メール
担当者不在時の代理返信メール 例文
名乗り方・件名・身内の呼び方
担当者が不在のときに届いたメールに代わりに返信する場合は、自分の名前、誰に代わって返信しているか、担当者がいつ戻るか、自分がどこまで対応するかの四つを書きます。相手はいつもと違う人から返信が来るので、最初の数行でこれが分かるようにするのが大切です。社外の相手に対しては、担当者の名前に「さん」を付けず、「◯◯は不在にしております」「◯◯に申し伝えます」と書きます。まずはそのまま使える短い例文です。
結論
件名：Re：◯◯について（□□が代理でご返信いたします）
株式会社◯◯
◯◯様
お世話になっております。株式会社△△の□□と申します。
担当の◯◯が本日不在のため、代わりにご連絡いたしました。
◯◯は◯月◯日（◯）に出社する予定です。
いただいたメールは、確かに◯◯に申し伝えます。
◯◯から改めてご連絡いたしますので、今しばらくお待ちいただけますでしょうか。
件名の付け方
代理の返信は、相手のメールにそのまま返信して件名の「Re：」を残すのが基本です。件名を変えると、相手の受信箱でやり取りが別々になり、元の話を探しにくくなります。代理であることは、件名の後ろに括弧で添えると伝わります。
| 場面 | 件名の例 |
|---|---|
| 受け取ったことを知らせる | Re：◯◯について（担当不在のため□□よりご連絡） |
| 代わりに回答する | Re：◯◯について（□□が代理でご回答いたします） |
| 新しくメールを送る | ◯◯の件（担当◯◯の代理：株式会社△△ □□） |
| 長期の不在で代わりに担当する | ◯◯の件のご連絡（◯◯不在中の窓口：□□） |
| 代理で答えた内容を訂正する | 【訂正】Re：◯◯について（株式会社△△ □□） |
書く項目のチェックリスト
- 自分の会社名・部署・名前（相手は初めて見る名前かもしれない）
- 誰に代わって返信しているか（担当者の名前）
- 担当者が不在であることと、戻る予定（分かる範囲で）
- 受け取ったことだけを知らせるのか、自分が回答するのか
- この後誰から、いつ頃連絡するか
- 急ぎの場合の連絡先（自分が対応できる場合）
- 宛先またはCCに担当者本人を入れたか
- 社外に対して担当者を呼び捨てにしているか（「さん」を付けない）
Point
不在の理由は「休暇」「出張」「外出」程度にとどめます。体調不良や家族の事情など、個人的な事情を社外に詳しく書く必要はありません。「本日不在にしております」だけでも十分です。どこまで伝えてよいかは会社の決まりに従ってください。
電話で担当者の不在を伝えるときの言い方は電話の取り次ぎにまとめています。
場面別の例文
受け取ったことだけを知らせる（初めての相手）
件名：Re：お問い合わせ（担当不在のため□□よりご連絡）
株式会社◯◯
◯◯様
はじめまして。株式会社△△ ◯◯部の□□と申します。
担当の◯◯が出張のため、代わりにご連絡いたしました。
お問い合わせいただいた◯◯の件は、確かに承りました。
◯◯は◯月◯日（◯）に戻る予定ですので、戻り次第、◯◯よりご連絡いたします。
お待たせして申し訳ございませんが、どうぞよろしくお願いいたします。
注意
受け取りだけを知らせる場合は、内容に踏み込んで答えないほうが安全です。担当者と違うことを答えてしまうと、後で訂正が必要になります。
継続取引先に、自分で回答できる範囲を答える
件名：Re：◯◯の納品日について（□□が代理でご回答いたします）
株式会社◯◯
◯◯様
いつもお世話になっております。株式会社△△の□□です。
担当の◯◯が本日休暇をいただいておりますので、代わりにご回答いたします。
お尋ねの納品日は、◯◯から引き継いだ予定表のとおり、◯月◯日（◯）です。
お見積りの内容についてのご質問は、◯◯が戻る◯月◯日（◯）に、◯◯よりご回答いたします。
◯◯にもこのメールを共有しております。
引き続きよろしくお願いいたします。
自分で答える場合は、答えた部分と、担当者に任せる部分を分けて書きます。何を根拠に答えたか（予定表、引き継ぎメモなど）を一言添えると、相手も安心できます。
急ぎの連絡に代わりに対応する
件名：Re：【至急】◯◯について（□□がご対応いたします）
株式会社◯◯
◯◯様
お世話になっております。株式会社△△の□□です。
担当の◯◯が外出しており、連絡がつかないため、代わりに私がご対応いたします。
ご依頼の◯◯は、本日◯時までにお送りいたします。
お急ぎのご確認がございましたら、私の電話（◯◯-◯◯◯◯-◯◯◯◯）までご連絡ください。
◯◯にも状況を伝えております。どうぞよろしくお願いいたします。
上司の代わりに部下が返信する
件名：Re：◯◯のご相談について（◯◯部長の代理：□□）
株式会社◯◯
◯◯様
お世話になっております。株式会社△△ ◯◯部の□□と申します。
部長の◯◯が出張中のため、◯◯の指示により、代わりにご連絡いたしました。
ご提案いただいた日程は、◯◯の予定が空いておりますので、◯月◯日（◯）◯時からでお願いできますでしょうか。
