文例
忘年会の案内文 例文13選
社内・上司・取引先・チャットまで
結論：忘年会の案内文は「件名＋目的の一言＋日時・場所・会費＋出欠の期限と返し方＋幹事名」で完成します。 そこに「ご都合のつく方はぜひ」と「ソフトドリンクもあります」の2つを足せば、強制に見えず、飲まない人も来やすい文面になります。この記事では、社内メール・チャット・上司宛て・ユーモア版・掲示用の案内状・取引先向け（メールと紙）・リマインド・変更連絡まで、◯◯を書き換えるだけで使える例文を13本載せています。
結論
忘年会の案内文に入れる項目は、①日時（開始と終了） ②場所（店名・最寄り駅・地図URL） ③会費と集め方 ④出欠の回答方法と期限 ⑤幹事の連絡先の5つです。これに会の目的（1年の労い・部署の交流など）と参加が任意であることが伝わる一言を添えます。社内ならメールかチャット、社外の方や目上の方には「記」「以上」を使う丁寧な形、改まった招待なら紙の案内状、と相手で書式を変えるのが基本です。
まず使える：穴埋めテンプレート
【 】の中を埋めるだけで、社内向けの案内メールになります。場面ごとの言い回しは、このあとの例文で差し替えてください。
件名：【ご案内】【部署名】忘年会のお知らせ（【12月◯日】） 【宛名：各位／◯◯部のみなさま】 お疲れさまです。【部署名】の【幹事名】です。 本年の忘年会を下記のとおり開催します。 【会の目的：1年の労をねぎらう場として】、ご都合のつく方はぜひご参加ください。 ■日時 【12月◯日（◯）19:00〜21:00】 ■場所 【店名】（【◯◯駅】徒歩【◯】分）【地図URL】 ■会費 【◯,◯◯◯円】（【当日受付で／事前に】お集めします） ■出欠 【12月◯日（◯）】までに、本メールへ「参加」「不参加」をご返信ください ※【12月◯日】以降のキャンセルは会費を頂戴します。 ソフトドリンクもご用意しています。食事の制限がある方は、返信の際にお知らせください。 ご不明な点は【幹事名・内線／メール】までお願いします。
| 項目 | 書き方のコツ | 抜けたときに起きること |
|---|---|---|
| 日時 | 曜日と終了時刻まで書く | 帰りの予定が立たず不参加が増える |
| 場所 | 店名・最寄り駅・徒歩分数・地図URL | 当日の「どこですか」連絡が幹事に集中する |
| 会費 | 金額といつ・どう集めるか | 当日のおつり不足、立て替えの発生 |
| 出欠 | 期限を日付と曜日で、不参加も返信してもらう | 未回答者を追いかける手間が増える |
| キャンセル | 会費が発生する日を明記 | 直前キャンセルの会費を後から言いにくい |
| 幹事 | 名前と連絡手段 | 質問が上司や総務に回ってしまう |
案内の手段と送る時期の選び方
| 手段 | 向いている相手・場面 | 注意点 |
|---|---|---|
| 社内メール | 部署全体・他部署を含む会。記録が残る | 件名に日付を入れて埋もれないようにする |
| チャット（Slack・Teams等） | 普段チャットで連絡している部署内 | 長文にしない。詳細はスレッドかメールへ |
| 掲示・紙の案内状（社内） | 全社・工場・店舗など、メールを見ない人がいる職場 | 回覧なら出欠欄を付け、回収期限を書く |
| 案内メール（社外） | 日頃メールでやり取りしている取引先 | 「記」「以上」の形にし、費用負担を明記 |
| 紙の案内状（社外） | 改まって招く取引先・来賓 | 頭語・時候の挨拶・結語を入れる。早めに発送 |
| 出欠フォーム | 人数が多い会 | 案内本文にURLと回答期限を書き、フォームだけにしない |
- 社内：11月上旬には日時を出す — 12月は予定が埋まる。正式な案内は遅くとも開催の1か月前が目安
- 社外・来賓：さらに早め — 先方の年末の予定は早く埋まる。紙の案内状は郵送の日数も見込む
- 日程が決まっていないなら — 先に日程アンケートを取る（忘年会のアンケート・出欠確認 例文）
