懇親会
懇親会の案内文・案内メール例文
社内・社外・立食・会費制から返信の書き方まで、そのまま使える全文で
懇親会の案内文は、開催の趣旨を1〜2文 → 日時（曜日つき）・会場・会費・出欠の締切を「記」以下に箇条書き → 問い合わせ先の順で書けば完成します。社内向けは「お疲れさまです」から用件に入り、社外向けは日頃の御礼と主催者名を添える、違いはそこだけです。すぐ下の早見表で自分の場面を選び、基本形の◯◯を埋めればそのまま送れます。例文はすべて全文で、社内・社外・立食・会費制・オンライン・チャット告知から、出欠の返信と督促まで載せています。
結論
懇親会の案内文には①開催の趣旨 ②日時 ③会場と地図・アクセス ④会費と支払方法 ⑤出欠の回答方法と締切 ⑥問い合わせ先の6項目を必ず記載します。社内向けは簡潔に、社外向けは日頃の御礼と主催者名義を添え、はがきやカードの案内状では時候の挨拶から入るのが基本の書き分けです。
すぐ使える基本形と件名の例
場面別の早見表：どの例文を使うか
| 場面 | 使う例文 | 必ず書き足すこと |
|---|---|---|
| 全社・部署の懇親会をメールで知らせる | 基本形（社内）、例文1・2 | 出欠フォームと締切の時刻 |
| 掲示板・回覧・社内ポータルで知らせる | 掲示・回覧用の文書 | 発信日と発信部署 |
| 取引先を招く（メール） | 基本形（社外）、例文4 | 会費無料（主催者負担）か会費制か |
| 取引先を招く（はがき・カード） | 例文5 | 返信はがきの締切 |
| 立食形式 | 立食形式の社内懇親会 | 出入り自由・椅子の有無・名札 |
| 会費を事前に集める | 会費ありの社内懇親会 | 支払方法・期限・キャンセル時の扱い |
| 会議や研修のあと | 会議・研修・総会のあとの懇親会 | 会議と懇親会の出欠を別々に聞く |
| オンライン | 例文7 | 接続URLを送る時期とツール名 |
| 社内チャットでも告知する | 社内チャットの短文 | 詳細はメールやポータルに置き、締切を一投稿に収める |
| 日程がまだ決まっていない | 日程調整のメール | 候補日と回答の締切 |
| 案内を受け取って返事をする | 出席・欠席の返信 | 出欠を一行目に書く |
| 締切を過ぎても回答がない | 出欠確認（未回答の方へ） | 未回答者だけに個別で送る |
まず、どの懇親会にも使える穴埋めの基本形です。◯◯を埋め、不要な行を消せばそのまま送れます。社内向けと社外向けで違うのは、書き出しと結びの丁寧さだけです。
基本形：社内向けの案内メール
件名：【出欠のご回答をお願いします】◯月◯日（◯）◯◯懇親会のご案内
◯◯各位
お疲れさまです。◯◯部の◯◯です。
◯◯（開催の趣旨：期の締めくくり、新メンバーの歓迎、プロジェクト完了など）にあたり、懇親会を開催します。ご都合のつく方は、ぜひご参加ください。
記
日時：◯月◯日（◯）◯:◯◯〜◯:◯◯
会場：◯◯（住所／電話番号）
◯◯駅 ◯◯口より徒歩◯分 地図：（URL）
会費：◯,◯◯◯円（当日受付にて現金でお支払いください）
出欠：（フォームURL）または本メールへのご返信
締切：◯月◯日（◯）◯時
以上
食物アレルギーなど配慮が必要な方は、回答時にお知らせください。
途中参加・途中退席も歓迎します。
ご不明な点は◯◯（内線◯◯◯◯／メールアドレス）までお願いします。
基本形：社外向け（取引先）の案内メール
件名：◯◯懇親会のご案内（◯月◯日開催）／株式会社◯◯
株式会社◯◯
◯◯部 ◯◯様
いつも大変お世話になっております。株式会社◯◯の◯◯でございます。
このたび弊社では、日頃お世話になっております皆さまへの感謝を込めて、下記のとおり懇親会を開催することといたしました。ご多用のところ恐縮ではございますが、ご出席いただけますと幸いです。
記
日時：◯年◯月◯日（◯）◯:◯◯〜◯:◯◯（受付◯:◯◯〜）
会場：◯◯（住所／電話番号）
◯◯駅 ◯◯出口より徒歩◯分
会費：無料（弊社にて負担いたします）※会費制の場合は金額と支払方法
形式：着席形式／立食形式
ご出欠：◯月◯日（◯）までに、本メールへのご返信にてお知らせください。
以上
ご不明な点がございましたら、下記までお気軽にお問い合わせください。
何とぞよろしくお願い申し上げます。
株式会社◯◯ ◯◯部 ◯◯
電話：◯◯-◯◯◯◯-◯◯◯◯／メールアドレス
件名の例（用途別）
件名は、受信箱で開いてもらえるかどうかを左右します。日付・締切・求める行動のどれかを必ず入れてください。
| 用途 | 件名の例 |
|---|---|
| 社内・全社向け | 【出欠のご回答をお願いします】◯月◯日（◯）全社懇親会のご案内 |
| 社内・部署内 | 【◯/◯（◯）】◯◯部 懇親会のご案内（出欠は◯/◯まで） |
| 会費あり（社内） | ◯月◯日（◯）懇親会のご案内／会費◯,◯◯◯円・◯/◯締切 |
| 立食形式 | ◯月◯日（◯）立食懇親会のご案内（出入り自由です） |
| 会議・研修のあと | ◯月◯日（◯）◯◯会議 終了後の懇親会のご案内 |
| 取引先・社外 | ◯◯懇親会のご案内（◯月◯日開催）／株式会社◯◯ |
| 社外・会費制 | ◯◯交流会のご案内（◯月◯日・会費制）／◯◯ |
| オンライン | 【◯/◯（◯）◯:◯◯〜】オンライン懇親会のご案内 |
| 未回答者への督促 | 【◯/◯（◯）締切】懇親会の出欠確認のお願い |
