの基本の構成
宛名・挨拶・名乗り・要件・結び・署名
ビジネスメールは、件名のあとに①宛名 ②挨拶 ③名乗り ④要件 ⑤結び ⑥署名の順で書くのが基本です。いちばん大事なのは要件で、「何の件で、相手に何をしてほしいか」を先に書き、詳しい説明は後ろに回すと伝わりやすくなります。結論として、次の形をそのまま使えます。
「株式会社◯◯
◯◯部 ◯◯様
お世話になっております。
株式会社△△の□□です。
◯◯の件で、ご確認をお願いしたくご連絡いたしました。
（詳しい内容）
お忙しいところ恐れ入りますが、よろしくお願いいたします。
（署名）」
このページでは、部品ごとのルール一覧、良い例・悪い例、場面別の例文を並べました。
結論
ビジネスメールの構成は、相手が「誰から・何の件で・自分は何をすればよいか」を上から順に読み取れるようにするための並びです。手紙の頭語・時候の挨拶は、メールでは省くことが多く、「お世話になっております」などの短い挨拶で始めます。宛名の書き方（御中・様・各位）や署名の項目、添付ファイルの扱いは会社の決まりに従ってください。
構成の部品とルール一覧
| 部品 | 書くこと | ポイント |
|---|---|---|
| 件名 | 何の件か＋必要なら会社名 | 本文を開かなくても用件が分かるように |
| ①宛名 | 会社名・部署名・役職・氏名＋様 | 会社名は省略せず正式名称で。社内は部署名を省くことが多い |
| ②挨拶 | お世話になっております／お疲れさまです | 社外と社内で使い分ける。初めての相手には別の言い方 |
| ③名乗り | 会社名＋氏名（社内は氏名か部署＋氏名） | 挨拶の直後に。相手が差出人の欄を見なくても分かるように |
| ④要件 | 結論→理由・詳細→相手にしてほしいこと | 何の件か、何をしてほしいか、期限はいつかを書く |
| ⑤結び | よろしくお願いいたします など | 依頼・確認・お礼など、要件に合った言葉を選ぶ |
| ⑥署名 | 氏名・会社名・部署・連絡先 | 返信を重ねるときは簡略版でもよい。項目は会社の決まりに従う |
署名に入れる項目はメールの署名の書き方、宛名が複数になるときはメールの宛名が複数のときにまとめています。署名は署名作成ツールでも作れます。
部品ごとの書き方
宛名
社外あては「株式会社◯◯ ◯◯部 ◯◯様」のように、会社名・部署名・氏名を書きます。役職を入れるときは「◯◯部 部長 ◯◯様」のように書き、「◯◯部長様」のように役職と「様」を重ねないようにします。社内あては「◯◯さん」「◯◯課長」など、社内の慣習に従います。
挨拶と名乗り
社外には「お世話になっております」、社内には「お疲れさまです」が基本です。初めての相手には「突然のご連絡失礼いたします」「初めてご連絡いたします」などで始めます。挨拶のすぐあとに「株式会社△△の□□です」と名乗ります。言葉の選び方はメールの書き出し 例文を見てください。
要件
要件は最初の一、二文で「何の件で、何をお願いしたいか」を書きます。理由や経緯はそのあとに回し、日時・場所・依頼事項は箇条書きにします。期限があるときは必ず書きます。改行と段落の入れ方は読みやすいメールの改行と段落にまとめています。
結び
「よろしくお願いいたします」で締めるのが基本ですが、依頼なら「ご検討のほど、よろしくお願いいたします」、確認なら「ご確認のほど、よろしくお願いいたします」のように、要件に合わせて言葉を足すと丁寧です。言い換えはメールの締めの言葉にまとめています。
署名
本文の最後に、氏名・会社名・部署名・電話番号・メールアドレスなどを置きます。返信を何度も重ねるときに簡略版の署名を使うかどうかは、会社の決まりに従ってください。
良い例・悪い例の対比
悪い例：名乗りがなく、要件が最後まで分からない
件名：ご連絡
◯◯様
お世話になっております。
先日は展示会にお越しいただきありがとうございました。当日は多くの方にお越しいただき、弊社としても大変ありがたい機会となりました。その際にお話ししていた件ですが、社内で検討しまして、資料をお送りできることになりました。つきましては送付先を教えていただけますか。
