英語のお詫びメール例文
謝罪の型・件名・場面別の書き方とNG表現

sorry・apologize・regret の使い分け

お詫びに使う中心の語は三つです。問題の重さと相手との関係で選びます。

気持ちを強めたいときは、sorry の前に very や truly、apologize の前に sincerely を置きます。I do apologize のように do を入れて強める言い方もありますが、一通の中で何度も使うと大げさに聞こえます。

問題の重さで選ぶ お詫びのフレーズ表

上ほど改まった重いお詫び、下ほど軽いお詫びです。小さなことに重すぎる言い方をすると、かえって大ごとに聞こえることがあります。

部品ごとのフレーズ集（差し替えて使う）

お詫びのメールは、次の部品を上から一つずつ選んで並べれば組み立てられます。

そのまま埋めて使える型は次のとおりです。

Subject: Apology for ◯◯

Dear ◯◯,

I apologize for ◯◯.
【何が起きたか・原因】◯◯
【今の対応】I have ◯◯.
【お願い】Could you please ◯◯?
【再発防止】I will ◯◯ in the future.

Thank you for your understanding.

Best regards,
◯◯

お詫びメールの件名の例

件名には何についてのお詫びかを入れ、請求書番号や注文番号があれば添えます。相手が開く前に用件をつかめるようにするためです。

場面別の英文メール例

返信が遅れたことのお詫び

Subject: Re: Questions about the event program

Dear Ms. Johnson,

I apologize for the late reply.
Please find my answers to your questions below.
◯◯

Please let me know if you need any further information.

Best regards,
Taro Sato

（件名：Re: イベントのプログラムについてのご質問
ジョンソン様
返信が遅くなり、申し訳ございません。
ご質問への回答を以下に記載いたします。
◯◯
ほかに必要な情報がございましたら、お知らせください。）

添付ファイルを付け忘れたお詫び

Subject: Re: Venue floor plan (attachment)

Dear Mr. Lee,

My previous email went out without the attachment. Sorry about that.
Here is the floor plan.

Best regards,
Hanako Suzuki

（件名：Re: 会場の見取り図（添付）
リー様
先ほどのメールに添付ファイルがついておりませんでした。失礼いたしました。
見取り図をお送りします。）

伝えた日時を誤っていたお詫び

Subject: Correction: Start time of the ◯◯ meeting

Dear all,

In my email yesterday, I gave the wrong start time for our meeting on ◯◯.
The meeting will start at ◯◯ (Japan time), not ◯◯. Sorry for the confusion.
The meeting link has not changed.

Best regards,
Taro Sato

（件名：訂正：◯◯の会議の開始時刻
皆様
昨日のメールで、◯◯の会議の開始時刻を誤ってお伝えしておりました。
会議は◯◯（日本時間）開始で、◯◯ではありません。混乱を招き、申し訳ございません。
会議のリンクは変わりません。）

資料・見積書の誤りのお詫び

Subject: Correction: Quotation for ◯◯

Dear Ms. Johnson,

I apologize for an error in the quotation I sent you on ◯◯.
The unit price for ◯◯ was incorrect. I have attached the corrected version.
Please discard the previous version.

I will double-check all documents before sending them in the future.

Best regards,
Taro Sato

（件名：訂正：◯◯のお見積書
ジョンソン様
◯◯にお送りしたお見積書に誤りがあり、申し訳ございません。
◯◯の単価が誤っておりました。訂正版を添付いたします。
前の版は破棄していただけますでしょうか。
今後は送付前にすべての書類を再確認いたします。）

請求書の誤りのお詫び（会社として）

Subject: Corrected invoice ◯◯ and our apologies

Dear Mr. Brown,

I am writing about invoice ◯◯, which we sent on ◯◯. Unfortunately, it showed the wrong amount, and we sincerely apologize.
We entered the quantity incorrectly when preparing it. This was our error.
The corrected invoice is attached. The amount due is now ◯◯, and the payment date has not changed. Please use this version instead of the original.

From now on, a second member of our team will check every invoice before it is sent.

