メール
お断りメールの例文
依頼・提案・営業・誘いを角を立てずに断る
結論から言うと、お断りメールは「お礼 → 受けられないという結論 → 理由を一文 → できることがあれば代わりの案 → 結び」の順に書けば、角が立たずに伝わります。いちばん避けたいのは、断っているのかどうかが相手に伝わらないことです。遠回しな言い方を重ねると、相手は「まだ可能性がある」と受け取り、やりとりが長引きます。丁寧さはお礼とクッション言葉で出し、結論ははっきり書くのが、結果として相手への配慮になります。このページでは、まずどの場面にも使える基本の文面を示し、続けて依頼・提案・取引・契約更新・営業・誘いの場面別の例文、言い換えフレーズ表、よくある失敗を並べました。見積を比べたあとに断る場合は相見積もりのお断りメール、応募者への連絡は不採用通知メールにまとめています。
結論
お断りメールは①声をかけてくれたことへのお礼 ②結論（お受けできない） ③理由（一文） ④代わりの案や今後のこと ⑤結びの順で書きます。件名は「◯◯のご依頼について（お返事）」や「Re:」を付けた返信の形にして、何への返事かが一目で分かるようにします。「お断り」という言葉を件名に入れると、本文のお礼より先に断りの印象が届くため、このページでは件名に入れない書き方をすすめています。
まず使える基本のお断りメール
場面を問わず、次の文面の◯◯を書き換えればそのまま送れます。理由と代わりの案の行は、場面に合わせて差し替えてください。
件名：Re: ◯◯のご依頼について（お返事）
株式会社◯◯
◯◯様
いつもお世話になっております。株式会社△△の□□です。
このたびは◯◯についてお声がけいただき、誠にありがとうございます。
社内で検討いたしましたが、誠に恐縮ながら、今回はお引き受けいたしかねます。
（理由）◯◯のため、十分な対応ができないと判断いたしました。
（代わりの案）◯月以降でしたら対応できる見込みがございますので、その際はお声がけいただけますと幸いです。
せっかくのお話にお応えできず、申し訳ございません。
今後ともどうぞよろしくお願いいたします。
| 順番 | 書くこと | 例 |
|---|---|---|
| ①お礼 | 声をかけてくれたことに感謝する | このたびは◯◯のご依頼をいただき、誠にありがとうございます。 |
| ②結論 | 受けられないことをはっきり | 誠に恐縮ながら、今回はお引き受けいたしかねます。 |
| ③理由 | 一文で短く | ◯月は既に別件の予定が入っており、十分な対応ができないためです。 |
| ④代わりの案 | 本当にできること・時期だけ | ◯月以降でしたら、改めてご相談に乗れるかと存じます。 |
| ⑤結び | お詫びと関係を続けたい気持ち | ご期待に沿えず申し訳ございません。またの機会がございましたら、よろしくお願いいたします。 |
Point
理由は正直に、ただし詳しすぎないように書きます。社内の事情を細かく説明すると、相手は「その条件なら変えられます」と交渉を始めることがあります。交渉の余地がない場合は、相手が変えられない理由（時期・取り扱い分野・社内の方針）を一文にとどめてください。
言い換えフレーズ集（部品ごと）
例文を自分の状況に合わせるときは、下の表から部品を選んで組み合わせます。同じ言い回しが続くと事務的に見えるため、お礼と結びは毎回少し変えると自然です。
| 部品 | 使える言い回し |
|---|---|
| お礼 | このたびはお声がけいただき、誠にありがとうございます。／ご丁寧なご提案をいただき、ありがとうございました。／弊社をご指名いただき、大変光栄に存じます。 |
| クッション言葉 | 誠に恐縮ながら／大変心苦しいのですが／あいにく／せっかくのお話ですが／社内で検討いたしましたが |
| 結論 | 今回はお引き受けいたしかねます。／今回は見送らせていただきます。／今回はご期待に沿いかねる結果となりました。／辞退させていただきたく存じます。 |
| 理由 | 既に別の案件が重なっており／弊社の取り扱い分野ではなく／今期の予算と方針を踏まえ／現在の体制では品質に責任を持てないため |
| お詫び | ご期待に沿えず申し訳ございません。／ご足労をおかけしたにもかかわらず、申し訳ございません。／このようなお返事となり恐縮です。 |
| 今後につなげる | ◯月以降でしたら改めてご相談ください。／◯◯の範囲でしたらお手伝いできます。／またの機会にお声がけいただけますと幸いです。 |
| 関係が続かない相手への結び | 末筆ながら、貴社のますますのご発展をお祈り申し上げます。 |
