メール
内定通知メール 例文
件名・テンプレート・電話の伝え方
内定通知メールは、件名を「【会社名】選考結果（内定）のご連絡」とし、本文に内定の結果・手続き・返事の期限・問い合わせ先を書けば用が足ります。結果は電話で先に伝え、詳細をメールで送るのが基本です。応募者はこのメールを読んで入社するかどうかを決めるので、お祝いだけで終わらせず、次に何を、いつまでにすればよいかが一読で分かる文面にしてください。このページは、会社（人事・採用担当）から送る内定通知メールを、件名・穴埋めテンプレート・場面別の例文・送った後の返信・送信前チェックの順に並べています。
結論
件名は「【株式会社◯◯】選考結果（内定）のご連絡」。本文は ①面接のお礼と内定の結果 ②内定の内容（職種・入社予定日） ③今後の手続き（書類と期限） ④返事の期限と方法 ⑤問い合わせ先 ⑥歓迎の言葉 の順に書きます。伝え方は「電話で結果を先に伝え、詳細をメールで送る」が基本で、電話がつながらなければメールを先に送って構いません。
まず結論：内定通知メールに書く項目
| 項目 | 書くこと | 書き方のこつ |
|---|---|---|
| 件名 | 会社名と「内定」の文字 | 開かなくても内容が分かる形に |
| 宛名 | 氏名に「様」 | 漢字の誤りがないか応募書類で確認 |
| お礼と結果 | 面接へのお礼、内定したこと | 結果は前置きを短くして早めに |
| 内定の内容 | 職種・部署、入社予定日 | 細かい労働条件は書面（添付）に任せる |
| 手続き | 送る書類、返送してほしい書類と期限 | 番号付きで並べる |
| 返事の期限と方法 | 承諾・辞退を伝える日付と手段 | 曜日まで書き、日付で区切る |
| 問い合わせ先 | 担当者名、電話、メール | 質問してよいことを一言添える |
| 結び・署名 | 歓迎の言葉、会社名・部署・氏名・連絡先 | 署名は社内で統一したものを |
Point
迷ったら「お祝い」「何をするか」「いつまでか」「誰に聞けばよいか」の四つが入っているかだけ確かめてください。この四つが欠けると、応募者は返事をしにくくなります。
電話とメール、どちらで伝えるか
| 電話 | メール | |
|---|---|---|
| 向いていること | 喜びや期待を声で伝える | 条件・期限・手続きを記録に残す |
| 弱いこと | 細かい条件は聞き漏れやすい | 気持ちが伝わりにくい |
| 使い方 | 結果と「メールを送る」ことを伝える | 電話の直後に、詳細をまとめて送る |
内定は電話で先に伝え、詳細をメールで送る形が基本です。応募者が電話に出られなかった場合は、何度もかけ直すより、伝言を残してメールを先に送るほうが相手の負担になりません。
電話で伝えるときの言い方
株式会社◯◯人事部の◯◯です。◯◯様のお電話でよろしいでしょうか。いま少しお時間よろしいですか。
先日は面接にお越しいただき、ありがとうございました。選考の結果、◯◯様にぜひ入社していただきたく、内定のご連絡をいたしました。
詳しい内容と今後の手続きは、このあとメールでお送りします。ご不明な点があれば、いつでもご連絡ください。
留守番電話に残す伝言
株式会社◯◯人事部の◯◯です。先日の選考の結果についてご連絡いたしました。詳細はメールでもお送りしますので、ご確認ください。また改めてお電話いたします。
注意
留守番電話には結果そのものを残さないほうが安全です。家族と共用の電話や、ほかの人が聞く可能性があるためです。結果はメールで伝えます。
電話がつながらず、メールを先に送るとき
件名：【株式会社◯◯】選考結果（内定）のご連絡
◯◯様
株式会社◯◯人事部の◯◯です。
本日お電話いたしましたが、お話しできなかったため、メールにてご連絡いたします。
先日の最終面接の結果、◯◯様の採用を内定いたしました。おめでとうございます。
今後の手続きは下記のとおりです。（以下、手続き・期限・問い合わせ先）
ご都合のよい時間帯を教えていただければ、改めてお電話でもご説明いたします。
件名の付け方と例
- 基本形：【株式会社◯◯】選考結果（内定）のご連絡
- 職種を入れる：【株式会社◯◯】◯◯職 選考結果のご連絡（内定）
- 新卒：【株式会社◯◯】◯◯年度 新卒採用 内定のご連絡