| 開催直前の確定案内 | 【◯/◯（◯）◯:◯◯】懇親会 当日のご案内 |
| 日時・会場の変更 | 【変更のお知らせ】◯月◯日の懇親会 会場について |
日時・会場・会費を入れるだけで件名と本文が作れる案内文作成ツールも無料で使えます。出欠と会費の管理は出欠表の作成ツール、役職別の会費は割り勘計算ツールで出せます。
案内文に必ず入れる6項目
体裁は相手によって変わりますが、入れるべき情報は共通です。ここが欠けると問い合わせが増え、幹事の手間が増えます。
| 項目 | 書き方の要点 | 抜けたときに起きること |
|---|---|---|
| 開催の趣旨 | なぜ今やるのかを1〜2文で。周年、新体制、プロジェクト完了など | 「行く意味があるのか」が伝わらず出席率が下がる |
| 日時 | 曜日を必ず併記。開始と終了の両方を書く | 終了時刻不明で予定が組めず欠席される |
| 会場 | 店名・住所・電話番号・最寄駅と徒歩分数。地図URLがあれば添える | 当日の遅刻と問い合わせが集中する |
| 会費 | 金額、支払方法、支払タイミングを明記 | 当日の受付が滞る。釣銭準備も読めない |
| 出欠と締切 | 回答先、回答方法、締切日時を明記 | 人数確定が遅れ、店の締切に間に合わない |
| 問い合わせ先 | 幹事名と連絡手段を2系統（メールと電話等） | 当日連絡がつかず、無断欠席扱いが発生する |
懇親会・親睦会・交流会・打ち上げの使い分け
案内文の表題に何と書くかで、読み手が受け取る会の雰囲気が変わります。言葉に厳密な定義はないため、次は案内文を書くときの使い分けの目安です。
| 呼び方 | 伝わる雰囲気 | 案内文で使いやすい場面 |
|---|---|---|
| 懇親会 | 仕事上の関係者が打ち解けて話す会。改まった場でも使える | 社外の方を招く会、会議や総会のあとの会、全社の会 |
| 親睦会 | 同じ組織の中で仲を深める会。社内向けの響きが強い | 部署内・同期・社内サークル |
| 交流会 | 初対面の人同士が知り合う会 | 業界の集まり、他社との合同の会 |
| 打ち上げ | 仕事やプロジェクトの区切りを労う会。くだけた響き | プロジェクトメンバー、イベントスタッフ |
| 歓迎会・送別会 | 特定の人を迎える・送る会 | 異動・入社・退職のとき |
歓迎会・送別会の案内は歓迎会の案内文と送別会の案内文、内定者を招く会は内定者懇親会に分けて掲載しています。
Point
締切は「店への人数連絡の期限」からさらに2〜3日前倒ししてください。締切までに回答しない人が出ることを前提に、督促と集計の時間を確保しておくためです。
社内向けの案内文（全文例）
社内向けは時候の挨拶を省き、用件から入るのが基本です。堅すぎると距離ができ、砕けすぎると軽く見られます。次の例は全社・部署横断で使える標準形です。
例文1：全社懇親会（標準）
件名：【出欠回答をお願いします】10月16日（金）全社懇親会のご案内
社員各位
お疲れさまです。総務部の◯◯です。
下半期のスタートにあたり、部署を越えて交流する機会として、全社懇親会を開催します。普段関わりの少ない部署の方と話せる場にしたいと考えています。ぜひご参加ください。
記
日時：2026年10月16日（金）19:00〜21:00（受付18:45〜）
会場：◯◯（住所：東京都◯◯区◯◯1-2-3／電話：03-0000-0000）
JR◯◯駅 東口より徒歩5分
地図：https://example.com/map
会費：5,000円（当日受付でお支払いください。おつりのないようご協力をお願いします）
服装：平服（オフィスカジュアルで問題ありません）
出欠：下記フォームよりご回答ください
https://example.com/form
締切：10月9日（金）18:00
食物アレルギー・苦手な食材がある方は、フォームの備考欄にご記入ください。店舗へ事前に共有します。
以上
ご不明な点は総務部◯◯（内線1234／email@example.com）までお願いします。
例文2：部署の歓迎会・親睦会（ややカジュアル）
件名：【10/23（金）】営業部 懇親会のご案内（出欠は10/16まで）
営業部のみなさま
お疲れさまです。◯◯です。
上期お疲れさまでした。今期から加わったメンバーも増えたので、あらためて顔を合わせる会を設けます。短い時間ですが、気楽にお越しください。
日時：10月23日（金）19:00〜21:00
会場：◯◯（◯◯駅 徒歩3分）https://example.com/shop
会費：◯,◯◯◯円（入社1年目は◯,◯◯◯円）
出欠：このメールに「出席」「欠席」でご返信ください
締切：10月16日（金）中
当日の急な欠席は、◯◯（090-0000-0000）までご連絡ください。18時以降のキャンセルは店舗都合で会費のご負担をお願いする場合があります。あらかじめご了承ください。
例文3：プロジェクト打ち上げ（短文）
件名：【11/6（金）】◯◯プロジェクト打ち上げのご案内
◯◯プロジェクトメンバー各位
お疲れさまです。◯◯です。
半年にわたる◯◯プロジェクトが無事リリースを迎えました。関わっていただいた皆さまへの感謝を込めて、打ち上げを行います。
日時：11月6日（金）19:00〜21:00
会場：◯◯（◯◯駅 徒歩5分）
会費：無料（部の予算から支出します）
出欠：11月4日（水）18:00までに、このメールへご返信ください
