お詫び
返信が遅れたお詫びメール 例文
件名・書き出しの一言・場面別の文面
メールの返信が遅れたときは、気づいた時点ですぐ、元のメールに返信する形で送ります。書くことは、書き出しのお詫びの一言、遅れた理由をごく短く、そして本来の回答です。お詫びのためだけに別のメールを用意するより、お詫びと回答を一通にまとめるほうが、相手の手間が減ります。
そのまま送れる短い例文はこちらです。
「お世話になっております。株式会社△△の□□です。
ご返信が遅くなり、大変申し訳ございません。
お問い合わせの◯◯について、以下のとおりご回答いたします。」
このページでは、件名の付け方、見落とし・不在・確認待ちなど理由別の例文、言わないほうがよい一言、その後のフォローまでまとめました。お詫びメール全体の型はお詫びメールの例文を見てください。
結論
返信遅れのお詫びは①お詫びの一言 ②遅れた理由（一言） ③本来の回答 ④（必要なら）今後の連絡の目安の順で書きます。お詫びは書き出しに一度、結びでもう一度軽く触れれば足ります。回答がまだ出せない場合は、お詫びに加えていつまでに回答するかを書きます（途中経過の連絡は回答が遅れているときの途中経過の連絡）。
いつ・どの手段で・何を書くか
| 項目 | やること | ポイント |
|---|---|---|
| いつ | 遅れに気づいたらすぐ | 回答の準備が整っていなくても、まず受け取ったことと回答の目安を送る |
| どの手段で | 相手から来たメールへの返信 | 件名を変えずに返すと、相手がやり取りを追いやすい |
| お詫び | 書き出しに一言 | 「ご返信が遅くなり、申し訳ございません」 |
| 事実・原因 | 一言だけ | 「出張で確認が遅れ」「メールを見落としており」など |
| 対応 | 本来の回答を書く | お詫びより回答のほうが長くなるのが自然 |
| 再発防止 | 必要なときだけ一言 | 見落としなど自分の落ち度のときは「今後は気をつけます」 |
Point
回答の準備ができるまで返信を待つと、遅れがさらに広がります。すぐに答えられない内容なら、「受け取ったこと」「回答の目安」だけを先に返しておくのが、遅れを小さくする一番の方法です。
件名の付け方
返信が遅れたときの件名は、元の件名のまま「Re：」で返すのが基本です。相手は件名でやり取りを探すので、件名を変えると前後の流れが分からなくなります。
| 状況 | 件名の例 |
|---|---|
| 元のメールに返信する（基本） | Re：◯◯のお見積もりについて |
| 遅れが大きく、お詫びを目立たせたい | Re：◯◯の件【ご返信が遅くなり申し訳ございません】 |
| 元のメールが見つからず新規で送る | ◯◯の件のご回答（ご返信が遅くなり申し訳ございません） |
| 回答の前に受け取りだけ伝える | Re：◯◯の件（受領のご連絡と回答の予定） |
| 社内の上司・同僚へ | Re：◯◯の確認依頼 |
注意
件名に【お詫び】と大きく付けるのは、相手に迷惑が及んだ遅れのときに限るのが無難です。数日の返信遅れで件名を大げさにすると、相手が何か問題が起きたのかと身構えます。
書く項目のチェックリスト
- 書き出しで返信が遅れたことを一言詫びたか
- 遅れた理由は一言に収めたか（長い説明になっていないか）
- 相手の質問・依頼に漏れなく答えたか
- 相手の期限が過ぎている場合、影響が出ていないかを尋ねたか
- まだ答えられないことがあるなら、回答の目安の日付を書いたか
- 元の件名・元の本文の引用を残したまま返信しているか
場面別の例文
取引先へ（数日遅れた・基本の形）
件名：Re：◯◯のお見積もりについて
株式会社◯◯
◯◯様
いつもお世話になっております。株式会社△△の□□です。
ご返信が遅くなり、大変申し訳ございません。
お問い合わせいただいた◯◯のお見積もりを、添付にてお送りいたします。
ご不明な点がございましたら、お知らせください。
今後ともよろしくお願いいたします。
メールを見落としていたとき
件名：Re：◯◯のご確認のお願い
株式会社◯◯
◯◯様
お世話になっております。株式会社△△の□□です。
◯日にいただいたメールを見落としており、ご返信が遅くなりました。
お待たせしてしまい、誠に申し訳ございません。
ご依頼の◯◯について、内容を確認いたしました。問題ございませんので、このまま進めていただけますと幸いです。
今後はこのようなことのないよう、気をつけてまいります。
注意
見落としは自分の落ち度なので、正直に書いて、気をつけるという一言を添えます。「システムの不具合で」のように事実と違う理由を書くのは避けてください。
出張・休暇で不在だったとき
件名：Re：◯◯の件
◯◯様
お世話になっております。株式会社△△の□□です。
出張のため確認が遅れ、ご返信が遅くなりました。申し訳ございません。
お尋ねの◯◯につきましては、以下のとおりです。
（回答）