伝わらない言い方と、伝わる言い方
| 避けたい言い方 | 起きること | 言い換え |
|---|---|---|
| 前向きに検討させてください | 断りではなく保留と受け取られる | 今回は見送らせていただきます。 |
| ちょっと難しいかもしれません | 条件を変えれば受けてもらえると思われる | 今回はお引き受けいたしかねます。 |
| 今は忙しいので | 相手のせいにも聞こえ、時期の再提案が続く | ◯月は既に別の案件が重なっており、十分な対応ができません。 |
| できません／無理です | 突き放した印象になる | 誠に恐縮ながら、お応えいたしかねます。 |
| またぜひ（対応する予定がない場合） | 次も同じ条件で依頼が来る | 末筆ながら、貴社のますますのご発展をお祈り申し上げます。 |
クッション言葉の使い分けは「恐縮ですが」と「恐れ入りますが」、「あいにく」の使い方はあいにくの意味と使い方も参考になります。
仕事の依頼を断るメール
スケジュールが合わないとき
件名：Re: ◯◯のご依頼について
株式会社◯◯
◯◯様
いつもお世話になっております。株式会社△△の□□です。
このたびは◯◯のご依頼をいただき、誠にありがとうございます。
社内で調整いたしましたが、ご希望の◯月◯日前後は既に別の案件が重なっており、十分な体制を組むことができません。
誠に恐縮ながら、今回はお引き受けいたしかねます。
◯月以降の時期でしたら対応できる見込みがございますので、もし時期の調整が可能でしたら、お声がけいただけますと幸いです。
せっかくお声がけいただきながら、ご期待に沿えず申し訳ございません。
今後ともどうぞよろしくお願いいたします。
内容が自社の業務と合わないとき
◯◯様
お世話になっております。株式会社△△の□□です。
◯◯についてご相談をいただき、ありがとうございます。
内容を拝見いたしましたが、ご依頼の◯◯は弊社では取り扱いのない分野で、品質に責任を持ってお引き受けすることが難しいと判断いたしました。
大変申し訳ございませんが、今回は見送らせていただきます。
弊社でお手伝いできる◯◯の範囲でございましたら、改めてご相談いただけますと幸いです。
ご期待に沿えず恐縮ですが、何卒ご了承くださいますようお願い申し上げます。
予算・納期などの条件が合わないとき
◯◯様
お世話になっております。株式会社△△の□□です。
◯◯のお見積りのご依頼をいただき、ありがとうございます。
ご提示のご予算と納期を踏まえて社内で検討いたしましたが、その条件では弊社として品質をお約束できる体制が組めないと判断いたしました。
誠に恐縮ながら、今回はお引き受けいたしかねます。
納期を◯週間ほど延ばせる場合や、作業の範囲を◯◯に絞る場合でしたら、改めてお見積りいたします。
ご期待に沿えず申し訳ございませんが、ご検討いただけますと幸いです。
注意
条件を変えれば受けられる場合だけ、上の例のように受けられる条件を具体的に書きます。条件にかかわらず受けない場合は、条件の話を書かずに結論と結びだけにします。
取材・出演・登壇の依頼を断るとき
◯◯様
はじめまして。株式会社△△広報の□□です。
このたびは弊社に◯◯のご依頼をいただき、誠にありがとうございます。
社内で検討いたしましたが、あいにく担当者の予定が合わず、今回は辞退させていただくことになりました。
貴重な機会をいただきながら申し訳ございません。
また別の機会にお声がけいただけましたら幸いです。
提案・新規取引・契約更新を断るメール
企画・サービスの提案を断る
◯◯様
お世話になっております。株式会社△△の□□です。
先日は◯◯のご提案をいただき、ありがとうございました。
大変興味深く拝見いたしましたが、今期の予算と社内の方針を踏まえ、今回は採用を見送ることになりました。
ご準備いただいた資料は、今後の参考として社内で共有させていただきます。
またご提案の機会がございましたら、どうぞよろしくお願いいたします。
新規取引のお申し出を断る
件名：お取引のご提案について（株式会社△△）
株式会社◯◯
◯◯様
お世話になっております。株式会社△△の□□です。
先日は新規のお取引についてご提案をいただき、誠にありがとうございました。
社内で慎重に検討いたしましたが、現在は既存の取引先との体制で運用しており、新たにお取引を始めることは見送らせていただくことになりました。
ご丁寧にご説明いただきましたのに、このようなお返事となり申し訳ございません。
末筆ながら、貴社のますますのご発展をお祈り申し上げます。
製品のご案内・お試しのあとで購入を見送る
◯◯様
お世話になっております。株式会社△△の□□です。