短時間でも顔を出していただけると嬉しいです。途中参加・途中退席も歓迎します。
例文：社内チャット（Slack・Teamsなど）で告知する短文
【懇親会のお知らせ】◯月◯日（◯）19:00〜21:00
場所：◯◯（◯◯駅 徒歩◯分）／会費：◯,◯◯◯円
出欠はこの投稿のスタンプでお願いします（参加・不参加のどちらかを押してください）
締切：◯月◯日（◯）18:00
詳細と地図は先ほどのメールにあります。途中参加も歓迎です！
注意
チャットの告知はメール案内の補助として使います。投稿は流れて見落とされるため、日時・会費・締切は一投稿に収め、詳細はメールや社内ポータルに置いて二重に案内してください。スタンプで出欠を取る場合も、締切後に集計結果を投稿すると未回答の人が気づきます。
案内を出す前の店選びや人数の締め方、当日の受付からお礼メールまでの段取りは懇親会の幹事がやることに、乾杯や締めの挨拶を誰に頼むかは懇親会の挨拶の順番にまとめています。
Point
社内向けで効くのは「途中参加・途中退席も歓迎」の一文です。予定が読めない人も参加を決めやすくなります。子育て中や遠方在住のメンバーがいる組織では、特に入れておきたい一文です。
掲示・回覧用の案内状とPDF添付の送り方
社内ポータルへの掲載、掲示板、回覧、メールへの添付など、文書として残す場合は、メールの文面ではなく社内文書の形にします。右上に発信日、左に宛先、その下に発信者、中央に表題を置き、本文のあとに「記」で詳細を並べます。
例文：社内向けの案内状（文書形式）
◯年◯月◯日
社員各位
総務部 ◯◯
懇親会開催のお知らせ
下半期のスタートにあたり、部署を越えた交流の場として、下記のとおり懇親会を開催します。業務ご多忙のところ恐縮ですが、ぜひご参加ください。
記
一 日時 ◯月◯日（◯）◯時◯分〜◯時◯分
二 会場 ◯◯（◯◯駅 ◯◯口より徒歩◯分）
三 会費 ◯,◯◯◯円（当日受付にて）
四 出欠 ◯月◯日（◯）までに、社内ポータルの回答フォームよりご回答ください
五 その他 食物アレルギーのある方は、回答フォームの備考欄にご記入ください
以上
担当 総務部 ◯◯（内線◯◯◯◯）
注意
社内文書では時候の挨拶や「拝啓・敬具」は入れません。表題は「懇親会開催のお知らせ」「懇親会のご案内」のように、何の文書かが一目で分かる形にします。社内文書の体裁全般は社内通知文の書き方を参照してください。
例文：案内状をPDFで添付するときのメール本文
件名：【ご案内】◯月◯日（◯）懇親会について（案内状を添付しています）
◯◯各位
お疲れさまです。総務部の◯◯です。
◯月◯日（◯）に開催する懇親会の案内状を添付しました。
日時：◯月◯日（◯）◯:◯◯〜
会場：◯◯
出欠の締切：◯月◯日（◯）
詳細は添付の案内状をご確認ください。
添付：懇親会のご案内_◯月◯日.pdf
Point
添付するときも、日時・会場・締切だけは本文に書いてください。スマートフォンで添付を開かずに読む人が多く、本文に要点がないと「詳細は添付」のまま読まれずに終わります。ファイル名にも日付を入れておくと、後から探しやすくなります。
案内の前に：日程調整と案内を送る時期
参加してほしい人が多い会や、役員・取引先を招く会では、案内の前に日程を押さえると出席率が上がります。日程調整のメールは、候補日と回答の締切だけを短く伝えます。
例文：日程調整のメール（社内）
件名：【日程調整のお願い】◯◯部 懇親会の候補日（◯/◯までにご回答ください）
◯◯部のみなさま
お疲れさまです。幹事の◯◯です。
◯月に部の懇親会を予定しています。参加しやすい日で開催したいので、下記の候補日のうちご都合のよい日をお知らせください。
候補1：◯月◯日（◯）19:00〜
候補2：◯月◯日（◯）19:00〜
候補3：◯月◯日（◯）19:00〜
回答：（日程調整フォームのURL）
締切：◯月◯日（◯）中
いちばん多くの方が参加できる日に決め、あらためて案内をお送りします。
例文：日程だけ先に知らせる（社外・役員向け）
件名：【日程のご案内】◯月◯日（◯）◯◯懇親会のご予定について／株式会社◯◯
株式会社◯◯
◯◯様
いつも大変お世話になっております。株式会社◯◯の◯◯でございます。
弊社では◯月◯日（◯）の夕刻に、日頃お世話になっております皆さまをお招きして懇親会を開催する予定です。
正式なご案内は、会場など詳細が決まり次第あらためてお送りいたします。まずは日程のみ、お含みおきいただけますと幸いです。
案内を送る時期の考え方
| 相手 | 送る時期の考え方 |
|---|---|
| 社内（部署内） | 会場が決まったらすぐ。出欠締切までに、本人が予定を確認できる余裕を持たせる |
| 社内（全社・拠点をまたぐ） | 部署内より早めに。出張や移動の予定を組む人がいるため |
| 取引先・社外 | 社内向けより早めに。先方が社内で出席の可否を確認する時間が要る |
| 役員・多忙な来賓 | 日程だけ先に知らせ、詳細は後から送る二段構えにする |
候補日の書き方は候補日を出すメールの例文に、会社の費用で開く懇親会の申請は稟議書の書き方にまとめています。
社外向け・取引先向けの案内文（全文例）
社外向けは日頃の御礼・主催者名義・返信方法を整え、はがきや封書の案内状ではさらに時候の挨拶から入ります。メールとはがき（案内状）で書式が変わるため、両方を掲載します。