長い休み明けのまとまった返信は休み明けの挨拶も参考にしてください。不在が前もって分かっている場合は、不在・休暇の連絡メールを事前に送っておくと、返信の遅れそのものを防げます。
社内の確認に時間がかかったとき
件名：Re：◯◯のご相談について
株式会社◯◯
◯◯様
お世話になっております。株式会社△△の□□です。
社内での確認に時間がかかり、ご返信が遅くなりました。お待たせして申し訳ございません。
ご相談いただいた◯◯について、以下の条件であればお引き受けできることになりました。
初めての問い合わせへの返信が遅れたとき
件名：Re：◯◯についてのお問い合わせ
◯◯様
このたびはお問い合わせいただき、ありがとうございます。株式会社△△の□□と申します。
ご返信が遅くなり、大変失礼いたしました。
お問い合わせの◯◯について、ご案内いたします。
初めての相手には、お礼→名乗り→お詫びの順にすると自然です。問い合わせへの返信全体の書き方は問い合わせへの返信メールにまとめています。
相手の期限を過ぎてしまったとき
件名：Re：◯◯の出欠のご確認
◯◯様
お世話になっております。株式会社△△の□□です。
ご回答の期限を過ぎてしまい、大変申し訳ございません。
◯月◯日の◯◯にはぜひ出席したいと存じますが、今からでもお手配は可能でしょうか。
難しいようでしたら、どうぞご遠慮なくお知らせください。
注意
期限を過ぎたときは、今からでも間に合うかを尋ねる形にし、断られても構わないことを添えます。相手に無理をさせないための一言です。
上司へ（社内）
件名：Re：◯◯の確認依頼
◯◯課長
お疲れさまです。□□です。
返信が遅くなり、申し訳ありません。
ご依頼の◯◯は確認が終わりました。修正点を二つ、下記にまとめています。
同僚へ（チャット）
◯◯さん
返信が遅くなってすみません。◯◯の件、確認しました。このまま進めてもらって大丈夫です。
チャットでは、お詫びは一言で十分です。社内チャットの言葉づかいは社内チャットの敬語とマナーにまとめています。
言わないほうがよい・避けたい言い方
| 避けたい言い方 | 理由 | 代わりの言い方 |
|---|---|---|
| バタバタしておりまして | くだけた印象で、理由になっていないと受け取る人もいる | 立て込んでおり、ご返信が遅くなりました |
| 忙しくて返信できませんでした | 相手より自分の都合を優先したように聞こえる | 確認が遅れ、ご返信が遅くなりました |
| メールが届いていなかったようです | 事実でなければ相手を疑う形になる | 見落としておりました（事実のとおりに） |
| 遅くなりましたが、 | お詫びの言葉が抜けている | 遅くなり、申し訳ございません |
| お詫びを何度も繰り返す | 回答が埋もれ、読む負担が増える | 書き出しで一度、結びで軽く一度 |
| 返信が遅くなってすみません（社外・目上に） | くだけた印象になる | ご返信が遅くなり、申し訳ございません |
お詫びの言葉そのものの言い換えはお詫びの言い換え一覧を参考にしてください。
後日のフォロー
返信の遅れで相手の作業が止まっていた場合は、次の連絡でその後の進み具合を尋ねる一言を添えると丁寧です。相手から「お気になさらず」と返ってきたら、短くお礼を返して終わりにします。
◯◯様
お世話になっております。株式会社△△の□□です。
先日はご返信が遅くなり、ご迷惑をおかけしました。
その後、◯◯の準備は予定どおり進んでおりますでしょうか。こちらで必要なことがございましたら、お申し付けください。
◯◯様
温かいお言葉をいただき、ありがとうございます。
今後は早めにご返信できるよう努めます。引き続きよろしくお願いいたします。
この記事の要点
- 返信の遅れに気づいたら、回答がそろっていなくてもすぐ返す。
- 元の件名のまま返信し、書き出しで一言お詫びする。
- 理由は一言。見落としなら正直に書く。
- お詫びより回答を中心に書く。
- 期限を過ぎたときは今からでも間に合うかを尋ねる。
FAQ
よくある質問
一通にまとめるのが基本です。書き出しでお詫びし、そのまま回答に入ります。回答にまだ時間がかかる場合だけ、先にお詫びと回答の目安を送り、回答は後で送ります。
決まった日数はありません。相手が待っていたと感じそうなら、一言「ご返信が遅くなり、申し訳ございません」と添えておけば失礼になりません。社内のやり取りの速さの目安は、会社や部署の決まりに従ってください。
相手に向けて行う行為には「ご連絡」「ご返信」のように「ご」を付けることがあり、ビジネスメールでも広く使われています。気になる場合は「返信が遅くなり」「ご連絡が遅くなり」としても構いません。
一言だけ書くと相手が納得しやすくなります。ただ、長い説明は言い訳に聞こえることがあるので、「出張のため」「確認に時間がかかり」程度にとどめ、回答に紙幅を使ってください。
短くお礼を返すと丁寧です。「温かいお言葉をいただき、ありがとうございます」と一言添え、やり取りを締めくくります。