お詫び
電話に出られなかったときの折り返し
お詫びの言い方・電話とメールの例文
電話に出られなかったときは、不在着信に気づいた時点で、できるだけ早く折り返すのが基本です。電話がつながったら、名乗り、出られなかったことへのお詫び、用件をうかがう一言の順に話します。出られなかった理由は、聞かれなければ詳しく話す必要はありません。
そのまま使える第一声はこちらです。
「株式会社△△の□□です。先ほどはお電話をいただいたのに出られず、失礼いたしました。ご用件を伺えますでしょうか。」
このページでは、相手別の折り返しの言い方、相手が不在だったときの伝言、折り返しが遅くなったときのお詫び、電話がつながらないときのメールやショートメッセージの例文をまとめました。他の人あての電話を受けて取り次ぐときは電話の取り次ぎ 例文を見てください。
結論
折り返し電話は①名乗り ②電話をもらったことのお礼または出られなかったことのお詫び ③用件をうかがうの三つで始めます。相手が出られなかった場合は伝言を残し、必要ならメールでも折り返したことを伝えます。会社の電話・社用携帯・個人の携帯のどれで折り返すかは、会社の決まりに従ってください。
いつ・どの手段で・何を伝えるか
| 項目 | やること | ポイント |
|---|---|---|
| いつ | 気づいたらできるだけ早く | 会議中などで出られないときは、終わり次第すぐ |
| どの手段で | 電話をもらった手段で折り返す | つながらなければ伝言、メール、ショートメッセージで残す |
| お詫び | 第一声で一言 | 「お電話に出られず、失礼いたしました」 |
| 事実・原因 | 聞かれたら短く | 「会議中で」「外出しておりまして」 |
| 対応 | 用件をうかがう | 「ご用件を伺えますでしょうか」 |
| 次から | 折り返しが遅れたときだけ一言 | 「次からはすぐ折り返すようにいたします」 |
Point
知らない番号からの着信に折り返すかどうかは、会社の決まりに従ってください。業務用の番号と分かっているときは、名乗ったうえで「こちらの番号からお電話をいただいたようなのですが」と切り出します。
メールで折り返すときの件名
電話がつながらず、メールで連絡するときは、件名に「お電話をいただいた件」と分かる言葉を入れます。
| 状況 | 件名の例 |
|---|---|
| 不在着信があり、折り返したがつながらなかった | お電話をいただいた件（株式会社△△ □□） |
| 用件の見当がつく | ◯◯の件でお電話をいただいた件について |
| 折り返しが遅くなった | お電話をいただいた件（折り返しが遅くなり申し訳ございません） |
| 電話で話せる時間を伝えたい | お電話をいただいた件／本日◯時以降でしたら折り返しが可能です |
折り返す前のチェックリスト
- 相手の会社名・名前を、着信履歴や伝言メモで確かめたか
- 伝言があれば用件の見当をつけ、必要な資料を手元に用意したか
- 相手の営業時間外・休憩時間にかけようとしていないか
- 折り返す番号が会社の決まりに合っているか（社用・個人）
- つながらなかったときに残す伝言を考えてあるか
- 静かな場所からかけられるか
場面別の例文
取引先に折り返す（基本）
「お世話になっております。株式会社△△の□□です。
先ほどはお電話をいただいたのに出られず、失礼いたしました。
ご用件を伺えますでしょうか。」
会社の代表番号にかけ、担当者につないでもらう
「お世話になっております。株式会社△△の□□と申します。
先ほど◯◯部の◯◯様からお電話をいただいたようで、折り返しご連絡いたしました。
◯◯様はいらっしゃいますでしょうか。」
名前が分からず番号だけのときは、名乗ったうえで「こちらの番号からお電話をいただいたようなのですが、お心当たりの方がいらっしゃいましたら、おつなぎいただけますでしょうか」と頼むと、相手も調べやすくなります。
相手が不在だったとき（伝言を頼む）
「さようでございますか。では、株式会社△△の□□から折り返しのお電話があったと、お伝えいただけますでしょうか。
本日は◯時まで社におりますので、こちらの番号にご連絡いただければ幸いです。
念のため番号を申し上げます。◯◯◯の……」
留守番電話に残す
「株式会社△△の□□です。先ほどはお電話をいただいたのに出られず、失礼いたしました。
また改めてお電話いたします。お急ぎの場合は、こちらの番号にご連絡ください。
失礼いたします。」
注意