例文4：取引先向け 懇親会の案内（メール）
件名：◯◯懇親会のご案内（11月13日開催）／株式会社◯◯
株式会社◯◯
営業部 ◯◯様
いつも大変お世話になっております。株式会社◯◯の◯◯でございます。
平素は格別のお引き立てを賜り、厚く御礼申し上げます。
このたび弊社では、日頃よりお世話になっております皆さまへの感謝の場として、下記のとおり懇親会を開催いたします。ご多用のところ恐縮ではございますが、ぜひご出席賜りますようお願い申し上げます。
記
日時：2026年11月13日（金）18:30〜20:30（受付18:00〜）
会場：◯◯ホテル 2階「◯◯の間」
東京都◯◯区◯◯1-2-3／電話：03-0000-0000
地下鉄◯◯線 ◯◯駅 A3出口より徒歩3分
会費：無料（弊社にて負担いたします）
形式：立食形式
服装：平服でお気軽にお越しください
ご出欠：11月5日（木）までに、本メールへのご返信、または下記フォームよりお知らせください。
https://example.com/form
当日は弊社より◯◯（代表取締役）ほか5名が出席いたします。
ご不明な点は、下記までお気軽にお問い合わせください。
以上
株式会社◯◯ 営業部 ◯◯
電話：03-0000-0000／email@example.com
注意
社外向けでは「会費無料（弊社負担）」なのか「会費制」なのかを必ず明記してください。曖昧にすると先方が財布を用意してくるか、逆に社内規程上出席できないかの判断ができません。国家公務員は国家公務員倫理規程（第3条第1項第6号）で、利害関係者から供応接待を受けることが禁止行為とされています。公務員の方や、社内規程で接待を受けることを制限している企業の方を招く場合は、特に重要です。
例文5：案内状（はがき・カード形式）
拝啓 秋冷の候、貴社ますますご清栄のこととお慶び申し上げます。平素は格別のご高配を賜り、厚く御礼申し上げます。
さて、このたび弊社創立二十周年を迎えるにあたり、日頃お世話になっております皆さまをお招きし、ささやかながら記念の懇親会を催したく存じます。ご多用中とは存じますが、何とぞご出席賜りますようお願い申し上げます。
敬具
記
日時 令和八年十一月十三日（金）午後六時三十分
会場 ◯◯ホテル 二階「◯◯の間」
東京都◯◯区◯◯一丁目二番三号
電話 〇三-〇〇〇〇-〇〇〇〇
会費 ご招待につき申し受けません
準備の都合上、十一月五日までに同封の返信はがきにてご一報賜れば幸いに存じます。
以上
株式会社◯◯
代表取締役 ◯◯ ◯◯
社外向け案内状（書状）の組み立て
はがき・カード・封書の案内状は、前文 → 主文 → 末文 → 記 → 差出人の順に並べます。例文5をこの順に分解すると次のとおりです。
| 部分 | 書くこと | 例文5での該当箇所 |
|---|---|---|
| 前文 | 頭語、時候の挨拶、相手の繁栄を喜ぶ言葉、日頃の御礼 | 拝啓 秋冷の候、貴社ますます…厚く御礼申し上げます。 |
| 主文 | 「さて、」で受けて、開催の趣旨と出席のお願い | さて、このたび弊社創立二十周年を迎えるにあたり… |
| 末文 | 結語（拝啓には敬具） | 敬具 |
| 記 | 日時・会場・会費を箇条書きにし、返信の方法と期限を添えて「以上」で閉じる | 記 日時／会場／会費…以上 |
| 差出人 | 会社名と代表者名（主催者の名義） | 株式会社◯◯ 代表取締役◯◯ ◯◯ |
時候の挨拶は案内を発送する月に合わせます（例：10月「秋冷の候」、11月「晩秋の候」、12月「師走の候」、1月「新春の候」）。例文5は11月の会を10月中に発送する想定のため「秋冷の候」にしています。季節を選ばずに使いたい場合は「時下」とし、「拝啓 時下ますますご清栄のこととお慶び申し上げます。」と書けます。
例文6：社外の有志・業界交流会（ややくだけた社外文）
件名：◯◯業界 交流会のご案内（12月4日・会費制）
◯◯様
お世話になっております。◯◯の◯◯です。
先日の◯◯セミナーでお話しさせていただいた件、その後いかがでしょうか。
さて、同じ課題を抱えている方々で情報交換ができる場として、下記のとおり交流会を企画しました。売り込みの場ではなく、実務の悩みを共有する会にしたいと考えています。よろしければご参加ください。
日時：12月4日（金）19:00〜21:00
会場：◯◯（◯◯駅 徒歩5分）https://example.com/shop
会費：◯,◯◯◯円（当日、受付にてお支払いください）
定員：◯名（先着順）
参加者：事業会社の◯◯担当の方が中心です
お申し込みは11月27日（金）までに、本メールへのご返信をお願いします。
お知り合いで関心のありそうな方がいらっしゃれば、ご一緒にお越しいただいて構いません。
Point
社外の有志会では「売り込みの場ではない」と明記すると、参加をためらう理由を一つ減らせます。案内を受けた側は、営業を受けるだけの会ではないかを最初に警戒します。そこを先に解消してください。
立食形式・会費あり・会議後の案内文（全文例）
形式や会費の扱いによって、案内文に書き足すべき項目が変わります。よく使う4つの場面を全文で掲載します。
立食形式の社内懇親会
件名：◯月◯日（◯）立食懇親会のご案内（出入り自由です）
社員各位
お疲れさまです。◯◯部の◯◯です。
部署や拠点を越えて気軽に話せる場として、立食形式の懇親会を開催します。席が決まっていないので、普段話す機会の少ない方ともぜひ交流してください。
