忘年会の幹事がやること
時系列リストと例文15種

やることリスト（時系列）

上から順に進めれば抜けが出ないように並べています。時期は、年末に開く会社の忘年会を想定した、このページのおすすめの目安です。

幹事の役割と分担

幹事の役目は、参加者が今年の労をねぎらい合える場を、時間どおり・事故なく回すことです。調整・段取り・当日の判断が一度に求められるので、人数が多い会では一人で抱えず、役割を分けます。

日程と店を先に押さえる

忘年会の時期は、店の予約も、参加者の予定も埋まりやすい時期です。日程と店は、ほかの準備より先に決めます。

• 日程の候補は2〜3つに絞って出す。候補が多いと回答が割れて決まらない
• 役職者の予定を先に確認する。挨拶を頼む人が来られない日は選ばない
• 店は日程が決まった当日に予約する。人数は目安で押さえ、確定は後で
• キャンセル料がかかる期限を予約時に聞いてメモしておく
• 初めて使う店は、可能なら下見をする（席の配置、マイクの位置、入口から席までの動線）

例文1：日程調整のメール（社内）

件名：【ご回答のお願い】◯◯部 忘年会の日程について（◯月◯日〆）

◯◯部の皆さま

お疲れさまです。今年の忘年会の幹事を務めます、◯◯です。
開催日を決めるため、ご都合をお聞かせください。

■候補日
　A：◯月◯日（◯）19時〜
　B：◯月◯日（◯）19時〜
　C：◯月◯日（◯）19時〜

■回答方法：下記のフォームに、参加できる日をすべて選んでください
　（URL）
■回答の締切：◯月◯日（◯）◯時

年末は店の予約が埋まりやすいため、締切後すぐに日程を決めて予約します。
お忙しいところ恐れ入りますが、ご協力をお願いいたします。

◯◯

候補日の文面は日程候補の作成ツールで曜日つきで作れます。店の比べ方は忘年会の店選び、予約の電話のかけ方は飲み会の予約電話、オンラインで開く場合はオンライン忘年会の企画にまとめています。

店を選ぶ・予約するときに確認すること

• 貸切・個室か（挨拶やビンゴをするなら、声が届く広さか）
• 利用時間（2時間制なら、締めの挨拶が利用時間内に終わるよう、少し早めに締めに入る進行で組む）
• マイク・プロジェクターを借りられるか（人数が多いと地声では届かない）
• 飲めない人・食事に制限のある人への対応（ソフトドリンク、アレルギー、宗教上の制限）
• 駅からの距離と終電（年末は帰りの交通も混む）
• 人数の確定期限とキャンセル料（何日前から、いくらかかるか）
• 支払い方法と領収書（会社に経費で出すなら宛名と但し書き、分けて出せるか）
• 景品や荷物の持ち込み・預かりができるか

案内・出欠・リマインド

案内には日時・場所・会費・回答の締切を必ず入れます。取引先向けの案内文は忘年会の案内文の書き方と例文、出欠の聞き方のバリエーションは忘年会のアンケート・出欠確認に置いています。

• 回答の締切は、店の人数確定の期限より前に置く
• 参加は任意であることが伝わる書き方にする（「ご都合のつく方はぜひ」）
• 会費と集め方（当日現金／事前振込／キャッシュレスなど）を先に書く
• キャンセルの連絡先と期限を書いておく（店のキャンセル料がかかる期限から逆算）
• 締切の前日に1回だけリマインドを送る

例文2：開催案内と出欠確認（社内）

件名：【ご案内】◯◯部 忘年会のお知らせ（出欠：◯月◯日〆）

◯◯部の皆さま

お疲れさまです。幹事の◯◯です。
日程調整へのご協力、ありがとうございました。今年の忘年会を下記のとおり開催します。
ご都合のつく方は、ぜひご参加ください。

■日時：◯月◯日（◯）19時〜21時（受付18:45〜）
■場所：◯◯（◯◯駅◯口から徒歩◯分）地図：（URL）
■会費：◯,◯◯◯円（当日、受付で現金にてお願いします）
■出欠：◯月◯日（◯）までに、フォームでご回答ください（URL）
■キャンセル：◯月◯日以降は店のキャンセル料がかかるため、早めに幹事までご連絡ください

※お酒を出す会のため、お車でのご来場はご遠慮ください。
※食物アレルギーのある方は、フォームの備考欄にご記入ください。

◯◯

例文3：リマインド（締切の前日）

件名：【明日〆】忘年会の出欠のご回答について

皆さま

お疲れさまです。幹事の◯◯です。
◯月◯日（◯）の忘年会の出欠は、明日◯月◯日（◯）が締切です。
まだの方は、お手すきの際にフォームからご回答をお願いいたします。（URL）

