不在連絡メールの例文
社外・社内・自動返信

すぐ使える最短の文面

まず1本だけ送るなら、次の形で足ります。期間・代わりの窓口・返信できる日の3つが入っていれば、相手は困りません。

件名：不在のお知らせ（◯月◯日〜◯月◯日）

いつもお世話になっております。株式会社△△の□□です。
◯月◯日（◯）から◯月◯日（◯）まで不在にいたします。
期間中のご用件は、◯◯（メールアドレス）までお願いいたします。
◯月◯日（◯）以降、順にご返信いたします。

事前の連絡に書くこと

理由は「休暇のため」「出張のため」で十分です。行き先や私用の内容まで書く必要はありません。代わりの担当者には、名前を出す前に必ず了承を取り、進行中の案件の状況を引き継いでおきます。

社外への事前連絡メール

休暇（夏季休暇など）の前に

件名：休暇による不在のお知らせ（◯月◯日〜◯月◯日）

株式会社◯◯
◯◯様

いつもお世話になっております。株式会社△△の□□です。
誠に勝手ながら、◯月◯日（◯）から◯月◯日（◯）まで、休暇のため不在にいたします。

期間中にお急ぎのご用件がございましたら、同じ部署の◯◯までご連絡ください。
　◯◯（メールアドレス／電話番号）
◯◯には、現在進めております◯◯の件を共有しております。

◯月◯日（◯）以降、順にご返信いたします。
ご不便をおかけしますが、どうぞよろしくお願いいたします。

出張の前に

件名：出張による不在のお知らせ

◯◯様

お世話になっております。株式会社△△の□□です。
◯月◯日（◯）から◯日（◯）まで、出張のため社外におります。
期間中もメールは確認しておりますが、ご返信が遅れる場合がございます。
お急ぎの場合は、携帯電話（◯◯）までご連絡いただけますと幸いです。
よろしくお願いいたします。

長期の不在（休業など）の前に

件名：長期不在と担当者のご案内

◯◯様

いつもお世話になっております。株式会社△△の□□です。
私事で恐縮ですが、◯月◯日（◯）から◯月ごろまで、休業のため長期にわたり不在にいたします。
その間、◯◯の件は同じ部署の◯◯が担当いたします。
◯◯とは引き継ぎを済ませておりますので、今後のご連絡は◯◯までお願いいたします。
　◯◯（メールアドレス／電話番号）
ご迷惑をおかけしますが、引き続きどうぞよろしくお願いいたします。

産休・育休に入る前に

件名：産休・育休による不在と担当者のご案内

株式会社◯◯
◯◯様

いつもお世話になっております。株式会社△△の□□です。
私事で恐縮ですが、◯月◯日（◯）より産休・育休をいただくことになりました。
復帰は◯年◯月ごろを予定しております。

休業中、◯◯の件は◯◯部の◯◯が担当いたします。
これまでの経緯は◯◯にすべて引き継いでおります。
　◯◯（メールアドレス／電話番号）

ご迷惑をおかけしますが、引き続きよろしくお願いいたします。
復帰の際には改めてご挨拶いたします。

長期の不在で担当が実質的に替わる場合は、後任者を紹介する形のメールにします。書き方は担当変更の挨拶メール、産休・育休の挨拶全般は産休・育休の挨拶を参照してください。育休だけを取る場合は、文中の「産休・育休」を「育休」に替えます。

自動返信（自動応答）の文面

休暇中の自動返信

件名：自動返信：休暇による不在のお知らせ

メールをお送りいただき、ありがとうございます。
あいにく◯月◯日（◯）から◯月◯日（◯）まで、休暇のため不在にしております。
いただいたメールは、◯月◯日（◯）以降に順に確認し、ご返信いたします。

