お詫び
お詫びメールへの返信
相手別・場面別の例文と返す言葉
お詫びメールを受け取ったら、できればその日のうちに、件名は「Re:」のまま、短く返します。書くことは①連絡へのお礼 ②受け止めたこと（または対応への評価） ③まだ必要なことがあればその内容 ④今後もよろしくという結びの四つ。謝った側は返事が来るまで落ち着かないので、短くても返信することが大切です。下の一文をそのまま使い、続く表で相手と場面に合う例文を選んでください。
結論
そのまま使える返信（取引先・軽いミス）：「ご丁寧にご連絡いただき、ありがとうございます。早速ご対応いただいたおかげで、こちらの作業にも支障はございませんでした。どうぞお気になさらないでください。今後ともよろしくお願いいたします。」
社内の同僚へ：「連絡ありがとうございます。こちらは問題なく進んでいますので、気にしないでください。引き続きよろしくお願いします。」
相手と場面で選ぶ：例文の早見表
| 相手・場面 | 返信の中心にすること | 下の例文 |
|---|---|---|
| 取引先の軽いミス | 支障がないことを伝えて安心してもらう | 例文1 |
| 取引先が対応済み | 対応の良かった点を一つ具体的に書く | 例文2 |
| 取引先の重大なトラブル | 受け止めつつ、原因・今後の対応の報告を求める | 例文3 |
| 再発防止策・お詫び状を受けた | 承知と社内共有を伝える | 例文4 |
| まだ対応が残っている | 何を・いつまでにを期限つきで頼む | 例文5 |
| 説明に納得できない | 合わない点を事実で示して確認を求める | 例文6 |
| 費用や補償の相談が必要 | 社内で確認してから改めて連絡すると伝える | 例文7 |
| 先方の上役から改めてお詫び | 格式をそろえ、担当者の対応へのお礼も添える | 例文8 |
| お客様（個人）からのお詫び | 気にしなくてよいことと、次の手続きを伝える | 例文9 |
| お詫びの品を受け取った | 受け取りの報告とお礼、件は解決済みと伝える | 例文10 |
| 上司・先輩からのお詫び | 気遣いへのお礼で控えめに受ける | 例文11 |
| 同僚からのお詫び | 気にしないでと伝え、次の作業を確認する | 例文12 |
| 部下・後輩からのお詫び | 報告へのお礼と、次にどうするか | 例文13 |
| 社外の人から自分へのお詫びを上司にも伝える | CCで共有し、受け止めたことを伝える | 例文14 |
| 返信にさらにお詫びが返ってきた | お礼で締めて、やり取りを終える | 例文15 |
返信の基本の形
| 順番 | 書くこと | 例 |
|---|---|---|
| ①お礼 | 連絡してくれたことへのお礼 | ご丁寧にご連絡いただき、ありがとうございます。 |
| ②受け止め | 内容を確認したこと・対応への評価 | 訂正の内容、確かに承知いたしました。 |
| ③必要なこと | まだ対応してほしいことがあれば具体的に | つきましては、◯日までに正しい資料をお送りいただけますか。 |
| ④結び | 関係が続くことを示す | 今後ともよろしくお願いいたします。 |
返信する目的は、相手のお詫びを受け止めたことを知らせ、相手の不安を終わらせ、これからのやり取りを普段どおりに戻すことです。そのため、長い文章や細かい指摘は要りません。
Point
「許す・許さない」を書く必要はありません。ビジネスの返信では、相手の対応を受け止めたことと、これからの取引が続くことが伝われば十分です。こちらの不満が残っている場合も、感情ではなくしてほしいこととして書きます。
お詫びの重さで変える返し方
| お詫びの内容 | 返信で書くこと | 書かなくてよいこと |
|---|---|---|
| 誤字、日付の書き間違い、添付漏れなど | 受け取った・支障はないと伝える一文 | ミスの指摘や注意 |
| 納期の遅れ、数量違い、請求書の誤り | 訂正を受け取ったこと、こちらの予定への影響の有無 | 遅れた理由の追及 |