日時・場所・会費を入れるだけで件名と本文ができる案内文作成ツールも無料で使えます（社内向け・取引先向けの文体を選べます）。
社内向けの例文（メール・チャット・掲示）
例文1：社内メールの基本形
件名：【ご案内】◯◯部 忘年会のお知らせ（12月◯日） ◯◯部 各位 お疲れさまです。◯◯部の△△です。 本年の忘年会を下記のとおり開催いたします。 1年の労をねぎらう場として、ご都合のつく方はぜひご参加ください。 ■日時 12月◯日（◯）19:00〜21:00（予定） ■場所 ◯◯（◯◯駅 徒歩3分） https://... ■会費 ◯,◯◯◯円（当日、受付でお集めします） お手数ですが、12月◯日（◯）までに、ご参加・不参加のいずれかを 本メールへご返信ください。 ※12月◯日以降のキャンセルは会費を頂戴します。 お飲み物はソフトドリンクもご用意しております。 お車でのご来場はご遠慮ください。 ご不明な点は△△までお願いいたします。
Point
「ソフトドリンクもご用意しております」の一行が効きます。 飲まない人にとって、参加のハードルが下がります。書いておくだけで済む配慮です。
例文2：チャット（Slack・Teams等）で流す短文版
【忘年会のお知らせ】 今年もおつかれさまでした。◯◯チームで忘年会をやります。 日時：12/◯（◯）19:00〜21:00 場所：◯◯（◯◯駅 徒歩3分）https://... 会費：◯,◯◯◯円（当日集めます） 参加・不参加をこの投稿へのリアクション（参加は◯、不参加は×など）で 12/◯（◯）までにお願いします。 来られる方だけで大丈夫です。食事の制限がある方はスレッドかDMで△△まで。
注意
チャットでは「リアクションで出欠」が回収しやすい一方、リアクションを付けない人の扱いがあいまいになります。期限の前日に、未回答の人へだけ個別に声をかけると漏れません。
例文3：全社向けの掲示・回覧用
令和◯年11月◯日 社員各位 総務部 △△ 忘年会開催のお知らせ 本年も残りわずかとなりました。 1年間の労をねぎらい、部署を越えて親睦を深める場として、 下記のとおり忘年会を開催します。ご都合のつく方はぜひご参加ください。 記 1．日 時 12月◯日（◯）18:30〜20:30 2．場 所 ◯◯（◯◯駅 徒歩5分） 3．会 費 ◯,◯◯◯円（当日受付にてお支払いください） 4．出 欠 12月◯日（◯）までに、各部署の取りまとめ担当へお申し出ください 5．問合せ 総務部 △△（内線◯◯◯） ※ソフトドリンクもご用意します。お車でのご来場はご遠慮ください。 以上
上司・目上の方への案内
部署全体のメールとは別に、上司には個別に一報入れると丁寧です。あわせて、乾杯や締めの挨拶をお願いする場合は、この時点で依頼します。
例文4：上司への個別の案内メール
件名：忘年会のご案内（12月◯日） ◯◯部長 お疲れさまです。△△です。 本年の◯◯部の忘年会を、下記の日程で予定しております。 ご多忙の時期に恐縮ですが、ご都合がよろしければご出席いただけますと幸いです。 日時：12月◯日（◯）19:00〜21:00 場所：◯◯（◯◯駅 徒歩3分） 会費：◯,◯◯◯円 ご予定を確認のうえ、12月◯日（◯）までにお知らせいただけますでしょうか。 よろしくお願いいたします。
例文5：上司への挨拶の依頼を兼ねる場合
件名：忘年会での締めのご挨拶のお願い（12月◯日） ◯◯部長 お疲れさまです。△△です。 先日ご案内した12月◯日（◯）の忘年会について、 会の最後に締めのご挨拶をお願いできませんでしょうか。 時間は2〜3分ほどを想定しております。 お引き受けいただける場合は、当日の進行表を改めてお送りいたします。 ご検討のほど、よろしくお願いいたします。
注意
挨拶を頼む順番と相手の決め方は懇親会の挨拶は誰が、どの順番で、頼まれた側がそのまま読める文例は忘年会の挨拶 例文にあります。
くだけた・ユーモアのある案内（部署内向け）
部署内だけで、普段からそうした文化がある場合に限ります。上司や部署外の方が宛先に入るなら、例文1の形にしてください。
例文6：1年を振り返る形のユーモア