お急ぎのご用件は、下記までご連絡ください。
　株式会社△△　◯◯部　◯◯
　（メールアドレス／電話番号）

ご不便をおかけしますが、よろしくお願いいたします。
株式会社△△　□□

出張・外出中の自動返信

メールをお送りいただき、ありがとうございます。
◯月◯日（◯）は終日、出張のため社外におります。
メールの確認が遅れる場合がございますので、お急ぎの方は◯◯（電話番号）までお電話ください。
株式会社△△　□□

営業時間外・休業日の自動返信

件名：自動返信：営業時間外のため確認が翌営業日になります

お問い合わせいただき、ありがとうございます。
このメールは自動でお送りしています。
当社の営業時間は平日◯時〜◯時です。営業時間外にいただいたメールは、翌営業日に担当者から順にご返信いたします。
株式会社△△　◯◯窓口

営業時間外の連絡の受け方そのものは営業時間外の連絡にまとめています。

社内向けの自動返信

件名：自動返信：□□は◯日まで不在です

□□です。◯月◯日（◯）まで休暇で不在です。
◯◯社の案件は◯◯さん、それ以外は◯◯課長に確認をお願いします。
◯日（◯）から順に返信します。

英語の自動返信（海外の取引先がいる場合）

Subject: Out of Office: Back on [Month Day]

Thank you for your email. I am out of the office from [Month Day] to [Month Day] with limited access to email.
For urgent matters, please contact [Name] at [email address].
I will reply after I return on [Month Day].
[Your name]

日本語の文面の下に英語を続けて、1通で両方を送る形にもできます。

自動返信を設定するときの確認

• 戻る日の朝に止まるように期間を設定する（期間を指定できない場合は、解除する日を予定表に入れておく）
• 文面の日付と曜日が合っているか、カレンダーで確かめる
• 人が書いた返事と取り違えられないよう、件名か冒頭に「自動返信」と入れる
• 設定したら別のアドレスから自分あてに1通送り、実際に届く文面を見る
• 案件ごとの振り分け（この件は◯◯さんへ、など）は社内向けの文面にだけ書く

社内・上司への休暇の連絡

事前に休暇を伝える

件名：休暇取得のご連絡（◯月◯日〜◯月◯日）

◯◯課長
（CC：◯◯チームの皆さん）

お疲れさまです。□□です。
◯月◯日（◯）から◯月◯日（◯）まで、休暇をいただきます。

不在中の対応は、下記のとおり◯◯さんにお願いしています。
　・◯◯社の◯◯の件：◯◯さん
　・◯◯の締め：◯日までに私が済ませておきます

急ぎの連絡はチャットでいただければ、確認できるときに返信します。
ご迷惑をおかけしますが、よろしくお願いいたします。

当日、急に休むとき（体調不良など）

件名：本日のお休みのご連絡（□□）

◯◯課長

おはようございます。□□です。
体調がすぐれないため、本日はお休みをいただけますでしょうか。
急なご連絡となり申し訳ございません。

本日予定していた◯◯社との打ち合わせは、先方に延期のご連絡をいたしました。
◯◯の資料は共有フォルダの「◯◯」に保存してありますので、必要な場合はご覧ください。
明日の出社については、改めてご連絡いたします。

急な休みは、会社の決まり（電話が必要かどうか）に従ったうえで、メールやチャットではその日の予定をどう処理したかを書きます。延期をお願いした相手には、戻ってからお詫びと改めての日程を送ります。お詫びの書き方はお詫びメールの例文にあります。

復帰後の連絡とチェックリスト

◯◯様

お世話になっております。株式会社△△の□□です。
不在中はご不便をおかけし、申し訳ございませんでした。
本日より通常どおり対応しております。
◯◯の件、◯◯から引き継ぎを受けました。◯日までに改めてご連絡いたします。
引き続きよろしくお願いいたします。

• 期間を日付と曜日で書いたか
• 代わりの担当者の了承を取り、案件を引き継いだか
• 急ぎのときの連絡方法と返信できる日を書いたか
• 自動返信に個人の電話番号や行き先を書いていないか
• やりとりの多い相手に事前に知らせたか
• 戻ったら自動返信を解除し、不在中のメールに順に返信したか