メール
メールで日時・場所を伝える書き方
記書き・曜日・時刻の表記と例文
メールで日時と場所を伝えるときは、本文の文章に埋め込まず、行を分けて書き出すのが基本です。日付には曜日を添え、時刻は開始と終了を書き、場所は相手がそのまま向かえるところまで（建物名・階・部屋名）書きます。そのまま使える見本は次のとおりです。
「下記のとおり、お打ち合わせをお願いいたします。
■日時：2026年11月12日（木）14:00〜15:00
■場所：弊社◯階 第◯会議室（東京都◯◯区◯◯）
■当日のご連絡先：□□（携帯 ◯◯◯-◯◯◯◯-◯◯◯◯）」
このページでは、表記のルールの一覧、間違えやすい書き方の直し方、場面別の例文、記書きの使い方を並べます。日程の候補を出すときは日程候補のメール、候補日の一覧は日程候補の作成ツールで作れます。
結論
ここでいう「記書き」は、本文のあとに「記」と書き、日時・場所・持ち物などを一行ずつ並べ、最後に「以上」で閉じる書き方です。文書（案内状・通知文）でよく使われ、メールでも案内や通知で使えます。メールでは「記」「以上」を省いて「■日時」のように見出しを付けて並べる書き方も広く見られ、どちらを使うかは会社の決まりや相手との関係に合わせてください。
日時・場所の表記ルール一覧
| 項目 | 書き方 | 例 |
|---|---|---|
| 日付 | 月日に曜日を添える。年をまたぐ・先の予定なら年も書く | 11月12日（木）／2026年11月12日（木） |
| 曜日 | 書いたらカレンダーで必ず確かめる。日付と曜日が食い違うと、相手はどちらが正しいか分からない | 11月12日（木） |
| 時刻 | 開始と終了を書く。「14:00」形式か「午前・午後」かを一通の中でそろえる | 14:00〜15:00／午後2時〜3時 |
| 正午・深夜 | 「12時」「0時」は取り違えが起きやすいので、言葉を足す | 正午（12:00）／11月12日（木）の24:00（13日の0:00） |
| 集合と開始 | 集合時刻と開始時刻が違うときは両方書く | 集合 13:50／開始 14:00 |
| 場所 | 名称・住所・階・部屋名。初めて来る相手には最寄り駅や地図のURLも | ◯◯ビル◯階 第◯会議室 |
| オンライン | 使うサービス名と、URLをいつ・どう送るか | Web会議（URLは前日までにお送りします） |
| 連絡先 | 当日に連絡がつく電話番号と担当者名 | 当日のご連絡先：□□（携帯） |
注意
「14:00」形式と「午前・午後」のどちらを使うかに決まりはありません。会社の決まりがあればそれに従い、なければ一通の中で混ぜないことを優先してください。相手の書き方に合わせるのも一つの方法です。
Point
曜日の書き間違いは、日時のメールで特に起きやすいミスです。送る前にカレンダーを開いて確かめ、祝日にあたらないかも見ておきます。営業日の数え方は営業日の数え方、日数の計算は営業日・日数計算ツールで確認できます。
間違えやすい書き方・直した例
| 間違えやすい書き方 | 起きやすいこと | 直した例 |
|---|---|---|
| 来週の木曜日に伺います | いつ読まれるかで「来週」の指す週が変わる | 11月12日（木）に伺います |
| 12日の2時から | 午前か午後か、何月の12日か分からない | 11月12日（木）14:00から |
| 14時〜 | 終わりの時刻が分からず、相手が後の予定を組めない | 14:00〜15:00（1時間ほど） |
| 弊社にお越しください | 初めての相手は建物・入口・階が分からない | ◯◯ビル◯階の受付にお越しください（住所：◯◯） |
| 11月12日（金） | 日付と曜日が食い違い、相手が確認の連絡をする手間が生じる | 11月12日（木） |
| 日時と場所を文章の途中に入れる | 読み飛ばされやすく、返信で引用しにくい | 「■日時」「■場所」と行を分けて書く |
悪い例
来週木曜の2時から、うちの会議室で打ち合わせをお願いできればと思います。場所は前回と同じところです。
良い例
次回のお打ち合わせを、下記のとおりお願いできますでしょうか。
■日時：11月12日（木）14:00〜15:00
■場所：弊社◯階 第◯会議室（前回と同じお部屋です）
■住所：東京都◯◯区◯◯ ◯◯ビル
ご都合が合わない場合は、お知らせください。
「前回と同じ」と書くときも、部屋名は改めて書いておくと、前回の出席者と違う人が来るときにも困りません。
場面別の例文
打ち合わせの日時を確定して伝える
件名：お打ち合わせ日時のご連絡（11月12日（木）14:00〜）
株式会社◯◯
◯◯様
お世話になっております。株式会社△△の□□です。
日程のご調整をいただき、ありがとうございました。
下記のとおり、お打ち合わせをお願いいたします。