件名：今年もおつかれさまでした。忘年会やります（12/◯ 19時〜） みなさん 気づけば今年もあと少しです。 今年の◯◯部は、◯◯の立ち上げに△△の対応と、よく走った1年でした。 ひと区切りということで、忘年会を開きます。 日時：12/◯（◯）19:00〜21:00ごろ 場所：◯◯（◯◯駅から3分）https://... 会費：◯,◯◯◯円（当日集めます） 年末でお忙しいと思いますので、来られる方だけで大丈夫です。 12/◯までに「参加」か「不参加」でご返信ください。 ※12/◯以降のキャンセルは会費がかかります。 △△
例文7：「今年の一文字」を募る版
件名：◯◯チーム忘年会のお知らせ ― 今年の一文字を決めましょう みなさん 今年の◯◯チームを漢字一文字で表すと、何になるでしょうか。 幹事の予想は「走」です。異論は当日、受け付けます。 日時：12/◯（◯）19:00〜21:00 場所：◯◯（◯◯駅 徒歩3分）https://... 会費：◯,◯◯◯円 乾杯の前に、各自の「今年の一文字」を集計して発表します。 思いついた方は、出欠の返信に一文字添えてください（なくても大丈夫です）。 出欠は12/◯（◯）までにご返信ください。来られる方だけで大丈夫です。 △△
- 件名で目を引く例 — 「今年もおつかれさまでした。忘年会やります」「◯◯チーム、1年の打ち上げのお知らせ」「忘年会のお知らせ ― 今年の一文字を決めましょう」
- 避けたい件名 — 「強制参加です（笑）」「欠席は認めません」など。冗談でも、断りたい人には重く届きます
注意
ユーモアは「その年の出来事に触れる」ことで出すのが安全です。 冗談や内輪ネタより、1年を振り返る一文のほうが幅広く受け取られます。特定の人をいじる書き方は避けてください。当日の余興は忘年会のゲームを参照してください。
取引先・社外の方を招く場合
社外の方を招く忘年会は、社内向けとは別の文面が要ります。費用をどちらが負担するかを必ず明記してください。
例文8：取引先への案内メール
件名：忘年会のご案内（12月◯日）／株式会社◯◯ △△ 株式会社◯◯ △△部 □□様 平素より格別のご高配を賜り、厚く御礼申し上げます。 株式会社◯◯の△△でございます。 本年も残すところわずかとなりました。 日頃のご厚情に感謝申し上げるとともに、ささやかではございますが 忘年会を催したく、ご案内申し上げます。 記 日 時 12月◯日（◯）18:30〜20:30 場 所 ◯◯（◯◯駅 徒歩3分）https://... 会 費 ご負担はございません（弊社にて負担いたします） 以上 ご多用のところ恐縮ですが、12月◯日（◯）までに ご出欠をお知らせいただけますと幸いです。 ――――――――― 株式会社◯◯ ◯◯部 △△ 電話：◯◯-◯◯◯◯-◯◯◯◯
例文9：取引先への案内状（郵送・手渡し）
令和◯年11月◯日 株式会社◯◯ 代表取締役 □□様 株式会社◯◯ 代表取締役 △△ 忘年会のご案内 拝啓 向寒の候、貴社ますますご清栄のこととお慶び申し上げます。 平素は格別のお引き立てを賜り、厚く御礼申し上げます。 さて、本年も残すところわずかとなりました。 つきましては、日頃のご厚誼に感謝申し上げたく、 下記のとおり忘年の宴を催すこととなりました。 ご多用中まことに恐縮ではございますが、ご臨席賜りますようご案内申し上げます。 敬具 記 日 時 令和◯年12月◯日（◯）18:30〜20:30 場 所 ◯◯（住所／◯◯駅 徒歩3分） 会 費 ご負担はございません（弊社にて負担いたします） なお、お手数ながら12月◯日（◯）までに、同封のはがきにてご出欠をお知らせください。 以上
注意
時候の挨拶は送る月に合わせます。 11月に出すなら「晩秋の候」「向寒の候」、12月に入ってから出すなら「師走の候」「歳末の候」が使えます。頭語「拝啓」には結語「敬具」を対にします。
例文10：日頃親しくしている関係者へのメール