先日は◯◯の詳しいご説明と、お試しの機会をいただきありがとうございました。
社内で使い方を確認いたしましたが、現在の業務の流れとの相性を踏まえ、今回は導入を見送ることになりました。
お時間を割いてご対応いただいたにもかかわらず、申し訳ございません。
運用を見直す機会がございましたら、改めてご相談させていただきます。
今後ともよろしくお願いいたします。
契約の更新を見送る
件名：◯◯契約の更新について（株式会社△△）
株式会社◯◯
◯◯様
いつもお世話になっております。株式会社△△の□□です。
◯◯のご契約につきまして、長らくお力添えをいただき誠にありがとうございます。
社内で来期の体制を検討いたしました結果、◯年◯月◯日の契約期間満了をもちまして、更新を見送らせていただくことになりました。
これまで丁寧にご対応いただきましたのに、このようなご連絡となり申し訳ございません。
満了日までの対応につきましては、引き続きよろしくお願いいたします。
終了に伴って必要な手続きがございましたら、お知らせいただけますと幸いです。
注意
契約更新を見送る場合は、契約書に定めた通知の期限と方法（書面が必要か、何日前までか）を先に確認します。メールだけで足りるかどうかは契約の内容によって異なります。取引そのものを終える文書は取引停止の通知、文書で断る場合は断り状の書き方を参照してください。
断る相手が今後も付き合いのある会社なら、関係を続けたい気持ちを結びに入れます。付き合いを続ける予定がない場合は、「末筆ながら貴社のご発展をお祈り申し上げます」と丁寧に締めくくれば十分です。結びの言い回しはメールの締めの言葉も参照してください。
営業メール・アポイントの依頼を断るメール
営業のご案内を断り、今後の案内も止めてもらう
件名：Re: ◯◯のご案内
株式会社◯◯
◯◯様
ご連絡いただき、ありがとうございます。株式会社△△の□□です。
ご案内いただいた◯◯につきまして、現在のところ弊社では導入の予定がございません。
せっかくご案内いただきましたが、今回は見送らせていただきます。
恐れ入りますが、今後のご案内も控えていただけますと幸いです。
よろしくお願いいたします。
面談・訪問のアポイントを断る
◯◯様
ご連絡いただき、ありがとうございます。株式会社△△の□□です。
ご面談のお申し出をいただきましたが、現在は◯◯の導入を検討する予定がなく、お時間をいただいても具体的なお話ができない状況です。
誠に恐縮ながら、今回はご遠慮申し上げます。
必要が生じた際には、こちらからご連絡いたします。
営業のメールは、返信しないで済ませるのも一つの方法です。ただ、何度も届く場合や、一度会ったことのある相手からの場合は、短くても一度はっきり断ったほうが、お互いに手間が減ります。「今後のご案内も控えていただけますと幸いです」「必要が生じた際には、こちらからご連絡いたします」のどちらかを入れると、続けて届くことを防ぎやすくなります。
セミナー・イベント・社内の誘いを断るメール
セミナー・展示会・イベントの招待を断る
◯◯様
お世話になっております。株式会社△△の□□です。
このたびは◯◯セミナーにご招待いただき、誠にありがとうございます。
ぜひ伺いたいところですが、あいにく当日は以前からの予定があり、参加することができません。
せっかくお誘いいただきましたのに申し訳ございません。
当日の資料を後日お送りいただけるようでしたら、ありがたく存じます。
盛会をお祈り申し上げます。
上司・社内の先輩の誘いを断る
◯◯さん
お誘いいただき、ありがとうございます。
あいにく◯日は先約があり、今回は参加できません。
せっかく声をかけていただいたのにすみません。
また次の機会にぜひご一緒させてください。
社内の相手には、社外向けほど硬い言い回しは要りません。ただしお礼・結論・次の機会への一言の順は同じです。社内で仕事を断る言い方は社内で仕事を断る言い方、取引先からの会食の誘いは接待の断り方、忘年会は忘年会の断り方にまとめています。
お断りメールを受け取ったときの返信
断られた側の返信
◯◯様
お世話になっております。株式会社△△の□□です。
ご丁寧にお返事をいただき、ありがとうございました。
今回は残念ですが、ご事情承知いたしました。
ご検討くださったことに感謝申し上げます。
また機会がございましたら、その際はどうぞよろしくお願いいたします。
時期を改めて相談したいとき
◯◯様
お返事をいただき、ありがとうございます。
ご事情、承知いたしました。
もしよろしければ、◯月ごろに改めてご連絡を差し上げてもよろしいでしょうか。
その際にご状況が合いましたら、ご相談させていただけますと幸いです。