| 業務に影響が出たトラブル | 受け止め＋原因と今後の対応の報告をお願いする | その場での結論（補償の可否など） |
| 何度も続いているミス | 再発防止の具体策を求める、必要なら打ち合わせを提案 | 感情的な言葉、過去の件の蒸し返し |
影響が大きいときほど、その場で許すかどうかを決めず、「社内で確認のうえ、改めてご連絡いたします」と時間をもらって構いません。費用の負担や補償など、契約や社内の決まりに関わる話は、担当部署に確認してから返します。
返す言葉は使える？「大丈夫です」「とんでもないです」など
| 言葉 | 使える相手 | 注意点・より丁寧な言い方 |
|---|---|---|
| どうぞお気になさらないでください | 取引先・目上・社内のどれにも | 最も使いやすい定番。 |
| お気遣いいただき、ありがとうございます | 目上・上司 | 相手の気遣いへのお礼に置き換える控えめな言い方。 |
| 大丈夫です | 同僚・後輩 | 社外や目上には「支障はございません」「問題ございません」が無難。詳しくは「大丈夫です」の言い換え。 |
| とんでもないです | 社内の目上・取引先 | 相手の謝罪を打ち消す返事として使われる。改まった文面では「とんでもないことでございます」とも。詳しくは「とんでもないです」の使い方。 |
| いえいえ | 同僚・親しい相手 | メールでは軽く見えるので、社外では使わない。 |
| 気にしないでください | 同僚・部下 | 目上・社外には「お気になさらないでください」。 |
| 承知いたしました | 取引先・目上 | 訂正や報告を受け取ったときの受け止めに。 |
| 恐縮です | 取引先・目上 | お詫びの品や改まったお詫びを受けたときに。 |
件名の扱い
| 状況 | 件名の例 |
|---|---|
| お詫びのメールにそのまま返す | Re: ◯◯の誤りについてのお詫び |
| 返信で新しい依頼をする | Re: ◯◯の誤りについてのお詫び（正しい資料のご送付のお願い） |
| 社内で別の人にも共有する | 【共有】◯◯社より◯◯の件のお詫びと訂正 |
| 電話でお詫びを受けた後、確認のメールを送る | ◯◯の件 お電話の内容の確認 |
お詫びへの返信は、件名を変えずに「Re:」のまま返すのが基本です。相手が自分のお詫びに対する返事だとすぐ分かります。新しい依頼を添えるときは、件名の後ろに一言足すと見落とされません。件名の決まりは返信の件名「Re:」の扱いにまとめています。
場面別の例文（社外）
例文1 取引先からの小さなミスのお詫び（気にしなくてよい）
株式会社◯◯
◯◯様
いつもお世話になっております。株式会社△△の□□です。
ご丁寧にご連絡いただき、ありがとうございます。
訂正後の資料、確かに受け取りました。
こちらでは特に支障はございませんので、どうぞお気になさらないでください。
今後ともよろしくお願いいたします。
例文2 すでに対応してもらったお詫びへのお礼
◯◯様
お世話になっております。株式会社△△の□□です。
このたびは、早速ご対応いただき、ありがとうございました。
代わりの品は本日午前に届き、予定どおり作業を進められております。
迅速なご対応に感謝しております。今後ともよろしくお願いいたします。
注意
対応が早かった、丁寧だったなど、良かった点を一つ具体的に書くと、相手は安心します。
例文3 業務に影響が出た重大なトラブルのお詫び
◯◯様
お世話になっております。株式会社△△の□□です。
本件について、早急にご連絡いただき、ありがとうございます。お詫びの内容、承知いたしました。
弊社では、◯◯の作業を一時止めて対応しております。
つきましては、次の二点を◯日までにご報告いただけますでしょうか。
・原因と、現時点で分かっている影響の範囲
・今後の対応の予定と、再発を防ぐための手順
ご報告を拝見したうえで、弊社からも改めてご連絡いたします。
お手数をおかけしますが、よろしくお願いいたします。
注意
