メール
納品のご連絡メール 例文
件名・納品書・検収のお願い・データ納品
納品のご連絡メールは、納品した当日に送ります。書くことは何を・いつ・どこへ・どれだけ納めたか、納品書を付けたか、内容を確かめてほしいことの三つです。短く送るなら、次の形で足ります。
「本日、ご依頼いただいた◯◯を納品いたしました。納品書を添付いたしますので、内容をご確認くださいますようお願いいたします。」
このページでは、件名の付け方、書く項目のチェックリスト、場面別の例文、避けたい言い方、納品後のお礼とお詫びまでを並べました。納期に遅れそうなときの連絡は納期遅延のお詫びを見てください。
結論
納品のご連絡メールは①納品したもの（品名・案件名） ②納品日と納品先 ③数量やファイルの一覧 ④納品書・請求書を付けたか ⑤確認（検収）のお願いと、不備があったときの連絡先で構成します。検収の期限や方法、納品書の書式は契約や会社の決まりに従って書きます。
結論：送るタイミングと短い例文
| 項目 | 書き方 |
|---|---|
| 送るタイミング | 納品した当日。物を届けた場合は、届いたことを確かめてから |
| 必ず書くこと | 品名・案件名、納品日、数量やファイル名、納品書の有無、確認のお願い |
| あると親切なこと | 不備があったときの連絡先、検収の期限（決まっている場合） |
件名：【納品のご連絡】◯◯（株式会社△△）
株式会社◯◯
◯◯部 ◯◯様
いつもお世話になっております。株式会社△△の□□です。
本日、ご依頼いただいた◯◯を納品いたしました。
納品書を添付いたしますので、内容をご確認くださいますようお願いいたします。
お気づきの点がございましたら、□□までお知らせください。
引き続きよろしくお願いいたします。
件名の付け方
| 場面 | 件名の例 |
|---|---|
| 物を納品した | 【納品のご連絡】◯◯（株式会社△△） |
| データを納品した | 【納品】◯◯の制作データ（◯月◯日納品分） |
| 納品書を送る | 【納品書送付】◯◯の件（株式会社△△） |
| 一部だけ納品した | 【一部納品のご連絡】◯◯（残りは◯月◯日予定） |
| 検収をお願いしたい | 【ご検収のお願い】◯◯の納品について |
| 前の連絡を訂正する | 【訂正】納品のご連絡（数量の誤り） |
件名には案件名か品名を必ず入れます。取引先は同じ時期に複数の納品を受けていることがあり、件名だけで何の納品か分かると、あとで探すときにも困りません。立て続けに送るときの【追記】【再送】の使い方はメール再送の件名にまとめています。
書く項目のチェックリスト
- 品名・案件名を、発注書や見積書と同じ表記で書いたか
- 納品日と納品先（届け先の部署・住所、データの置き場所）を書いたか
- 数量・ファイル名の一覧を本文に書いたか
- 納品書・請求書を付けたか、別送するならいつ送るかを書いたか
- 相手に確認してほしいこと（検収）と、決まっていればその期限を書いたか
- 不備があったときの連絡先（自分の名前と電話番号）を書いたか
- データ納品なら、共有URLの閲覧権限とダウンロード期限を確かめたか
Point
検収の期限や方法は、契約や発注書の取り決めに従います。取り決めがはっきりしないときは、メールで期限を決めつけず「ご確認いただけましたら、ご一報いただけますと幸いです」とお願いの形にしておきます。
場面別の例文
初めて取引する相手に納品するとき
件名：【納品のご連絡】◯◯（株式会社△△）
株式会社◯◯
◯◯部 ◯◯様
お世話になっております。株式会社△△の□□です。
このたびは◯◯をご発注いただき、誠にありがとうございます。
本日◯月◯日、ご指定の◯◯へ下記のとおり納品いたしました。
品名：◯◯
数量：◯◯
納品先：◯◯部 ◯◯様
納品書を添付いたします。
内容をご確認のうえ、お気づきの点がございましたら、□□までお知らせください。
今後とも、どうぞよろしくお願いいたします。
継続して取引のある相手に納品するとき
件名：【納品のご連絡】◯月分 ◯◯
株式会社◯◯
◯◯様
いつもお世話になっております。株式会社△△の□□です。
◯月分の◯◯を、本日納品いたしました。
納品書を添付しておりますので、ご確認ください。
引き続きよろしくお願いいたします。
やり取りが続いている相手には、毎回同じ件名の形にしておくと、相手が月ごとに整理しやすくなります。
データで納品するとき（共有URL）
件名：【納品】◯◯の制作データ（株式会社△△）
株式会社◯◯
◯◯様
お世話になっております。株式会社△△の□□です。
ご依頼いただいた◯◯のデータが仕上がりましたので、納品いたします。
ダウンロードURL：◯◯
ダウンロード期限：◯月◯日（◯）まで
納品データ：◯◯_最終版.pdf、◯◯_最終版.ai
お手数ですが、期限までにダウンロードをお願いいたします。
ファイルが開けない場合は、□□までご連絡ください。
注意
共有URLは、相手が開ける権限になっているかを送る前に確かめます。パスワードを付ける場合の送り方は、会社の決まりに従ってください。添付やURLの注意は資料送付メールの例文にもまとめています。