このたびはご検討いただき、ありがとうございました。
断られた側の返信は短く、お礼で終えるのが基本です。理由を問い詰めたり、すぐに別の提案を重ねたりすると、次の機会を失いやすくなります。改めて連絡したい場合も、上の例のように相手に許可を求める形で一言だけ添えます。
お断りメールのよくある失敗
| 失敗 | 起きること | 直し方 |
|---|---|---|
| 結論を最後まで書かない | 保留と受け取られ、催促や再提案が続く | お礼のすぐあとに「今回はお引き受けいたしかねます」と書く |
| 理由を長く説明する | 条件を変えた再提案が来る | 相手が変えられない理由を一文だけ書く |
| 返事を先延ばしにする | 相手がほかの手配を始められない | 決まった時点で送る。時間がかかるなら返事の予定日を先に伝える |
| 複数の相手にまとめて送る | 定型文に見え、BCCの設定ミスで他社の名前が見えるおそれもある | 相手ごとに宛名と依頼の内容を書いた個別のメールにする |
| 件名に「お断り」と入れる | 本文のお礼より先に断りの印象が届く | 「◯◯のご依頼について（お返事）」や「Re:」の返信にする |
| 社交辞令で「またぜひ」と書く | 次も同じ条件で依頼が来る | 本当に対応できる条件や時期だけを書く |
| 長く付き合いのある相手にメールだけで済ませる | 関係が冷たくなったと受け取られることがある | 電話で先に伝え、内容をメールで送る |
送る前のチェックリスト
- 件名だけで何への返事かが分かるか（「お断り」を件名に入れていないか）
- 宛名と会社名、相手の依頼の名前が正しいか
- 最初にお礼があるか
- 受けられないことが、読み違えようのない言い方で書いてあるか
- 理由が一文程度で、交渉の余地があるように読めないか
- 代わりの案は本当に対応できるものだけか
- 社外の相手に社内の事情や他社の名前を書いていないか
- 一斉送信ではなく、相手ごとの個別のメールになっているか
- 返事は早めに送れているか（相手は次の手配を待っている）
この記事の要点
- お断りメールはお礼→結論→理由→代わりの案→結びの順。
- 結論は「お引き受けいたしかねます」「今回は見送らせていただきます」とはっきり書く。
- 理由は一文で短く。相手が変えられない理由を選ぶと交渉にならない。
- 件名は何への返事かが分かる形にし、「お断り」は入れない。
- 一斉送信は避け、相手ごとに個別に送る。
- 営業には「今後のご案内も控えていただけますと幸いです」を添える。
- 断られた側は短いお礼で返し、問い詰めない。
FAQ
よくある質問
「Re:」で相手の件名に返信するか、「◯◯のご依頼について（お返事）」のように何への返事かを書きます。「お断り」という言葉を件名に入れると、本文のお礼を読む前に断りの印象が伝わってしまうため、入れない書き方をすすめます。
今後も付き合いがある相手には「またの機会がございましたら、どうぞよろしくお願いいたします」、関係が続くか分からない相手には「末筆ながら、貴社のますますのご発展をお祈り申し上げます」が使いやすい形です。「ご期待に沿えず申し訳ございません」を結びの前に入れると、丁寧な印象になります。
うそは書かず、ただし一文程度にとどめます。「既に別の案件が重なっており」「弊社の取り扱い分野ではなく」のように、相手が変えられない理由を選ぶと、交渉にならずに済みます。社内の事情を細かく説明する必要はありません。
決まった時点で、できるだけ早く送ります。相手はほかの会社に頼むなど次の手配を待っていることが多いからです。検討に時間がかかる場合は、先に「◯日までにお返事いたします」と途中の連絡を入れておきます。
長く取引のある相手、直接会って依頼を受けた相手、相手が準備に大きな手間をかけていた場合は、先に電話で伝え、そのあと内容をメールで送ると記録も残ります。初めての相手や営業のご案内には、メールだけで問題ありません。
まとめて送るのは避け、相手ごとに個別のメールで送ります。一斉送信は定型文に見えるうえ、宛先の設定を誤ると他社の名前やアドレスが見えてしまいます。本文の型は同じでも、宛名と依頼の名前は相手ごとに書き換えてください。
「辞退させていただきます」が正しい形です。「ご辞退させていただきます」は、へりくだる「ご〜する」と「させていただく」が重なるため、くどい、誤りだと受け取られることがあります。「ご」を付けたい場合は「ご辞退申し上げます」とすれば謙譲の形として使えますが、迷ったら「辞退いたします」「辞退させていただきます」と書けば問題ありません。