Sincerely,
Hanako Suzuki
Accounting, ◯◯

（件名：請求書◯◯の訂正版とお詫び
ブラウン様
◯◯にお送りした請求書◯◯の件でご連絡いたしました。金額に誤りがあり、誠に申し訳ございません。
作成時に数量を誤って入力しておりました。弊社の誤りです。
訂正した請求書を添付いたします。ご請求額は◯◯となり、お支払い期日は変わりません。元の請求書ではなく、こちらをお使いいただけますでしょうか。
今後は、すべての請求書を送付前に別の担当者がもう一度確認いたします。）

誤った商品を送った・商品が破損していたお詫び

Subject: Your order ◯◯: replacement on its way

Dear Ms. Garcia,

We sincerely apologize for sending you the wrong item.
Two orders were mixed up when they were packed.
We have already sent the correct item, which should arrive by ◯◯. You do not need to return the item you received.

To prevent this from happening again, we now scan each item against the order before packing it.

Sincerely,
Customer Support, ◯◯

（件名：ご注文◯◯：代わりの品を発送いたしました
ガルシア様
誤った商品をお送りしてしまい、誠に申し訳ございません。
梱包の際に、二件のご注文を取り違えておりました。
正しい商品はすでに発送しており、◯◯までに届く見込みです。お受け取りの品は返送していただかなくて結構です。
再発を防ぐため、梱包の前に商品と注文内容を一点ずつ読み取って照合するようにいたしました。）

納品・発送の遅れのお詫び

Subject: Delay in delivery of ◯◯

Dear Mr. Brown,

I am writing to let you know that the delivery of ◯◯ will be delayed.
Due to a problem at our supplier, we now expect to ship the items on ◯◯.
I am very sorry for the trouble this delay will cause you.

If this new date causes any problems for your schedule, please let me know, and we will do our best to find a solution.

Kind regards,
Hanako Suzuki

（件名：◯◯の納品の遅れについて
ブラウン様
◯◯の納品が遅れることをお知らせいたします。
仕入れ先で問題が発生したため、出荷は◯◯になる見込みです。
ご迷惑をおかけし、誠に申し訳ございません。
新しい日程でご予定に支障がございましたらお知らせください。できる限りの対応を検討いたします。）

メールの誤送信のお詫び

Subject: Please disregard my previous email

Dear Mr. Lee,

I apologize for sending you my previous email by mistake.
It was intended for someone else. I would appreciate it if you could delete it.

Best regards,
Hanako Suzuki

（件名：先ほどのメールについて
リー様
先ほどのメールを誤ってお送りしてしまい、申し訳ございません。
別の方に宛てたものでした。お手数ですが、削除していただけますと幸いです。）

こちらの都合で日程を変えてもらうお詫び

Subject: Request to reschedule our meeting

Dear Sarah,

I am very sorry, but I need to ask if we could reschedule our meeting on Thursday.
An urgent matter has come up that I need to handle that day.
Would any time on Monday or Tuesday next week work for you?

I apologize for the inconvenience.

Best regards,
Taro

（件名：打ち合わせの日程変更のお願い
サラ様
大変申し訳ないのですが、木曜日の打ち合わせの日程を変えていただけないでしょうか。
その日に対応しなければならない急ぎの用件が入ってしまいました。
来週の月曜日か火曜日で、ご都合のよい時間はございますか。
ご迷惑をおかけし、申し訳ございません。）

会議を欠席してしまったお詫び

Subject: Sorry for missing today's meeting

Dear Mr. Brown,

I sincerely apologize for missing today's meeting.
I had the wrong time in my calendar. This was entirely my mistake.
Could you let me know a time that would suit you to talk again?

Kind regards,
Hanako Suzuki

（件名：本日の会議を欠席したお詫び
ブラウン様
本日の会議に出席できず、誠に申し訳ございません。
予定表の時間を誤って登録しておりました。完全に私の不注意です。
改めてお話しできるご都合のよい時間を教えていただけますでしょうか。）

招待に応じられないお詫び

Subject: Re: Invitation to the ◯◯ seminar

Dear Ms. Johnson,

Thank you for thinking of me for the ◯◯ seminar.
I'm afraid I will be away on a business trip that week, so I won't be able to join. I'm sorry to miss it.
I would be grateful if you could share the materials afterwards.

Best regards,
Taro Sato

（件名：Re: ◯◯セミナーのご案内
ジョンソン様
◯◯セミナーにお声がけいただき、誠にありがとうございます。
あいにくその週は出張のため、参加できません。せっかくの機会に伺えず、申し訳ございません。
差し支えなければ、後日資料を共有していただけますと幸いです。）

苦情へのお詫び（相手の気持ちへの理解を添える）

Subject: Re: Your feedback on the ◯◯ event

Dear Mr. Wilson,

Thank you for letting us know about your experience at the ◯◯ event.
I can see why the long wait at the entrance left you so disappointed, and I sincerely apologize.
We did not have enough staff at the reception desk. For our next event, we will add more staff and open the doors earlier.