- 電話の後に送る：【株式会社◯◯】内定のご連絡と今後の手続きについて
- 書類を添付する：【株式会社◯◯】内定のご連絡（内定通知書・労働条件通知書を添付）
- アルバイト・パート：【◯◯店】採用のご連絡
注意
件名に会社名を入れるのは、応募者が複数の会社に応募していて、受信箱で見分けやすくするためです。「重要」「至急」だけの件名は、迷惑メールと間違われやすくなります。
そのまま使える穴埋めテンプレート
件名：【［会社名］】選考結果（内定）のご連絡
［氏名］様
［会社名］［部署名］の［担当者名］です。
先日は［面接の段階］にお越しいただき、ありがとうございました。
選考の結果、［氏名］様の採用を内定いたしましたので、ご連絡いたします。
■内定の内容
職種：［職種・部署］
入社予定日：［年月日］
労働条件：添付の書面をご確認ください
■今後の手続き
1．［書類名］を［日付］までに［郵送／添付］いたします。
2．内定をお受けいただける場合は、［書類名］を［日付（曜日）］までにご返送ください。
■お返事について
内定をお受けいただけるかどうか、［日付（曜日）］までに、このメールへのご返信または［電話番号］までご連絡ください。
ご不明な点があれば、どんなことでも下記までお問い合わせください。
［会社名］［部署名］ ［担当者名］
電話：［番号］ メール：［アドレス］
［氏名］様と一緒に働けることを、心より楽しみにしております。
［ ］の部分を埋めれば送れる形にしています。■の見出しは、スマートフォンで読む応募者がどこに何が書いてあるかを探しやすくするためのものです。
内定通知メールの例文（新卒）
改まった文面
件名：【株式会社◯◯】選考結果（内定）のご連絡
◯◯様
株式会社◯◯人事部の◯◯です。
先日は最終面接にお越しいただき、ありがとうございました。
選考の結果、◯◯様の採用を内定いたしましたので、ご連絡いたします。
配属予定の部署の社員も、◯◯様をお迎えする日を心待ちにしております。
今後の手続きについて、下記のとおりご案内いたします。
1．内定通知書と内定承諾書を、◯月◯日（◯）までに郵送いたします。
2．内定をお受けいただける場合は、◯月◯日（◯）までに内定承諾書をご返送ください。
3．◯月に内定者懇親会を予定しております。詳細は追ってご連絡します。
ご不明な点やご不安なことがあれば、どんなことでも下記までご連絡ください。
人事部 ◯◯（電話◯◯／メール◯◯）
改めまして、内定おめでとうございます。
親しみを出した文面
件名：【株式会社◯◯】内定のご連絡
◯◯様
株式会社◯◯人事部の◯◯です。
最終面接で伺った◯◯のお話は、面接官全員の心に強く残っています。
そんな◯◯様に、ぜひ私たちの仲間になっていただきたいと考え、内定のご連絡をいたします。おめでとうございます。
これからの流れは次のとおりです。
・◯月◯日（◯）ごろ、内定通知書をお送りします
・◯月◯日（◯）までに、内定をお受けいただけるかお知らせください
入社までに聞いておきたいこと、職場の雰囲気のことなど、どんな小さなことでも気軽にご連絡ください。
人事部 ◯◯（電話◯◯）
Point
面接で印象に残った話を一文だけ入れると、定型文ではなく自分に向けた連絡だと伝わります。複数の内定者に送るときは、名前とこの一文を取り違えていないか必ず確認してください。
早い時期の連絡（内々定）
件名：【株式会社◯◯】選考結果（内々定）のご連絡
◯◯様
（お礼の後）選考の結果、◯◯様に内々定を出すことになりましたので、ご連絡いたします。
正式な内定は◯月◯日（◯）にお知らせし、あわせて内定通知書をお送りする予定です。
それまでの間も、ご質問があればいつでも下記までご連絡ください。
注意
内々定の連絡では、正式な内定をいつ、どの形で伝えるかを書いておくと、応募者が予定を立てやすくなります。
内定通知メールの例文（中途採用）
条件の書面を添付するとき
件名：【株式会社◯◯】選考結果（内定）のご連絡
◯◯様
株式会社◯◯人事部の◯◯です。
先日はお忙しいなか面接のお時間をいただき、ありがとうございました。
選考の結果、◯◯様を◯◯職として採用することを内定いたしました。
労働条件をまとめた書面を添付いたしますので、ご確認ください。
入社日につきましては、現在のお勤め先のご事情もあるかと存じますので、ご希望をお聞かせいただければ調整いたします。