留守番電話は短く、名乗り・お詫び・次にどうするかだけにします。相手が聞き返せないので、名前ははっきり、番号はゆっくり伝えます。
折り返しが遅くなったとき
「お世話になっております。株式会社△△の□□です。
昼過ぎにお電話をいただいていたのに、折り返しが遅くなり、申し訳ございません。
ご用件を伺えますでしょうか。」
初めての相手に折り返す
「お電話をいただいていたようで、折り返しご連絡いたしました。株式会社△△の□□と申します。
出られず失礼いたしました。どのようなご用件でしたでしょうか。」
上司に折り返す（社内）
「□□です。お電話に出られず、申し訳ありません。打ち合わせ中でした。どのようなご用件でしょうか。」
社内チャットで折り返す場合は「お電話に出られず申し訳ありません。今なら出られますので、お手すきのときにかけ直していただくか、こちらからおかけします」のように、いつなら話せるかを添えます。
電話がつながらないのでメールで伝える
件名：お電話をいただいた件（株式会社△△ □□）
株式会社◯◯
◯◯様
お世話になっております。株式会社△△の□□です。
本日◯時ごろにお電話をいただいておりましたが、出られず失礼いたしました。
先ほど折り返しましたところ、ご不在とのことでしたので、メールにてご連絡いたしました。
本日は◯時まで、下記の番号でつながります。
メールでのご用件でも承りますので、ご都合のよい方法でお知らせください。
（署名・電話番号）
ショートメッセージで伝える
株式会社△△の□□です。先ほどはお電話に出られず失礼いたしました。◯時以降でしたらお電話できますので、ご都合のよい時間をお知らせいただけますでしょうか。
注意
ショートメッセージは名乗りが抜けると誰からか分かりません。最初に会社名と名前を入れてください。業務の連絡にショートメッセージを使ってよいかは、会社の決まりに従います。
言わないほうがよい・避けたい言い方
| 避けたい言い方 | 理由 | 代わりの言い方 |
|---|---|---|
| お電話いただいたみたいで | くだけた印象になる | お電話をいただいていたようで |
| 何かご用ですか | ぶっきらぼうに聞こえる | ご用件を伺えますでしょうか |
| お伺いさせていただけますか | 敬語が重なって回りくどい | 伺えますでしょうか |
| 折り返しお電話させていただきました | 「させていただく」の使いすぎ | 折り返しお電話いたしました |
| ◯◯様はおられますか | 「おる」をへりくだる言葉と受け取る人もいる | ◯◯様はいらっしゃいますでしょうか |
| 出られなかった理由を長々と話す | 相手の時間を取る | 「会議中でした」など一言で |
後日のフォロー
折り返しでも用件が片づかなかったときは、次にいつ連絡するかを伝えて切り、その約束を守ります。電話で決まったことはメールでも送っておくと、聞き違いを防げます。
件名：本日お電話でお話しした◯◯の件
◯◯様
お世話になっております。株式会社△△の□□です。
本日はお電話をいただき、ありがとうございました。また、すぐに出られず失礼いたしました。
お電話でお話しした内容を、念のため下記にまとめます。
「改めてご連絡いたします」と伝えたときの言葉の使い方は「改めてご連絡いたします」の使い方にまとめています。
この記事の要点
- 不在着信にはできるだけ早く折り返す。
- 第一声は名乗り→出られなかったお詫び→用件をうかがう。
- 相手が不在なら伝言を残し、必要ならメールでも伝える。
- メール・ショートメッセージは最初に会社名と名前。
- どの番号で折り返すかは会社の決まりに従う。
FAQ
よくある質問
聞かれなければ詳しく話す必要はありません。「会議中でした」「外出しておりました」と一言添える程度で十分です。用件を早く伺うことを優先してください。
急ぎでなければ、相手の会社の営業時間内で、休憩時間を避けてかけるのが無難です。急ぎの場合は「お休みのところ恐れ入ります」と一言添えます。夜や休日の連絡は夜間・休日に連絡するときの一言も参考にしてください。
個人の携帯電話を業務に使ってよいかは会社によって違います。会社の決まりに従い、迷う場合は会社の電話や社用携帯から折り返してください。
伝言を残したうえで、メールで「お電話をいただいた件」として連絡し、話せる時間帯を伝えます。何度も続けてかけると相手の負担になるので、間を空けてください。
両方を続けて言っても構いません。出られなかったときはお詫びを先に、「先ほどはお電話をいただいたのに出られず、失礼いたしました」と一文にまとめると自然です。