件名から用件が分からず、名乗りもないため、誰からの何のメールかを読み進めないと把握できません。お願いごとが最後の一文にしかありません。
良い例：名乗りと要件が先にある
件名：◯◯資料の送付先のご確認（株式会社△△）
株式会社◯◯
◯◯部 ◯◯様
お世話になっております。
株式会社△△の□□です。
先日は展示会の弊社ブースにお立ち寄りいただき、ありがとうございました。
当日お話しした◯◯の資料をお送りしたく、送付先をお知らせいただけますでしょうか。
郵送とメールのどちらがよろしいかも、あわせてお知らせください。
お手数をおかけしますが、よろしくお願いいたします。
（署名）
場面別の例文
社外の取引先へ（基本の形）
件名：◯◯の納期のご確認（株式会社△△）
株式会社◯◯
◯◯部 ◯◯様
いつもお世話になっております。
株式会社△△の□□です。
ご依頼いただいている◯◯について、納期をご確認いただきたくご連絡いたしました。
現在の予定は◯月◯日ですが、この日程で差し支えないでしょうか。
◯月◯日までにお返事をいただけますと幸いです。
よろしくお願いいたします。
――――――――
株式会社△△ ◯◯部
□□
電話：◯◯
メール：◯◯
――――――――
初めての相手へ
件名：◯◯についてのご相談（株式会社△△）
株式会社◯◯
◯◯ご担当者様
突然のご連絡失礼いたします。
株式会社△△で◯◯を担当しております□□と申します。
貴社のウェブサイトを拝見し、◯◯についてご相談したくご連絡いたしました。
（相談の内容）
お忙しいところ恐れ入りますが、ご検討いただけますと幸いです。
何卒よろしくお願いいたします。
注意
担当者の名前が分からないときは「◯◯ご担当者様」とします。どこで連絡先を知ったかを書くと、相手が安心して読み進められます。
社内の上司へ
件名：【ご相談】◯◯の予算について
◯◯部長
お疲れさまです。◯◯課の□□です。
◯◯の予算について、ご判断をいただきたくご相談いたします。
■ご判断いただきたいこと
◯◯の費用を、当初の予算から増やしてよいか
■理由
・◯◯の仕様が変わったため
◯日の会議までにお返事をいただけますと助かります。
よろしくお願いいたします。
社内の同僚・他部署へ
件名：◯◯の資料共有のお願い
◯◯部 ◯◯さん
お疲れさまです。◯◯部の□□です。
◯◯の件で、昨年度の資料を共有していただけないでしょうか。
◯日の打ち合わせで参考にしたいと考えています。
お手すきの際で構いませんので、よろしくお願いします。
返信するとき
件名：Re: ◯◯の納期のご確認（株式会社△△）
株式会社△△
□□様
お世話になっております。
株式会社◯◯の◯◯です。
ご連絡いただき、ありがとうございます。
納期は◯月◯日で問題ございません。
引き続きよろしくお願いいたします。
返信のときも、宛名・挨拶・名乗りは省かずに書くのが基本です。件名の「Re:」の扱いは返信の「Re:」は消すかにまとめています。
この記事の要点
- 順番は宛名→挨拶→名乗り→要件→結び→署名。
- 名乗りは挨拶のすぐあとに、会社名と氏名で。
- 要件は結論とお願いを先に、経緯や詳細は後ろに。
- 結びは要件に合わせて「ご確認のほど」などを足す。
- 宛名・署名の細かい書き方は会社の決まりに従う。
FAQ
よくある質問
メールでは「お世話になっております」などの短い挨拶で始め、時候の挨拶は省くことが多いです。季節の挨拶状やお礼状のように改まったメールでは、入れても差し支えありません。
初めての相手には「□□と申します」、やり取りのある相手には「□□です」が自然です。どちらも誤りではありません。
社外への返信では、宛名・挨拶・名乗りを省かないのが基本です。社内で短いやり取りを続けるときは、社内の慣習に合わせて簡略にしても構いません。
冒頭で「◯点ご連絡いたします」と伝え、番号を付けて一つずつ書きます。まったく別の話題であれば、メールを分けたほうが相手が管理しやすくなります。判断の目安はメールで話題を変える表現を見てください。
社外には毎回入れるのが基本です。同じ相手と返信を重ねるときに簡略版にするかどうかは、会社の決まりに従ってください。