記
日時：◯月◯日（◯）◯:◯◯〜◯:◯◯（出入り自由）
会場：本社◯階 ◯◯ラウンジ
形式：立食（壁際に椅子を用意しています）
会費：◯,◯◯◯円（受付にてお支払いください）
持ち物：社員証（受付で名札をお渡しします）
出欠：◯月◯日（◯）までに下記フォームからご回答ください
（フォームURL）
以上
業務の都合で遅れる方、途中で抜ける方もお気軽にどうぞ。
ご不明な点は◯◯（内線◯◯◯◯）までお願いします。
Point
立食の案内では「出入り自由」「椅子の有無」「名札の用意」を書き足します。立ちっぱなしを心配する人、途中参加を遠慮する人が、この3点で参加を決めやすくなります。
会費ありの社内懇親会（事前払い・キャッシュレス）
件名：◯月◯日（◯）懇親会のご案内／会費◯,◯◯◯円・◯/◯締切
◯◯部のみなさま
お疲れさまです。幹事の◯◯です。
下期のスタートにあたり、懇親会を開催します。今回は当日の受付を短くするため、会費を事前にお預かりします。お手数ですがご協力をお願いします。
日時：◯月◯日（◯）◯:◯◯〜◯:◯◯
会場：◯◯（◯◯駅 徒歩◯分）（URL）
会費：◯,◯◯◯円（役職者は◯,◯◯◯円）
支払：◯月◯日（◯）までに、◯◯（送金アプリ名）で◯◯宛てにお送りください
現金をご希望の方は、◯◯までお持ちください
出欠：◯月◯日（◯）までに本メールへご返信ください
◯月◯日以降のキャンセルは、お店への支払いの都合で会費の返金ができません。あらかじめご了承ください。
ご不明な点は◯◯までお願いします。
注意
会費ありの案内では金額・支払方法・支払期限・キャンセル時の扱いの4点をそろえて書きます。どれか一つでも欠けると、個別の問い合わせが幹事に集まります。
取引先を招く立食の懇親会（会費制）
件名：◯◯懇親会のご案内（◯月◯日・会費制）／株式会社◯◯
株式会社◯◯
◯◯部 ◯◯様
いつも大変お世話になっております。株式会社◯◯の◯◯でございます。
このたび、日頃ご縁をいただいている皆さまにお集まりいただき、情報交換と親睦を深める場として、立食形式の懇親会を開催いたします。ご多用のところ恐縮ですが、ご参加をご検討いただけますと幸いです。
記
日時：◯年◯月◯日（◯）◯:◯◯〜◯:◯◯（受付◯:◯◯〜）
会場：◯◯ホテル ◯階「◯◯の間」（住所／電話番号）
形式：立食形式
会費：お一人さま◯,◯◯◯円（当日受付にてお支払いください。領収書をご用意いたします）
服装：平服でお越しください
ご出欠：◯月◯日（◯）までに、本メールへのご返信にてお知らせください。
ご同僚の方とご一緒のご参加も歓迎いたします。その際はお名前をお知らせください。
以上
株式会社◯◯ ◯◯部 ◯◯
電話：◯◯-◯◯◯◯-◯◯◯◯／メールアドレス
Point
社外向けで会費をいただく場合は、領収書を用意するか、宛名をどう書くかまで触れておくと親切です。経費として精算する方もいるため、当日に宛名を確認する手間も省けます。
会議・研修・総会のあとの懇親会
件名：◯月◯日（◯）◯◯会議 終了後の懇親会のご案内
◯◯会議 ご出席の皆さま
お疲れさまです。事務局の◯◯です。
◯月◯日の◯◯会議の終了後、同じ会場で懇親会を予定しています。会議では話しきれなかったことも含め、ぜひ交流の場としてご活用ください。
日時：◯月◯日（◯）会議終了後 ◯:◯◯〜◯:◯◯
会場：◯◯（会議と同じフロアの◯◯ルーム）
会費：無料（会社負担）
出欠：会議の出欠とあわせて、◯月◯日（◯）までにフォームでご回答ください
会議のみ、懇親会のみのご参加もできます。
会議が延びた場合は、懇親会の開始を後ろにずらします。
注意
会議と懇親会の案内を一通にまとめる場合は、出欠を別々に聞いてください。「会議は出るが懇親会は出ない」人の回答欄がないと、人数が読めません。会議そのものの案内文は会議の招集メール 例文を参照してください。
オンライン懇親会の案内文
オンライン懇親会は、対面と異なる情報が必要です。接続方法・所要時間・飲食の扱い・途中退席の可否を明記しないと、参加のイメージが湧かず出席率が落ちます。
例文7：オンライン懇親会（社内向け）
件名：【12/11（金）20:00】オンライン懇親会のご案内
社員各位
お疲れさまです。◯◯です。
拠点が分かれているメンバー同士で話せる場として、オンライン懇親会を開催します。ご自宅から気軽にご参加ください。
日時：12月11日（金）20:00〜21:30
形式：オンライン会議ツール（URLは前日にお送りします）
会費：無料
飲食：各自でご用意ください（会社から一律◯,◯◯◯円分のデリバリー用クーポンを事前に配布します）
進行：全体で乾杯 → 4〜5名のグループに分かれて歓談（20分ごとに入れ替え）
参加申込：12月4日（金）までに下記フォームからお願いします
https://example.com/form
・カメラのオン・オフは自由です
・途中参加、途中退席は自由です。ご都合のよい時間だけご参加ください
・お子さまやご家族が映り込んでも問題ありません
ご不明な点は◯◯までお願いします。
オンラインの案内で追加すべき項目
- 接続URLの送付タイミング（前日、当日など）を明記する
- 使用ツール名と、事前インストールが必要かを書く
- カメラ・マイクのオンオフのルールを書く（自由なら「自由」と明記）
- 飲食を各自用意か、配送か、手当支給かを書く
- 所要時間と、途中退席の可否を書く
