二重請求のお詫びと返金のご案内 例文
二重決済・二重引き落とし・過大請求

結論：いつ・どの手段で・何を書くか

そのまま送れる短い例文です。

件名：【お詫び】ご利用料金の二重請求とご返金について

◯◯様

◯◯サービスの□□でございます。
◯月◯日に、◯月分のご利用料金を二重にご請求しておりました。ご心配とご迷惑をおかけし、誠に申し訳ございません。
重複した一回分（◯◯円）は、◯月◯日までにご登録のクレジットカードへの取消処理で全額ご返金いたします。お客様にお手続きいただくことはございません。
請求処理の確認を改め、再発防止に努めます。

件名の付け方

件名には「ご返金」まで入れておくと、受け取った人が「お金は戻るのか」を開く前に知ることができます。

書く項目のチェックリスト

• 請求の日付・金額・名目と、どれが重なったかを書いたか
• 返金する金額と、返金の方法（取消・振込・相殺）を書いたか
• 返金の時期を、確かな範囲で書いたか
• 相手に手続きをお願いするか、何もしなくてよいかを書いたか
• 振込手数料など、返金にかかる費用はこちらで持つことを書いたか
• カード番号・暗証番号・パスワードをメールで尋ねていないか
• 返金先の口座を尋ねる場合、会社で決めた方法（専用の入力画面・書面など）で受け取るようにしたか
• 返金が終わったら完了の連絡をすると書いたか

場面別の例文

クレジットカードで二重に決済したとき（お客様）

件名：【お詫び】ご利用料金の二重決済とご返金について

◯◯様

いつも◯◯サービスをご利用いただき、誠にありがとうございます。□□でございます。
◯月◯日、当社の決済処理の不具合により、◯月分のご利用料金（◯◯円）を二回決済しておりました。ご心配とご迷惑をおかけし、誠に申し訳ございません。

■ご返金の方法
重複した一回分を、ご登録のクレジットカードへの取消処理によりご返金いたします。◯月◯日に取消の手続きを完了いたしました。

■ご利用明細への反映
取消がご利用明細に反映される時期は、カード会社によって異なります。明細に反映されない場合や、ご不明な点がございましたら、本メールにご返信ください。

お客様にお手続きいただくことはございません。なお、当社からカード番号やパスワードをお尋ねすることはございません。

口座から二重に引き落としたとき（お客様）

件名：【お詫び】◯月分ご利用料金の二重引き落としについて

◯◯様

◯◯サービスの□□でございます。
◯月◯日、◯月分のご利用料金（◯◯円）を、ご登録の口座から二回引き落としておりました。当社の請求処理の誤りにより、ご迷惑をおかけし誠に申し訳ございません。

重複した一回分は、◯月◯日までに、引き落としを行ったご登録の口座へお振り込みいたします。振込手数料は当社が負担いたします。
別の口座へのご返金をご希望の場合は、お手数ですが、マイページの「ご返金先の登録」からお知らせください。

ご返金が完了しましたら、改めてご連絡いたします。

同じ請求書を二度送ってしまったとき（取引先・支払い前）

件名：【お詫び】ご請求書（No.◯◯）の重複送付について

株式会社◯◯
経理部　◯◯様

いつもお世話になっております。株式会社△△の□□です。
◯月分のご請求書（No.◯◯）を、◯月◯日と◯月◯日の二回お送りしておりました。重複のご確認でお手間をおかけし、大変申し訳ございません。

二通は同じ内容で、ご請求は一回分のみです。お手数ですが、後からお送りしたものは破棄していただけますでしょうか。
送付の記録を確認する手順を改め、再発を防ぎます。

同じ請求書が二通あると、相手が二回支払ってしまうおそれがあります。経理担当者に電話で一報を入れると確実です。

取引先から二重に振り込まれたとき

件名：【ご連絡】◯月分ご入金の重複と精算方法のご相談

株式会社◯◯
経理部　◯◯様

いつもお世話になっております。株式会社△△の□□です。
◯月分のご請求（No.◯◯、◯◯円）につきまして、◯月◯日と◯月◯日の二回ご入金をいただいておりました。当方の請求書の重複送付が原因と思われ、ご迷惑をおかけし申し訳ございません。

重複分の精算について、以下のどちらがご都合よろしいでしょうか。
・ご指定の口座へご返金（振込手数料は当社負担）
・次回のご請求額から差し引き
ご希望をお聞かせいただけますと幸いです。

相手の経理の処理に関わるため、返金か差し引きかは相手に選んでもらいます。自社の判断だけで差し引かないようにします。

料金プランを誤って多く請求したとき（過大請求）

件名：【お詫び】◯月分ご利用料金の過大請求とご返金について

◯◯様

◯◯サービスの□□でございます。
◯月分のご利用料金を、ご契約の「ライトプラン」ではなく「スタンダードプラン」の料金でご請求しておりました。誠に申し訳ございません。

・ご請求した金額：◯◯円
・本来の金額：◯◯円
・ご返金する金額：◯◯円

差額は、◯月◯日までにご登録のお支払い方法へご返金いたします。お客様にお手続きいただくことはございません。
プラン変更時の確認手順を見直し、同じ誤りが起きないよう努めます。

初めて利用したお客様へ（初回の決済で重複）

件名：【お詫び】初回ご利用料金の二重決済について

◯◯様

このたびは◯◯サービスにお申し込みいただき、誠にありがとうございます。□□と申します。
お申し込みの際の決済が、当社の処理の不具合により二回行われておりました。初めてのご利用でご不安な思いをおかけし、誠に申し訳ございません。
重複した一回分は、◯月◯日に取消の手続きを完了いたしました。サービスはそのままご利用いただけます。
ご不明な点がございましたら、本メールにご返信いただくか、◯◯（お問い合わせ窓口）までご連絡ください。

返金完了のお知らせ

件名：【ご報告】ご返金完了のお知らせ

◯◯様

◯◯サービスの□□でございます。
先日ご案内いたしました重複分のご返金（◯◯円）について、◯月◯日にお手続きが完了いたしましたのでお知らせいたします。
このたびはご迷惑をおかけし、改めてお詫び申し上げます。今後とも◯◯サービスをよろしくお願いいたします。

前の返金案内の内容を訂正するとき

件名：【訂正】ご返金のお手続きについて

◯◯様

◯◯サービスの□□でございます。
先ほどお送りしたメールで、ご返金の予定日を「◯月◯日」とお伝えいたしましたが、正しくは「◯月◯日」でした。重ね重ね申し訳ございません。
ご返金の金額と方法に変更はございません。

言ってはいけない・避けたい言い方

お詫びの言葉の選び方はお詫びの言葉の使い分け、問い合わせへの返信の組み立てはクレームへの返信メールも参考にしてください。

後日のフォロー（お礼・お詫び）

返金先の登録をしてもらったとき

◯◯様

ご返金先のご登録をいただき、誠にありがとうございます。◯月◯日までにお振り込みいたします。
お手数をおかけし、申し訳ございませんでした。

取引先へ、精算が済んだあとに

◯◯様

重複分のご返金について、◯月◯日にお振り込みいたしました。ご確認のお手間をおかけし、誠に申し訳ございませんでした。
今後は請求書の送付記録を確かめてからお送りいたします。引き続きよろしくお願いいたします。

社内で原因と対策をまとめる場合は顛末書の書き方を参考にしてください。