Thank you again for taking the time to share your feedback.

Sincerely,
Hanako Suzuki
Event Team, ◯◯

（件名：Re: ◯◯イベントへのご意見
ウィルソン様
◯◯イベントでのご体験をお知らせいただき、ありがとうございます。
入口で長くお待たせしたことで、ご不快な思いをされたのはもっともです。誠に申し訳ございません。
受付の人員が足りておりませんでした。次回のイベントでは受付の人員を増やし、開場を早めます。
改めて、ご意見をお寄せいただきありがとうございました。）

お客様の不便に対する会社としてのお詫び

Subject: Our apologies for the registration issue

Dear Customer,

Please accept our sincere apologies for the problem with our registration page on ◯◯.
Some users were unable to complete their registration. The issue has now been fixed.
If you were affected, please try registering again, or contact us at ◯◯.

We are reviewing our systems to prevent this from happening again.

Sincerely,
The ◯◯ Team

（件名：申込ページの不具合のお詫び
お客様各位
◯◯、申込ページに不具合が発生しましたことを、心よりお詫び申し上げます。
一部の方が申し込みを完了できない状態になっておりました。現在は復旧しております。
影響を受けた方は、お手数ですが再度お申し込みいただくか、◯◯までご連絡ください。
再発を防ぐため、システムの見直しを進めております。）

大きな問題は三回に分けて送る（一次報告 → 詳細報告 → 解決報告）

納期の大きな遅れやシステム障害のように、原因がすぐにわからない問題を一通で済ませようとすると、確かめていない原因を書いてしまったり、連絡が遅れたりします。まず社内の対応手順に従い、相手には次の三回に分けて連絡します。

1. 01

   一次報告：問題を把握したことをすぐ伝える

   原因を決めつけず、「把握した・調べている・次はいつ連絡するか」だけを書きます。
   Thank you for letting us know about ◯◯. We have started checking what happened, and I will contact you again by ◯◯ with what we have found.
   （◯◯についてお知らせいただき、ありがとうございます。何が起きたかの確認を始めており、◯◯までにわかったことを改めてご連絡いたします。）

2. 02

   詳細報告：原因・対応・再発防止を伝えて謝る

   調べた結果を踏まえて、ここではっきり謝ります。影響が大きいときは、誰の名前で送るかも上司と相談して決めます。
   Our investigation showed that ◯◯ was the cause. I am very sorry for the trouble this has caused. We have already ◯◯, and going forward, we will ◯◯.
   （調べた結果、原因は◯◯でした。ご迷惑をおかけし、誠に申し訳ございません。すでに◯◯を行い、今後は◯◯いたします。）

3. 03

   解決報告：対応が終わったことを伝えて閉じる

   約束した対応が済んだことを知らせ、待ってもらったことにお礼を言います。
   The ◯◯ we promised has now been completed, and this matter is closed. Thank you for bearing with us.
   （お約束した◯◯がすべて完了し、本件の対応を終えました。お待ちいただき、ありがとうございました。）

日本人がやりがちな不自然な英語・NG表現と直し方

お詫びの後にお礼を言うなら「Thank you for your patience.（お待ちいただきありがとうございます）」が使えます。書き出しと結びは英語メールの書き出しと英語メールの結び、お礼のメールは英語でお礼のメールを見てください。

送信前のチェックリスト

• 件名だけで何についてのお詫びかがわかる（番号があれば入れた）
• 最初の一、二文ではっきり謝っている（言い訳や前置きから始めていない）
• 問題の重さに合った語を選んだ（軽いものに regret、重いものに Sorry だけ、になっていない）
• 何が起きたかを事実として書き、確かめていない原因を書いていない
• 今の対応（訂正版の添付、代わりの品の発送など）と、相手にお願いしたいことを書いた
• 再発防止を具体的に一文で書いた
• 受け身の「A mistake was made.」や条件付きの「if you were offended」を使っていない
• 個人のお詫びは I、会社のお詫びは We にそろえた
• apologize と apologise のつづりを一通の中でそろえた
• 損害・契約・個人情報に関わる内容は、送る前に上司や担当部署に確認した