重大なトラブルでは、「お気になさらないでください」は書きません。受け止めたことを示しつつ、必要な報告を期限つきで求めます。報告を受けたら、例文4の形で受け取りを返します。
例文4 改まったお詫び状・再発防止策の報告を受けたとき
◯◯様
お世話になっております。株式会社△△の□□です。
再発防止策のご報告をいただき、ありがとうございます。
内容を拝見し、承知いたしました。社内の関係者にも共有いたします。
今後とも変わらぬお付き合いのほど、よろしくお願いいたします。
相手が書く側の再発防止策の書き方はお詫び文の再発防止策の書き方にあります。
例文5 まだ対応してほしいことがあるとき
◯◯様
お世話になっております。株式会社△△の□□です。
ご連絡いただき、ありがとうございます。お詫びの内容、承知いたしました。
恐れ入りますが、一点お願いがございます。
弊社では◯日に◯◯の作業を予定しておりますので、正しい部品を◯日の午前中までにお届けいただくことは可能でしょうか。
難しい場合は、届く日の見込みを本日中にお知らせいただけますと助かります。
どうぞよろしくお願いいたします。
お詫びを受け入れつつ、必要なことは期限つきで具体的に頼みます。「恐れ入りますが」のような前置きは「恐縮」「恐れ入ります」の使い方にまとめています。
例文6 内容に納得できないとき（事実の確認を求める）
◯◯様
お世話になっております。株式会社△△の□□です。
ご連絡いただき、ありがとうございます。
いただいたご説明のうち、一点確認させてください。
原因は「◯◯」とのことですが、弊社で受け取った◯月◯日の納品書では◯◯となっており、ご説明と合わない点がございます。
恐れ入りますが、経緯を改めてご確認のうえ、ご回答いただけますでしょうか。
お手数をおかけしますが、よろしくお願いいたします。
注意
納得できないときも「どの点が、何と合わないのか」を事実で示します。言葉の強さで伝えようとすると、やり取りがこじれます。込み入った話になりそうなら、電話や打ち合わせに切り替えることを提案します。
例文7 費用や補償の話し合いが必要なとき
◯◯様
お世話になっております。株式会社△△の□□です。
ご丁寧にご連絡いただき、ありがとうございます。
今回の件で、弊社では◯◯の作業のやり直しが発生しております。
その扱いについては、社内で確認のうえ、改めてご相談させてください。
◯日までに担当の□□からご連絡いたします。
引き続き、よろしくお願いいたします。
注意
メールの中で金額や責任の結論を書かず、社内で確認してから相談すると伝えるにとどめます。契約や法務に関わる場合は、担当部署・専門家に確認してから返信します。
例文8 先方の部長など上役から改めてお詫びを受けたとき
株式会社◯◯
◯◯部 部長 ◯◯様
いつもお世話になっております。株式会社△△の□□でございます。
このたびは、ご丁寧なお詫びのご連絡をいただき、恐縮しております。
ご担当の◯◯様には迅速にご対応いただき、弊社の作業も予定どおり再開できました。
今後とも変わらぬお付き合いのほど、何卒よろしくお願い申し上げます。
上役からのお詫びには、こちらも格式をそろえ、担当者の対応が良かったことを一言添えます。担当者を責める文面にはしません。
例文9 お客様（個人）からお詫びを受けたとき（支払い遅れ・キャンセルなど）
◯◯様
このたびはご丁寧にご連絡いただき、ありがとうございます。
お振込みの件、承知いたしました。◯日までにお手続きいただければ問題ございませんので、どうぞお気になさらないでください。
ご不明な点がございましたら、お気軽にお問い合わせください。
今後ともよろしくお願いいたします。
お客様からのお詫びには、気にしなくてよいことと、次に何をすればよいかを一緒に伝えると、相手が動きやすくなります。
例文10 お詫びの品を受け取ったとき
◯◯様
お世話になっております。株式会社△△の□□です。
本日、お品物を拝受いたしました。お心遣いをいただき、恐縮しております。
先日の件は、すでに解決しておりますので、どうぞお気になさらないでください。
今後ともよろしくお願いいたします。