◯◯が戻りましたら、改めて◯◯からもご挨拶申し上げます。
注意
社外に対しては、自分の上司でも「部長の◯◯」と書き、「◯◯部長」「◯◯部長様」とはしません。役職名は名前の前に置くと、敬称に聞こえにくくなります。
担当者が長く不在になり、代わりに窓口になる
件名：◯◯の件のご連絡（◯◯不在中の窓口：□□）
株式会社◯◯
◯◯様
いつもお世話になっております。株式会社△△の□□と申します。
担当の◯◯が、◯月◯日（◯）までしばらく不在となります。
その間、◯◯の件は私がご連絡の窓口を務めます。
これまでのやり取りは◯◯から引き継いでおります。
ご不便をおかけいたしますが、どうぞよろしくお願いいたします。
不在が長く、担当そのものが変わる場合は担当変更の挨拶メールの形で送ります。
共有アドレス・チームとして代わりに返信する
件名：Re：◯◯について
◯◯様
お問い合わせいただき、ありがとうございます。株式会社△△ ◯◯窓口の□□です。
担当の◯◯が不在のため、窓口よりご返信いたします。
いただいた内容は、◯◯に申し伝えました。
◯月◯日（◯）までに、◯◯よりご回答いたします。
代理で答えた内容を訂正する
件名：【訂正】Re：◯◯の納品日について（株式会社△△ □□）
株式会社◯◯
◯◯様
お世話になっております。株式会社△△の□□です。
先ほど担当の◯◯に代わってお答えした納品日に誤りがございました。
（誤）◯月◯日（◯）
（正）◯月◯日（◯）
◯◯に確認したところ、予定が変わっていたことが分かりました。
確認が足りず、誠に申し訳ございません。
避けたい言い方
| 避けたい言い方 | 理由 | こう書く |
|---|---|---|
| ◯◯さんは本日お休みです | 社外に対して身内に「さん」を付けている | ◯◯は本日休暇をいただいております |
| ◯◯部長はいらっしゃいません | 身内の上司に尊敬語を使っている | 部長の◯◯は不在にしております |
| ◯◯がおっしゃっていました | 身内の動作に尊敬語を使っている | ◯◯が申しておりました |
| ◯◯にお伝えいたします | 身内に向けて謙譲語「お伝え」を使うのは避けたい | ◯◯に申し伝えます |
| 分かりかねます（だけで終わる） | 相手が次に何を待てばよいか分からない | ◯◯から◯日までにご回答いたします |
| 体調を崩して入院しております | 個人的な事情を社外に詳しく伝えている | しばらく不在にしております |
社外の相手に対しては、上司でも同僚でも自分の会社の人を立てないのが基本です。担当者を呼ぶときは名前だけにし、動作は「申す」「おる」などの謙譲語で表します。
後日のフォロー
担当者が戻ったら（担当者本人から）
件名：Re：◯◯について
株式会社◯◯
◯◯様
お世話になっております。株式会社△△の◯◯です。
不在の間、ご連絡をいただきながら、お待たせして申し訳ございませんでした。
□□から内容を引き継いでおります。
お尋ねの◯◯について、以下のとおりご回答いたします。
注意
担当者が戻った後は、担当者本人から改めて連絡すると、相手は話の続きを安心して進められます。代理をした人は、相手のメールと自分の返信を担当者にまとめて渡しておきます。
代理の返信にお礼をもらったとき
◯◯様
株式会社△△の□□です。
ご丁寧にありがとうございます。
以降のご連絡は、◯月◯日より引き続き◯◯がご対応いたします。
今後ともよろしくお願いいたします。
自分が不在になる側の事前連絡と自動返信は不在・休暇の連絡メール、返信の書き出しのお礼の言い方は「ご連絡ありがとうございます」の使い方にまとめています。
この記事の要点
- 代理の返信には自分の名前・誰の代わりか・担当者の戻り・どこまで対応するかを書く。
- 社外には担当者を呼び捨てにし、「申し伝えます」で引き継ぐ。
- 受け取りだけ知らせるときは内容に踏み込んで答えない。
- 件名は「Re：」を残し、代理であることを括弧で添える。
- 担当者を宛先かCCに入れ、戻ったら本人から改めて連絡する。
FAQ
よくある質問
「担当の◯◯が本日不在のため、代わりにご連絡いたしました」と書きます。その前に自分の会社名・部署・名前を名乗り、続けて担当者がいつ戻るか、この後誰から連絡するかを書きます。
社外の相手に対しては、自分の会社の人には「さん」も役職の敬称も付けず、「◯◯」「部長の◯◯」と書きます。動作も「申しておりました」「不在にしております」のように謙譲語や丁寧語で表します。
社外の相手には「◯◯に申し伝えます」と書くのが一般的です。「◯◯にお伝えします」は、身内の◯◯を立てる形になるため避けたほうが無難です。
誰が誰のメールを確認し、代わりに返信してよいかは、会社の決まりに従います。代理で返信したときは、相手のメールと自分の返信を担当者にも共有し、何に答えたかを伝えておきます。
はい。担当者が戻ったら、本人から「不在の間お待たせしました」と一言添えて連絡すると、相手は安心して話を続けられます。「□□から内容を引き継いでおります」と代理をした人の名前を出しておくと、引き継ぎが済んだことも伝わります。