- 少人数グループに分けるかどうか、進行の流れを1行で書く
- 接続できない場合の連絡先（チャット、電話）を書く
注意
オンライン懇親会は90分を上限の目安にしてください。対面と違って移動や場の変化がなく、長くなるほど画面の前に座り続ける負担が増えます。短めに設定し、話し足りない人が残れる形にするほうが満足度が高くなります。
会費・締切・ドレスコード・アレルギーの書き方
会費の書き方
| 方式 | 案内文での書き方 | 注意点 |
|---|---|---|
| 当日現金 | 「会費5,000円 当日受付にてお支払いください。おつりのないようご協力ください」 | 釣銭の準備が必要。受付が滞りやすい |
| 事前振込 | 「会費5,000円 ◯月◯日までに下記口座へお振込みください（振込手数料はご負担ください）」 | 振込名義を「部署名＋氏名」で指定すると照合が楽になる |
| キャッシュレス | 「会費5,000円 当日、受付の二次元コードよりお支払いいただけます」 | 現金併用の可否も書く |
| 役職別 | 「会費：一般◯,◯◯◯円／管理職◯,◯◯◯円／新入社員◯,◯◯◯円」 | 区分を明示しないと当日に混乱する |
| 会社負担 | 「会費：無料（会社にて負担いたします）」 | 社外向けでは特に明記が必要 |
役職別の会費や、店への支払額との差額を決めるときは割り勘計算ツールで傾斜をつけた金額を出しておくと、案内文にそのまま書けます。
キャンセルポリシーの一文
- 標準：「準備の都合上、◯月◯日以降のキャンセルは会費をご負担いただく場合があります」
- 厳しめ：「◯月◯日18時以降のキャンセルは、会費全額をご負担いただきます」
- 柔らかめ：「やむを得ず欠席される場合は、分かった時点で幹事までご一報ください」
ドレスコードの書き方
| 表記 | 実際に求められる服装 | 使う場面 |
|---|---|---|
| 平服 | スーツまたはジャケット着用。普段着ではない | 社外の懇親会、式典後の会 |
| オフィスカジュアル | ジャケットなしでも可。襟付きが無難 | 社内懇親会、部署の親睦会 |
| 服装自由 | 私服で問題ない | 社内のカジュアルな会、オンライン |
| ビジネスアタイア | スーツ | 取引先を招く正式な会 |
Point
「平服でお越しください」は普段着の意味ではありません。社外向けにこの表記を使う場合、受け取る側は「ジャケット着用」と解釈します。カジュアルでよいことを伝えたいなら、「服装は自由です」「オフィスカジュアルで問題ありません」と具体的に書いてください。
アレルギー・食事制限の確認文
食物アレルギー、または宗教上・体質上の理由でお召し上がりいただけない食材がございましたら、◯月◯日までに◯◯（email@example.com）までお知らせください。会場へ事前に共有いたします。
なお、会場の調理環境上、完全な除去を保証できない場合がございます。重篤なアレルギーをお持ちの方は、あらかじめご相談ください。
注意
アレルギーは「対応します」と言い切らないことが重要です。同一厨房での調理では微量の混入を防げないことがあります。会場に確認したうえで、可能な範囲を正確に伝えてください。ベジタリアン、ハラル、アルコール不可の確認も同じ欄でまとめて聞くと回答の手間が減ります。
二次会の案内とリマインド
二次会の案内は本文に入れるか、分けるか
一次会の案内に二次会の情報を詰め込むと、読み飛ばしが起きます。一次会の案内では存在だけ触れ、詳細は別途が実務的です。
二次会：21:15頃より、会場近くの◯◯にて予定しています（会費◯,◯◯◯円程度）。参加希望の方は当日、受付にてお知らせください。一次会のみのご参加でもまったく問題ありません。
Point
「一次会のみでも問題ない」と明記してください。この一文がないと、二次会に出られない人が一次会も遠慮することがあります。特に社外の方を招く会では必須です。
リマインドの送り方
| タイミング | 内容 | 送り先 |
|---|---|---|
| 締切の3日前 | 未回答者への督促。締切を件名に入れる | 未回答者のみ |
| 締切当日の午前 | 最終督促。「本日18時締切」と明記 | 未回答者のみ |
| 開催の3日前 | 確定案内。会場地図、開始時刻、会費、緊急連絡先 | 出席者全員 |
| 開催当日の朝 | 当日リマインド。1〜2行で簡潔に | 出席者全員 |
例文：出欠確認（未回答の方へ）
件名：【◯/◯（◯）締切】懇親会の出欠確認のお願い
◯◯さん
お疲れさまです。懇親会幹事の◯◯です。
◯月◯日（◯）の懇親会について、出欠のご回答をまだいただいていないようでしたので、ご連絡しました。
お店に人数を伝える都合上、◯月◯日（◯）◯時までに「参加」か「不参加」だけご返信いただけると助かります。
すでにご回答済みでしたら、行き違いですのでご容赦ください。
注意
督促は未回答の人だけに、個別に送ります。全員宛てに「まだの人は回答を」と送ると、回答済みの人にも手間をかけます。「行き違いでしたらご容赦ください」の一文で、角が立ちません。
例文8：確定案内（開催3日前）
件名：【10/16（金）19:00】懇親会 当日のご案内
ご出席予定の皆さま
お疲れさまです。◯◯です。
今週金曜の懇親会について、当日のご案内をお送りします。
日時：10月16日（金）19:00開始（受付18:45〜）