■日時：2026年11月12日（木）14:00〜15:00
■場所：弊社◯階 第◯会議室
■住所：東京都◯◯区◯◯ ◯◯ビル（◯◯駅から徒歩◯分）
■当日のご連絡先：□□（携帯 ◯◯◯-◯◯◯◯-◯◯◯◯）
当日は1階の受付で、□□をお呼び出しください。
どうぞよろしくお願いいたします。
注意
件名に日時を入れておくと、相手がメールを開かなくても予定を確かめられます。
オンライン会議の案内
件名：【Web会議のご案内】11月13日（金）10:00〜11:00
◯◯様
お世話になっております。株式会社△△の□□です。
下記のとおり、Web会議でお打ち合わせをお願いいたします。
■日時：11月13日（金）10:00〜11:00
■方法：◯◯（Web会議サービス名）
■参加用URL：前日までに、このメールに返信する形でお送りします
■接続できないとき：□□の携帯（◯◯◯-◯◯◯◯-◯◯◯◯）にお電話ください
よろしくお願いいたします。
参加用URLやパスコードの送り方は、会社の決まり・使っているWeb会議サービスの仕様に従ってください。招待メール全体の例文はオンライン会議の招待メールにまとめています。
来社・訪問の日時を伝える（伺う側）
件名：ご訪問日時のご確認（11月16日（月）15:00）
◯◯様
お世話になっております。株式会社△△の□□です。
ご訪問の日時を、下記のとおり承りました。
■日時：11月16日（月）15:00〜16:00
■伺う者：□□、◯◯（計二名）
■伺う先：貴社◯階の受付
当日、何かございましたら□□の携帯（◯◯◯-◯◯◯◯-◯◯◯◯）までご連絡ください。
どうぞよろしくお願いいたします。
日時を変更するとき
件名：【日時変更】お打ち合わせ 11月12日（木）→11月18日（水）
◯◯様
お世話になっております。株式会社△△の□□です。
ご調整いただいたお打ち合わせの日時を、下記のとおり変更させていただけますでしょうか。
こちらの都合で申し訳ございません。
■変更前：11月12日（木）14:00〜15:00
■変更後：11月18日（水）14:00〜15:00
■場所：変更はございません（弊社◯階 第◯会議室）
ご都合が合わない場合は、改めて候補をお送りいたします。
どうぞよろしくお願いいたします。
変更の連絡では、変更前と変更後を並べて書き、変わらない項目は「変更なし」と明記します。
社内の会議の案内（記書き）
件名：【ご案内】◯◯プロジェクト 定例会議
関係各位
お疲れさまです。□□です。
◯◯プロジェクトの定例会議を、下記のとおり開催します。
記
日時：11月19日（木）10:00〜11:00
場所：◯階 第◯会議室（オンライン参加も可）
議題：◯◯の進み具合の確認
持ち物：配布済みの資料
以上
イベント・説明会の案内（集合時刻がある）
件名：◯◯説明会のご案内（11月20日（金））
◯◯様
お世話になっております。株式会社△△の□□です。
◯◯説明会の詳細をお送りいたします。
■日時：11月20日（金）13:30〜15:00（受付開始 13:15）
■会場：◯◯ホール ◯階（東京都◯◯区◯◯）
■アクセス：◯◯駅から徒歩◯分（地図：URL）
■持ち物：このメールの画面か、印刷したもの
当日お会いできることを楽しみにしております。
案内文をまとめて作るときは案内文作成ツールも使えます。
この記事の要点
- 日時・場所は行を分けて書き出す。文章に埋め込まない。
- 日付には曜日を添え、送る前にカレンダーで確かめる。
- 時刻は開始と終了。「14:00」形式と午前・午後は一通の中で混ぜない。
- 場所は建物名・階・部屋名まで。初めての相手には住所と行き方も。
- 変更の連絡は変更前と変更後を並べ、変わらない項目も書く。
FAQ
よくある質問
どちらでも構いません。メールでは「（木）」のように括弧で一文字を添える書き方がよく使われます。一通の中でそろえることを優先してください。
決まりはありません。会社の決まりがあればそれに従い、なければ相手の書き方に合わせるか、一通の中でどちらかに統一します。正午や深夜0時のように取り違えやすい時刻は、言葉を足して書くと確実です。
使っても間違いではありません。案内や通知のように改まった内容では使うことがあります。普段のやり取りでは「■日時」「■場所」のように見出しを付けて並べるだけでも十分に伝わります。会社の書式があればそれに従ってください。
メールでは西暦がよく使われますが、官公庁とのやり取りや社内の書式で和暦が決まっている場合はそれに従います。変換は和暦・西暦変換ツールで確かめられます。
初めて来る相手には、住所・最寄り駅・入口や受付の場所まで書くと迷いにくくなります。何度も来ている相手なら、部屋名だけでも足ります。地図のURLは、相手が開けるものか確かめてから貼ってください。