恐れ入りますが、内定をお受けいただけるかどうか、◯月◯日（◯）までにご返信いただけますでしょうか。
条件についてご質問があれば、面談の場を設けることもできます。
人事部 ◯◯（電話◯◯）
◯◯様と一緒に働けることを、楽しみにしております。
条件の説明の面談（オファー面談）を案内するとき
件名：【株式会社◯◯】内定のご連絡と条件説明の面談のご案内
◯◯様
（お礼と内定の結果の後）
給与や配属、働き方について直接ご説明し、ご質問にお答えする面談の場を設けたいと考えております。
下記の候補から、ご都合のよい日時をお知らせください。
・◯月◯日（◯）◯時〜
・◯月◯日（◯）◯時〜
・◯月◯日（◯）◯時〜
オンラインでも対応いたします。面談の後、お返事をいただく期限をご相談させてください。
注意
中途の内定者は今の勤め先の退職手続きと並行して判断します。入社日の相談に応じること、条件について質問できる場があることを伝えると、返事がしやすくなります。
そのほかの場面の例文
アルバイト・パートの採用
件名：【◯◯店】採用のご連絡
◯◯様
◯◯店の◯◯です。先日は面接にお越しいただき、ありがとうございました。
ぜひ一緒に働いていただきたく、採用のご連絡をいたします。
初めての出勤は◯月◯日（◯）◯時を予定しています。当日は、◯◯（持ち物）をお持ちください。
勤務の曜日・時間、時給などの条件は、添付の書面をご確認ください。
ご都合が合わない場合や、ご質問があれば、◯月◯日（◯）までにご連絡ください。
一斉送信ではなく、内定者ごとに送る
複数の内定者に同じ文面を送るときも、宛先は一人ずつにします。CCやBCCの設定を誤ると、ほかの内定者のメールアドレスが見えてしまいます。採用管理の仕組みから送る場合も、差し込みの氏名・職種が正しく入っているかを試しに自分宛てに送って確かめてください。個人情報の扱いは採用イベントの個人情報も参照してください。
内定通知を送った後の返信例
承諾の返事へのお礼
件名：Re: 内定承諾のご連絡
◯◯様
株式会社◯◯人事部の◯◯です。
内定承諾のご連絡をいただき、ありがとうございます。
◯◯様をお迎えできることを、社員一同大変うれしく思っております。
入社までの手続きについては、◯月◯日（◯）ごろまでに改めてご案内いたします。
今後とも、どうぞよろしくお願いいたします。
返事の期限を延ばしてほしいと言われたとき
◯◯様
ご連絡ありがとうございます。
ご事情、承知いたしました。お返事の期限を◯月◯日（◯）まで延ばしますので、じっくりご検討ください。
判断のためにお聞きになりたいことがあれば、いつでもご連絡ください。
期限が近いのに返事がないとき
件名：【株式会社◯◯】内定についてのお返事のお願い
◯◯様
株式会社◯◯人事部の◯◯です。
先日お送りした内定のご連絡について、お返事の期限が◯月◯日（◯）となっておりますので、念のためご連絡いたしました。
メールが届いていない、またはご検討に時間が必要な場合も、その旨をお知らせいただければ幸いです。
ご不明な点があれば、お気軽にお問い合わせください。
辞退の連絡を受けたとき
件名：Re: 内定辞退のご連絡
◯◯様
ご丁寧にご連絡いただき、ありがとうございます。
内定辞退の件、承知いたしました。
ご一緒できないのは残念ですが、◯◯様の今後のご活躍を心よりお祈りしております。
お預かりしている書類は、社内の規程に従って処分いたします。
内定者から質問が来たとき
◯◯様
ご質問ありがとうございます。
お問い合わせの◯◯については、◯◯となっております。
ほかにも気になることがあれば、遠慮なくお知らせください。
期限を延ばせるかどうかは社内で判断を決めておき、延ばす場合は新しい期限を日付で伝えます。入社前の連絡や行事の案内は研修の案内文、内定式の企画と進行、内定者懇親会を参照してください。
労働条件をメールで伝えるときの注意
労働基準法第15条第1項は、使用者に対し「労働契約の締結に際し、労働者に対して賃金、労働時間その他の労働条件を明示しなければならない」と定めています。賃金や労働時間など一部の事項の明示方法について、労働基準法施行規則第5条は書面の交付を原則とし、労働者が希望した場合に電子メール等（記録を出力して書面にできるものに限る）で明示できるとしています。