本メールと行き違いでご回答いただいた場合は、ご容赦ください。

◯◯

例文4：前日の最終案内（参加者向け）

件名：【明日】忘年会の最終のご案内

参加予定の皆さま

お疲れさまです。幹事の◯◯です。
いよいよ明日が忘年会です。改めてご案内します。

■日時：◯月◯日（◯）19時開始（受付18:45〜）
■場所：◯◯　地図：（URL）
■会費：◯,◯◯◯円（おつりのないようご用意いただけると助かります）

遅れる場合や、急に参加できなくなった場合は、私の携帯（◯◯◯-◯◯◯◯-◯◯◯◯）までご連絡ください。
明日はよろしくお願いいたします。

◯◯

挨拶の依頼と席次

開会・乾杯・締めの挨拶は、出欠の締切後すぐに依頼します。頼む順番は会社の慣習に合わせるのが前提で、前回の幹事に聞くのが確実です。前例がないときは、開会はまとめ役か部署の責任者、乾杯は次に役職が上の方、締めは会をまとめる立場の方という組み方がよく使われます。挨拶の順番の考え方は挨拶の順番にまとめています。

例文5：挨拶をお願いするメール（上長宛て）

件名：忘年会での乾杯のご発声のお願い

◯◯部長

お疲れさまです。忘年会の幹事を務めております、◯◯です。
◯月◯日（◯）の忘年会で、乾杯のご発声をお願いできないでしょうか。

■日時：◯月◯日（◯）19時〜　◯◯にて
■お願いしたいこと：19時5分ごろ、開会の挨拶のあとに乾杯のご発声
■時間の目安：ひと言程度、長くても3分ほどを想定しています

お忙しいところ恐縮ですが、ご検討いただけますと幸いです。
ご都合が合わない場合も、ご遠慮なくお知らせください。

◯◯

席次の決め方

和室・個室の飲み会では、入口から遠い奥の席が上座、入口に近い席が下座とするのが基本のマナーです。忘年会は無礼講とされることがあっても、乾杯までは上座に役職の高い方を案内しておくと失礼がありません。

• 上座：挨拶を頼んだ方・役職の高い方を案内する
• 下座（入口側）：幹事が座る。店員への注文や会計、出入りがしやすい
• 乾杯のあとは、席替えやくじで部署・年次を混ぜると交流が生まれる
• くじで席を決める場合も、挨拶をする方は前に出やすい位置にしておく

景品とビンゴ

景品を用意する場合は、予算・数・渡し方の3つを先に決めます。予算の割り振り方と種類ごとの向き不向きは忘年会・ビンゴの景品の選び方、ビンゴ以外のゲームは忘年会のゲーム、出し物を頼むかどうかは忘年会の出し物・余興にまとめています。

1. 01予算を確認する（会社負担か、会費から出すか）
2. 02数を決める（全員に当たるようにするか、上位だけか）
3. 03目玉を1つと、残りは均等に（差が大きすぎると盛り上がりより不満が出る）
4. 04持ち帰りやすいものを選ぶ（大きいもの・重いものは帰りの荷物になる）
5. 05ビンゴカードと抽選機を用意し、当日の前に一度試す（ブラウザで動くビンゴ抽選機と印刷用ビンゴカードを無料で用意しています）

前日までのチェックリスト

• 店に確定人数・開始時刻・アレルギーを伝えた
• 進行表（誰が・何時に・何をするか）を幹事と挨拶担当に共有した
• 挨拶担当に話す順番と時刻を伝え、来られないときの代役を決めた
• 参加者名簿（受付用・会費のチェック欄つき）を印刷した
• おつりを用意した（会費に合わせた硬貨・千円札）
• 景品・ビンゴカード・抽選機を準備し、一度試した
• 領収書の宛名と但し書きを経理に確認した
• 終電の時刻を調べ、締めの時刻を決めた
• 二次会をする場合は、候補の店と人数の目安を押さえた

当日の持ち物

• 参加者名簿・筆記用具・会費を入れる封筒（またはキャッシュレスの受け取り手段）
• おつり・電卓
• 進行表・司会の台本
• 景品・ビンゴカード・抽選機（スマートフォンやタブレットで動かすなら充電器も）
• 店の電話番号・予約内容の控え、参加者の緊急連絡先

当日の流れと司会の一言

2時間制の店を想定した、会社の忘年会の流れの一例です。時刻は、19時開始の場合の目安です。

司会が読み上げる短い一言を、場面ごとに置きます。会社名や時刻を入れ替えて使ってください。

例文6：開会の言葉

皆さま、お疲れさまです。定刻になりましたので、◯◯部の忘年会を始めます。本日の司会を務めます、◯◯です。本日は21時までを予定しています。最後までゆっくりお楽しみください。

例文7：乾杯の発声をお願いする

それでは、乾杯に移ります。皆さま、お手元にお飲み物はございますか。お酒でなくてもかまいません。乾杯のご発声は、◯◯部長にお願いいたします。◯◯部長、よろしくお願いいたします。