件名：忘年会のお誘い（12/◯） □□様 いつもお世話になっております。株式会社◯◯の△△です。 今年も□□様には、◯◯の件で大変お世話になりました。 ささやかですが、プロジェクトのメンバーで忘年会を予定しておりまして、 もしご都合がよろしければ、ご一緒いただけませんでしょうか。 日時：12月◯日（◯）19:00〜21:00 場所：◯◯（◯◯駅 徒歩3分）https://... 費用：弊社で負担いたします 年末のお忙しい時期ですので、ご無理のない範囲でお知らせいただけましたら幸いです。
注意
取引先を招く場合、費用の扱いが社内の会とは変わりえます。 交際費等の論点になるため、処理は経理・税理士に確認してください（社内懇親会の費用と交際費）。
Point
社外の方には開始時刻を少し早めにすると、移動の負担が軽くなります。18:30開始・20:30終了あたりが現実的です。
リマインド・変更の連絡
例文11：出欠の締切前のリマインド
件名：【再送】忘年会の出欠のご確認（締切：12月◯日） ◯◯部 各位 お疲れさまです。△△です。 先日ご案内した忘年会（12月◯日（◯）19:00〜）の出欠について、 締切が12月◯日（◯）に迫っております。 まだの方は、ご参加・不参加のいずれかをご返信いただけますと助かります。 すでにご返信いただいた方は、本メールは読み流してください。
例文12：参加者への前日の案内
件名：【明日】忘年会のご案内（12月◯日 19:00〜） ご参加のみなさま お疲れさまです。△△です。 明日の忘年会について、最終のご案内です。 ■集合 19:00 ◯◯（◯◯駅 ◯番出口から徒歩3分）https://... ■会費 ◯,◯◯◯円（受付でお集めします。おつりのないようご協力ください） ■当日の連絡先 △△（携帯：◯◯◯-◯◯◯◯-◯◯◯◯） 遅れる方・急な欠席の方は、上記までご連絡ください。 お車でのご来場はご遠慮ください。
例文13：日時・会場を変更する場合
件名：【変更】忘年会の会場変更のお知らせ（12月◯日） ◯◯部 各位 お疲れさまです。△△です。 先日ご案内した忘年会について、店舗の都合により会場を変更いたします。 ご迷惑をおかけし申し訳ございません。 【変更前】◯◯（◯◯駅） 【変更後】◯◯（◯◯駅 徒歩5分）https://... 日時・会費に変更はございません。 この変更で参加が難しくなった方は、12月◯日（◯）までにお知らせください。
注意
締切後の催促や、出欠を取るアンケートの文例は忘年会のアンケート・出欠確認 例文、回答の集計は出欠表の作成ツールでできます。欠席の返事を書く側の文例は忘年会の断り方にあります。
よくある失敗と直し方
| よくある書き方 | 起きること | 直し方 |
|---|---|---|
| 「全員参加でお願いします」 | 強制と受け取られ、断りにくい人の負担になる | 「ご都合のつく方はぜひ」に替える |
| 終了時刻を書かない | 育児・介護・終電のある人が判断できない | 「〜21:00（予定）」まで書く |
| 「参加の方のみご返信ください」 | 未返信が不参加なのか未読なのか分からない | 参加・不参加の両方を返信してもらう |
| キャンセル規定を書かない | 直前キャンセルの会費を後から言いにくい | 会費が発生する日を案内に書く |
| お酒前提の文面（「飲み放題で楽しみましょう」だけ） | 飲まない人が来にくくなる | ソフトドリンクがあることを書く |
| 取引先への案内で費用に触れない | 先方が会費を用意すべきか迷う | 「弊社にて負担いたします」等を明記 |
注意
酒気を帯びて運転するおそれがある人に酒類を出したり、飲酒をすすめたりすることは、道路交通法第65条第3項で禁じられています。 案内に「お車でのご来場はご遠慮ください」と書いておくのは、そのための備えです（忘年会の幹事がやることリスト）。
送信前のチェックリスト
- 件名に「忘年会」と開催日が入っている
- 宛先が合っている（社外の方・上司が入るなら、くだけた文面になっていない）
- 日時は曜日と終了時刻まで書いた
- 店名・最寄り駅・地図URLを書いた
- 会費の金額と集め方（社外なら費用負担）を書いた
- 出欠の期限を日付と曜日で書き、不参加も返信してもらう形にした