- 労働条件をメールの添付だけで示す場合は、本人がその方法を希望しているか確認しておく。
- 添付するファイルは、応募者が保存・印刷できる形式（PDFなど）にする。
- 新卒の内定を取り消す・内定期間を延ばすときは、職業安定法施行規則第35条により、あらかじめ公共職業安定所と、職業紹介を行っている学校等の長に、所定の様式で通知するものとされている。
注意
内定通知メールの文面に、書面と違う条件や、決まっていない条件を書かないでください。個別の判断は、人事・労務の担当や社会保険労務士などの専門家に確認してください。
よくある失敗と防ぎ方
| 失敗 | 起きること | 防ぎ方 |
|---|---|---|
| 返事の期限を書かない | 返事が来ず、採用計画が立たない | 日付と曜日で期限を書く |
| 結果が本文の後半にある | 合否が分かるまで不安なまま読ませる | お礼の直後に結果を書く |
| 名前・職種の取り違え | 信頼を失い、辞退につながる | 差し込みの値を一件ずつ確認 |
| 書面と違う条件を本文に書く | どちらが正しいか分からず、後で揉める | 条件は書面に任せ、本文は概要だけ |
| 問い合わせ先がない | 質問できず、不安が膨らむ | 担当者名と電話・メールを書く |
| 送るのが遅い | 他社の内定が先に決まる | 最終面接の後、結果を出す日を社内で決めておく |
送信前チェックリスト
- 宛先のメールアドレスは本人のものか（CC・BCCにほかの応募者が入っていないか）
- 氏名の漢字、職種・部署名は応募書類と合っているか
- 件名に会社名と「内定」が入っているか
- 結果がお礼の直後に書かれているか
- 書類の送付日・返送期限・返事の期限が、日付と曜日で書かれているか（曜日の誤りはないか）
- 本文の条件が、添付の書面と食い違っていないか
- 添付ファイルは開けるか、ファイル名で中身が分かるか
- 問い合わせ先（担当者名・電話・メール）と署名が入っているか
- ほかの応募者の名前や面接の感想が残っていないか
この記事の要点
- 件名は「【会社名】選考結果（内定）のご連絡」。
- 本文はお祝い・内定の内容・手続き・返事の期限・問い合わせ先。
- 電話で先に伝え、詳細はメール。つながらなければメールが先でよい。
- 期限は日付と曜日で。返事がなければ期限の前に確認の連絡を。
- 労働条件をメール添付だけで示すなら、本人の希望を確認し、保存できる形式で。
FAQ
よくある質問
「【株式会社◯◯】選考結果（内定）のご連絡」のように、会社名と内定の連絡であることが件名だけで分かる形にします。書類を添付するときは「（内定通知書を添付）」のように添えると、開く前に用件が伝わります。
電話で先に結果を伝え、詳細と手続きをメールで送る形が基本です。電話は気持ちが伝わり、メールは条件や期限が記録に残ります。電話がつながらない場合は、留守番電話には結果を残さず、メールを先に送って構いません。
面接のお礼と内定の結果、内定の内容（職種・入社予定日）、今後の手続き（書類と期限）、返事の期限と方法、問い合わせ先、歓迎の言葉です。中途採用では入社日の相談に応じることも伝えます。
応募者がほかの選考や今の勤め先との調整を終えられるかと、自社の採用計画の両方から社内で決め、日付と曜日で書きます。延長を求められたときに応じるかどうかも、あらかじめ決めておくと対応が早くなります。
メールに添付して送っても、郵送の予定をメールで伝えても構いません。添付する場合は、応募者が保存・印刷できるPDFなどにし、返送の方法（郵送か、署名したものをメールで返すか）を本文に書きます。
労働基準法施行規則第5条では、賃金や労働時間などの明示は書面の交付が原則で、労働者が希望した場合に電子メール等で明示できるとされています。メール添付だけで示す場合は本人の希望を確認し、個別の判断は労務の担当や専門家に確認してください。
期限の前に、メールが届いているかの確認を兼ねて連絡します。迷惑メールに振り分けられていることもあるため、メールで返事がなければ電話でも確認します。
文面は同じでも、宛先は一人ずつにします。CCやBCCの設定を誤るとほかの内定者のアドレスが見えてしまうためです。差し込みで送る場合は、氏名と職種が正しく入っているか確認してください。