「お心遣い」と「お気遣い」の違いは「お心遣い」と「お気遣い」を参照してください。
場面別の例文（社内・上司への共有）
例文11 上司・先輩からのお詫び
◯◯部長
お疲れさまです。□□です。
ご連絡いただき、ありがとうございます。
こちらは問題なく進められておりますので、どうぞお気になさらないでください。
お気遣いに感謝いたします。引き続きよろしくお願いいたします。
注意
目上の人からのお詫びに「お気になさらないでください」と返しても失礼にはあたりません。より控えめにしたいときは「お気遣いいただき、ありがとうございます」と、相手の気遣いへのお礼に置き換えます。
例文12 同僚からのお詫び
◯◯さん
お疲れさまです。□□です。
連絡ありがとうございます。こちらは問題なく進んでいますので、気にしないでください。
修正版を受け取ったので、このまま◯日の会議資料に使います。
引き続きよろしくお願いします。
同僚には丁寧語でやわらかく返し、次の作業がどうなるかを一行添えると、相手も切り替えやすくなります。
例文13 部下・後輩からのお詫び
◯◯さん
報告ありがとう。対応も早くて助かりました。
先方には私からも一言伝えておきます。
次回からは、送る前に一度私に見せてもらえれば大丈夫です。
引き続きよろしくお願いします。
部下からのお詫びには、報告してくれたことへのお礼と、次にどうするかを短く返します。長い注意を書くより、次の一手を示すほうが伝わります。
例文14 社外からのお詫びを上司・関係者にも共有するとき
◯◯様
（CC：弊社 ◯◯部長）
お世話になっております。株式会社△△の□□です。
ご丁寧にご連絡いただき、ありがとうございます。
訂正の内容、承知いたしました。本件は弊社の◯◯にも共有いたしました。
今後ともよろしくお願いいたします。
CCに上司を入れるときは、本文で共有していることを一言書くと、相手も状況が分かります。CCの使い方は全員に返信とCCの使い分けを参照してください。
返信の返信が来たら：やり取りの終わらせ方
- 01
こちらの返信にさらにお詫びが来た
お礼の一言で受け、「ご返信には及びません」と添えて終わらせます。
- 02
相手が「ご返信には及びません」と書いてきた
返さなくて失礼にはあたりません。必要な用件があるときだけ返します。
- 03
まだ確認事項が残っている
お詫びのやり取りとは分けて、用件だけを書きます。
例文15 さらにお詫びが返ってきたときの締めの返信
◯◯様
お世話になっております。株式会社△△の□□です。
重ねてのご連絡、ありがとうございます。
本件はこれで完了とさせていただきます。どうぞお気になさらないでください。
なお、こちらのメールへのご返信には及びません。
今後ともよろしくお願いいたします。
お礼のやり取りの終わらせ方はお礼メールへの返信の返信にもまとめています。
よくある失敗
| 失敗 | 起きること | 直し方 |
|---|---|---|
| 返信しないまま放っておく | 受け止めてもらえたか相手に分からず、再度の連絡や電話が来る | 一文でも「承知いたしました」と返す |
| 重大なトラブルなのに「お気になさらないでください」 | 原因や対策の報告をもらいにくくなる | 受け止め＋報告のお願いにする（例文3） |
| 許す・許さないをメールで決めてしまう | 後で費用や補償の話がしにくくなる | 「社内で確認のうえ、改めてご連絡いたします」（例文7） |
| 過去のミスまで並べて責める | やり取りがこじれ、肝心の対応が遅れる | 今回の件で必要なことだけを書く |
| 担当者を飛ばして上役にだけ返す | 担当者との関係がぎくしゃくする | 担当者に返し、必要なら上役をCCに入れる |
| 件名を新しくして返す | どのお詫びへの返事か分かりにくい | 「Re:」のまま返し、依頼は件名の後ろに足す |
避けたい言い方
| 避けたい言い方 | 受け取られ方 | 言い換え |
|---|---|---|
| 全然大丈夫です！ | 社外や目上には軽く聞こえることがある | どうぞお気になさらないでください |