一部だけ先に納品するとき
件名：【一部納品のご連絡】◯◯（残りは◯月◯日予定）
株式会社◯◯
◯◯様
お世話になっております。株式会社△△の□□です。
ご発注いただいた◯◯のうち、本日◯◯を先に納品いたしました。
残りの◯◯は、◯月◯日（◯）に納品する予定です。
納品書は、全数がそろった時点でまとめてお送りいたします。
ご不便をおかけしますが、どうぞよろしくお願いいたします。
急ぎで納品したとき
件名：【納品のご連絡】◯◯（本日ご入用分）
◯◯様
お世話になっております。株式会社△△の□□です。
本日ご入用とのことでしたので、◯◯を先ほど◯◯様宛てにお届けいたしました。
取り急ぎ現物を優先したため、納品書は明日あらためてお送りいたします。
到着をご確認いただけましたら、ご一報いただけますと幸いです。
検収をお願いするとき
件名：【ご検収のお願い】◯◯の納品について
株式会社◯◯
◯◯様
お世話になっております。株式会社△△の□□です。
◯月◯日に納品いたしました◯◯につきまして、ご検収をお願いいたします。
取り決めのとおり、◯月◯日（◯）までにご確認いただけますと幸いです。
修正が必要な点がございましたら、あわせてお知らせください。
納品のご連絡の内容を訂正するとき
件名：【訂正】納品のご連絡（数量の誤り）
◯◯様
度々申し訳ございません。株式会社△△の□□です。
先ほどお送りした納品のご連絡で、数量に誤りがございました。
誤：◯◯
正：◯◯
納品書も訂正したものを添付いたします。前のものは破棄していただけますでしょうか。
ご迷惑をおかけし、申し訳ございません。
避けたい言い方
| 避けたい言い方 | 理由 | 言い換え |
|---|---|---|
| 納品させていただきます | 相手の許可を得る場面ではなく、丁寧すぎて回りくどい | 納品いたします |
| ご確認してください | 「ご〜する」は自分の動作に使う形 | ご確認ください／ご確認くださいますようお願いいたします |
| ご査収してください | 同じく「ご〜する」の形になっている | ご査収ください |
| 何かあれば言ってください | 社外の相手にはくだけた印象になる | お気づきの点がございましたら、お知らせください |
| 取り急ぎ納品まで | 目上の相手には、省きすぎた印象を与えることがある | まずは納品のご連絡を申し上げます |
「ご査収」は内容を確かめて受け取ってほしいときの言い方で、納品書や請求書を送るときに使えます。使い方は「ご査収ください」の意味にまとめています。
納品後のフォロー（お礼・お詫び）
検収が終わったと連絡を受けたときのお礼
◯◯様
お世話になっております。株式会社△△の□□です。
◯◯をご検収いただき、ありがとうございました。
今回の◯◯について、お気づきの点がございましたら、次回に生かしますのでお聞かせください。
今後とも、どうぞよろしくお願いいたします。
納品物に不備があったときのお詫び（第一報）
件名：納品した◯◯の不備について（お詫び）
◯◯様
お世話になっております。株式会社△△の□□です。
このたびは、納品いたしました◯◯に不備があり、大変申し訳ございません。
ただいま原因を確認しており、◯月◯日（◯）までに代わりの品をお届けいたします。
詳しい経緯は、確認ができ次第あらためてご報告いたします。
注意
不備の内容が大きいときは、メールより先に電話で伝えます。不良品のお詫びの書き方は不良品のお詫び、請求書の誤りは請求書の間違いのお詫びを参考にしてください。
この記事の要点
- 納品のご連絡は納品した当日に送る。
- 件名は【納品のご連絡】＋案件名・品名。
- 本文には品名・納品日・数量やファイル名・納品書の有無・確認のお願いを書く。
- 検収の期限や方法は契約や会社の決まりに従う。決まっていなければお願いの形にする。
- 「ご確認してください」ではなく「ご確認ください」。
FAQ
よくある質問
発送した時点で「本日発送いたしました」と知らせ、届いたことが確かめられたら納品のご連絡を送る、という二段階にすると行き違いが起きにくくなります。どの時点を納品とするかは契約や発注書の取り決めに従ってください。
相手との取り決めや会社の決まりによります。PDFで添付してよい相手もいれば、原本の郵送を求められる相手もいます。分からないときは、最初の納品の前に「納品書はPDFでお送りしてよろしいでしょうか」と確かめておくと確実です。
納品書や納品物など、中身を確かめて受け取ってほしいものには「ご査収ください」が合います。単に目を通してほしいだけなら「ご確認ください」で十分です。どちらも社外の相手に使えます。
契約や発注書で期限が決まっている場合は、その期限を書いておくと相手も予定を立てやすくなります。決まっていない場合は、こちらから期限を決めつけず「ご確認いただけましたら、ご一報いただけますと幸いです」とお願いの形にします。
数日たっても返信がなく、届いたかどうかが分からない場合は、「◯月◯日に納品のご連絡をお送りしましたが、お手元に届いておりますでしょうか」と確認のメールを送ります。やんわり確かめる言い方は催促メールの例文を参考にしてください。