会場：◯◯（東京都◯◯区◯◯1-2-3／03-0000-0000）
JR◯◯駅 東口より徒歩5分／地図 https://example.com/map
会費：5,000円（受付にて現金でお支払いください）
出席予定：◯名
当日の遅刻・欠席のご連絡は、◯◯（090-0000-0000）までお願いします。
会場が分かりにくいため、駅の東口を出て右手の◯◯ビル4階が目印です。
例文9：当日リマインド（短文）
件名：本日19:00 懇親会のご案内（◯◯4階）
本日の懇親会、19:00開始です。受付は18:45から。
会場：◯◯ ◯◯ビル4階（JR◯◯駅 東口 徒歩5分）
会費：5,000円（現金）
遅れる場合は◯◯（090-0000-0000）までご連絡ください。お待ちしています。
案内状全般の書式や、社外行事の招待状についてはイベント案内状の書き方を参照してください。当日の受付や進行の組み立てはイベント運営チェックリストが参考になります。
案内を受け取ったときの返信（出席・欠席）
案内を受け取った側は、一行目に出欠を書き、締切より前に返します。出席なら短く、欠席なら理由は簡潔にして、誘ってもらったことへの御礼を添えます。
例文：社内の懇親会に出席する
件名：Re: 【出欠のご回答をお願いします】◯月◯日（◯）懇親会のご案内
◯◯さん
お疲れさまです。◯◯部の◯◯です。
◯月◯日の懇親会、出席します。
アレルギーなど食事の制限は特にありません。
幹事のご準備ありがとうございます。当日楽しみにしています。
例文：社内の懇親会を欠席する
件名：Re: 【出欠のご回答をお願いします】◯月◯日（◯）懇親会のご案内
◯◯さん
お疲れさまです。◯◯部の◯◯です。
◯月◯日の懇親会ですが、あいにく当日は出張のため欠席させてください。
せっかくお声がけいただいたのに申し訳ありません。皆さんによろしくお伝えください。
例文：取引先の懇親会に出席する
件名：Re: ◯◯懇親会のご案内（◯月◯日開催）／株式会社◯◯
株式会社◯◯
◯◯部 ◯◯様
いつも大変お世話になっております。株式会社◯◯の◯◯でございます。
このたびは懇親会にお招きいただき、誠にありがとうございます。
◯月◯日（◯）の懇親会に、私◯◯と、◯◯部の◯◯の2名で出席させていただきます。
当日お目にかかれますことを楽しみにしております。
何とぞよろしくお願い申し上げます。
例文：取引先の懇親会を欠席する
件名：Re: ◯◯懇親会のご案内（◯月◯日開催）／株式会社◯◯
株式会社◯◯
◯◯部 ◯◯様
いつも大変お世話になっております。株式会社◯◯の◯◯でございます。
このたびは懇親会のご案内をいただき、誠にありがとうございます。
せっかくお招きいただきながら誠に恐縮ですが、当日はあいにく先約があり、欠席させていただきます。
皆さまのご盛会を心よりお祈り申し上げます。
今後ともどうぞよろしくお願い申し上げます。
案内文のよくある間違いと直し方
送ったあとで訂正の連絡を出すと、案内そのものより目立ちます。送信前に、次の間違いがないかを確認してください。
| よくある間違い | 起きること | 直し方 |
|---|---|---|
| 日付と曜日が合っていない | どちらが正しいかの問い合わせが集まる | カレンダーで照合してから書く。曜日は必ず併記する |
| 「◯◯各位様」と書く | 「各位」が敬称を含むため二重になる | 「◯◯各位」または「皆さま」とする |
| 社外向けに「ご参加ください」で結ぶ | 命令に近く聞こえる | 「ご出席いただけますと幸いです」「ご出席賜りますようお願い申し上げます」 |
| 締切を「◯日まで」とだけ書く | その日の何時までか分からない | 「◯月◯日（◯）18時まで」と時刻まで書く |
| 会費の書き忘れ・支払方法の書き忘れ | 当日の受付が滞る | 金額・支払方法・支払時期をそろえて書く |
| 「平服で」とだけ書く | 普段着で来る人と正装の人が混ざる | 「オフィスカジュアルで問題ありません」など具体的に書く |
| 社外向けで同伴の可否を書かない | 先方が何人で来てよいか判断できない | 「ご同僚の方とご一緒のご参加も歓迎いたします」など可否を明記 |
| 督促を全員宛てに送る | 回答済みの人にも手間をかける | 未回答者だけに個別で送る |
| 地図のURLだけを書く | リンクを開けない環境で場所が分からない | 住所・最寄駅・徒歩分数も文字で書く |
送信前のチェックリスト
- 日付と曜日がカレンダーと合っている
- 開始と終了の時刻、受付開始の時刻を書いた
- 会場の住所・電話番号・最寄駅を文字で書いた
- 会費の金額・支払方法・支払時期を書いた（無料なら「無料」と書いた）
- 出欠の回答方法と締切（日付と時刻）を書いた
- 問い合わせ先を2系統（メールと電話など）書いた
- 社外向けは宛名・社名・敬称を確認した。一斉送信はBCCにした
- 件名に日付か締切か求める行動を入れた
一斉送信の宛先の扱いはイベントの一斉メールとBCCを参照してください。
この記事の要点
- 案内文に必須なのは趣旨・日時・会場・会費・締切・問い合わせ先の6項目。体裁が変わっても情報は共通。
- 件名には日付・締切・求める行動のどれかを入れる。「お知らせ」だけの件名は埋もれる。
- 立食なら出入り自由・椅子・名札、会費ありなら金額・支払方法・期限・キャンセル時の扱いを書き足す。