- キャンセル料の発生日を書いた（店の規定の手前に設定）
- ソフトドリンクがあること、車での来場を控えてもらうことを書いた
- 食事制限の申し出先を書いた
- 「全員参加」「必ず」など強制に見える言葉が残っていない
- 期限の2日前にリマインドを送る予定にした
Point
12月の金曜は店が早く埋まります。 早めに予約するか、曜日をずらすと取りやすくなります。木曜や、12月前半に寄せると選択肢が増えます。12月に集まれない事情が多いなら、1月に新年会として行う手もあります（新年会の案内文）。
注意
当日の進行は懇親会の進行表と司会台本、店選びから会計までの準備は忘年会の幹事がやることリストを参照してください。
この記事の要点
- 案内文は日時（終了時刻まで）・場所・会費・出欠の期限・幹事の5項目に、会の目的と任意参加の一言を足せば完成。
- 「ご都合のつく方はぜひ」と「ソフトドリンクもご用意しております」の2行で、強制に見えず、飲まない人も来やすくなる。
- 相手で書式を変える。 部署内はメールかチャット、上司には個別に一報、社外は「記」「以上」の形、改まった招待は頭語・時候の挨拶つきの案内状。
- 11月上旬には日時を出す。 正式な案内は遅くとも1か月前、社外はさらに早く。
- ユーモアはその年の出来事に触れる形で、部署内だけに。「強制参加（笑）」のような冗談は避ける。
- 取引先を招く場合は費用負担を明記し、処理（交際費等）は経理・税理士に確認する。
FAQ
よくある質問
日時（終了時刻まで）、場所、会費と集め方、出欠の回答方法と締切、幹事の連絡先です。あわせて、参加を強制しない一言と、お酒を飲まない人への配慮をひと言入れておくと、返信しやすくなります。記事冒頭の穴埋めテンプレートをそのまま使えます。
社内なら11月上旬には日時を告知し、正式な案内は遅くとも開催の1か月前を目安にしてください。12月は予定が埋まります。取引先や来賓を招く場合は、先方の予定が先に埋まるので、さらに早めに出します。紙の案内状は郵送の日数も見込んでください。
部署内で普段チャットを使っているならチャットで構いません。短く要点だけ流し、出欠はリアクションやスレッドで集めます。他部署を含む会や記録を残したい会、上司や社外の方が関わる会はメールにしてください。メールを見ない人が多い職場では、掲示や回覧の案内状を併用します。
部署全体への案内とは別に、個別に一報を入れると丁寧です。「ご多忙の時期に恐縮ですが、ご都合がよろしければご出席いただけますと幸いです」のように書き、回答の期限もお伝えします。乾杯や締めの挨拶をお願いする場合は、この時点で依頼してください。本文の例文4・5に文面があります。
部署内だけで、普段からそうした文化がある場合に限ります。安全なのは、その年の出来事に触れる形です。1年を振り返る一文や「今年の一文字」を募る形は、幅広く受け取られます。「強制参加です（笑）」のような冗談、内輪ネタ、特定の人をいじる書き方は避けてください。上司や部署外の方が宛先に含まれる場合は崩さないでください。
日付・宛名・差出人を入れ、「拝啓」で始めて時候の挨拶と日頃のお礼を述べ、「敬具」で結んだあとに「記」として日時・場所を書き、「以上」で締めます。時候の挨拶は、11月に出すなら「晩秋の候」「向寒の候」、12月なら「師走の候」「歳末の候」が使えます。出欠の回答方法と期限、費用を弊社で負担するかどうかも必ず書いてください。
「お飲み物はソフトドリンクもご用意しております」の一行で、飲まない人の参加のハードルが下がります。あわせて「お車でのご来場はご遠慮ください」と書いてください。道路交通法第65条第3項は、酒気を帯びて運転するおそれがある人に酒類を提供したり飲酒をすすめたりすることを禁じています。
締切の2日前ほどにリマインドを送り、それでも未回答の人には個別に声をかけてください。最初の案内で「参加・不参加のいずれかをご返信ください」と両方の返信を求めておくと、未回答者が分かりやすくなります。本文の例文11にリマインドの文面があります。