| 了解です | 目上・社外には軽く感じる人もいる | 承知いたしました |
| 今回だけは大目に見ます | 上から見ているように読める | 今後ともよろしくお願いいたします |
| 二度とこのようなことがないようにしてください | 相手を責め続けているように読める | 引き続き、ご確認のほどよろしくお願いいたします |
| 困るんですよね | 感情だけが伝わり、何をしてほしいか分からない | ◯日までに◯◯をお願いできますか |
「了解です」については「了解です」は失礼？で、目上への返事の言い換えをまとめています。相手が「この件はお忘れください」と伝えてきた場合の言葉は「ご放念ください」の使い方を参考にしてください。
返信する前のチェックリスト
- お詫びを受けてその日のうちに返せているか（遅れたときは返信が遅れたお詫びを一言）
- 件名は「Re:」のままか
- 連絡へのお礼から書き始めているか
- お詫びの重さに合った返し方か（重大なトラブルに「お気になさらないでください」と書いていないか）
- まだしてほしいことがあれば何を・いつまでにが書いてあるか
- 費用や責任の結論を、確認しないまま書いていないか
- 感情的な言葉や、相手を責め続ける文になっていないか
- 社内で共有が必要な内容なら、上司や関係者をCCに入れたか
後日のやり取り
お詫びの件が落ち着いた後、次に連絡するときは、その件に触れずに普段どおりの用件から入るのが自然です。相手が改めて謝ってきたら、「その節はご丁寧にありがとうございました」と短く受けて、本題に進みます。
◯◯様
お世話になっております。株式会社△△の□□です。
先日はご丁寧にご対応いただき、ありがとうございました。
さて、来月の◯◯の件でご相談がございます。
注意
電話でお詫びを受けた場合も、内容を残したいときは確認のメールを送ります（件名は上の「件名の扱い」の表を参照）。電話をかける側の順番はお詫びの電話のかけ方にあります。
この記事の要点
- お詫びメールへの返信はその日のうちに、「Re:」のまま短く。
- お礼→受け止め→必要なこと→結びの順で書く。
- 軽いミスには「お気になさらないでください」、重大なトラブルには報告のお願いを返す。
- まだ必要なことは何を・いつまでにと具体的に頼み、費用や責任は社内で確認してから。
- 返信の返信が来たら、お礼と「ご返信には及びません」で終わらせる。
FAQ
よくある質問
返信したほうがよいです。謝った側は、受け止めてもらえたかどうかが分からないまま待つことになります。「ご丁寧にご連絡いただき、ありがとうございます。承知いたしました」の一文だけでも返すと、やり取りが落ち着きます。
使えます。相手が気にしている状態に対して「気にしないでほしい」と伝える言葉なので、目上の人からのお詫びにも返せます。より控えめにしたいときは「お気遣いいただき、ありがとうございます」と言い換えます。
同僚や後輩には使えますが、社外や目上には軽く聞こえることがあります。「支障はございません」「どうぞお気になさらないでください」に言い換えると安心です。
お詫びを受け止めたことを先に書き、その後に「恐れ入りますが、一点お願いがございます」として、何を・いつまでにしてほしいかを具体的に書きます。相手を責めるより、必要な対応を頼むほうが早く解決します。
避けたほうがよいです。原因や再発防止の報告をもらう前に区切ってしまうことになります。「お詫びの内容、承知いたしました」と受け止めたうえで、必要な報告を期限つきでお願いします。
短いお礼で受けて、「こちらのメールへのご返信には及びません」と添えて終わらせます。相手のメールに「ご返信には及びません」とあれば、返さなくても失礼にはあたりません。
変えずに「Re:」のまま返すのが基本です。返信の中で新しい依頼をするときは、件名の後ろに「（◯◯のお願い）」と足すと見落とされにくくなります。
報告してくれたことへのお礼と、次にどうすればよいかを短く返します。注意すべきことがあれば、メールで長く書くより、落ち着いたときに直接話すほうが伝わります。