- 締切は店への人数連絡期限から2〜3日前倒しし、督促と集計の時間を残す。
- 「平服」は普段着の意味ではない。カジュアル可なら「服装は自由です」と具体的に書く。
- 社外向けは会費無料か会費制かを必ず明記する。先方の社内規程の判断に必要。
- 二次会は「一次会のみでも問題ない」と添える。この一文で一次会の出席率が守られる。
- リマインドは未回答者向けと出席者向けを分ける。締切督促と当日案内は別の文面にする。
- 掲示・回覧用は社内文書の形（発信日・宛先・発信者・表題・記・以上）にし、PDFで添付するときも日時・会場・締切は本文に書く。
- 案内を受け取ったら一行目に出欠を書いて締切前に返す。社外への欠席は理由を詳しく書かず、会の盛会を願う一文で結ぶ。
FAQ
よくある質問
日付・締切・求める行動のどれかを件名に入れます。社内なら「【出欠のご回答をお願いします】◯月◯日（◯）懇親会のご案内」、社外なら「◯◯懇親会のご案内（◯月◯日開催）／株式会社◯◯」のように、日付と差出人が件名だけで分かる形にします。「お知らせ」「ご連絡」だけの件名は受信箱で埋もれます。
「立食形式」であることに加えて、出入り自由かどうか、椅子の有無、名札の用意の3点を書き足します。立ちっぱなしを心配する人や、途中参加を遠慮する人が参加を決めやすくなります。社外向けでは服装の目安も添えてください。
金額、支払方法（当日現金・事前送金など）、支払期限、キャンセル時の扱いの4点をそろえて書きます。役職によって金額が違う場合は区分を明記します。社外の方から会費をいただく場合は、領収書を用意するかどうかも書いておくと親切です。
件名に締切日を入れ、まだ回答していない人だけに個別で送ります。本文では「出欠のご回答をまだいただいていないようでしたので」と用件を伝え、お店に人数を伝える都合があることを一言添えます。最後に「行き違いでしたらご容赦ください」と書くと角が立ちません。
メールなら「いつも大変お世話になっております」から始め、日頃の御礼と開催の趣旨を述べてから、日時・会場・会費の有無・返信方法を箇条書きで示します。はがきやカードの案内状では「拝啓 ◯◯の候」と時候の挨拶から入り、主催者の名義を明記します。会費が無料か会費制かは、先方の社内規程の判断に関わるため必ず書いてください。
件名に「懇親会のお知らせ」と日付を入れ、本文には開催の趣旨・日時（曜日つき）・場所・会費・出欠の回答期限・問い合わせ先を書きます。社内向けなら時候の挨拶は不要で、「お疲れさまです。◯◯です」から始めて構いません。参加は任意だと伝わる一文（「ご都合のつく方はぜひ」）を入れると、断る人も気を遣わずに済みます。
決まった期限はありませんが、相手が予定を組める余裕を持って送るのが基本で、社外向けは社内向けより早めに出します。役員クラスや多忙な取引先を招く場合は、日程だけを先に知らせ、詳細を後から送る二段構えにすると予定を押さえてもらいやすくなります。出欠締切は、会場への人数連絡期限からさらに2〜3日前倒しして設定してください。
社外向けのはがき・カード・封書の案内状では「拝啓」に続けて入れます。社外向けのメールでは「いつも大変お世話になっております」から始め、時候の挨拶は省くのが一般的です。改まった招待で入れたい場合は「平素は格別のお引き立てを賜り」などの御礼の一文で足ります。社内向けでは不要で、かえって読みにくくなります。相手との距離感で判断してください。
書いてください。金額が不明だと、参加可否の判断ができません。社内規程で上限がある企業もあります。金額が未確定の段階で案内する場合も、「5,000円程度を予定」と幅で示し、確定後にあらためて通知する形にしてください。
締切の3日前と締切当日の午前に、未回答者だけへ送ります。件名に締切日時を入れ、本文は3行程度に抑えるのが効果的です。長文の再送は読まれません。それでも回答がない場合は、チャットや口頭で直接確認するほうが早く済みます。
接続URLの送付タイミング、使用ツール、飲食の扱い、途中退席の可否の4点を明記してください。特に「カメラオフでも可」「途中参加・退席自由」と書くと参加のハードルが下がります。所要時間は90分程度までに収め、話し足りない人が残れる形にすると負担が少なくなります。
言葉に厳密な定義はありませんが、懇親会は仕事上の関係者が打ち解けて話す会として社外の方を招く場でも使いやすく、親睦会は同じ組織の中で仲を深める会として社内向けに使われることが多い呼び方です。初対面の人同士が知り合う会なら交流会、プロジェクトの区切りを労う会なら打ち上げと書くと、会の雰囲気が伝わります。
一行目に「出席します」「欠席させてください」と結論を書き、締切より前に返します。社内なら短くて構いません。社外への出席の返信では出席者の名前と人数を、欠席の返信では「先約があり」など簡潔な理由と、「ご盛会をお祈り申し上げます」の一文を添えます。
部署内や社員へのお知らせならメールで足ります。社内ポータルへの掲載、掲示、回覧、案内状の添付など文書として残す場合は、発信日・宛先・発信者・表題を入れた社内文書の形にします。PDFで添付するときも、日時・会場・締切だけはメール本文に書いてください。
確認を依頼したうえで、完全な除去を保証できない場合があることも併記してください。同一の調理環境では微量の混入を防げないことがあります。あわせてベジタリアン、宗教上の制限、アルコールの可否も同じ欄で聞くと、回答する側の手間も減ります。