例文8：企画に移る・打ち切る

お食事中のところ失礼いたします。ここでビンゴ大会を始めます。カードは受付でお渡ししたものをお使いください。

（打ち切るとき）時間になりましたので、ビンゴはここまでとします。残った景品は、このあとのじゃんけんでお渡しします。

例文9：締めの挨拶をお願いする

宴もたけなわではございますが、そろそろお時間となりました。締めのご挨拶を、◯◯本部長にお願いいたします。皆さま、お手数ですがその場でご起立ください。

例文10：閉会と二次会の案内

以上をもちまして、◯◯部の忘年会をお開きといたします。お忘れ物のないよう、お手元をご確認ください。二次会は◯◯で予定しています。参加される方は、店の前で私にお声がけください。お帰りの方は、どうぞお気をつけて。

帰りまでが幹事の仕事

年末の飲み会で幹事がいちばん気をつけるのは、車で来た人に飲ませないことです。道路交通法第65条は、酒気を帯びて運転することを禁じたうえで、運転するおそれがある人に酒類を提供したり、飲酒をすすめたりすること、酒気を帯びた人に車両を提供すること、酒気を帯びていると知りながら運転者に送ってもらうよう頼んで同乗することも禁じています（第65条第1項〜第4項）。

• 案内に「お車でのご来場はご遠慮ください」と書く
• 受付で車で来た人がいないか確認する（いたらソフトドリンクにしてもらう）
• 飲めない人・飲まない人に無理にすすめない雰囲気を、乾杯の前に作っておく
• 終電の時刻を確認し、締めの時刻をそこから逆算する
• 体調の悪そうな人がいたら一人で帰さない。必要ならタクシーを呼び、乗るところまで見送る
• 閉会後、席と荷物置き場に忘れ物がないかを見て回る

お礼と会計報告

• 会計は当日中に締める（集めた会費・支払額・差額をメモ）
• 余りや不足の扱いは事前に決めておく（次回への繰越か、会社負担か）。役職で差をつけるなら傾斜つき割り勘計算で1人あたりを出せます
• 領収書は宛名・但し書きを確認して、翌営業日に経理へ
• お礼の連絡は翌営業日の午前中に。挨拶をしてくれた方、景品や寸志を出してくれた方には個別に一言

例文11：参加者全体へのお礼

件名：忘年会へのご参加ありがとうございました

◯◯部の皆さま

お疲れさまです。幹事の◯◯です。
◯月◯日の忘年会には、年末のお忙しいなかご参加いただき、ありがとうございました。
皆さまのおかげで、和やかな会にすることができました。

当日の写真は、共有フォルダに置きました。（URL）
忘れ物（黒の折りたたみ傘）を預かっていますので、お心当たりの方はお声がけください。

至らない点もあったかと思いますが、ご協力ありがとうございました。
来年もどうぞよろしくお願いいたします。

◯◯

例文12：挨拶をしてくださった方へのお礼

件名：忘年会のお礼

◯◯部長

お疲れさまです。◯◯です。
◯日の忘年会では、乾杯のご発声をお引き受けいただき、ありがとうございました。
部長のお言葉で場が一気に和み、幹事としても大変助かりました。

今後ともご指導のほど、よろしくお願いいたします。

◯◯

例文13：寸志をいただいた方へのお礼

件名：忘年会へのお心遣いのお礼

◯◯本部長

お疲れさまです。忘年会の幹事を務めました◯◯です。
◯日の忘年会では、過分なお心遣いをいただき、誠にありがとうございました。
いただいた寸志は、ビンゴの景品の購入に使わせていただき、参加者一同、大変喜んでおりました。

まずはメールにて、お礼を申し上げます。

◯◯

例文14：会計報告

件名：忘年会の会計報告

皆さま

幹事の◯◯です。◯月◯日の忘年会の会計をご報告します。

■収入
　会費　◯,◯◯◯円 × ◯名 ＝ ◯◯,◯◯◯円
　寸志（◯◯本部長より）　◯◯,◯◯◯円
■支出
　店への支払い　◯◯,◯◯◯円
　景品代　◯,◯◯◯円
■差額　◯,◯◯◯円（次回の懇親会の費用に繰り越します）

領収書は幹事が保管しています。ご確認になりたい方はお声がけください。

◯◯

よくあるトラブルと対処

例文15：当日欠席の連絡を受けたときの返信（体調不良の場合）

ご連絡ありがとうございます。承知しました。お店には私から伝えておきます。お大事になさってください。

幹事がやりがちな失敗

• 日程の候補を多く出しすぎて決まらず、店が埋まる
• 挨拶の依頼が直前になり、引き受けてもらえない／準備の時間がない
• 2時間制なのに締めの時刻を決めていないため、締めの挨拶の途中で退店の時刻になる
• 領収書の宛名を確認せず、経費で落とせない
• 幹事が全部一人で抱え、当日は受付と会計に追われて会の様子を見られない
• お礼と会計報告を後回しにして、年明けまで持ち越す